リソース配分 - プロジェクトマネージャーとリソースマネージャーのためのガイド

リソースアロケーションは、複数のプロジェクトに対して、利用可能な最適な資産を選択し、作業全体を通して管理することで、従業員の過不足を回避するのに役立つ。しかし、悲しいかな、すべてのプロジェクトマネジャーがリソースアロケーションを活用しているわけではない。 

この記事のおかげで何が得られるだろう：

• どのように 資源管理ソフトウェア 資源配分の障害を解決
• プロジェクトマネジメントにおける資源配分
• 資源配分、資源スケジューリング、資源管理の違い
• よくある資源配分の障害
• 組織における効率的な資源配分の実施方法

PMIの調査（"Pulse of the Profession"）によると、リソースの見積もりと割り当てにリソース・マネジメントを常に使用している企業は26%、頻繁に使用している企業は36%に過ぎない。 同時に、当初予算を達成しているプロジェクトは60%に満たず、予定通りに完了しているプロジェクトは50%に満たない、と同調査は述べている。

プロジェクト管理プロセスにおける資源配分の機能

プロジェクトマネジメントとそのプロセスにおける資源配分

プロジェクトマネジメントとは何かを紹介しようとするプロジェクトマネジャーの多くは、プロジェクトマネジメント協会（PMI）の定義を使っている。最後の1つによると、プロジェクトマネジメントとは、人々に役立つ何かを提供するために必要なものは何でも使うこと、つまり彼らが言うように「人々に価値を提供する」ことである。 

より正確には、APMは、プロジェクトマネジメントとは「人々に価値を提供する」ために、何らかの能力、能力、才能、専門知識、道具、機械、器具、ソフトウェア、方法、技術、プロセスを用いることだと考えている。 

人々にとっての価値」というフレーズは、プロジェクトマネジメントの成果があらゆるものになりうると私たちを刺激する。家、アプリ、公園、あるいは十字軍、LGPT、宗教などの社会運動。何人かの個人にとって有益なものであれば何でもいいのだ。

以上のようなコメントが、私たち、つまりビジネスに組み込まれた人々が、プロジェクトマネジメント協会（APM）が提唱する定義を用いる理由である。提案されているプロジェクトマネジメントの理解には、単なるマネジメントとプロジェクトマネジメントを分けるのに役立つ基準が含まれている。見てみよう：

プロジェクトマネジメントとは、合意されたパラメータの範囲内で、プロジェクトの受け入れ基準に従って特定のプロジェクト目標を達成するために、プロセス、方法、スキル、知識、経験を適用することである。プロジェクトマネジメントには、有限のタイムスケールと予算に制約された最終成果物がある。

APMとPMIの定義を比較すると、近いものがある。どちらも物事を実行し、知識、経験、手法などを駆使して物事を成し遂げるというものだ。 しかし、プロジェクトマネジメントの最後の特徴だけが、ビジネスライクである。 

時間、予算、そして「プロジェクトの受け入れ基準」は、本当のプロジェクトマネジメントの側面である。私たちが知っているのは、ビジネス関係の世界では、どんなプロジェクトにも目的があるということだけだ。そして、どのようなものでも、決められた時期に、決められた予算内で、決められた主体（顧客であれ、あなたの会社の役員であれ）の承認を得なければならない。

そしてここに、マネジメントとプロジェクト・マネジメントの大きな違いがある。マネジメントは、継続的なプロセスである。プロジェクト・マネジメントは、最終的な結果が有限の時間と予算の中で提供される。 

この違いは、プロジェクトマネジメントが単なるプロセスではなく、構造化されたプロセスであるという帰結をもたらす。これはプロジェクトマネジメントのライフサイクルと呼ばれ、通常5つのフェーズで構成される。 

• イニシエーションと構想
• プロジェクト計画
• 立ち上げと実行（リソース計画とリソース配分を含む）
• 監視と管理
• プロジェクト終了

資源配分システム市場における競合であるガンティック社のように、資源配分と資源配分システム市場における競合であるガンティック社のように、資源配分と資源配分システム市場における競合である。 資源計画 (リソースマネジメントは、プロジェクトマネジメントのライフサイクルプロセスの一側面である。プロジェクトマネジメントのライフサイクルプロセスの中で、計画立案、リソース（従業員）の組織化、生産性の測定を行う。 

資源配分 - プロジェクト管理プロセスの最も難しい部分

これで、プロジェクトマネジメントのライフサイクルの中で、リソースマネジメントがどこにあるのかがわかった。リソースマネジメントを理解する時が来た。なぜか？リソースアロケーションはリソースマネジメントの一部であり、リソースマネジメントは、すでにご存知のように、プロジェクトマネジメントのプロセスの一部だからです。

APM Body of Knowledge（APM知識体系）のおかげで、私たちはリソースが非常に広く理解されていることを知っている。お金、道具、機械、技術、そして最も重要なものは、人とそのスキルである。リソースとは、タスクやプロジェクトを完了させるために要求されるすべてのものを意味する。

では、資源配分と資源管理（資源計画）にはどのような関係があるのだろうか。APMの定義を見てみよう。彼らにとってリソースマネジメントとは 

(プロジェクトに必要な資源（...）を獲得し、配分し、管理すること。リソース・マネジメントは、社内外のリソースが予算内で期限内に効果的に使用されることを保証する。

このように、プロジェクトマネジメントの定義と同じように、時間と予算はこのプロセスにおいて重要な要素である。また、「受け入れ基準」も除外すべきではない。 

とはいえ、リソース管理とは、受け入れ基準を満たし、プロジェクトを完了させるために、リソースを計画し、選択し、スケジューリングし、配分するプロセスとして理解される。

リソースマネジメントとリソースアロケーションの要素は、利用可能で十分なリソースを特定し、適切なタイミングで適切なタスクとマッチングさせることである。そして、リソースマネジャーやプロジェクトマネジャーの機能は、仕事を提供するために、関連するスキルや経験を持つ従業員（いわゆる、リソース）を特定し（計画の一部）、特定のリソースがいつ必要になるかを決定することである（リソース配分またはリソーススケジューリングによって）。

この記事を読めば、経験の浅い人も、難しいことではないはずだと思わざるを得ないだろう。そこでこの章の最後に、ウェリントン社から送られてくる年次報告書を使うことにする。

プロジェクトマネジメントにおける資源配分の非常に深刻で多様なイメージ

プロジェクトマネジメントにおける資源配分の意味についてお話しする前に、この記事で最も重要な用語の一つである「資源」について理解することから始めましょう。この段落のおかげで、以下の段落で述べられている資源配分のいくつかの定義の違いをよりよく感じることができるでしょう。

ご想像の通り、資源は物質的なものから非物質的なものまで、全く異なるものである。資源配分の文脈でも同様だが、「資源」が何を意味するかは、使用されている業界によって異なる。

• 予算
• 設備と工具
• ソフトウェア
• 施設（ワークスペース、オフィスなど）
• 資材（ガス、燃料、机、車など）
• 従業員 チームメンバーとそのスキル - プロジェクトマネジメントのリソースはこちら

資源配分 - 意味の比較と提案

この章では、競合他社を含む多くのブランドを紹介する。 Brittanica Dictionaryの定義と意味、そしてWrike、Resource Guru、TeamGanttといった競合他社の定義と意味を比較します。より一般的な意味から、より正確でプロジェクトマネジメント活動に関連した意味まで。

ケンブリッジ辞典によれば、資源配分とは次のようなものである。

組織の各部門間で資金や技能などを分配するプロセス。

ブリタニカ辞典は、この用語の経済的背景を示唆している。資源配分とは

生産的資産を異なる用途に配分すること。(ブリタニカ辞典）

しかし、プロジェクト管理業界の一員として、私たちはこの部門に関連する意味に焦点を当てることにする。そこで、我々の競合であり、プロジェクト管理ソフトウェア・プロバイダーとして有名なFloatが、そのブログ記事の中で次のように伝えている。リソース・アロケーションとは、チームのタスク、プロジェクト、戦略的目標を支援するために、アセットを任命し、処理するプロセスである。

しかし、より正確な読み方を続ける場合、フロートは資源配分の2つの側面を強調する。第一はマッチングである。アロケーションとは、従業員やチームメンバーの能力、経験を適切なプロジェクトやタスクにマッチングさせることを意味する。そして、（適切な）マッチングは、資源配分の理解における2つの重要な要素のうちの1つである。 

そして第二に、各チームメンバー、プロジェクトに参加する各従業員が、パイプラインにあるすべての任務とタスクを遂行できるようにすることだ。

Saviomの観点からは、リソース管理プロセスにおいてプロジェクトマネージャーを支援することを目的とした別のソフトウェアである：

資源割当は、資源スケジューリングとも呼ばれ、特定の期間の資源を認識し、さまざまな活動に割り当てる。

これらの活動は、他の場所でも書かれているように、プロジェクトに関連することもあれば、そうでないこともある。管理、サポート、運営などである。ここでサビオムは、リソース割り当てプロセスの最初の重要な要素として、認識に注意を喚起する。2番目は、他の多くの要素と同様、割り当てである。第三の要素は「特定期間」である。

projectmanager.comというサイトでは、リソースアロケーションという用語は、リソースマネジメントやリソーススケジューリングと同じ意味であると紹介されている（詳しくは次の段落で）。そして、実際、彼らの観点では、リソースアロケーションは、期待される結果を得るためにタスクやプロジェクトが必要とする利用可能なリソースを考慮したリソーススケジューリングに過ぎない。

この章を閉じるにあたって、私たちはシンプルにこう言いたい：

リソースアロケーションとは、プロジェクトのさまざまなタスクにリソース（主に人材、そのスキル（稼働状況、現在または過去の実績、時間管理スキルなど））を割り当て、最も効果的かつ経済的な方法で期限に取り組むことを意味する。

リソースの割り当てには、事実上、リソースの利用可能性、現在および期待されるスキル、（単独で、または人事部や外部企業と協力して、利用可能なリソースを確実に利用するためのプロセスに参加すること）、経験（プロジェクトマネージャーと従業員の両方）、見積もり、依存関係、優先順位、および製品開発やプロジェクト管理の全行程中に現れる変更要求が含まれる。

この点から、最後の1つの意味は、資源配分はその背後にある多くの選択の結果であることを示唆していると言える。適切なリソースを選択するという最後の決断の前には、チームのパフォーマンスに影響を与え、プロジェクトの成功を左右するミクロの決断が先行する。

資源配分とその他の用語 - 同じではないのですか？

この部分は上の部分でもいいのだが、重要なので、このトピックについては別の段落で話すことにした。なぜか？ 

リソースアロケーション」を「リソーススケジューリング」（＝Saviom）、さらには「リソースマネジメント」（＝Project Manager）と同義語として扱うことは、それほど目新しいことではない。しかし、プロジェクトマネジャーの置かれた環境や大学の代表者は、ある用語と別の用語、あるいは第3の用語を同一視することに同意していない。彼らの一部にとって、リソースの割り当てはリソース管理のプロセスである。  

ウィキペディアを見ると、PMIの提案とは似ても似つかない情報を目にする：

プロジェクトマネジメントにおいて、リソースアロケーションやリソースマネジメントとは、リソースの可用性とプロジェクト期間の両方を考慮しながら、アクティビティとそのアクティビティに必要なリソースをスケジューリングすることである。 

プロジェクトマネジメント協会の見解では、それは真実ではない。上記の定義で示されたいくつかの側面は真実である：リソースの利用可能性とプロジェクト時間。しかし、予算はどうだろうか？たいていの場合、予算は何かを実行できる時間を決定する。なぜなら、予算があれば、プロジェクトに参加する人々やその他のリソース（道具、設備など）の入手可能性を決めることができるからだ。

リソースアロケーションは、企業全体のリソースのアベイラビリティ、キャパシティ、および利用率も考慮するが、リソーススケジューリングと混同してはならない。

ビジュアルプランニング・ドットコムの視点から：

リソーススケジューリングとは、組織が持っているリソースを、完了させる必要のあるジョブ、タスク、プロジェクトに効率的に割り当て、リソースの利用可能性に基づいて、各タスクやプロジェクトの開始日と終了日をスケジュールするために使用される一連のアクションと方法論を指す。

フロートの提案 リソーススケジューリング は、チームが従業員を組織化し、構成するために使用されるプロセスであり、従業員が完了する必要のあるタスクが、利用可能性と能力に基づいてスケジュールされる。

だが Resource Guruは、リソースを割り当てるべき正確なウインクを認識または特定する役割を強調する。彼らは、リソースのスケジューリングを どのリソースが必要かを正確に特定するプロセス そして、必要なときにスケジューリングする。この観点からすると、リソースが適切に配分されるとは、適切なスキルを持つ従業員（あるいは、利用可能な従業員の中から適切なスキルを持つ従業員）を非常によく見極めた結果であり、プロジェクトが期待される要件で完了することを保証するものである。もちろん、これはプロジェクトまたは リソースマネージャ これは、従業員の潜在能力と特定のプロジェクトにおける有用な役割を完璧に、あるいは少なくとも非常にうまく評価することができる。 

とはいえ、プロジェクト・マネジメントにおける資源配分に関する上記のような考察を念頭に置くと、資源配分の役割を理解することが、プロジェクト・マネジメントの一部として何度も登場しているような気がしてならない。 プロジェクト・リソース管理 あるいはリソースのスケジューリングプロセス。しかし、同義語としての扱いも正当である。

プロジェクト・マネジメントにおける資源配分のための最も重要な指標とは？

• 空室状況 
• 定員
• 資源利用- プロジェクト期間中に実現される従業員の、総能力に対する稼働率。
• チームメンバー一人当たりの見積もりコストと実際のコスト（別名、リソースコストの差異）
• チームメンバー1人当たりの推定労働時間と実際の労働時間
• 請求可能な時間と請求不可能な時間

Rが直面する問題プロジェクト管理における資源配分 

リソース管理にはいくつかの課題があり、プロジェクト全体を通してリソースを適切に配分し、管理するためには、それを認識しておく必要がある。

1.クライアントの変更

プロジェクトマネージャーとして、スコープ、タイムライン、予算の変更がプロジェクトデリバリーにどのような影響を与えるか、すでに経験済みかもしれません。リソース配分も実は同じで、最新のリソースカレンダーがあれば、変更があったときにスムーズにリソースを調整することができます。

2.資源の利用可能性

新しいプロジェクトのスタート理想を言えば、あなたの会社にある必要なリソースを利用できる。しかし、もしあなたの代理店が 複数のプロジェクトの実行 同じリソースをめぐって他のPMと交渉しなければならないのか？あるいは、あるチームメンバーが病欠したら？アベイラビリティは変化し、プロジェクトのデリバリーに対する脅威を発見するために、常にそれを監視しなければならない。

3.プロジェクトの依存関係

リソースの割り当てには、プロジェクトの依存関係（プロジェクト内のタスクやアクティビティ間の関係の一種）を含める必要がある。例えば、ITプロジェクトでは、他のタスクが完了した後にしかできないタスクがある。

4.プロジェクトの不確実性

プロジェクトをスタートさせる際に、すべての項目にチェックを入れ、合意していたとしても。 タイムライン予算もスコープも、常に予測できないことがある。リソース・マネジメントでは、プロジェクトに対応できる能力が求められます。例えば、リソースを他のプロジェクトからシフトさせたり、割り当てを変更したりすることで、不確実性を排除する。

5.全社的な優先事項

会社で複数のプロジェクトを同時進行させる場合、あなたとあなたの同僚は、限られたリソースを同じような時間枠で共有しなければならないことが非常に多い。しかし、たとえお互いに必要なリソースを交渉できたとしても、あるプロジェクトの優先順位が変わるかもしれない。

プロジェクト・マネジメントにおける資源配分 - より良く行うには？

自由に使えるリソースを効果的に使う方法を見てみよう。

1.プロジェクトとチームを知る

自社のスコープと利用可能なリソースを把握してこそ、プロジェクトにチームメンバーを適切に割り当てることができる。

を作成することから始める。 プロジェクトのハイレベル計画その要件と成果物から構成される。そして、プロジェクトを完了させるために必要な人材を正確に把握し、スキル・マトリックスを使って、社内のどの社員を参加させるべきかを見極めることができる。

また、Teamdeckのユーザーであれば、従業員をスキルでフィルタリングするだけで、関連する従業員や既存のブッキングをすぐに見つけることができます：

プロジェクトに参加させたい人を絞り込んでいる間に、その人が実際にプロジェクトに参加できるかどうかを確認しましょう。シンプルな空き状況バーがとても役に立ちます：

このとき、調子に乗ってプロジェクトのリソースを過剰に割り当てないことが鉄則だ。実際、リソースの過剰投入は、プロジェクトマネジャーが不確実性から身を守るために犯す過ちと考えられている。しかし、それは逆にプロジェクトの見積もりや長期計画を不正確なものにし、会社の収益に影響を与える。

リソースを配分するときは、常に全体像を考えること。他のPMがすでにブッキングしているリソースをチェックし、お互いに必要なリソースを見つけよう。

チームメンバーの休日を把握することも役立ちます。下の黄色の項目を見てください。まさにその従業員が不在になる日なので、見積もりに含める必要があります。同様に、プロジェクト期間中の祝祭日もわかります。

2.リスクの早期発見

で少し話したことがある。 資源管理の課題 セクションをご覧ください。プロジェクトマネジャーであれば、クライアントからの評価、遅延、個人的な緊急事態、競合するプロジェクトなどのリスクをよく知っているはずだ。それらはリソースの配分にも影響する。

上記のような問題が発生したら、ブッキングを調整する必要があります。組織内のリソースを大まかに把握することで、他のリソースを素早く見つけ、リソースを再配分し、既存のブッキングを延長または削減し、必要であれば削除することができます。

3.プロジェクトの追跡

資源配分とは、チームの効用を高めることであることを覚えているだろうか。今こそ、あなたのチームがどうなっているかをチェックする時だ。それには次のような方法がある。 資源利用率の測定.

まずは時間と仕事量を把握することから始めましょう。Teamdeckでは、やることが多すぎたり少なすぎたりする社員を簡単に見つけることができます。アベイラビリティバーを覚えていますか？残業は赤、未稼働は白で表示されます。

リソースの使用率を測定するには、簡単な計算式を使うこともできる：

リソース利用率＝ビジー時間／利用可能時間

こうすることで、チームがその潜在能力をフルに発揮できているか、あるいはできていないかをすぐに知ることができる。

プロジェクト期間中、時々見積もりと実績を比較し、必要であればリソースを再配分することをお勧めします。何らかの変更により、リソースの過不足を回避し、プロジェクトの要件を満たすために、予約を調整する必要がある可能性があります。

チームとの定期的なチェックインを設定することで、こうした脅威も発見しやすくなる。

プロジェクト・マネージャーとして、次のような仕事もあります。 プロジェクト予算のトラッキング.チームのタイムシートに基づいて、彼らがプロジェクトに費やした時間数に、クライアントに請求する時間あたりのレートをかけて計算することもできる。この場合も、見積もりと実績を比較することで、予算内に収まっているかどうかを確認することができる。

4.プロジェクトを分析する

過去のプロジェクトで集めたデータを活用すれば、大きなアドバンテージを得ることができる。そのデータに基づいて、将来のプロジェクトをよりよく計画・管理できるようになる。過去の 資源管理ソフトウェア カスタムレポートを使えば、そのデータを整理して、次のようなさまざまな指標を計算することができるからです。 従業員給与 または 営業KPI.

資源配分のメリット

おわかりのように、適切なプロセスに従い、完全なリソース管理ツールを使用することで、リソースの割り当てを容易にし、さまざまな恩恵を受けることができる：

• 会社全体の全リソースの可視性を向上させます。
• 利用不足と利用過多をより簡単に回避できる
• 予約の正確性を高める
• 他のPMとの予約交渉がしやすくなる

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