Як керівник компанії або команди, ви, безсумнівно, знаєте, який вплив KPI можуть мати на моральний дух і продуктивність вашої команди. Ретельно підібрані показники ефективності допоможуть кожному в команді зрозуміти, чи на правильному вони шляху. Крім того, вони допомагають зосередити увагу кожного на показниках, які мають значення і добре відображають цілі проекту.
Що ви отримаєте з цієї статті?
- Ключові показники ефективності: значення, відмінності, типи
- Корисні в процесах управління проектами методи розрахунку KPI
- Роль програмне забезпечення для управління ресурсами в управлінні ефективністю
Типові показники людських ресурсів включають моніторинг високої плинності кадрів або часу, необхідного для заповнення вакантних посад. З іншого боку, показники управління ресурсами будуть тісно пов'язані з вимірюванням впливу планування ресурсів та управління проектами.
Регулярний моніторинг ваших ключових показників має вирішальне значення, оскільки дозволяє вирішувати проблеми одразу і, можливо, врятувати проект від зриву. Ваші співробітники також оцінять підхід, заснований на даних до управління ресурсами, оскільки це означає, що вони, швидше за все, матимуть більш збалансовані графіки.
У першій частині цієї статті ми перерахуємо кілька основних метрик, пов'язаних з управління ресурсами проекту. Ви дізнаєтеся, чим вони можуть бути корисні для вас і де їх можна взяти. Пізніше ми розповімо вам трохи про Teamdeck, це найкращий інструмент управління ресурсами що дозволяє легко відстежувати всі ці показники у вашій компанії.
Розрахунки vs. факти
Порівняння оціночних значень, які ви отримали на етапі планування проекту, з фактичними результатами - це чудовий спосіб перевірити, чи йде ваш проект за планом. Ми рекомендуємо перевіряти як кількість часу, який ваші співробітники витрачають на певний проект, так і вартість, яку він генерує. Потім порівняйте їх з вашими оцінками.
Орієнтовна та фактична кількість відпрацьованих годин на одного члена команди
При плануванні проекту та розподіл ресурсівви оцінюєте кількість годин, яку кожен співробітник витратить на проект. Після початку проекту ви повинні регулярно порівнювати ці оцінки з фактичними годинами, які відстежуються членами вашої команди.
Чим це корисно?
Це чудовий метод для виявлення ранніх ознак затримок у проєкті: якщо хтось витрачає набагато більше часу на певне завдання, ніж очікувалося, це може суттєво вплинути на терміни виконання проєкту. Ви також можете використовувати ці метрики для стратегічного планування ресурсів у своїх майбутніх проектах. Коли ви знаєте типовий темп роботи кожного, легше оцінити їхній час.
Кошторисні та фактичні витрати на одного члена команди (різниця у витратах на ресурси)
Звісно, ви також хочете подивитися на витрати, пов'язані з роботою вашої команди. Надійні інструменти управління ресурсами, такі як Teamdeck, дозволяють призначати погодинні або денні ставки для кожного співробітника і створювати відстеження витрат за проектом звіти на основі них і табелів обліку робочого часу вашої команди.
Чим це корисно?
Розуміння поточних витрат на ваші проекти має вирішальне значення для збереження прибутковості вашого бізнесу. Знаючи, що певний проект, швидше за все, виявиться дорожчим, ви можете діяти, спираючись на цю інформацію. Наприклад, ви можете обговорити бюджет з клієнтом або змінити обсяг проекту.
Оплачувані та неоплачувані години
Говорячи про прибутковість, варто також звернути увагу на розподіл оплачуваних і неоплачуваних годин у ваших проектах. Підрахуйте обидві цифри і дізнайтеся, скільки часу ваша команда витрачає на неоплачувану діяльність, таку як адміністративні завдання, загальні наради або тренінги.
Чим це корисно?
Якщо люди фіксують багато неоплачуваних годин, це може бути ознакою того, що вам потрібно оптимізувати деякі процеси у вашій компанії. Можливо, ви могли б організувати менше зустрічей у масштабах компанії? З іншого боку, високий відсоток неоплачуваних годин, пов'язаних з проектами, може бути причиною переглянути деякі аспекти контракту з клієнтом. Наприклад, ви можете погодитися вважати деякі типи годин оплачуваними, навіть якщо до цього моменту ви не брали за них плату.
Використання ресурсів
Використання ресурсного потенціалу - одна з найважливіших метрик, яку ви можете відстежувати у вашій компанії. Зрештою, ви не хочете, щоб ваші співробітники були перевантажені роботою, але й не хочете залишати деяких людей без завдань. Існують два способу розрахунку використання ресурсіві ви можете використовувати їх на двох різних етапах життєвого циклу проекту.
Плануючи проект, розрахуйте заплановану утилізацію
Формула планового завантаження проста. Візьміть до уваги приблизний час роботи ваших співробітників (наприклад, 50 годин на проект на місяць) і розділіть його на заплановану продуктивність людей (скільки часу вони будуть доступні протягом певного періоду). Звісно, виконати цей розрахунок буде простіше, якщо у вас є додаток для управління ресурсами, який зберігає інформацію про ресурси та бронювання. (Ще кілька слів про планування ресурсного потенціалу).
Чим це корисно?
Ефективне управління ресурсами неможливе, якщо ви не приділяєте уваги створенню збалансованих графіків для своєї команди. Перевірка того, як ваші заплановані графіки виглядають у порівнянні з можливостями ваших ресурсів, є обов'язковою. (І це причина, чому нас вважають інструмент планування потужностей а також). На етапі планування проекту у вас, швидше за все, ще є простір для маневру. Ви можете перерозподілити деяких людей або розділити замовлення між більшою кількістю членів команди.
Під час реалізації проекту відстежуйте фактичне використання
Цей KPI дуже схожий на попередній. Єдина відмінність полягає в тому, що замість бронювання ви берете до уваги табелі обліку робочого часу (фактичні години). В результаті ви отримаєте значення у відсотках від фактичного використання вашої команди.
Чим це корисно?
Ви повинні регулярно контролювати використання ресурсів. На жаль, часто трапляється так, що робота не для всіх однаково збалансована. Деякі люди просто мають набагато більше справ, ніж інші. Однак може виявитися, що у вас є ресурси, які ідеально підходять для виконання певної роботи, але їх, наприклад, не врахували на етапі планування ресурсів. Очевидно, що люди, яким доводиться працювати над своїми потужність можуть розчаруватися і навіть звільнитися з роботи. Цікаво, що люди, яких недостатньо використовують теж не задоволені.
Як вимірювати KPI управління ресурсами?
Ви, напевно, можете собі уявити, що розрахунок усіх цих показників ефективності в електронній таблиці був би нудним. Крім того, сенс відстеження показників управління ресурсами полягає у використанні надійних даних, до яких ви не маєте доступу, якщо, наприклад, ваша компанія не використовує системи обліку робочого часу або управління відпустками.
Найефективніший спосіб моніторингу вищезгаданих KPI - відстежувати їх в інструменті, який ваша компанія використовує для управління ресурсами. Існує кілька таких інструментів інструменти управління ресурсами на ринку, тож ви без зусиль зможете знайти те, що підходить саме для вашого бізнесу. Ми надзвичайно пишаємося Teamdeck, додатком, який ми створили, коли зрозуміли, що не існує жодного зручного для агентств рішення, яке б поєднувало в собі програмне забезпечення для планування проектів, відстеження робочого часу співробітниківі lсистема управління карнизом особливості.
Як Teamdeck може допомогти вам відстежувати показники управління ресурсами? Перш за все, це додаток, за допомогою якого ви можете легко планувати та керувати роботою вашої команди. Тут є календар ресурсів - єдине джерело правди про ваших колег по команді:
- бронювання
- табелі обліку робочого часу
- щоденна доступність
- канікули.
Використовуючи календар ресурсів Teamdeck, ви можете легко відповісти на наступні питання:
- Хто над яким проектом працює?
- Чи достатньо у нас потужностей, щоб впоратися з новим проектом?
- Хто може долучитися до мого проекту (і має необхідні навички)?
- Хто перевантажений роботою, а хто встигає брати більше завдань?
Оскільки ви можете бачити табелі обліку робочого часу людей в календар ресурсіввони повинні мати можливість відстежувати свій час. З Teamdeck вони можуть використовувати зручний мобільний додаток для відстеження часу або вносити свої записи в календар вручну, наприклад, в кінці кожного робочого дня.
Ми також розробили функції управління відпустками, щоб забезпечити максимальну зручність для всіх учасників процесу. Кожен працівник може надіслати запит на відпустку лише кількома кліками, безпосередньо з календаря ресурсів. Люди, відповідальні за управління ресурсами, також бачать цей запит у додатку і можуть негайно відреагувати. Усі прийняті відпустки негайно з'являються в календарі, щоб уникнути потенційних конфліктів у плануванні.
Коли справа доходить до вимірювання різних KPI, вам неодмінно сподобається набір звітів Teamdeck. Ми розробили його, щоб допомогти лідерам команд, менеджерам проектів та HR-фахівцям створювати кастомізовані звіти по проектах та командах.
Ви налаштовуєте звіт один раз, а потім можете регулярно відстежувати його протягом усього проекту. Дані будуть оновлюватися автоматично, коли люди будуть входити в систему з більшою кількістю записів часу, змінюватимуться бронювання тощо.
Що важливо, ви можете вводити до звітів значення ззовні Teamdeck, наприклад, погодинні ставки ваших ресурсів або бюджети проектів. Гнучкі формули дозволяють проводити ще більш складний аналіз.