Коли ви відповідаєте за проект, ви зазвичай дуже добре знаєте, що ваша команда повинна зробити, щоб задовольнити вимоги проекту. Але що, якщо ваш клієнт запропонує нову функцію, нехай навіть невелику, над якою ви повинні почати працювати понад існуючим обсягом проекту?
Що ви дізнаєтеся завдяки цій статті:
Як керівник проекту, ви, мабуть, знайомі з цим сценарієм, оскільки проекти часто змінюються через відгуки користувачів або динамічні ринкові умови. Це природно, і це може призвести до дуже позитивних результатів (наприклад, кращої якості кінцевого продукту). Однак справа в тому, що ці несподівані правки можуть призвести до того, що обсяг проекту може розростися до такої міри, що у вас залишиться дуже мало контролю над його ходом.
Давайте розглянемо докладніше, що таке "повзучість" обсягу проекту та обговоримо, як ви можете впоратися з цим явищем у своїй кар'єрі менеджера проектів.
Перш за все, що таке обсяг проекту? Під обсягом в управлінні проектами розуміють усі завдання, процеси, види діяльності, вимоги та результати проекту. Простіше кажучи, це вся робота, яка необхідна для завершення проекту.
Визначення обсягу проєкту є частиною планування проєкту. Результатом цього етапу життєвого циклу управління проектом є Технічний опис проекту. Це документація про обсяг проекту (також звана "заявою про обсяг" або "технічним завданням"), яка містить встановлений контрольний список точних
Після складання технічного завдання настає час для етапу, який називається планом управління обсягом проекту. Він описує всі процеси, пов'язані з реалізацією проекту, і слугує орієнтиром для утримання проекту в межах визначених очікувань та обмежень.
Найпростіший спосіб описати повзучість діапазону - це сказати, що це додавання функцій і вимог, які виходять за межі узгодженого обсягу проекту. Обидві частини цього визначення важливі, оскільки зміна або розширення обсягу проекту не обов'язково тотожне "повзучості".
Навпаки, зміни - це абсолютно нормальне явище в управлінні проектами. Коли зміни не узгоджуються, обсяг розростається, а збільшення вимог до проекту є неконтрольованим.
Визначення, наведене в PMBOK® Guide (5-е видання), стверджує, що повзучість обсягу - це неконтрольоване розширення обсягу продукту або проекту без коригування часу, вартості та ресурсів. Цей опис підкреслює важливий фактор, який повинен допомогти вам уявити потенційні наслідки повзучого розширення сфери застосування. Я говорю про те, як ці нові функції в обсязі проекту не узгоджуються з календарним планом, ресурсами або бюджетом. По суті, це означає, що будь-яка (або всі) з цих змінних може піти не так, як треба, і потопити ваш проект.
Тепер, коли ми визначили, що таке "повзучість", давайте обговоримо її основні причини.
Розширення сфери застосування, ймовірно, спричинене поєднанням наступних факторів:
Недостатній обсяг проекту. Зазвичай це основний фактор, який сприяє розширенню обсягу проекту. Коли обсяг вашого проекту розмитий або взагалі відсутній, як ви можете його контролювати? Чітке формулювання обсягу робіт - це ще не остаточне рішення цієї проблеми. Вам потрібно підтвердити обсяг і погодити його з усіма зацікавленими сторонами проекту.
Ще одна проблема може виникнути, якщо ви не обговорите вимоги з потрібними людьми у вашій команді. Наприклад, деякі вимоги можуть виявитися технічно нездійсненними, навіть якщо ви чітко уявляєте собі обсяг робіт і клієнт дав їм зелене світло. Ось чому важливо, щоб ви:
Хочете дізнатися більше про цей процес? Ознайомтеся з нашими Посібник з управління обсягом проекту. Це допоможе вам успішно керувати обсягом.
Розповзання обсягу також може статися, якщо у вас немає встановлених процедур для обробки запитів на зміни. Або, можливо, ви встановили певні правила контролю змін, але зацікавлені сторони не знають про них. У наступному розділі цього блогу ми поговоримо про те, як керувати змінами, щоб вони не зірвали ваш проект.
Однією з найменш очікуваних причин розширення обсягу робіт є ситуація, коли на членів вашої команди безпосередньо впливає клієнт, вимагаючи від них додати нову функцію або розширити існуючу. Такий зовнішній тиск може бути важко помітити керівникам проектів, особливо якщо члени команди не повідомляють про нього відкрито.
Ще одна можлива небезпека полягає в тому, що зацікавлені сторони демонструють різне залучення до проекту. Уявіть ситуацію, коли ваш клієнт не приділяє належної уваги обсягу проекту на етапі збору вимог. Можливо, він зайнятий іншими справами або просто не дуже зацікавлений у проекті. Однак, побачивши перші результати вашої роботи, він раптово стає більш залученим і починає придумувати нові функції або переосмислювати цілі проекту. Ви можете собі уявити, як це може легко призвести до розширення обсягу робіт.
Нарешті, ми повинні згадати про зовнішні впливи, які часто виходять з-під вашого контролю. Важко підготуватися до несподіваних сценаріїв, але, як керівник проекту, ви повинні мати кілька планів на випадок непередбачуваних ситуацій. Вони допоможуть вам впоратися зі змінами, навіть якщо вони застануть вас зненацька.
Як бачите, існує багато можливих причин повзучості діапазону - наш список, безумовно, не є вичерпним. Важливо пам'ятати, що "повзучість" також може статися через поєднання різних факторів. Ось чому корисно знати, як потенційно можна запобігти розширенню діапазону взагалі.
Для початку, давайте просто скажемо, що зміни обсягу робіт - це не те, чого ви повинні уникати за будь-яку ціну. Якщо ви працюєте в гнучкому середовищі, то, ймовірно, очікуєте, що зміни відбудуться. Те, що ви хочете пом'якшити, є результатом неконтрольованого зростання вашого масштабу. Давайте розглянемо кілька стратегій, як запобігти розширенню обсягу робіт:
Деякі керівники проектів можуть вважати, що "створити чіткий обсяг проекту" часто легше сказати, ніж зробити - і вони мають рацію. У багатьох проектах, особливо інноваційних, ви не можете бути 100% впевненими, як виглядатиме кінцевий продукт. Це стосується багатьох проектів з розробки програмного забезпечення, де зміни часто вносяться на основі відгуків користувачів і тестів. Проектні команди стикаються з ще одним викликом, коли вирішують використовувати передові технології або експериментальні рішення.
Однак це не означає, що в цих сценаріях неминуче відбудеться розширення обсягу робіт. Ви все ще можете збільшити свої шанси на створення розумного обсягу, почавши з так званої фази відкриття проекту. Це період, протягом якого ви можете перевіряти гіпотези, ставити під сумнів припущення або створювати прототипи. Все для того, щоб перевірити ваші ідеї і переконатися, що запропоновані рішення є життєздатними.
Ми щойно обговорили кілька найкращих практик для уникнення розширення обсягу робіт, але що робити, якщо ви вже зіткнулися з цим явищем? Можливо, це почалося з, здавалося б, незначних запитів на зміни, або ж зацікавлені сторони очікували додаткових функцій з самого початку проекту. Керувати розширенням проєкту можливо, і ось кілька варіантів для вас.
Перш за все, звуження обсягу робіт може здатися невтішним, але це не той час, коли варто пасувати перед поразкою. Проекти, які зазнають звуження масштабів, все одно можуть виявитися успішними.
Переконайтеся, що ви уважно розглядаєте всі запити на зміни та ретельно аналізуєте їхні наслідки. Оцініть, як зміни вплинуть на бюджет і терміни вашого проекту. Навіть якщо ваша команда вже впровадила певну зміну, все одно корисно дослідити її потенційний вплив на решту проекту.
Це також чудовий час, щоб звернути увагу на прогнозування ресурсів. Запити на зміни могли вплинути і на цей аспект проекту. Чи достатньо у вас членів команди, щоб виконати цей проект? Чи потрібно буде найняти/залучити когось на аутсорсинг? Візьміть доступність працівників і навантаження на команду до уваги (читайте про управління навантаженням). Ви не хочете надмірно задіяти членів своєї команди і, можливо, навіть спалити їх через розширення діапазону.
Інша стратегія боротьби з розширенням обсягу робіт полягає в тому, щоб зменшити деякі з початкових вимог. Якщо у вашому проекті визначено пріоритети, ви зможете визначити елементи, які можна поміняти місцями з новими вимогами. В результаті ви можете виграти додатковий час і витрати на виконання проекту.
Оскільки запити на зміни продовжують надходити, ваша команда може бути трохи дезорієнтована щодо очікувань від проекту. Це, в свою чергу, може призвести до "позолоти" і витрачання ще більше часу на певні завдання. Вам слід ще раз перевірити, чи всі члени команди розуміють нові вимоги до проекту.
Не забувайте дивитися на загальну картину вашого проекту. Розширення масштабу також впливає на нього. Можливо, зараз вам і зацікавленим сторонам проекту є сенс обговорити створення підпроекту(ів) або запуск MVP? Одним з недоліків розширення проєкту є те, що команди втрачають темп, а проєкти займають більше часу, ніж очікувалося. Виділення частини проєкту в окремий реліз може допомогти відновити цей імпульс і дати вашій команді відчуття більшої успішності. Такий підхід також має переваги для бізнесу: випуск MVP (мінімально життєздатного продукту) на ранній стадії може допомогти вашому клієнту протестувати продукт і отримати ранній успіх серед клієнтів.
Нарешті, навіть якщо ви відчуваєте повзучість обсягу, ви все одно повинні регулярно контролювати стан вашого проекту. Звіти за проектами допоможе вам оцінювати ефективність роботи команди і прорахувати наслідки зростання обсягів.
Розширення обсягу робіт - не рідкісне явище. Як керівник проекту, ви майже напевно зіткнетеся з ним на певному етапі своєї кар'єри. Половина респондентів, опитаних Інститутом управління проектами у 2018 році Опитування "Пульс професії зазнали "повзучості" за останні 12 місяців. У 2020 році, нове видання цього звіту показало, що компанії, які є більш зрілими у своїх можливостях, менше схильні до "повзучості", ніж організації з низьким рівнем зрілості (від 30% до 47%).
Ці висновки не дивують, адже розширення обсягу робіт, хоча і є потенційно небезпечним, але ним можна керувати, особливо для добре обізнаних менеджерів та керівників проектів. Ми сподіваємося, що ця публікація в блозі допомогла вам знайти способи управління повзучим розширенням масштабів на користь вашої команди.
Хочете дізнатися більше про управління проектами? Чому б вам не переглянути інші ресурси для менеджерів проектів, які ми опублікували:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати, управляти і розподіляти ресурси більш ефективно і результативно - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашому...
Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: згідно з останнім опитуванням Пульс Професії, менше 60% проектів завершуються...
Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...