Компанії-розробники програмного забезпечення та ІТ-консалтингові компанії, як правило, повинні мати можливість керувати кількома проектами одночасно. Для цього потрібні перевірені процеси управління проектами і, звичайно ж, надійні менеджери, які знають, як керувати ІТ-проектами.
Проте, навіть маючи в команді чудових менеджерів проектів та найкращі практики управління проектами, ви можете помітити деякі можливості для оптимізації. Можливо, менеджери проектів не можуть повністю розкрити свій потенціал, оскільки вони застрягли в роботі над трудомісткими звітами щотижня? А може, члени вашої команди розчаровуються через необхідність жонглювати даними між кількома додатками? На щастя, ви можете використовувати автоматизацію для вирішення цих та інших проблем.
Під автоматизацією управління проектами можна розуміти процес автоматичного виконання завдань, пов'язаних з управлінням проектами. Ми не говоримо про автоматичну реалізацію проектів, наприклад, створення програмного забезпечення без втручання людини. Ні, вашій команді все одно доведеться використовувати свій досвід у цій сфері. Натомість автоматизація в управлінні проектами може допомогти їм досягти кращої продуктивності, наприклад, уникаючи подвійного введення даних або використовуючи більш ефективні робочі процеси комунікації.
Однією з найочевидніших переваг автоматизації будь-якого робочого місця є підвищення продуктивності: вашій команді не доведеться витрачати час на виконання рутинних завдань, що займають багато часу. Крім того, автоматизація може допомогти вашим співробітникам приймати кращі, більш обґрунтовані рішення. Як це можливо?
Автоматизація може підтримувати управління ресурсами проекту за допомогою звітів у реальному часі, систем раннього попередження або сповіщень. Такі механізми допомагають менеджерам проєктів та іншим членам команди оперативно реагувати, коли щось йде не так. Вони також зручні, коли потрібно проаналізувати стан проекту та вирішити, чи потрібні якісь оптимізації.
Крім того, автоматизація PM допомагає переконатися, що ваші співробітники максимально ефективно використовують наявні інструменти. Інтеграція цих інструментів і використання переваг автоматизованих робочих процесів дасть вашій команді повну видимість різних етапів і аспектів життєвого циклу розробки програмного забезпечення проекту. Ви також можете собі уявити, що автоматизація підтримує ваші зусилля, спрямовані на покращення морального духу команди. Зрештою, коли люди відчувають себе більш продуктивними та уповноваженими на роботі, їхня залученість також є вищою.
Можливо, ви не зможете автоматизувати деякі дуже складні аспекти управління проектами та ресурсами. Наприклад, уявіть, що вимоги до проекту в одному з проектів вашої команди суттєво змінюються. Вам доведеться зановорозподіляти ресурсизмінити часовий графік проекту і, можливо, навіть переосмислити, чи варто продовжувати цей проект з точки зору бізнесу, - це не те, що ви зможете ефективно автоматизувати.
Тож як визначити процеси, де автоматизація має сенс? Подумайте про сфери, які добре відомі у вашій компанії, що займається розробкою програмного забезпечення, і які регулярно повторюються. Хорошим прикладом може бути процес запуску проекту, де зазвичай є кілька завдань, які потрібно планувати щоразу, коли запускається новий проект. Налаштувавши шаблон або робочий процес запуску проєкту у вашому ІТ-відділі або програмне забезпечення для управління маркетинговими проектамиви можете заощадити час і дозволити своїм проектним менеджерам зосередитися на інших речах, а не на створенні одних і тих самих завдань знову і знову.
У попередньому пункті ми радили вам проаналізувати сфери, в яких ваша команда могла б виграти від автоматизації своїх завдань. Це надійний перший крок, але, швидше за все, ви не зможете виявити всі можливості для автоматизації. Важливо заохочувати команду проекту висувати власні ідеї. Однак для цього вони повинні знати - принаймні в загальних рисах - які можливості автоматизації існують.
Поясніть їм, що в різних інструментах, якими вони користуються щодня, є вбудовані функції автоматизації, але також існують спеціальні програми (наприклад, Zapier.) для створення автоматизованих робочих процесів. Скажімо, у вас є проектний менеджер, який робить нотатки в Evernote під час зустрічей з клієнтами, в тому числі записує потенційні завдання для команди. Коли цей менеджер зрозуміє, що за допомогою Zapier можна автоматично перетворювати свої нотатки на завдання, він, швидше за все, впровадить таку автоматизацію. До цього він, можливо, навіть не знав, що такий робочий процес можна побудувати.
Автоматичні сповіщення корисні - просто запитайте свою команду розробників. Ймовірно, вони налаштували сповіщення на випадок падіння сервера або виходу з ладу однієї з систем. Що стосується управління проектами, ви можете попередити команду, коли вони наближаються до межі запланованого бюджету.
Сповіщення електронною поштою або Slack можуть діяти як попередження, але також як корисні нагадування. Розглянемо наступний сценарій:
Більшість розробників програмного забезпечення використовують облік робочого часу для контролю витрат на свої проекти. На жаль, нерідко працівники забувають вчасно заповнювати табелі обліку робочого часу або вмикати автоматичний тайм-трекер. Замість цього вони додають свої припущення щодо відстеження часу в кінці тижня або, що ще гірше, місяця.
Очевидно, що аналіз, заснований на таких неточних даних, не буде надійним або навіть може ввести в оману. Автоматичне нагадування Slack про необхідність заповнення табеля обліку робочого часу щодня може допомогти вам впоратися з цією проблемою.
Дізнайтеся більше про автоматизовані сповіщення Slack щодо ваших проєктних команд.
Очевидно, що менеджер проектів відіграє ключову роль у ваших проектних командах. Випадково, це також часто людина, яка виконує дії, що можуть бути оптимізовані за допомогою автоматизації управління проектами. Наприклад, багато менеджерів проєктів годинами записують звіти про стан проекту для клієнтів щотижня. Ви можете подумати: дуже важливо, щоб наші клієнти знали, що відбувається в їхніх проектах.
Звісно, але процес написання проектних звітів, як правило, дуже неефективний. Як його можна автоматизувати? Розумним вибором буде використання автоматичного оновлення проектних звітів, які ви налаштовуєте один раз, а потім лише перевіряєте поточний стан. Такі звіти доступні в багатьох програмах для управління проектами, а також в інструментах управління ресурсами.
Говорячи про додатки, ви повинні переконатися, що інструменти, якими користуються ваші команди, пропонують можливості автоматизації. В іншому випадку вам доведеться створювати власні обхідні шляхи. Звісно, для розробника програмного забезпечення може бути не надто складним технічним завданням створити персоналізовану інтеграцію з відкритим API певного інструменту, але це додаткові витрати для вашої компанії, про які варто пам'ятати.
Шукайте інструменти, які пропонують кастомні робочі процеси та тригери, автоматичне оновлення статусу, потужні опції звітності тощо. Також непогано запитати про можливості автоматизації управління проектами під час демонстрації продукту. Команда розробників додатку, який ви розглядаєте, швидше за все, підкаже вам цікаві ідеї щодо того, як можна автоматизувати завдання вашої команди.
Ефективне управління ресурсами є важливою стратегією для компанії-розробника програмного забезпечення, яка хоче легко планувати та керувати проектами. Вам потрібно звернути увагу на планування ресурсівзважати на доступність людей і намагатися підтримувати збалансоване навантаження (читайте про управління навантаженням). З цієї причини багато ІТ-компаній використовують виділені програмне забезпечення для управління ресурсами над їхнім програмним забезпеченням для управління проектами.[/vc_column_text]
Інтерактивний календар ресурсів значно полегшує планування та моніторинг проектів.
Майте на увазі, що інструменти управління ресурсами також мають корисні функції автоматизації. Teamdeckнаприклад, пропонує оповіщення та сповіщення через Slack/електронну пошту, автоматичне оновлення звітів, вбудовані інтеграції та потужний API. Ви можете використовувати ці функції, щоб налаштувати сповіщення або нагадування, переконатися, що менеджери проектів можуть швидко готувати звіти по проектам, а також підключити Teamdeck до вашого програмного забезпечення для управління проектами.
Звучить як рішення, яке ви могли б використати у своїй компанії-розробнику програмного забезпечення? Не соромтеся звертатися до нас і заплануйте дзвінок Анелінашого спеціаліста з роботи з клієнтами. Ми будемо раді познайомити вас з Teamdeck і розповісти, як ви можете використовувати цей додаток, щоб зробити процеси управління проектами у вашій організації більш ефективними та результативними.
Одне з найскладніших завдань для власників бізнесу та менеджерів з управління ресурсами - це планування змін. Планування того, хто, коли і над чим має працювати, виходячи з особистих уподобань і...
Як розробник програмного забезпечення, ми протестували багато, можливо, найкращих програм для керування часом. У сфері ІТ та програмного забезпечення, яка має переважно бізнес-клієнтів зі США та Великобританії, ми звикли працювати з абсолютно...