プロジェクトを管理するあなたの目標は、納期を守り、予算内で、顧客とチームの高い満足度を維持しながら、プロジェクトを成功させることです。あなたの会社が同時に複数のプロジェクトに取り組めるようになったらどうなるでしょうか？1つのプロジェクトレベルでは、目標は変わりませんが、より高いレベルでは、チームが適切なプロジェクトに適切なタイミングで、適切なプロジェクトチーム内で取り組んでいることを確信したいものです。これは複雑なことのように思えるが、幸いなことに、プロジェクト・ポートフォリオ管理（PPM）がその手助けをしてくれる。
この記事のおかげで読者は得をした：
- PPM - ビジネス分析におけるプロジェクト・ポートフォリオ管理の重要性
- 組織のプロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントで戦略的目標を達成するためのステップ
- プロジェクト・ポートフォリオ管理専用ソフトウェアが経営管理に役立つ理由
プロジェクト・ポートフォリオ管理とは何か、その主な利点は何か。
プロジェクト・ポートフォリオ・マネジメントとは、企業のプロジェクト・ポートフォリオを一元管理し、ビジネス戦略を立てることである。ポートフォリオとは、グループ化されたプロジェクトの集合体であり、互いに関連している必要はない。重要なのは プロジェクトのポートフォリオは、戦略的な事業目標を達成するために設計されている。 そして、あなたの会社に何らかの価値をもたらす。
もちろん、ビジネス価値はプロジェクト・ポートフォリオ管理の大きなメリットの1つである。それとは別に、この戦略は、複数のプロジェクトを提供することに伴うリスクを管理するための優れた手段でもある。以下に説明するステップに従えば、自社の潜在的なプロジェクトを、納品にコミットする前から注意深く精査することができる。その結果、見積もりがより正確になる可能性が高くなり、起こりうる課題も前もって考慮されるようになる。
PPMアプローチを採用することで、会社の管理職はプロジェクトの全体像とその成果をより明確に把握することができる。その上、この戦略は競争ではなく、異なるプロジェクトチーム間のコラボレーションを促進する。
プロジェクト・ポートフォリオ管理のプロセスとステップ
以上が、プロジェクト・ポートフォリオ管理を自社に導入する際に考慮すべき段階である。
1.組織の戦略目標を策定する
PPMのプロセスは、ビジネス戦略や戦略目標を示すことから始まります。戦略目標は、企業のポートフォリオのプロジェクトを選択するプロセスにおいて、指針となるものである。それが何であるかを知ることが不可欠です。ビジネス目標は、収益の増加、収益性の維持、収益源の多様化などに関するものかもしれません。しかし一方で、あなたの会社が達成しようとしている目的が、まったく異なるものかもしれません。すべてを包含する唯一の目的を考え出さなければならないと思わないでください。
2.潜在的なプロジェクトを特定し、分析する。
自社のポートフォリオに入る可能性のあるプロジェクトを絞り始める前に、プロジェクト・プールの規模を知る必要がある。プロジェクトの依頼をすべて集め、どのような販売機会があるかを調べ、潜在的なプロジェクトをすべてリストアップする。次に、その一つひとつをよく見てください。どのようなリソース（人材、その他）が必要なのか、スケジュールはどうなっているのか、リスクや潜在的な課題は何かなどを知る必要がある。
チームのポートフォリオに含まれる可能性のあるプロジェクトを十分に理解したら、アラインメント分析を行う必要がある。
自社のビジネス目標に照らして、リストにあるプロジェクトを判断してみよう。チームがプロジェクトを完了させ、望ましいビジネス価値を生み出す可能性はどの程度あるのか？ポートフォリオ・マネジャーは、ビジネス目標の達成という観点だけでなく、次のような観点からも、相性の良いプロジェクトを選ぶ必要があります。 チーム作業量 そして 資源配分.どのプロジェクトが自分の条件に合うか分かっていますか？プロジェクトを立ち上げる前に、もっと計画を練りましょう！
3.組織の優先順位付け 厳選プロジェクト
この時点で、会社全体のポートフォリオの一部となりそうなプロジェクトのリストがあるはずだ。プロジェクトに優先順位をつけ、必要であれば変更を加える良い機会だ。良いニュースは、自社に適したプロジェクトが見つかったということだ。課題は、これらのプロジェクトを一緒に立ち上げるために、スケジュールや予算を調整する必要があるかもしれないということだ。
について考えてみよう。 資源管理 各プロジェクトにどのチームメンバーがどれくらいの期間関わるかを決める。プロジェクト・ポートフォリオ・マネジャーとして、この段階ではリソースやプロジェクトマネジャーと協力する必要があるでしょう。新しいプロジェクトのスケジュールを分析するのに時間をかけてください。おそらく、スケジュールの競合を避けるために、少し移動する必要があるでしょう。
どのプロジェクトがポートフォリオに入るのか、時間やリソースの面でどのように納品されるのかがわかったので、キックオフの計画を立てることができる。プロジェクトチームがそれぞれのプロジェクトに着手した後はどうするのか？
4.プロジェクトの管理
ポートフォリオプロジェクトの立ち上げは、プロジェクトポートフォリ オマネジメントプロセスの終わりではありません。確かに、今はプロジェクトマネジメントに焦点が当てられていますが、プロジェクトマネージャーがプロジェクトをある程度進めていく中で、より高いレベルからプロジェクトポートフォリオを見ていくのが良いでしょう。
これはまた、（リソースに基づくかどうかにかかわらず）すべてのコンフリクトと変更要求は、ポートフォリオとその戦略目標を念頭に置いて解決されるべきであるという事実を再確認する良い機会でもある。
5.進行中のプロジェクトを監視し、その改善を報告する。
プロジェクトマネージャーは、定期的にプロジェクトのKPIを監視し、チームメンバーのワークロードやタイムシートを把握する必要があることは言うまでもありません。しかし、プロジェクトレポートもまた、プロジェクトポートフォリオマネジメントの重要な要素です。なぜなら、レポートによって、プロジェクトが計画通りに進んでいるかどうか、予測された価値が達成されるかどうかを判断できるからです。
プロジェクト・ポートフォリオに関して何を測定すべきか？
- 資源利用 (プロジェクト内および全体）
- プロジェクトチームで働く人々が記録した時間
- 見積もりと実績の比較（計画時間と実績時間の比較）
- バーンダウンまたはバーンアップのプロジェクト、
プロジェクト・ポートフォリオ管理ソフトウェアが必要ですか？
プロジェクト・ポートフォリオ管理機能を売りにしているアプリをいくつか見かけるだろう。これらの機能には通常以下が含まれる：
- プロジェクト管理機能（タスクスケジュール、ガントチャート）
- リソース管理機能（リソーススケジュール、タイムトラッキング、欠勤トラッキング）
- レポート機能
- プロジェクト・アーカイブ
これらはすべて、効果的なプロジェクト・ポートフォリオ管理を行う上で非常に便利なものだが、同様のオプションは、すでに使っているであろうプロジェクト管理アプリにもあることがお分かりいただけるだろう。PPMそのものに特化していないツールでも、プロジェクト・ポートフォリオを管理することは可能です。以下を確認してください：
- プロジェクトの進捗状況を可視化する - ガントチャート、カンバンボード、あるいは リソースカレンダー プロジェクトごとの計画作業時間や、プロジェクトの進捗状況レポートも表示できます。プロジェクトがどの段階にあるのか、どれだけの仕事が残っているのかを知ることは重要です。
- 選択したKPIを追跡する - リソースの利用率であれ、プロジェクトごとに記録された時間の長さであれ、ポートフォリオ内のプロジェクトがうまくいっている、あるいは改善すべき点があると言えるようにしたい。
- プロジェクトマネジャー、クライアント、その他のチームメンバーと、1つのツールで共同作業ができる。プロジェクトに特化したアプリが、プロジェクトマネジャー（またはプロジェクト・ポートフォリオ・マネジャー）よりも多くの人がアクセスできるようになれば最高だ。それはコミュニケーションを合理化し、透明性を促進する。
- 効率的なポートフォリオ管理プロセス（またはプロジェクト管理プロセス）を構築するには、統合が不可欠です。どのような統合が考えられるでしょうか？まず第一に、お気に入りのコミュニケーションアプリ（Slack、Skype、またはメール）を使って、重要な通知やアップデートを受け取ることができます。また、ポートフォリオ管理ツールと御社が使用しているCRMとの連携も検討すべきです。こうすることで、営業パイプラインを可視化し、どのプロジェクトが近々プロジェクトプールに加わる可能性があるかを知ることができます。最後に、もしソフトウェア開発プロジェクトに取り組んでいるのであれば、BitBucketやGitHubのような開発者向けツールと統合することをお勧めする。アプリの統合というと、プログラミングが得意な人だけに許された大変な作業のように聞こえるが、Zapierのようなタスク自動化アプリを使えば、自分でもできる。
- ニーズに合わせてソフトウェアをカスタマイズする - 確かに、ポートフォリオ管理プロセスは、すべてのプロジェクトで共通しているかもしれないが、それでも、自分のワークフローに合わせて編集・調整できるツールを利用したいと思うかもしれない。幸いなことに、多くのアプリにはカスタムフィールドの追加、独自のカテゴリーやタグの作成、カスタムレポートの作成、プロジェクトビューの作成といったカスタマイズオプションが用意されている。ツールがあなたのプロセスに合わせてうまく調整されてこそ、全体が真に効果的なものになるのだ。
このプロジェクト・ポートフォリオ管理ガイドが、この戦略への理解を深め、あなたの組織での導入を容易にする一助となれば幸いです。効果的なプロジェクトとリソース管理についてご質問があれば、チャットでお問い合わせください。
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