Tarkvarafirmad ja IT-konsultatsioonifirmad peavad tavaliselt suutma hallata mitut projekti korraga. Selleks on vaja järeleproovitud projektijuhtimisprotsesse ja muidugi usaldusväärseid projektijuhte, kes teavad, kuidas IT-projekte juhtida.
Siiski, isegi kui teil on suurepärased projektijuhid ja teie käsutuses on projektijuhtimise parimad tavad, võite märgata mõningaid optimeerimisvõimalusi. Võib-olla ei suuda projektijuhid oma potentsiaali täielikult ära kasutada, kuna nad on kinni iga nädal ajamahukate aruannete koostamises? Või ehk ärritab teie meeskonnaliikmeid see, et nad peavad žongleerima andmeid mitme rakenduse vahel? Õnneks saate nende ja muude probleemide lahendamiseks kasutada automatiseerimist.
Projektijuhtimise automatiseerimise all võib mõista projektijuhtimisega seotud ülesannete automaatset täitmist. Me ei räägi projektide automaatsest elluviimisest, näiteks tarkvara ehitamisest ilma inimese sekkumiseta. Ei, teie meeskond peab endiselt kasutama oma teadmisi selles valdkonnas. Selle asemel võib projektijuhtimise automatiseerimine aidata neil saavutada paremat tootlikkust, näiteks vältides topeltandmete sisestamist või kasutades tõhusamaid kommunikatsiooni töövooge.
Üks ilmsematest eelistest, mida töökoha automatiseerimine annab, on parem tootlikkus: teie meeskonnad ei pea oma aega raiskama mõnele aeganõudvale ja igapäevasele ülesandele. Lisaks sellele võib automatiseerimine aidata teie töötajatel teha paremaid ja teadlikumaid otsuseid. Kuidas on see võimalik?
Automatiseerimine võib toetada projekti ressursside juhtimine protsessid reaalajas toimuvate aruannete, varajase hoiatamise süsteemide või teavituste kaudu. Sellised mehhanismid aitavad projektijuhtidel ja teistel meeskonnaliikmetel kiiresti reageerida, kui midagi läheb valesti. Need on kasulikud ka siis, kui on vaja analüüsida projekti seisu ja otsustada, kas on vaja optimeerida.
Lisaks aitab PM-automaatika tagada, et teie töötajad kasutavad olemasolevaid vahendeid maksimaalselt ära. Nende integreerimine ja automatiseeritud töövoogude ärakasutamine annab teie meeskonnale täieliku ülevaate projekti tarkvaraarenduse elutsükli eri etappidest ja aspektidest. Samuti võite tõenäoliselt ette kujutada, et automatiseerimine toetab teie jõupingutusi meeskonna moraali parandamiseks. Lõppude lõpuks, kui inimesed tunnevad end tööl produktiivsemalt ja võimekamalt, on ka nende pühendumus suurem.
Tõenäoliselt ei ole teil võimalik automatiseerida mõningaid väga keerulisi projekti- ja ressursihalduse aspekte. Näiteks kujutage ette, et ühe teie meeskonna projekti nõuded muutuvad oluliselt. Võttes uuestieraldada ressursse, muuta projekti ajakava ja võib-olla isegi ümber mõelda, kas seda projekti tasub äriliselt jätkata, ei ole midagi, mida saaksite tõhusalt automatiseerida.
Kuidas siis tuvastada protsessid, mille automatiseerimine on väga mõttekas? Mõelge valdkondadele, mis on teie tarkvaramaja juures hästi juurdunud ja korduvad regulaarselt. Hea näide oleks näiteks projekti käivitamise protsess, kus teil on tavaliselt mitu ülesannet, mis tuleb iga kord uue projekti käivitamisel planeerida. Kehtestades projekti käivitamise malli või töövoo oma IT- või turunduse projektijuhtimise tarkvara, saate säästa aega ja lasta oma projektijuhtidel keskenduda muudele asjadele kui samade ülesannete seadistamisele ikka ja jälle.
Eelmises punktis soovitasime teil analüüsida valdkondi, kus teie meeskond võiks oma ülesannete automatiseerimisest kasu saada. See on kindel esimene samm, kuid on tõenäoline, et te ei suuda kõiki automatiseerimisvõimalusi tuvastada. On väärtuslik julgustada oma projektimeeskonda ise ideid välja mõtlema. Selleks peavad nad aga teadma - vähemalt üldjoontes -, millised on automatiseerimisvõimalused.
Selgitage neile, et erinevates tööriistades, mida nad igapäevaselt kasutavad, on sisseehitatud automatiseerimisfunktsioonid, kuid on olemas ka spetsiaalsed rakendused (nt, Zapier) automatiseeritud töövoogude loomiseks. Oletame, et teil on projektijuht, kes teeb kliendi kohtumiste ajal Evernote'is märkmeid, sealhulgas kirjutab üles potentsiaalsed meeskonna ülesanded. Kui see projektijuht mõistab, et ta saab Zapieri abil oma märkmeid automaatselt ülesanneteks muuta, rakendab ta tõenäoliselt sellise automatiseerimise. Varem ei pruukinud nad isegi teadlikud olla, et sellist töövoogu on võimalik luua.
Automaatsed hoiatused on kasulikud - küsige oma arendusmeeskonnalt. Tõenäoliselt on nad seadistanud hoiatused, kui server ei tööta või kui mõni süsteem ei tööta. Kui tegemist on projektijuhtimisega, saate hoiatada projektimeeskonda, kui nad lähenevad planeeritud eelarve piirile.
E-posti või Slacki teated võivad toimida hoiatusteadetena, kuid ka kasulikud meeldetuletused. Mõelge järgmisele stsenaariumile:
Enamik tarkvarafirmasid kasutab oma projektide kulude jälgimiseks aja jälgimist. Kahjuks ei ole harvad juhud, et töötajad unustavad oma tööajatabelid õigeaegselt täita või automaatse tööajaseire sisse lülitada. Selle asemel lisavad nad nädala või, mis veelgi hullem, kuu lõpus oma ajaseire hinnanguid.
On selge, et sellistel ebatäpsetel andmetel põhinev analüüs ei ole usaldusväärne või võib olla isegi eksitav. Automaatne Slacki meeldetuletus, et täita iga päev tööajatabelit, võib aidata teil selle probleemiga toime tulla.
Lugege lähemalt automaatsetest Slacki teadetest, mis puudutavad teie projektimeeskondi.
Projektijuhil on ilmselgelt oluline roll teie projektimeeskondades. Juhuslikult on see sageli ka inimene, kes teostab tegevusi, mida saaks optimeerida projektijuhtimise automatiseerimisega. Näiteks veedavad paljud projektijuhid tundide kaupa aega, kirjutades üles projekti seisuaruanded klientidele igal nädalal. Võiksite arvata: on oluline, et meie kliendid teaksid, mis nende projektides toimub.
Muidugi, kuid projektiaruannete üleskirjutamise protsess kipub olema väga ebaefektiivne. Kuidas seda automatiseerida? Nutikas valik oleks siinkohal kasutada automaatset projektiaruannete uuendamist, mille seadistate üks kord ja seejärel kontrollite ainult praegust seisu. Sellised aruanded on saadaval paljudes PM-rakendustes ja ka ressursihaldustööriistades.
Rääkides rakendustest, peate veenduma, et tööriistad, mida teie meeskonnad kasutavad, pakuvad automatiseerimisvõimalusi. Vastasel juhul peate looma kohandatud lahendusi. Muidugi ei pruugi tarkvaramaja jaoks olla suur tehniline väljakutse luua isikupärastatud integratsiooni konkreetse tööriista avatud APIga, kuid see on teie ettevõtte jaoks lisakulu, millest peaksite teadlik olema.
Otsige tööriistu, mis pakuvad kohandatud töövooge ja käivitusi, automaatseid olekuuuendusi, võimsaid aruandlusvõimalusi jne. Samuti on hea mõte küsida toote demo ajal konkreetselt PM-automaatika võimaluste kohta. Meeskond, kes on selle rakenduse taga, mida te kaalute, annab teile tõenäoliselt huvitavaid ideid selle kohta, kuidas saate oma meeskonna ülesandeid automatiseerida.
Tõhus ressursside juhtimine on oluline strateegia tarkvaramaja jaoks, mis soovib projekte hõlpsasti planeerida ja hallata. Te peate pöörama tähelepanu ressursside planeerimine, pidage silmas inimeste kättesaadavust ja püüdke säilitada tasakaalustatud töökoormus (loe umbes töökoormuse juhtimine). Sel põhjusel kasutavad paljud IT-ettevõtted spetsiaalseid ressursside haldamise tarkvara nende projektijuhtimise tarkvara peal.[/vc_column_text]
Interaktiivne ressursikalender muudab projektide planeerimise ja jälgimise palju lihtsamaks.
Pidage meeles, et ressursside haldamise vahendid on ka kasulikud automatiseerimisfunktsioonid. Teamdeckpakub näiteks Slacki/meilihoiatusi ja teavitusi, automaatselt ajakohastuvaid aruandeid, sisseehitatud integratsioone ja võimsat API-d. Nende funktsioonide abil saate seadistada hoiatusi või meeldetuletusi, tagada, et projektijuhid saaksid kiiresti projektiaruandeid koostada, ning ühendada Teamdecki oma valitud PM-tarkvaraga.
Kõlab nagu lahendus, mida võiksite kasutada oma tarkvaramaja juures? Ärge kartke meiega ühendust võtta ja planeeri kõne Anielaga, meie kliendi edu spetsialist. Me tutvustame teile hea meelega Teamdeck'i ja anname teile ülevaate, kuidas saate seda rakendust kasutada, et muuta projektijuhtimise protsessid teie organisatsioonis tõhusamaks ja tulemuslikumaks.
Üks raskemaid ülesandeid ettevõtete omanike ja ressursijuhtide jaoks on vahetuste planeerimine. Võib osutuda üsna keeruliseks ja aeganõudvaks planeerida, kes millal ja mille kallal peaks töötama, lähtudes nende isiklikest eelistustest ja...
Tarkvaramajana oleme testinud paljusid, võib-olla parimaid ajajuhtimise rakendusi. IT- ja tarkvaraäris - millel on peamiselt ärikliendid USAst ja Suurbritanniast - oleme harjunud töötama absoluutselt...
