会社を経営するのは簡単なことではありませんし、経営者や管理職なら誰もがそのことを証言するでしょう。しかし幸運なことに、あらゆるプロジェクトやプロセスを簡素化できるツールが登場している。ワークフロー管理システムやツールの利用は、今日の経済情勢では譲れない。この記事は、ワークフローを改善し、生産性を向上させたいと考えているすべてのマネージャーのためのものである。 

この記事から得られるもの

ワークフロー管理は、ビジネスの成功に欠かせない分かりやすい概念です。この記事では、ワークフロー・マネジメントの概要と、それを容易に実現する関連システムやソフトウェアについてご紹介します。

最近では、ビジネスを管理するために多くのツールから選ぶことができる。業界や業種を問わず、誰にでも使えるものがある。

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なぜワークフローなのか？

ワークフロー（および将来のワークフローソフトウェアとワークフロー管理ツール）の歴史は、20世紀にまで遡る。そしてそのルーツは、いつものように、解決策を見つけることに関係している。製造業に現在存在する問題をどのように解決するかという解決策である。

フレデリック・テイラーやヘンリー・ガントといった先駆者たちは、仕事を効率的に管理する方法を研究する中で、ワークフローを視覚化したり、タイムラインを作成してマイルストーン、スケジュール、依存関係をレイアウトするために、グラフィカルなスキーマを使用してきた。

ヘンリー・ガントが後に採用したのは、ハーモノグラムと呼ばれるポーランド版横棒グラフでした。ポーランドのエンジニア、カロル・アダミエツキによって発明され、ヘンリー・ガントによって今日ガント・チャートと呼ばれるものに変えられた。

歴史的背景を簡単に説明すると、ワークフローとは、望ましい結果をもたらすために、構造化され、事前に定義された一連のタスクの視覚的な図である。ワークフローは、ステップ、リソース、責任、依存関係とルール、人、およびステップを達成するために必要なスキルで構成され、これらはどのようにそれ自体に依存している。ワークフローは、開始点と終了点、移動の順序、意思決定ポイント、期待される結果、代替ステップの可能性などを概説します。

プロジェクト・ワークフロー管理の役割とは？

この章では、このテーマをよく理解することに焦点を当てたい。なぜか？もしあなたが何らかのインスピレーションや解決策、あるいはワークフロー管理システムを探しているのであれば、関係のないことに時間を取られないようにするために、問題の全容を（たとえ概略であっても）把握しておく方が良い。

ワークフローとマネジメントがそれぞれ何を意味するかは、誰でも想像がつく。ややこしくならないように、ここではマネジメントの定義を避け、2番目の用語に目を向けよう。ワークフローとは、ある目標を達成するために必要なステップのことである。プロジェクトマネジメントの用語を使えば、タスクを完了させるためのステップということになる。別の言い方もできる。ワークフロー：

始まりと終わりの間の空間であり、ステップ、プロセス、そしてそれらに関わる人々で構成される。

本題の用語に入る前に、もうひとつコメントする必要がある。少し内訳を説明する必要がある。テクノロジーの戦略的活用とテクノロジー・マネジメントの問題を専門とする分析・調査会社であるガートナー社は、ワークフロー・マネジメントの二重の意味に注目している。

1つ目は、外部プロセスと内部プロセスの統合である。「異なるベンダーのものも含め、アプリケーションにまたがるビジネスプロセスの定義を可能にするワークフローアプローチ」である。これは通常、標準ベースの商用ワークフロー開発環境を必要とする。

もうひとつは、自動化されたイベントやプロセスである。自動化されたタスク（社員配置のプロセスやウェブサイト制作のプロセスなど、プロジェクトの実施）を実行できるようにするワークフロー・アプローチである。

もう1つは、この記事の範囲内である。ワークフロー管理とは、米国のSAPインテグレーターであるSignavio社が提案しているのと同じ意味である：

ワークフロー管理とは、組織が行う仕事を構成するタスクの調整である。ワークフロー」とは、より大きなタスクの一部である一連のタスクを意味し、「ビジネスプロセス」と同義語であることもある。

ワークフロー管理について理解すべき最も重要な要素は、あなたの仕事を可能な限り簡単で苦痛のないものにすることである。ワークフロー管理に費やした時間は、生産性の向上とそれに伴う利益によって、10倍になって返ってくるはずです。SAP Signavioの2回目の調査によると：

ワークフローの目的は、何らかの結果を達成することであり、ワークフロー管理の目的は、何らかの目標に従ってより良い結果を達成することである。

より良い結果を出す」ことに焦点を当てれば、まず思い浮かぶのは「最適化」、正直に言えば「継続的な最適化」である。一般的に言えば、ワークフロー管理の役割は最適化を支援することであり、私たちが好むように、ワークフロー管理は最適化と同一視されるべきである。何の最適化か？生産性を向上させ、課題を削減するために、タスクの完了を最適化し、それらをシステムに自動化することである。

私たちにとって、そして競合他社であるThe Monday.comにとって偶然ではないかもしれないが、プロジェクト・ワークフロー管理とはそういうものである：

プロジェクトマネジメント・ワークフローとは、特定のプロジェクトを完了するために必要なタスクやアクティビティを綿密に計画した一連の流れのことである。

ワークフロー管理とは、様々なタスクを整理し、文書化し、完了させるビジネスプロセスを指す。この管理には、スケジューリング技術を含む戦略や技術、そしてもちろんワークフロー管理システム（ソフトウェア）を使用することができる。また、単純に、計画を立案し、望ましい結果を達成するために必要なステップを定義することで、仕事のプロセスを最適化することもできる。

例えば、ある成果を達成するためにいくつもの異なるステップや小さなタスクが必要な場合、それぞれのステップやタスクが異なる従業員や不十分なスキルを持つ従業員に割り当てられてしまうことがある。コミュニケーションが必要なだけ明確でない場合、これは容易に混乱を招く。ですから、当然のことですが優れたワークフロー管理 各プロセスを合理化し、異なる部門や個人が明確にコミュニケーションできるようにすることで、ビジネスがより効率的になります。

プロジェクト・ワークフロー管理 vs プロジェクト管理

あまり深い紹介を避けるために、最も一般的なプロジェクトマネジメントの定義をそのまま使ってみよう。Association for Project Management's Body of Knowledge（プロジェクトマネジメント協会の知識体系）第7版を言い換えれば、プロジェクトマネジメントとは、要件と前提条件に従って、時間と予算内でプロジェクトを完了させるためにスキルと知識を適用することである。一方、ワークフローマネジメントとは、A点とB点の間のタスクを最適化することである。

ワークフロー自動化ソフトウェアのプロバイダーであるニンテックス社が提案する：

プロジェクト・マネジメントが計画、監督、指示するタスクを扱うのに対し、ワークフローはそれらのタスクをつなげることを扱う。そして、プロジェクトマネジメントが全体像を見るのに対して、ワークフローは全体像をステージからステージへとスムーズに移動させる。

プロジェクト・マネジメントのアプローチが計画を立てることであるのに対し、ワークフォース・マネジメントはつなぐことである。しかし、両者の間にどんな関係があるのかという問いに答えるとなると、答えは簡単なようだ。プロジェクトマネジメント・プロセス（PMの好みで言えば、プロジェクトマネジメント・ライフサイクル）のフェーズを見てみよう。

それぞれの列を見てみよう。タスクとプロセスで構成されているものが見えますか？それらの間にどのような関係があるのか、もっと言葉で説明する必要があるだろうか？

ご存知のように、各カラムには、前に進むために行わなければならないタスクが含まれている。プロジェクトのワークフロー管理は、プロセスステップを実行するために完了しなければならない、特定の順序付けられたタスクのセットを指します。ワークフローとして適格であるためには、プロセスの各ステップは、前のステップの完了を条件としなければならない。

プロジェクト管理ワークフローシステムに求められるもの 

ワークフロー管理の最も初期のツールはペンと紙だったが、最近では、プロセスをより簡単かつ効率的にするさまざまなソフトウェア・アプリケーションがあるのは幸運なことだ。様々なタスクの自動化は、ワークフロー管理システム（WfMSまたはWMS）によって可能となり、大きな時間節約となる。

ワークフロー管理システムによく含まれる基本的な要素には、以下のようなものがある：

これは網羅的なリストではありませんが、ワークフロー管理システムやソフトウェアがどのようなものかを知ることができます。

プロジェクト管理ワークフローの種類

ワークフロー管理システムおよびツールとは、以下のようなテクノロジーの使用を指す。 プロセスのステップを自動化し、調整する。 これらのシステムやツールは、理想的には 幅広いワークフローに対応というのも、彼らの意図する機能は、どのようなデータが提供されたとしても、それをもとに機能する基本的な枠組みを提供することだからだ。

どのタイプのワークフロー管理システムを選択するかは、いつものように、あなたのビジネスのニーズとあなたの会社で発生するプロジェクトに依存します。市場では、ワークフロー管理システムによって構築される可能性のあるワークフローの3つのタイプを提供しています。

ワークフロー管理ソフトウェアに不可欠な5つの機能

  1. 直感的でコード不要

WFMSのポイントは、あなたの生活を複雑にするのではなく、シンプルにすることです。ビジネス・オーナーやマネージャーとして、あなたは分かりやすく表示された情報を使って仕事をしたいと考えています。これは、非常に詳細なデータが不要になったという意味ではなく、選択したソフトウェアが複雑な情報をバックグラウンドで処理できるという意味です。

  1. 適応性、柔軟性、カスタマイズ性

企業は多くの層からなる複雑な存在である。あなたが選ぶソフトウェアは、柔軟で調整が容易であるべきだ。例えば、異なる担当者ごとにデータ・アクセスを指定できるようなものだ。

  1. さまざまな視覚化ツールを提供

ワークフロー管理ソフトウェアには、フローチャート、円グラフ、グラフ、フォームなど、一連のタスクや一連のデータを図示するためのさまざまなオプションが用意されているはずだ。

  1. 他のツールとの統合

ワークフローはビジネスの一部ではありますが、それだけで完結するものではありません。ワークフローに必要な情報は、社内のさまざまな部分からもたらされるため、コンテンツ管理システムとの連携が不可欠です。

  1. レポート機能

特定のワークフローをビジュアル化することは、それを実行するのに役立ちますが、ビジネスを運営する上で重要なのは、さまざまなプロセスがどの程度機能したかを評価することです。ワークフロー管理システムは、ワークフローの効率について明確なフィードバックを与えることができる必要があります。

プロジェクト・ワークフロー管理システムは専門家とプロジェクト・マネジャーによって使用される

優れたWfMSが何を提供すべきかがお分かりいただけたと思うので、次は、現在提供されているソフトウェアの中から最適なものをいくつかご紹介しよう。

チームデッキ – リソース管理ソフトウェア タスクスケジューリングとパフォーマンストラッキング機能付き

"代理店やソフトウェア会社向けの、従業員に焦点を当てた完全なリソース管理ソリューション"

Teamdeck.ioはプロジェクトのスケジュールとワークフローを管理するツールです。

価格だ： $0.9（ライトメンバー）/月、$3.6（チームメンバー）/月

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ハイブ・ドット・コム – プロジェクト管理プラットフォーム

"ユーザーによるユーザーのために構築された最初のプロジェクト管理プラットフォーム"

Hiveは複数のプロジェクトの追跡に役立つ

価格だ： Hive Solo - 個人および小規模チーム向け、無料。

Hive Team - 1ユーザーあたり月額$12（年間課金の場合）、または月額$16（複数のプロジェクトやプログラムを運営するHive Teamが作業を効率化するための月額課金の場合）。

長所だ：

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プルーフハブ・ドット・コム – プロジェクト計画ソフトウェア

"チームが必要とするすべてのツールをひとつ屋根の下で最大限に活用する"

Proofhubの機能により、プロジェクトの計画、コラボレーション、組織化、納品が簡単になります。

価格だ： (標準) 月額$45 / 年額課金 無制限プロジェクト / 5ユーザー / 10GBストレージ

長所だ：

短所だ：

クリエイティブ vs トラディショナル - プロジェクト・ワークフロー管理アプローチの違い

ワークフローまたはビジネスプロセスとは、特定の結果を得るために必要な一連の作業のことである。ワークフローには大きく分けて逐次型と並列型の2種類がある。前者は、タスクが直線的なプロセスで配置される厳密な順序を伴う。後者は、タスクが異なる人によって同時に実行されることを意味する。

どのようなタイプであれ、ワークフローは通常、より大規模で複雑なビジネスプロセスを構成する、より大きなワークフローの一部である。ワークフローのタイプを組み合わせることも可能である。

長年にわたり、企業がワークフローを開発、管理、標準化し続けてきた結果、一部のワークフローはあまりにも硬直化し、変化に抵抗するようになった。イノベーションとリスクテイクのためのスペースが必ずしも残されていないのだ。より創造性、柔軟性、回復力を浸透させるための努力がなされてきた。

一定の進展は見られるものの、すべての企業や労働者がこうした変化に賛同しているわけではないようだ。米国を拠点とするプロジェクトマネジメントの非営利専門組織、プロジェクトマネジメント協会（PMI）が実施した「第10回グローバル・プロジェクトマネジメント調査」によると、戦略的なクリエイティブ・プロジェクトのワークフロー管理の重要性を十分に理解している組織は、全体のわずか58%に過ぎないことがわかった。

私たちは、ワークフロー管理への創造的なアプローチには明確な利点があると主張する。成功志向の企業や団体が見て見ぬふりをすることのできない、クリエイティブなプロジェクト・ワークフロー管理のメリットトップ10を紹介する。

従来のプロジェクト・ワークフロー管理の限界

ワークフローは、組織やプロジェクトの管理を容易にするために考案されたものであるが（実際そうである）、従来の方法はある種の限界に直面するようになり、より創造的な管理アプローチが必要となっている。ワークフローの開発と管理プロセスを調整しなければ、企業は革新と創造的思考を招き入れるにはあまりに硬直的なビジネスプロセスに凝り固まってしまう危険性がある。これらの限界を簡単に見てみよう。

遅いプロセス

従来の方法は、分岐を許さないため、かなり時間がかかる。シーケンシャルなワークフローに変更を加えることは、異なるタスク間のフローや因果関係を台無しにしてしまうので難しい。

顧客からのインプットのためのスペースがほとんどない

製品開発は、顧客の意見から情報を得ていないか、あるいは十分に情報を得ていない。最終的な製品やサービスが需要を満たせなくなるため、プロセス全体が希薄化する可能性がある。開発プロセスが終わった後、製品やサービスを改良したりアップグレードしたりするのは、負担が大きく、時間もコストもかかる。

インセンティブの欠如

すべてのステップやタスクがあらかじめ決められているようでは、従業員が革新的な解決策や新しいやり方を思いつくインセンティブはほとんどない。また、企業は完全にリスクを回避するようになり、時代の先端を行くことでライバルと競争する能力にとって良い兆候とはならない。

硬すぎる

ワークフロー管理の過程で、調整、改善、型破りな解決策、あるいは迅速な修正さえも許さないほど、プロセスは硬直化している。型にはまったことや会社のやり方に反することは、不始末や悪い習慣と解釈される可能性があるため、人々は既成概念にとらわれない考え方をしたがらない。

調整不足

従来のワークフロー管理は、調整不足に悩まされてきた。並行ワークフロー管理であっても、補完性を確保するためにある程度の調整を前提とすると、他のタスクやワークフローとの連携が不十分なまま、各ビジネスプロセスが独自の生活を送ることになる。これはデータも縦割りにするリスクをもたらし、全体的な生産性に影響する。

クリエイティブ・プロジェクト・ワークフロー管理の利点

では、ワークフローマネジメントを構築することで、上記の課題にどのように対処できるのでしょうか。ワークフロー・マネジメントを構築することで、あらゆる企業や団体が期待できる具体的なメリットとは何だろうか。それでは、クリエイティブ・プロジェクトのワークフロー構築・管理によって企業が期待できるメリットトップ10を確認していこう。

チームワーク

創造的なプロジェクトのワークフローは、企業や組織におけるチームワークの強化に拍車をかける。ワークフローは、同僚と議論し、改良を加えることで、人々が型にはまらないアイデアを持ち出す場を創出する。こうして、ワークフローを開発し、遵守することで、より大きな成果と効率性をもたらすという、共有のオーナーシップと責任感が生まれるのだ。

コーディネーション

以上のことから、創造的なプロジェクトのワークフロー管理は、異なる部門や個人間の緊密な連携を刺激する。このプロセスは、会社全体の目標達成に貢献しながら、ミスのマージンを最小限に抑えます。

また、より良い調整は、様々なユニットや部署で考え抜かれたイニシアチブをサポートするために、会社のリーダーシップのより大きな賛同を呼び起こす。

経営改善

創造的なプロジェクト・ワークフロー管理は、管理手法の改善の結果であり、原因でもある。世界の一流企業が成功しているのは、創造的で型破りなアプローチを育てることができるからである。 プロジェクト計画 とマネジメント。その一例が、世界で最も有名なハイテク企業のひとつであるグーグルである。 目標と主な結果 (OKR）。

数年前、グーグルは社員に対し、会社全体の目標と連動した野心的な目標を設定するよう奨励した。長期的で野心的な目標の下で、彼らは具体的で測定可能な主要成果を設定し、年ごとに見直した。すべてのOKRは社内で共有され、個々の業務計画が会社全体の目標を達成するためにどのように貢献し合っているかが社員にわかるようになっていた。グーグルが達成できた結果は、それを物語っている。現在、多くの企業がこの経験から学び、同様のアプローチを採用している。

敏捷性

創造的なプロジェクト・ワークフロー管理は、事業体をより俊敏にする。業界をリードする企業は、ウォーターフォール手法のような古典的なプロジェクト管理ツールから、革新的なアジャイル管理アプローチへと移行している。これにより、ビジネス・プロセスをより小さな単位に分解し、各段階で達成された結果から得られる漸進的な進歩と改善を追求することができる。

クリエイティブ・プロジェクトのワークフロー管理は、ワークフロー開発と管理サイクルの過程で発生する変化や発展への対応と適応能力を強化することで、事業体をより機敏にする。
一日の終わりに、アジャイル企業は顧客により良い価値を提供し、競争力を維持し、より良い結果を生み出す。

持続可能性と生産性

クリエイティブなプロジェクト・ワークフロー管理は、持続可能性と生産性向上の先駆けでもある。社員が、企業が時代の先端を走り続けるためのソートリーダーになるための様々なインセンティブを生み出す。それだけでなく、継続的な改善、漸進的な変化、アジャイル経営の実践にすべての人が本質的に関心を持つようになるため、企業とそのスタッフの生産性が向上する。

生産性と効率の向上は、企業、起業家、フリーライター、大学生を問わず、誰もが関心を持っていることです。大学の課題に関しては、学生はエッセイライティングサービスを慎重に検討し、自分の大学の要件に最も合うものを選ぶ必要があります。そのため、彼らはしばしば トラストマイペーパー は、高品質のコンテンツとプロフェッショナルなライティングサービスをリーズナブルな価格で提供しています。そのため、彼らは大学の要求に従って学術論文を完成させることができます。

より良い学習と知識の共有

このようなプロジェクト・ワークフロー管理は、企業における学習環境を育む。人々が報復を恐れずに挑戦し、失敗するためのスペースが生まれるのだ。アイルランドの有名な劇作家、サミュエル・ベケットが言うように、私たちは皆、"再挑戦、再失敗、より良い失敗 "が必要なのだ。合理的なリスクテイクとイニシアチブを助長する職場環境を育成することで、企業や組織は、反復プロセスとしての継続的な改善と学習を保証する。

労働条件や環境が整えば、人はサイロで働くことをやめる。縦割りは、成功した企業であれば何としても避けたい企業の病である。ナレッジの共有は、経験的なデータや評価を将来のために最大限に活用する道を開く。 ハイレベル・プランニング そして経営手法。

コミュニケーションの強化

従業員が創造的な解決策を提案する場を与えられることで、ワークフロー管理は、異なるユニットや部門間のより良い、よりタイムリーで定期的なコミュニケーションを促進し始める。多くの場合、コミュニケーション不足は製品やサービスの開発に大きな支障をきたし、それを元に戻すことは困難である。

また、社外の利害関係者や顧客との社外的あるいは戦略的なコミュニケーションも改善される。こうしたコミュニケーションは、企業の製品やサービスと彼らのニーズとの関連性を確保するために極めて重要である。

イノベーション

技術革新は、急速に変化する今日のテクノロジー主導の世界における成功の原動力である。企業に必要な優位性を与える定期的な更新、革新、調整なしに競争力を維持することは、可能であれば難しい。クリエイティブなプロジェクト・ワークフロー管理は、全体的な成功に不可欠なイノベーション志向の精神を育みます。

既成概念にとらわれずに考えることで、人は自分自身や雇用主を、居心地の良い場所から動かすことができる。それは時に、未知の領域に足を踏み入れることを意味し、企業が自社の製品やサービスを際立たせたいのであれば重要なことである。

競争優位性

創造性は進歩と技術進歩の主な原動力である。人々の想像力を活用できる企業は、型にはまらない、非伝統的な考え方から利益を得ることができる。ワークフロー・マネジメントに "いつも通り "のアプローチをとることは、顧客が非日常を味わえるような、特別な気分にさせられるような商品やサービスを提供することにはつながらない。

パフォーマンスの向上

最後になるが、創造性は業績の向上に直結する。すべてが標準化され、ただ命令に従うことが求められる企業で働く場合、マネジャーは従業員が個人の卓越性を追求することを期待できない。企業は従業員から多くのサンドバッグを受け取ることになる。つまり、期待以上の結果を得るために、個人の強みやコア・スキルに対する期待を低下させるという習慣だ。

対照的に、創造的なプロジェクト・ワークフロー・マネジメントは、人々が自分の体重を超え、設定された要件を超え、パフォーマンスを向上させることで会社の利益と業績に付加価値を与えるように仕向ける。

最終的な感想

クリエイティブ・プロジェクトのワークフロー管理には、成功する企業なら誰もが望む多くのメリットがある。それは、従来のワークフロー管理に内在していた限界に対処するものである。従来のワークフロー管理は、世界市場の目まぐるしく変化する需要に対応するには、あまりに硬直的で孤立したものとなっていた。このような限界は、企業や組織が目標を達成するために、継続的で、不安定で、予測不可能な状況下で変化を使いこなす能力に関しても邪魔になる。

対照的に、クリエイティブ・プロジェクトのワークフロー管理は、ワークフロー開発と実行への協調的で共有されたアプローチを構築するためのスペースを確保し、より良い製品とより大きな利益をもたらします。また、急速に変化する需要、変化する顧客行動、移り変わる優先順位を背景に、先駆者、革新者、業界リーダーとして際立った存在となる可能性も高まります。

卓越性と究極の成功を目指す企業は、古いやり方に凝り固まっている余裕はない。自社の製品やサービスで金字塔を打ち立てるには、社員の想像力と創造力に勝るものはないことを知っているからだ。

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