Незалежно від того, чи ви керівник проекту, чи керівник компанії, ваш пріоритет - переконатися, що ваша команда успішно виконує свої проекти: вчасно і в рамках бюджету. З іншого боку, ви також хочете, щоб члени вашої команди були задоволені та щасливі на роботі. Досягнення обох цілей може здатися складним, але ігнорування однієї з них може мати катастрофічні наслідки для вашого бізнесу.

Що ви отримаєте завдяки цій статті:

Для багатьох команд процес управління ресурсами виявився успішною стратегією для досягнення обох цілей. Чому управління ресурсами проекту важливий? Це стратегія для досягнення відчутних бізнес-переваг і водночас для того, щоб ваша команда була щасливою. Завдяки ефективному управлінню ресурсами виграють усі. Давайте розглянемо основні переваги управління ресурсами, що стосуються як організацій, так і самих ресурсів.

Які переваги дає управління ресурсами?

Перш ніж ми перейдемо до перерахування переваг, давайте просто нагадаємо, що дозволяє робити управління ресурсами, адже це основа всіх переваг, описаних нижче.

По-перше, використовуючи Програмне забезпечення для управління ресурсами Teamdeck (незалежно від того, чи це спеціальний додаток, чи просто календар ресурсів), ви точно знаєте, хто і як довго може працювати над вашим проектом. В результаті ви можете розподіляти ресурси між різними завданнями з урахуванням бізнес-цілей.

Але управління ресурсами не обмежується лише розподіл ресурсів-ви також повинні стежити за своєю командою під час роботи над проектом і приймати відповідні рішення, наприклад, про зміну команди або модифікацію та управління робочим навантаженням конкретних людей. Коротше кажучи, управління ресурсами дає вам глибоке розуміння потенціалу, навантаження та продуктивності вашої команди.

Що ви отримаєте, коли почнете управляти ресурсами стратегічно?

Ефективність та результативність реалізації проектів

Управління ресурсами може позитивно вплинути на реалізацію проектів. Ось чому це такий важливий аспект управління проектами. Коли ви впроваджуєте стратегічні планування ресурсів і розподілу коштів, ви переконуєтеся, що потрібні люди працюють над потрібними проектами.

Планування ресурсів на основі навичок [Екран з Teamdeck]
Під "потрібними людьми" ми не обов'язково маємо на увазі "людей, які доступні для роботи в певний період". Багато ресурсів і навіть інструменти управління ресурсами дозволяють вводити більше інформації про вашу робочу силу, наприклад, про їхні навички. Це дозволить вам краще розподіляти ресурси - ви зможете обрати членів команди, які найкраще впораються з конкретним проектом завдяки своєму досвіду.

Ефективність та результативність реалізації проектів також підвищується, оскільки ви можете виявити потенційні проблеми (конфлікти в розкладінестача ресурсів, надмірна кількість понаднормових) заздалегідь і скоригувати графік вашого проекту до того, як ці проблеми загостряться. Таке попередження може врятувати ваш проект від провалу. Відповідаючи на запитання про основні причини невдач своїх минулих проектів у 2017 році, 23% з Респонденти Інституту управління проектами назвав "неадекватним прогнозування ресурсів" та "залежність від ресурсів".

Прозорість та покращення комунікації

Керівники проектів знають, що прозорість проекту важливо підтримувати довіру в команді. Управління ресурсами значною мірою підтримує здорові стосунки між працівниками та їхніми керівниками, а також між різними менеджерами проектів. Причина полягає в тому, що коли ви маєте уявлення про наявність ресурсів і заплановане навантаження, ви навряд чи зробите неправильний вибір. Як наслідок, ви не будете, скажімо, двічі записувати певних працівників.

Вам також не потрібно витрачати час на переписку електронною поштою, адже всі ці питання вирішуються у вашому додатку для управління ресурсами. Наприклад, якщо ви плануєте додати певний людський ресурс до команди проекту, але сам проект ще не має 100% зеленого світла, вам не потрібно зв'язуватися з іншими менеджерами проектів і "забирати" деяких співробітників. Ваш інструмент повинен дозволяти вам додати попереднє бронювання для цієї людини: інші менеджери побачать, що ця людина, ймовірно, приєднається до вашої команди.

Розглянемо інший сценарій: цього разу йдеться про працівника, який хоче піти у коротку відпустку. Він надсилає електронного листа на свій проєкт або менеджер ресурсів або іншому керівнику, і починається ланцюжок електронних листів. Коли у вас є система управління відпустками працівники зможуть обробляти запити на відпустку в кілька кліків. Крім того, сама відпустка буде зафіксована в системі, тож у цей день не буде ніяких незручних розмов на кшталт "ти сьогодні працюєш?". Це, власне, підводить нас до наступного пункту - командного щастя.

Командне щастя

Уявіть, що сьогодні у вас вихідний. У вас є якісь плани, або ж ви просто готуєтеся розслабитися на цілий день. У будь-якому випадку, я думаю, було б досить прикро отримувати електронні листи або повідомлення в Slack від ваших колег так, ніби ви працюєте в цей день. Буде здаватися, що вони просто не помічають ваш графік. Те ж саме відбувається, коли ви завалені роботою, але вам продовжують доручати все нові й нові завдання. Або коли ви неповний робочий день якого, як відомо, запрошують на зустрічі, що відбуваються в неробочий час.

Цих ситуацій можна уникнути, якщо ви використовуєте календар ресурсів і слідувати кращим практикам управління ресурсами. Вкрай важливо, щоб ваші співробітники відчували, що їх помічають і поважають їхній графік. Коли у вас є легкий доступ до цього розкладу, набагато легше пам'ятати про їхній час. Це, в свою чергу, може підвищити рівень щастя ваших співробітників.

Члени вашої команди також оцінять оптимальне навантаження, яке дозволяє їм бути продуктивними на роботі і при цьому зберігати баланс між роботою та особистим життям. Коли ви, як менеджер, знаєте, скільки у кожного з вас справ, ви можете виявити надлишок або нестачу недовикористаний людей одразу ж.

Стратегічне планування та краще прийняття рішень

Коли ви бачите ресурси вашої компанії, їхній графік та доступність, ви можете приймати кращі рішення щодо фундаментальних аспектів вашого бізнесу.

Наприклад, ви точно знатимете, чи є у вашій команді потужність для нового проекту. Навіть якщо ви не можете одразу помітити щось у календарі ресурсів, ви можете використати дані, щоб зробити обґрунтований дзвінок. Проаналізуйте роботу вашої команди табелі обліку робочого часу з деяких попередніх проектів, щоб побачити закономірності в їх виконанні або перевірити поточний стан справ у вашій компанії використання ресурсів-управління ресурсами дає вам цінні інструменти, які допомагають приймати складні рішення.

Ви також зможете краще планувати майбутні набори: ось як використовувати звіти про використання команди та історичні дані для прогнозування людських ресурсів.

Скорочення витрат

Ви вже знаєте, що управління ресурсами покращить комунікацію у вашій команді і, як наслідок, заощадить ваші гроші. Важливо також те, що використання спеціального програмного забезпечення допоможе вам скоротити деякі непотрібні адміністративні витрати (заповнення паперових табелів обліку робочого часу або відстеження відсутності на роботі вручну). Якщо вам цікаво дізнатися, як заощаджувати гроші за допомогою інструментів управління ресурсами, вам обов'язково варто ознайомитися з Кейс-стаді Apptension. Їм вдалося заощадити майже $10k на місяць після того, як вони впровадили Teamdeck в організації.

Що таке ефективне управління ресурсами?

Переваги, описані вище, позначені зірочкою: вони помітні лише тоді, коли ваш процес управління ресурсами є ефективним. Можливо, ви запитаєте себе: як зробити так, щоб мої зусилля були успішними? Короткий рецепт: дотримуйтесь найкращих практик і регулярно відстежуйте свої результати. Ось як це зробити.

У блозі Teamdeck ми регулярно публікуємо посібники з управління ресурсами та управління проектами як для новачків, так і для професіоналів. Якщо ви хочете дізнатися більше про ефективне управління ресурсами, вам варто почати з цього управління ресурсами проекту гід.

Ці публікації в блозі також допоможуть вам стати кращими в управлінні ресурсами:

Вимірюйте свої зусилля з управління ресурсами

Моніторинг результатів - це найкращий спосіб визначити сфери для вдосконалення і побачити, що працює добре з точки зору управління ресурсами вашого проекту.

Що можна виміряти?

Звісно, відстежувати ці показники неможливо, якщо ви не збираєте дані про доступність вашої команди, бронювання, відпрацьований час або відпустки. Деякі інструменти управління проектами мають функції, призначені для управління ресурсами, але ви також можете використовувати спеціальне програмне забезпечення для управління ресурсами для аналізу ваших процесів.

Teamdeck це програмне забезпечення для управління ресурсами, яке дозволяє планувати ресурси для кількох проектів. Співробітники самі можуть планувати свої відпустки, реєструвати доступність і відстежувати час, який вони витратили на виконання різних завдань. Функції звітності Teamdeck дозволяють створювати аналітичні панелі, які автоматично оновлюються, і якими ви можете поділитися зі своїми менеджерами або клієнтами. Ви можете зареєструватися та спробувати додаток безкоштовно тут..

Якщо ви шукаєте шаблони та ідеї для проектних звітів, вам варто переглянути ці публікації:

Готові запровадити управління ресурсами у своїй організації?

Ми сподіваємося, що ця стаття переконала вас у тому, що управління ресурсами може принести значну користь вашому бізнесу. Водночас ми розуміємо, що впровадження нового процесу в масштабах всієї компанії може бути непростим завданням. Якщо це саме ваш випадок, ви можете заплануйте дзвінок Анелінаша експертка з успіху клієнтів. Вона допоможе вам з'ясувати потреби вашої компанії в управлінні ресурсами, покаже, як ефективно управляти ресурсами за допомогою спеціального інструменту, а також розробить план впровадження цієї стратегії у вашій організації.

Пов'язані публікації

Лідерство

8 ідей, як зменшити плинність кадрів

  Низька плинність кадрів - мета багатьох компаній, і це цілком виправдано. Коли показники утримання персоналу не задовольняють вас, вам доводиться турбуватися про наймання та адаптацію нових людей, до того ж кадрові зміни можуть швидко підірвати бізнес компанії...

Аня Кітовська