リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
5人に1人（18%）しか有用な時間管理法を持っていない。 時間管理戦略 そして プロジェクト時間管理ツール プロジェクトマネジャーは、与えられた仕事を時間内に処理できるようサポートする。プロジェクトマネージャーとして働くと、イテレーションごとに異なる数のタスクが割り当てられることがある。
プロジェクト時間管理ツールはなぜ重要か？
チームの仕事も計画、管理、追跡する必要がある。ミーティング、見積もり、計画、 顧客とのコミュニケーション そして経営陣への報告。理想を言えば、9時から5時までの勤務時間内にすべてを達成したいものだ。不可能なことのように思えるが、タイムトラッカーはそれに役立つ。
この記事には以下が含まれる：
効果的なプロジェクト時間管理戦略
プロジェクト時間管理プロセスにおける米国大統領の影響
タスクを完了するための適切な時間管理ツールの役割と影響力
の影響 資源管理ソフトウェア オン タイムトラッキング
82%の個人は時間の使い方の枠組みを持っていない。彼らは単純にランダウンを利用したり、Eメールの受信トレイを利用したり、どう考えても何もしていない。(開発アカデミーの調査、2021年）
最も困難なスペシャリストは、一般的に時間の最高のディレクターではない。実行可能な時間の使い方の方法論に従うには、毎日、週ごと、月ごとのスケジュールに戦略を統合し、1日のアクセス可能な時間を増やすことだ。
タイムトラッキングソフトウェア - なぜその価値があるのか？
では、時間を効果的に使うことで、実行力はさらに高まるのだろうか？その主な目的は、仕事であれ自分の日常生活であれ、重要な事業や運動にどのようにエネルギーを投入するかを意図的にコントロールすることである。時間管理ツールの中には、ユーザー数を無制限に設定できるものもあり、大規模なチームに最適だ。
計画や時間管理ツールが不十分だと、タイトな期限内にすべてを収めるのは難しいかもしれない。だからこそ、私はこのスマートな時間管理戦略のリストをまとめたのです。そうすることで、仕事の計画を立てやすくなり、最終的に、注意を払う必要のあるすべてのことに時間を割くことができるようになります。
プロジェクト時間管理の主要統計
プロジェクトの時間管理とは何か、時間管理戦略（あるいは時間管理計画）とは何かを知る前に、なぜプロジェクト全体の管理計画とその完了に想定以上の労力がかかるのか、その障害と原因について考えてみよう。タイムトラッキングやタイムマネジメントツールについて、タイムマネジメント計画の重要性を理解するのに役立つ情報をいくつか紹介しよう。
5人に1人（18%）しか有用な時間管理法を持っていない。
(開発アカデミーの調査による）
従業員は毎日44分をソーシャルメディアに費やしている。
(2022年テックジュリー調べ）
自分の時間を記録している人は17%しかいない。
企業は平均して、紙の書類を探すのに年間16日も費やしている。
(出典：DocuSign）
上級管理職は少なくとも週23時間を会議に費やしている。
(出典：DocuSign）
米国で報告されている従業員のストレスの46%は、過重な仕事量が原因である。
タイムトラッキング - 重要情報
これらの結果と研究の要約は、時間管理とプロジェクト管理が同等に扱われるマネジャーのためのインスピレーションである。プロジェクト活動において時間的側面が果たす役割に絶対の自信を持ち、スケジュールの障害を避けたいと考えているマネジャーにとって。
完璧主義、先延ばし、優先順位の付け方、時間がなさすぎる、マルチタスク、予約の入れすぎ、休息が足りない、任せるのを忘れる、整理整頓ができない、モチベーションが低い、気が散りやすい、計画が硬直化しているなどだ。
プロジェクトの時間管理とは？時間管理ツールを使って時間を管理する価値はあるのか？
プロジェクト管理と時間管理の間
時間とプロジェクト開発、あるいは時間管理と時間管理ツールを使ったプロジェクト管理との関連はあまりにも明白であるため、多くの人は説明を必要としない。しかし、それについて納得する必要がある人にとって、この章は疑問を解決してくれるはずだ。では、いくつかの事実から始めよう。プロジェクトとは何か？
プロジェクトとは、人間によって作られるほとんどすべてのものを指す。隠れる場所、寝る場所、ネズミ捕り、家、職場変革のミッション。しかし、私たちはビジネス環境にいるため、これからの段落で読むいくつかの絶対的に重要なことを考慮に入れると、事はより複雑になる。
最初のプロジェクトマネジメントの定義
プロジェクトマネジメント協会が紹介しているプロジェクトマネジメントの定義をもう少し詳しく見てみよう。
プロジェクトマネジメントは、タスクマネジメントとも呼ばれ、合意されたパラメータの範囲内で、プロジェクトの受け入れ基準に従って特定のプロジェクト目標を達成するために、プロセス、方法、スキル、知識、経験を適用することである。プロジェクトマネジメントは、最終的に 成果物 それは、限られた時間スケールと予算に制約されたものである。
上記の命題は四分割することができ、それぞれの用語は特定の章や段落になるかもしれないが、我々はこの記事の主人公にとって基本的なもの、つまり時間、時間管理、時間管理、時間タッキング、時間管理戦略に焦点を当てる必要がある。
APMの観点からは（議論の余地があるものとして扱われることもあるが）、「マネジメント」と「プロジェクト・マネジメント」の違いは、まさに時間と予算である。マネジメントが継続的なプロセスであるのに対し、プロジェクトマネジメントには限界がある。だからこそ、時間管理ツールが役立つのである。
時間管理ツールとトラッキング・タイムの詳細
ビジネスの観点からすれば、プロジェクトはビジネス上の必要性から生まれるものである。社内や社外のニーズから依頼されるものだ。多くの時間管理ツールは、無制限にプロジェクトを管理する機能を提供しており、これは複数のタスクやクライアントを扱う上で非常に重要である。また、プロジェクトは何らかの課題の解決策でもあるため、限られた時間と予算の中で行われる。この点から、時間管理戦略と時間追跡の正当性と重要性が、この記事のメイントピックについて疑問を持っている人にとってより明確になる。プロジェクトに費やす時間はチューインガムのようなものではなく、必要なときにいつでも伸ばせるものではない。
プロジェクト・マネジメントは、効率的な時間管理計画なしには成り立たない。 あるいは逆に、プロジェクト実施と事業開発を成功させるための必須条件は、効果的な時間管理である。チームデッキ)
プロジェクトの時間管理と時間追跡の役割
というわけで タイムトラッキングソフトウェア プロジェクト・マネジメントとタイム・マネジメントの関係について説明した。さて、次はいよいよ...プロジェクトの時間管理だ。
一般的に、時間管理ソフトを使った時間管理とは、目標達成や与えられた仕事を効率よく終わらせるために、いかに時間を使うかということだ。
第2 プロジェクトマネジメントの定義
ウィキペディアによるタイムマネジメントの簡潔で的を射た説明である：
タイムマネジメントとは、特に有効性、効率性、生産性を高めるために、特定の活動に費やす時間を計画し、意識的にコントロールするプロセスである。
プロジェクトマネージャーが社会で使っている定義を使えば、プロジェクトの時間管理とは何かということがわかるだろう：
(中略)仕事を分析し、計画を策定するプロジェクト管理プロセスである。 タイムラインテンプレート 特定のスケジュール内でプロジェクトを完了させるために。(プロジェクトマネージャー・ドット・コム)
上記の2つの定義には、プロジェクトの時間管理という点で良い結果を出す方法については一言も書かれていない。しかし、プロジェクトマネジメントプランを実施する機会がある人なら、それがソフトウェア、ツール、テクニックを使った分析に関するものであることは明らかだ。プロジェクトのタイムリーな完了を保証するすべてのもの。そして、プロジェクト完了のためのタスク調整とリソースの割り当てを伴うリソーススケジューリングの開発である。
プロジェクト・マネージャーとして、なぜ時間のトラッキングにこだわる必要があるのか？
プロジェクト・マネジャーとして時間管理ソフトを使うあなたの仕事は、自分の作業時間だけでなく、監督するチームの作業時間も効果的に計画・管理することです。仕事に費やす時間を尊重する必要があります。
プロジェクトの期限内完了 英国
タイムトラッキングソフトウェアを使って、さまざまなプロジェクトや優先順位をいかにうまくやりくりするかによって、チームの仕事のスケジューリングがよりうまくいくようになります。そして後者は、より良いプロジェクト運営につながり、時間通りに予算内で終わらせる可能性が高くなります。
結局のところ、時間管理戦略はあなたの生産性と効果も高めるのだ。
調査によれば、それは必ずしも明白なことではない。例えば、英国では37%のチームしか（The State of the Project Management, 2017）、いつも、あるいはほとんど、時間通りにプロジェクトを終わらせることができていない。
自分の仕事のスケジュールを立てるのに使える時間管理戦略はいくつかある。
一般的な時間管理テクニックや、従業員のスケジュール管理によって、会議や従業員のスケジュールを立てることができる。 時間管理のヒント
時間管理ソフトを使ったプロジェクト・マネージャーの時間管理戦略
計画やチームの時間管理が不十分だと、タイトな期限内にすべてを収めるのは難しいかもしれない。だからこそ、正確な時間追跡レポートが必要なのです。そのため、スマートな時間管理戦略をこのリストにまとめました。これにより、仕事の計画を立てやすくなり、最終的に注意が必要なすべてのことに時間を割くことができるようになります。
タイムトラッキングで前もって仕事の計画を立てる
指定された時間枠の中で何を達成したいかを知ることは、すでに成功への準備を整え、研究に明らかにし、仕事に費やす時間は有益である。トロント大学のペドロ・セラドール氏は、論文「The Impact of Planning on Project Success」の中で、計画とプロジェクトの成功の相関関係を指摘している。セラドール氏は、文献調査に基づき、プロジェクトの成功は、プロジェクト効率とコスト効率の両方に密接に関連していることを発見した。つまり、質の高いプランニングは、プロジェクトが成功裏に完了する可能性を高めるだけでなく、費用対効果も高めることができるということである。
では、どの程度のプランニングが「質の高いプランニング」なのだろうか。セラドール氏によると、PMBOK®ガイド以降では、プロジェクト中にプロジェクトマネジャーが実行する全プロセスのうち、48%をプランニングが占める可能性があるという。
日々の仕事を計画するのは、必要なものと必要でないもので構成されたToDoリストを作成するくらい簡単かもしれない。ユーザーフレンドリーなインターフェイスを備えたタイムトラッキングツールは役に立つ。しかし、複数のプロジェクトを計画する場合は ハイレベル・プロジェクト計画 は、さまざまな任務にわたる要件の可視性を向上させるだけでなく、各プロジェクトの目標と要件を確立するのにも役立つ。
優先順位を明確にし、仕事に費やす時間を大切にする
やらなければならないことのリストに圧倒されることもあるだろう。管理しやすくするためには、ToDoリストを小さな塊に分けるのがよい。優先順位を明確にすることで、重要度、緊急度、達成に必要な労力に応じてタスクを並べ替えることができる。
アイゼンハワー・マトリックスは、最も成功した時間管理手法である。
(開発アカデミーの調査による）
ToDoリストから重要な仕事と緊急な仕事を区別するには、アイゼンハワー・マトリックスを使うとよい。この一般的な時間管理テクニック（「緊急・重要マトリックス」または「アイゼンハワーの原則」とも呼ばれる）。この考え方（あるいはフレームワークとも言う）は、このアメリカ大統領の言葉に由来している：
「緊急な問題と重要な問題だ。緊急なことは重要ではなく、重要なことは決して緊急ではない"
全体として、仕事量と優先順位を整理する方法を示している。タイムトラッキングツールを使って効果的な時間管理戦略を実行したい場合に、とても役に立つ。すべてのタスク、特に最も困難なタスクの整理に集中し続けるのに役立つ。4つのカテゴリーに分かれている：
重要 そして 緊急 - これが最初にやるべき仕事である。
重要 しかし 緊急ではない - 後でやるようにスケジュールできるタスク
重要ではない しかし 緊急 - 可能であれば、これらの仕事を委任することもできる。
重要ではない そして 緊急ではない - このカテゴリのタスクはスキップできる
アイゼンハワーマトリックス、タイムトラッキングツールの素晴らしいところは、外出先でもペンと紙だけですぐに作成できることだ。 タスクの優先順位付け と課題を明確にする。このようなマトリクスがあれば、本当に注意を払う必要があるタスクを簡単に見つけることができ、最初に集中することができる。マトリックスはこんな感じ：
アイゼンハワー・マトリックスを使ったToDoリストの作成、タスクの優先順位付け、時間的制約のあるタスクの課題解決
一度に一つの仕事に集中する
マルチタスクを称賛する人がいる一方で、マルチタスクは良いことよりも悪いことの方が多いようだ。Entrepreneurに掲載されたマルチタスクの危険性に関する記事（"Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time"、2017年）によると、一度に複数のタスクをこなすのは非効率的で効率が悪い。人間の脳は1つのタスクから別のタスクに切り替える時間を必要とするため、あまりに多くのことをやろうとすると、実際には生産性が思うように上がらないタイムラグが生じる。だからこそ タイム・トラッキング・プロジェクト 管理機能は役に立つ。
その代わり、一度に1つの課題に集中し、それを完了させ、その後に別の課題に切り替えるようにしよう。こうすることで、特に仕事の合間に少なくとも数分の休息を取れば、切り替えがスムーズになり、脳が新しい仕事に取り組む準備を整えることができる。
タイムトラッキングは役に立つのか？
ポモドーロ・テクニックとタイム・トラッキングは、仕事に費やす時間を短縮するテクニックのひとつだ。ポモドーロ・テクニックとは、仕事を25分程度の短いセッションに分け、その間に休憩を入れるというものだ。1つの仕事に集中させることが容易になるため、生産性を高める方法として証明されている。さらに、疲れ果ててしまうこともなく、生産性を長時間維持することができる。
トマトを意味するイタリア語に由来するこの名前は、キッチンタイマーから着想を得た。今日では、この技法に特化した器具があり、作業に割くべき正確な25分をカウントすることができる。
中断の最小化とタイムトラッキング
PMIの90%によると、PMの仕事のほとんどはコミュニケーションである（"Art of communication in project management", 2010）。それは、プロジェクト・ドキュメンテーションの作成であるかもしれないし、プロジェクト・マネジメント・ツールを使うことかもしれない。 フリーワードpdfコンバータ または レポートの作成 あるいはタスク管理も使うls.
ポモドーロ・テクニックを使うとしよう。ポモドーロ・テクニックを効果的に使うには、気が散る可能性のあるものをすべて排除し、25分間、タスクに深く集中できるようにする必要がある。
仕事を中断している間に、メールや電話、同僚やチャットでの会話が邪魔になることがある。たまに受信トレイをチェックしたり、オフィスの世間話に参加したり、チームとチャットで遊んだりしたくなるかもしれない。しかし実際は、それでは生産性が落ちてしまう。タイムトラッキングが役に立つ。
その代わりにできることがある：
重要なメールを見逃すのが心配なら、受信トレイをチェックする専用の時間を設定する。それ以外の時間は、決められた仕事に専念する。
ヘッドホンを使用する際は、チームメイトに邪魔をしないよう伝えてください。同時に、集中力を高める音楽を聴いてもよい（ホワイトノイズでもよい）。
通知をスヌーズし、スマホを目につかないところに置く。
気が散ることは、私たちを仕事から遠ざける。それらを最小限に抑えれば、タスクを完了することに集中しやすくなり、請求可能な時間がより効果的になることがわかるだろう。
期限を短く設定し、タスク管理に気を配る
時間があればあるほど、その時間を使って物事を早く終わらせるのではなく、先延ばしにしてしまう可能性が高くなると感じたことはないだろうか。この仕事を先延ばしにする傾向は、経済学者の社会環境では「パーキンソンの法則」と呼ばれ、1955年のエコノミストの記事で初めて説明された。
パーキンソンは、「仕事は、その完成のために利用可能な時間を埋めるように拡大する」と述べている。したがって、ある仕事を終わらせるために実際に必要な時間よりも多くの時間があれば、それ以上早く終わらせることはできないだろう。
そのためにできることは、自分で締め切りを短く設定することだ。それでも無理に早く終わらせようとするのであれば、チームの誰かに自分の仕事をある日付にレビューしてもらい、結果を示すために仕事をしなければならないようにするのだ。
任せることと時間の使い方を学ぶ
人は一人では生きていけない。あなたの組織には、あなたが苦労していたり、単に時間がなかったりする仕事を提供するのを手伝ってくれるスキルや時間を持った人がいる可能性がある。
アイゼンハワーマトリックスを完成させながらすでにお分かりのように、実際には、委任できる仕事を見つけることをお勧めする。そうすれば、より重要で緊急な仕事に集中でき、請求可能な時間をより効果的に気にすることができる。
特定のタスクに必要なスキルを持つ、利用可能なチームメンバーを見つけるには リソース管理ツール やタイムトラッキングツールを使うことができます。例えばTeamdeckでは、全従業員を役割で素早くフィルタリングし、シンプルなカレンダービューで予約や空き状況を見ることができます。
仕事を任せることで、従業員の意見を重視していることを実際に示すことができる。部下に決定権を与え、必要であれば自分が監督する程度にとどめる。そうすれば、自分の負担が減るだけでなく、部下もプロとして成長することができる。
チームメンバー間でタスクを分担する以外に、例えばリサーチなど、タスクの一部をアウトソーシングすることも推奨される。 研究論文サービス他の重要な活動により多くの時間を割くためである。
ノー」と言うことを学び、時間とプロジェクトを管理する
決められた時間内に終わらせることができる仕事の量について、自分の限界を知ることは、約束したことを果たすだけでなく、仕事によるストレスや、やがて燃え尽き症候群に陥ることを避けるためにも非常に重要です。また、仕事上のストレスや、やがて燃え尽き症候群になるのを防ぐのにも役立つ。 コースタイム も重要だ。
上司やマネージャー、あるいはボスにノーと言うのは気が引けるかもしれないが、丁寧に、かつアサーティブにノーと言う方法がある：
理由を説明する - 今やっている他の重要な仕事と、新しい仕事を引き受けることがそれらにどう影響するかを説明する。
上司に優先順位をつけさせる - すでに多くの仕事を抱えていて、上司から別の仕事を頼まれた場合は、優先順位のリストを上司に提示する。頼まれた仕事の優先順位が高いかどうかは、上司に判断してもらいましょう。
嘘はつかないこと-偽りの言い訳は依頼に対処する良い方法ではない。今できない理由を率直に話しましょう。
タスクの延期が可能かどうか尋ねてみる - タスクの納品を依頼された最初の期日が、明確な期日でないことはよくあることだ。新しい仕事を後回しにできるのであれば、それを引き受けることが可能であることを伝えましょう。
仕事を拒否している人間だと思われたくないので、これ以上仕事を引き受けられない理由を示したり、期限について交渉したりすることで、新しい仕事の数を減らすことができるかもしれない。
一日のまとめと時間の記録
毎日の仕事のまとめをつけることで、うまくいったところ、やり残したところを発見するのに役立つ。時間を記録することも重要だ。
一日の終わりに、リストを見て、完了したタスクをチェックする。自分が何をやり遂げたかを確認することは、翌日へのモチベーションを高める素晴らしい方法です。
リストにまだ未解決のタスクがある場合は、なぜそれが終わっていないのかを自問し、解決策を見つけよう。もしかしたら、タスクの範囲が広すぎて、小さな課題に分けた方が仕事をうまく整理できるかもしれない。
適切な計画ツールで時間管理戦略をバックアップする
自分やチームメンバーが完了しなければならないタスクに素早くアクセスできるツールを使えば、仕事の計画を立てたり、タイムトラッキングソフトウェアを使ったりするのが簡単になります。プロジェクトのスケジュールと 従業員時間追跡ソフトウェア また、自分のパフォーマンスを把握しやすくなる。
複数のプロジェクトにまたがるタスク管理にはJiraを使っています。すべてのタスクにサブタスクを作成し、担当者に割り当て、実行すべきタスク、進行中のタスク、レビュー中のタスク、完了したタスクで構成されるワークフローで追跡することができます。
一方、チームデッキは 資源管理ソフトウェア または プロジェクト・プランニング・ツール - もしよろしければ（私たちが開発した ソフトハウスまた、当初は私たち自身の目的でもあった）。従業員の日々のスケジュール、タイムシート、全体的なパフォーマンスを記録するために自分たち自身を使用しています。 カスタマイズ可能なレポート (例：予約とタイムシートの比較）。
タイムシート チームデッキ - その 資源計画 およびプロジェクト時間管理ツール
まとめ - 時間管理戦略はもう終わり？
それにもかかわらず、あなたは マーケティング・プロジェクト・マネジメント または プロジェクト・リソース管理このような時間管理やタイムトラッキングのような戦略を使うことで、一日の仕事をよりよく整理し、より多くの仕事をこなすことができるようになる。たった数日で、あなたは気づくだろう：
生産性の向上
その方が、与えられた仕事をこなすのが楽になる。
突然、時間が増えたように感じる。
仕事上のストレスが大幅に減少した
また、これらの戦術はあなたにも有効かもしれないが、あなたが運営するプロジェクトチーム全体に取り入れて、彼らの生産性を高めることもできる。さらに詳しく知りたいなら従業員時間管理アプリ - 私たちの記事を読んでください。
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