З часом кожна компанія розробляє систему управління запитами на відгули. Вона може бути безладною, може забирати багато часу, але вона є. Справа в тому, що ваша компанія не повинна задовольнятися будь-якою політикою надання відгулів. В ідеалі, цей процес має бути безпроблемним для ваших співробітників і керованим для адміністративної команди. Як цього досягти?
Сьогодні ми поділимося трьома найпопулярнішими методами, які компанії використовують для обробки запитів на відгули, а також їхніми перевагами та недоліками. Сподіваємося, ви зможете знайти той, який найкраще відповідає потребам вашої команди.
Що ви отримаєте з цієї статті?
- Пропозиції щодо визначення політики надання відгулів
- роль у цьому процесі відіграє програмне забезпечення для планування ресурсів з вимкненою функцією відстеження
- Роль Slack як програмного забезпечення для управління відгулами
Визначте свою політику щодо запитів на відгули
Перш ніж обрати найкращий інструмент для обробки запитів на відгули від працівників, переконайтеся, що політика вашої компанії щодо відгулів є чіткою та добре прокомунікованою.
Спробуйте подумати про наступні деталі:
- Скільки вихідних днів на рік можуть взяти ваші працівники? Чи існують якісь правила щодо тривалості кожної відпустки?
- Як завчасно працівники повинні надсилати заяви на відпустку?
- Кому надсилати запити? Людині з відділу кадрів? Керівнику групи, який потім, у свою чергу, передасть свої рішення адміністрації?
- Як ви будете розглядати запити на відгули, що перетинаються? У порядку черговості, чи, можливо, на основі кількості днів, які вже були відпрацьовані цього року?
Після того, як ви з'ясуєте ці речі, обов'язково задокументуйте політику вашої компанії та зробіть її доступною для всіх співробітників. Ці документи також повинні бути обов'язковими для прочитання новими людьми, які приєднуються до вашої команди.
Тепер, коли у вас є чіткі правила щодо відгулів, ви можете подумати про те, як обробляти запити на відгули. Нижче ви знайдете три різні варіанти, а також їхні переваги та підводні камені.
Керування запитами на відгули
Програмне забезпечення для управління відпустками та відстеження відгулів працівників
Інструмент управління відпустками допомагає вам відстежувати відвідуваність і час відпусток вашої команди. Ви можете зустріти окремі інструменти управління відпустками, але вони також можуть бути частиною більш комплексного рішення для управління ресурсами. Teamdeck є одним з таких інструментів, що поєднує управління відпустками з планування ресурсів та функції відстеження часу. У цьому блозі ми використаємо додаток як приклад, включно зі скріншотами.
Однак майте на увазі, що загальні переваги додатків для управління відпустками стосуються кількох інструментів, доступних на ринку. Teamdeck просто близький і дорогий нашому серцю, адже ми працювали над ним протягом останніх чотирьох років. Якщо ви хочете випробувати його на собі, ви можете протестувати його безкоштовно, кредитна картка не потрібна. [/vc_column_text]
- Це дуже зручно для працівників. Вони можуть увійти в додаток, яким користуються щодня, щоб відстежувати свій час і перевіряти майбутні завдання. Все, що їм потрібно зробити, щоб подати запит на відпустку, - це вибрати дату в календарі та заповнити коротку форму запиту на відпустку. Що важливо, співробітники бачать свої власні бронювання в календар ресурсів щоб вони могли обирати вихідні дні з урахуванням своїх завдань. Коли співробітники не знають, що чекає на них у найближчі тижні чи місяці, вони можуть помилково обрати невідповідні дати. Завдяки таким інструментам, як Teamdeck, робоче навантаження та плани кожного працівника стають більш прозорими.
- Це зручно і для затверджувачів. Щоразу, коли хтось надсилає запит на відгул, відповідна особа отримує сповіщення про це в додатку. Все, що йому потрібно зробити, це перевірити бронювання даного співробітника, щоб уникнути конфлікти в плануванні проекту і натисніть "Схвалити" або "Відхилити". Все відбувається в одному додатку, тому процес швидкий і ефективний.
- Ви можете адаптувати додаток до політики вашої компанії. Додатки для керування відпустками зазвичай дозволяють налаштовувати різні типи відпусток і позначати їх як оплачувані або неоплачувані. Такий поділ може стати в нагоді, особливо якщо ви хочете розраховувати заробітну плату співробітників використовуючи дані з вашого додатку для управління ресурсами. У Teamdeck ви також можете вказати періоди відгулів, які можуть запросити ваші співробітники (повні дні, половина дня тощо).
- Ви можете інтегрувати додаток для керування відпустками з іншими інструментами, які ви використовуєте. Скажімо, ви хочете отримувати сповіщення про кожен новий запит на відгул від співробітника безпосередньо на свій акаунт у Slack. Надійні програми для управління ресурсами пропонують вбудовані інтеграції або способи створення автоматизованих робочих процесів (наприклад, за допомогою Zapier.).
Електронна пошта/Слабкі запити
Це, мабуть, найпростіший спосіб управління цим процесом - ми навіть не беремо до уваги усні запити. Проте для багатьох команд електронна пошта все ще залишається основним каналом комунікації у вільний від роботи час.
Як це працює? Працівник надсилає запит на відгул електронною поштою або через Slack своєму керівнику або спеціальному HR-спеціалісту. Одержувач аналізує запит і повідомляє працівникові про своє рішення. На папері це звучить добре, але в реальному житті процес часто не є ідеальним.
Перш за все, електронний лист або запит у Slack може легко загубитися серед інших важливих повідомлень. Щоб відстежувати запити співробітників, відповідальна за них особа повинна мати бездоганну систему організації, наприклад, папку, до якої можна прикріпити кожен запит, або мітки для електронної пошти.
Той факт, що співробітники можуть написати у своєму повідомленні практично все, що завгодно, також може стати проблемою. Скажімо, ви приймаєте рішення про надання відгулів на основі причини, яку працівник вказує у своєму проханні. Але що робити, якщо хтось забув вказати конкретну причину? Вам доведеться відповісти з проханням уточнити деталі і чекати на них, перш ніж приймати рішення. Звісно, ви можете підготувати шаблон електронного листа/закритого повідомлення для своїх співробітників, щоб мінімізувати ймовірність того, що вони пропустять важливу інформацію, але це все одно не гарантує, що вони завжди будуть дотримуватися цих правил.
Ще одним недоліком використання електронної пошти як основного каналу передачі запитів на відпустку є те, що прийняття обґрунтованого рішення про те, чи варто надавати комусь відгул, може зайняти багато часу. Затверджувачу, швидше за все, доведеться перевірити календар/замовлення працівника або зв'язатися з його менеджером проекту. В іншому випадку несподівана відсутність може спричинити конфлікти в плануванні проекту.
Якщо компанія не пропонує політику необмеженої відпустки, потрібно також переконатися, що людина не перевищила квоту відгулів. Зрештою, вони повинні десь фіксувати затверджений час відпустки. Якщо ваша команда не використовує комплексну ресурс інструмент плануванняЦе може означати вхід у кілька різних додатків і, як наслідок, витрату багато дорогоцінного часу на обробку запиту на відгул одного працівника.
Як бачите, використання електронної пошти або Slack для управління запитами на відгули - не найефективніший спосіб. Деякі запити можуть залишатися поза увагою, що розчаровує працівників, і навіть якщо ви дуже організовані, весь процес може зайняти багато часу.
Форма запиту на відгул працівника
Впровадження форм запитів на відгули - це крок, який роблять деякі команди для організації процесу управління відпустками. Ми згодні з тим, що форми, особливо якщо вони онлайн, можуть бути більш ефективними в управлінні, ніж електронні листи, особливо для ваших співробітників. Їх найбільша перевага полягає в тому, що ви, як роботодавець, можете формувати запит. Працівники просто заповнюють свої форми. Це означає, що всі необхідні деталі, швидше за все, будуть включені в форму запиту на відгул, яку вони подадуть. Крім того, створення форми запиту на відгул не вимагає великих інвестицій. Ви можете скористатися безкоштовним програмним забезпеченням, наприклад, Google Forms, щоб створити таку форму.
Чи є якісь недоліки? Потрібно пам'ятати, що робота з формами заявок на відпустку все одно вимагає певної ручної праці. Ви маєте заповнити їх, перевірити, чи має право даний працівник на додаткову відпустку, і десь зафіксувати своє рішення. Подібно до роботи із запитами електронною поштою, вам може знадобитися використовувати кілька інструментів, перш ніж ви зможете обробити один запит.
Загалом, форми запитів на відгули можуть спростити процес обробки запитів на відгули, але ви повинні пам'ятати, що все ще існують можливості для оптимізації.
Чи є якісь недоліки у програмне забезпечення для управління відпустками працівників? Ймовірно, найбільшим питанням для вашої компанії є інвестиції, необхідні для того, щоб почати користуватися таким інструментом. На щастя, сучасні додатки часто приходять в SaaS модель - ви платите щомісячну плату, тому вам не доведеться витрачати багато грошей наперед.
Teamdeck, наприклад, коштуватиме вам $3.99 за співробітника на місяць. Враховуючи, що це ціна за всі функції, включаючи табелі обліку робочого часу, і онлайн планувальник календаряі потужні звітиви, скоріш за все, незабаром побачите віддачу від своїх інвестицій. Адже ваші співробітники зможуть працювати ефективніше та уникати непотрібних ходок туди-сюди.
Хочете дізнатися, як саме ваша компанія може отримати вигоду від впровадження управління ресурсами? Заплануйте дзвінок Анелінаша експертка з успіху клієнтів. Вона зможе провести для вас продуктовий тур і відповісти на всі ваші запитання щодо запитів на відгули та HR-процесів.
Але, якщо вам все ще цікаво про програмне забезпечення для управління персоналом - читайте статтю в нашому блозі.
Шукаєте інструмент, який допоможе з запити працівників на відгули?
