リソースカレンダー - チーム全体を1つのツールで管理
リソースカレンダー（またはプロジェクトマネジメントカレンダー、またはプロジェクトプランニングカレンダー、リソースプランニングソフトウェア）は、より効果的かつ効率的にリソースを計画・管理・配分することができます。
インターネットをブラウズすると、様々なエクセルのプロジェクト管理テンプレートが見つかるだろう：ガントチャートテンプレート、予算テンプレート、プロジェクトタイムラインテンプレートなど。
どうやら、いまだに多くの企業がプロジェクトの計画と管理をスプレッドシートに頼っているようだ。と話すと 資源管理ソフトウェア ユーザが、以前はスプレッドシートを使って時間を記録していたことをよく耳にする。 従業員の休暇を管理する.
では、何が問題なのだろうか？マイクロソフト・エクセルのテンプレートが企業にとってうまくいっているのであれば、それでもPM専用ツールに投資すべきなのだろうか？このブログ記事は、スプレッドシートがあなたの組織にとって本当に実用的かどうかを評価することを目的としている。もし実用的であれば、それは素晴らしいことだが、以下のような目的で使用すると、隠れたコストが発生する可能性が高い。 プロジェクト・リソース管理.
なぜ企業はプロジェクト管理にスプレッドシートを使うのか？
プロジェクト追跡やプロジェクト・トラッキングをスプレッドシートに依存する場合に直面する可能性のある数々の問題について説明する前に、プロジェクト・トラッキングやプロジェクト・トラッキングをスプレッドシートに依存する場合に直面する可能性のある数々の問題について説明する。 資源計画では、そもそもエクセルを使う理由について説明しよう。私たちの意見では、企業がエクセルを使ってプロジェクトを管理しようと決めるのは、スプレッドシートが身近で使いやすく、無料に思えるからだ。結局のところ、基本的に誰もが自分のマシンに表計算アプリをインストールしている。Google Sheetsのようなクラウドの代替ソフトも広く利用されている。しかし、スプレッドシートは人気があるとはいえ、プロジェクト管理のために設計されたものではない。その結果、そのような使い方は、簡単、無料、効率的とは言い難い。
エクセル・プロジェクト管理」の主な落とし穴
プロジェクトマネジャーが、プロジェクト計画の作成や進行中のタスク管理にスプレッドシートを使う際に直面する最大の問題について説明しよう。
スプレッドシートは
- 使うのに時間がかかる。 あなたのチームは、スプレッドシートを使ってプロジェクトを計画・管理する効果的な方法を考え出したとしよう。おそらく、プロジェクト管理のためのExcelテンプレートも用意されていることでしょう。しかし、スプレッドシートの整理、更新、接続は、非常に面倒で時間のかかる作業です。エクセルのガントチャートにほんの少し手を加えるだけでも、たくさんのセルの色を変えなければならないことを想像してみてください。まるで大人の塗り絵をしているようなものだ。
- リアルタイムのプロジェクト追跡には向いていない。 Excelファイルに依存する場合、そのファイルが最新かどうか、複数のバージョンが出回っていないかどうかを確かめることはできない。クラウドベースのシートであれば、状況は改善されるが、スプレッドシートにはまだ他の制限がある。
- マスターするのは容易ではない。 誰もがスプレッドシートを使った経験があるのだから、チームメンバーにとっては直感的に使えるツールのはずだ。もちろん、非常にシンプルな表やリストについてはそうでしょう。しかし、不足しているPM機能を補うためには、高度な計算式やアドオンを組み込む必要があるでしょう。
- 限定的だ。 繰り返しになるが、スプレッドシートはプロジェクト管理やリソース管理のために設計されたものではない。したがって、チームメンバーがしばしば必要とする多くの便利な機能がないのは当然だ。ファイルを保存したり、メモを追加したり、フィードバックを集めたりすることはできない。さて、この発言に対してこう反論する人もいることだろう：「もちろん、これらのことはできます。もちろん、これらのことはできる。しかし、そのような回避策は、構築するのに多くの時間を要し、それゆえに大きなコストがかかるかもしれない。さらに、最終的にはシンプルなPMアプリほど効果的ではないかもしれない。
- コラボレーションに向かない.スプレッドシートでプロジェクトを管理する場合、特有のパラドックスがある。一方では、チームメンバーをプロセスに参加させ、タスク管理や 資源配分.その一方で、スプレッドシートの構造やその中で使われる数式は、非常に混乱しやすいので、複数の人に共同作業をさせることに抵抗があるかもしれない。
- ややこしくなりやすい.たしかに、スプレッドシートでプロジェクトの一側面を計画することは可能だ。しかし、あなたの会社が大規模なプロジェクトに取り組んでいる場合、スプレッドシートの構造はすぐに複数のファイル／シートに膨れ上がる。その理由は、プロジェクトの複数の依存関係や関係を1枚のシートの中に反映させることが難しいからです。もちろん、複雑なスプレッドシート構造は、特に新しいチームメンバーにとっては、ナビゲートするのが本当に難しくなります。
- クライアントに示しがつかない。 クライアントがプロジェクトの進捗状況や予算の現状を把握したいと考えるのは一般的なことだ。複雑で不可解なスプレッドシートを送っても、最適な解決策にはならない。その結果、プロジェクトマネジャーは、何時間もかけて次のようなことを書き出している。 プロジェクト・ステータス・レポート クライアントのためにプレゼンテーションを作成する。このブログ記事の次のセクションを参照されたい）。
リソースプランナーはどのようにスプレッドシートに取って代わるのか プロジェクト管理用?
まず第一に、専用のプロジェクトと リソースプランニングツール は、前節で提示した課題を解決します。このような特定のプロセスを念頭に構築されているため、当然、プロジェクトの計画、リソースのスケジューリング、プロジェクトスケジュールの更新をサポートする機能を備えています。その上、一般的に以下のような機能を備えており、チームのパフォーマンスをさらに高め、多くの時間とコストを節約することができます：
- プロジェクトの報告。 を素早く生成できることを想像してみてください。 プロジェクト管理ダッシュボード を使用すると、重要なメトリクスを監視したり、クライアントのために視覚的に魅力的なレポートをエクスポートすることができます。PMとリソース管理アプリでは、バーンダウン率のような主要なKPIを簡単に計算することができます、 資源利用率または利益率。正確なレポートでクライアントを驚かせるだけでなく、これらの分析を使って組織内の最適化の機会を見つけることもできます。
- リアルタイム通知.確かに、いくつかの独創的な回避策や次のようなアプリを使用してスプレッドシートの通知を設定することができます。 ザピア.それでも、プロジェクトマネージャー用のツールは通常、組み込みの通知や統合機能を提供している。例えば、タスクが完了したり、従業員から新しい休暇申請が提出されたりするたびに、通知を受け取ることができる。
もちろん、堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアは、現在直面しているかもしれない多くの問題を解決するのに役立ちます。重要なのは、あなたのチームのニーズに合い、会社の予算に見合ったアプリを選ぶことです。
プロジェクト管理におけるスプレッドシートとエクセルの代替案
Microsoft Excelのような無料の代替アプリがあるのに、アプリにお金をかけるべきかどうか自問自答する組織は多い。幸いなことに、市場には無料または非常に手頃な価格のアプリがたくさんあります。私たちのブログ記事でいくつかの例を見つけることができます：
アプリにお金を払うということは、長い目で見ればお金の節約になるということを心に留めておいてほしい。強力なPMツールのおかげで、あなたのチームが毎週2、3時間を節約できると想像してみてください。その数字に従業員の時給をかけて投資対効果を計算してみてください。Teamdeckを使用しているある会社の試算では、毎月約$1万円の節約になっています。ケーススタディの全文を読むことができます。 これ.
プロジェクト管理でスプレッドシートに代わるものをお探しですか？
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