Прозорість проекту: Чи чесні ви зі своєю командою?

Люди вимагають відкритості на робочому місці. 87% з них, тобто.

87% робітників опитаних Kelton Global у дослідженні 2018 року зізналися, що хочуть, щоб їхня майбутня компанія була прозорою. 80% респондентів хотіли б знати більше про процес прийняття рішень в їхній організації.  

Тож не дивно, що прозорість на робочому місці - це термін, який широко обговорюється в більшості компаній. Одні обирають радикальну прозорість, а інші - інші способи сприяння відкритій комунікації.

Як менеджер проекту або керівник команди, ви не можете впливати на політику компанії в цілому. Однак ви відповідаєте за проектну команду, тому прозорість проекту значною мірою залежить від вас.

Що таке прозорість проекту?

Погана комунікація та нечіткі очікування входять до топ-8 виклики в управлінні проектами. Прозорість у управління проектами та ресурсами це культура відкритої комунікації та видимості всередині проектної команди. З управлінської точки зору, це часто означає бути чесним з командою щодо проекту та самої команди.

Існує кілька способів, як можна культивувати прозорість проекту в команді, але наслідки є в переважній більшості позитивними.

Прозорість проєктів веде до кращих, щасливіших команд

Зв'язок між прозорістю та залученістю/щастям працівників досліджувався в кількох опитуваннях та дослідженнях. Існують дані, які доводять що чесність дійсно є важливим фактором, який визначає щастя людей на роботі.

Однак, коли йдеться про прозорість проекту, ми також говоримо про фінансові прибутки в цьому конкретному проекті. Це можливо, тому що прозорість підвищує продуктивність. Залучені працівники, які знають, чого від них очікують (і чому), працюють краще і ефективніше. Як зазначає Jyoti M, ІТ-консультант компанії Tata, у своїй статті документ про управління проектами та прозорість: Прозорість з відповідними дозволами в системі управління проектами економить час і гроші всіх учасників проекту. Звучить як мрія прем'єр-міністра? Має бути!

З іншого боку, відсутність прозорості може викликати недовіру в колективі або навіть обурення. Інституту управління проектами Звіти знову і знову показують, що неадекватна або погана комунікація є основною причиною невдач проектів. Отже, є всі підстави вважати, що чесність і відкрита комунікація є надзвичайно важливими для менеджерів проектів.

Звичайно, прозорість не є універсальним підходом, оскільки вона відрізняється від клієнта до клієнта або від галузі до галузі. Ми склали список кроків, які ви можете зробити, щоб підвищити прозорість проекту у вашій команді.

Посібник для керівника проекту з прозорості

Переконайтеся, що люди розуміють свої завдання

Звучить очевидно? Можливо, але майте на увазі, що "видимість завдань" - це більше, ніж перелік функцій, які потрібно створити.

Перш за все, поясніть проект своїй команді. Як з точки зору технічної складової, так і з точки зору бізнес-сторони справи. Яка мета цього проекту? Хто отримає від нього користь? Яка причина для тієї чи іншої функції? Відповіді на ці питання можуть вберегти вас від помилкових рішень при оцінці завдань.

Розуміння "чому?", а не лише "що?", покращує залученість вашої команди. Це хороший спосіб розвинути почуття причетності.

Відкрито спілкуйтеся та пояснюйте зміни

Це велика справа. І водночас складна.

Ви хочете бути прозорими, але є речі, якими ви не повинні ділитися. Будьте обережні, щоб не обговорювати особисту або конфіденційну інформацію. Крім того, зверніть увагу на те, чи не викликає ваша повна відкритість спекуляцій та пліток. Якщо ви відчуваєте, що щось поки що не варто розкривати вашій команді, то, швидше за все, так воно і є. Зачекайте, поки ваша інформація буде підтверджена або актуальна, і лише тоді повідомте її команді.

Крім того, ви повинні дати вашій команді відчути, що вони є частиною проекту. А для цього потрібно інформувати їх про зміни в проекті.

Одну з причин цього ми вже пояснювали в попередньому розділі - вам потрібно, щоб люди розуміли, над чим вони працюють. Інша причина не менш важлива: ви маєте справу з фахівцями, і вони знають, що роблять.

Якщо зміна вимог означає необхідність розробки нових функцій, переконайтеся, що це сплановано у найбільш ефективний спосіб. Відкрите обговорення з вашою командою інженерів може дати вам багато ідей, як зменшити вплив цих змін і уникнути жахливих наслідків розширення обсягу робіт. Дайте вашій команді можливість реально брати участь у проекті, і ви побачите більше відчуття "ми тут разом".

І останнє зауваження: будьте прозорими щодо своєї позиції. Якщо ви не знаєте відповіді на запитання вашої команди (або відповідь поки що не може бути розкрита), не вигадуйте нічого. Замість цього, будьте відкриті щодо вашої нездатності надати відповідь. Команда оцінить вашу чесність.

Надавайте та заохочуйте зворотній зв'язок

Неможливо говорити про відкриту двосторонню комунікацію без заохочення зворотного зв'язку.

Оскільки ви чесні з командою, ви також хочете, щоб вони були такими ж чесними з вами. Звичайно, іноді ви можете почути різкі слова або навіть дізнатися про помилки в проекті, але це все одно чудова можливість вирішити ці питання на ранній стадії, перш ніж вони перетворяться на серйозну проблему.

Показуйте приклад і надавайте своїй команді конструктивний зворотній зв'язок. Не забувайте про визнання: переконайтеся, що хороша робота не залишається непоміченою. Це також посилить залученість та підзвітність вашої команди.

Сприяти обміну знаннями

Оскільки видимість і комунікація є основними факторами прозорості проекту, не дивно, що обмін знаннями - це практика, яку варто розвивати. Обмін знаннями між членами команди може відбуватися під час стендапів або спеціальних заходів.

Один з аспектів обміну знаннями, який є цінним, але часто ігнорується, полягає в тому, що команди можуть вчитися в інших команд. Як керівник проекту (або лідер команди) ви можете співпрацювати зі своїми колегами для організації заходів, під час яких команди обмінюються досвідом, отриманим під час попередніх проектів. Такі міжкомандні зустрічі не лише нададуть інформацію, пов'язану з проектом, але й стануть гарною можливістю для згуртування команди.

Підвищуйте видимість за допомогою правильних інструментів

Прозорість проекту потрібно підтримувати за допомогою інструментів, які полегшують співпрацю та комунікацію. Для команд, які працюють в одній кімнаті, дошка може стати хорошим початком. Для розподілених команд, однак, знадобляться онлайн-інструменти.

Для того, щоб забезпечити видимість проектного конвеєра, використовуйте додаток для управління проектами. У Teamdeck ми використовуємо JIRA для відстеження прогресу. Кожен член команди може бачити, в якому стані перебувають різні завдання, чи з'явилися нові помилки тощо.

Відстеження часу, відсутність програмного забезпечення для відстеженняі інструменти планування ресурсівТакі інструменти, як Teamdeck, мають подвійний вплив на прозорість проекту. По-перше, члени команди знають про своє заплановане робоче навантаження та завдання. У той же час, керівники проектів бачать табелі обліку робочого часу своєї командитому вони розуміють реальну завантаженість своїх працівників (читайте про управління навантаженням). Обидві сторони мають необхідну видимість, щоб відчувати себе більш комфортно під час роботи.

Переконайтеся, що ваша команда має доступ до інструменту, який дозволяє регулярно спілкуватися. Slack - чудовий приклад: це інструмент для чату, який також можна інтегрувати з іншими додатками, якими ви користуєтеся.

Якщо ви працюєте над продуктом, який вже запущений і має реальних користувачів, у вас є додатковий спосіб забезпечити прозорість проекту. Візьмемо для прикладу наш додаток Teamdeck. Незважаючи на те, що у нас є окремі члени команди, які відповідають на запитання клієнтів через Intercom (ви можете спробувати самі, це синя іконка в кутку), всі члени команди мають доступ до каналу Slack, де публікуються відгуки користувачів. Таким чином, кожен член команди знає, що людям подобається в додатку і про що вони просять. Це не тільки ставить галочку в полі "видимість", але й робить внесок кожного набагато більш значущим при обговоренні нових функцій та дорожня карта продукту.

Прозорість проекту - це відкрите спілкування та чесність, а також можливість для людей працювати ефективно. Це дозволяє підвищити залученість людей, а також допомагає усунути фактори, що вбивають продуктивність: від незрозумілих вимог до офісних пліток. Побудуйте культуру прозорості у своїй проектній команді, і ви всі отримаєте від цього користь.