Kas peate ennast hõivatud juhiks?
Kui jah, siis milline kirjeldus sobib teile paremini?
Loodetavasti näete, et neil kahel viisil, kuidas seletada mõistet "hõivatud", on väga erinevad tähendused. Tõenäoliselt olete juhina sageli hõivatud selles mõttes, et teil on palju tegemist. Teil on eesmärgid ja prioriteedid ning teie meeskond küsib teie nõu. Pidevalt hõivatud olemine on aga midagi, mida saate kindlasti vältida eduka ajajuhtimise strateegiad.
Selles blogipostituses jagame oma ajajuhtimise nõuandeid. Mõnda neist on suhteliselt lihtne rakendada, teised aga nõuavad, et te oma tööharjumusi tõsiselt ümber hindaksite. Oleme siiski veendunud, et oma aja tõhus juhtimine on seda vaeva väärt.
Soovitame tungivalt alustada tööd oma ajajuhtimise oskustega, analüüsides oma tööharjumusi. Miks te olete hõivatud? Võib-olla istute iga päev tundide kaupa koosolekutel? Või vahetate sageli konteksti, püüdes tegeleda uute ülesannete ja väljakutsetega kohe, kui need saabuvad? Püüdke hinnata oma tööviisi ja märgata võimalikke parendusvaldkondi.
Kuidas sellisele analüüsile läheneda? Kui teie ettevõte kasutab töötaja aja jälgimise tarkvara, siis võib olla võimalik tugineda ajaloolistele andmetele. Vastasel juhul pühendage paar päeva, et märkida üles, mida teete ja kui palju aega teil selleks kulub. Samuti võite püüda üles leida punased lipud: stress, negatiivne tagasiside oma meeskonnalt, suutmatus täita olulisi ülesandeid õigeaegselt. Püüame teid veel veenda, et võtaksite omaks korraliku ajaarvestuse (vt nõuannet #7), kuid kiirmärkmed võivad olla heaks alguseks, et mõista, miks te nii hõivatud olete.
Kas te suudate peast loetleda peamised eesmärgid, mida soovite sel nädalal/kuu/kvartalil saavutada? Kas te oskate öelda, millisele üldeesmärgile teie praegune ülesanne kaasa aitab? Selleks, et olla produktiivne juht, peaksid teil olema selged eesmärgid, mis on kooskõlas ettevõtte ja meeskonna eesmärkidega. Kui kulutate paar päeva oma meeskonna ja enda eesmärkide kujundamisele, võite pikemas perspektiivis palju aega kokku hoida. On lihtsam keskenduda ja motiveeritud olla, kui teate, et töötate konkreetse, mõõdetava eesmärgi nimel. Peale selle suudate edukalt vältida ajaraiskamist - tegevusi, mis võivad tunduda kiireloomulised, kuid millel on tegelikkuses vähe pistmist teie meeskonna eduga.
Nüüd, kui olete määratlenud eesmärgid, peaksite visandama ja prioritiseerima ülesanded, mis teid selleni viivad. Juhina töötate tõenäoliselt ainult mõne ülesandega, seega püüdke tagada, et valite välja need, mis tõesti nõuavad teie teadmisi. Kui soovite lugeda rohkem prioriteetide seadmise tehnikatest, vaadake meie juhendit projektiülesannete prioritiseerimine.
Kui me juba prioriteetide ja ajajuhtimise teemal oleme, siis on äärmiselt oluline meeles pidada, et peate oma prioriteetidest kinni pidama. Riskides kõlada nagu särtsakus: ärge töötage asjadega lihtsalt sellepärast, et need on põnevad!
Kujutame ette stsenaariumi: kujutage ette, et olete loovagentuuri tippjuht. Te olete alustanud oma karjääri UX disainerina, ja te ikka veel hindate voolavustunnet, kui töötate trajektooride kallal. Teie praegune töö nõuab, et te vaataksite üle kõik agentuuri tehtud loovettepanekud ja töötaksite koos UX-spetsialistide ja illustraatorite meeskonnaga. Te usute, et nad teevad oma tööd suurepäraselt, kuid teile meeldib siiski aeg-ajalt sisse hüpata ja mõned kujundused üle võtta. Selline käitumine on märk mikrojuhtimisest, kuid see võib ka teie tootlikkusele kohutavalt mõjuda.
Me ei taha öelda, et te peaksite oma päevad pühendama igapäevastele ülesannetele - ideaalis on teil põnev ka oma esmased juhtimisülesanded. Asi on selles, et püsida õigel teel ja jõuda sammu võrra lähemale oma eesmärkide saavutamisele. Kui aga tunnete end oma praeguste kohustustega pettununa ja tahaksite pigem uurida teistsugust karjäärivõimalus teistes tehnoloogiates, võib see olla märk sellest vajadusest lähemalt uurida.
Teie postkasti ilmuvad uued e-kirjad, Slacki teated, teie kontorisse sisenevad töötajad, kes küsivad: "Kas ma võin võtta ühe minuti?". - oleme kindlad, et enamik juhte oskab loetleda palju võimalikke katkestusi, mis nende tööpäeva jooksul toimuvad. Juhina ei suuda te tõenäoliselt kõiki häireid vältida, kuid saate neid tõhusamalt hallata. Seadke mõned reeglid, nii enda kui ka oma meeskonna jaoks. Näiteks võite otsustada, et vaatate oma e-kirju ainult kaks korda päevas ja tegelete kõigi kiireloomuliste e-kirjadega kohe, selle asemel et neid "tähistada" ja jätta need hilisemaks. Teine mõte oleks määrata oma kalendris "ei tohi katkestada" periood. See võib teie tootlikkusele imet teha, kui te pühendate selle aja sihipärasele tööle.
Mõned inimesed teevad oma parimat tööd, kui nad kuulavad muusikat helikindlate kõrvaklappidega. Teised hindavad väikeseid rituaale keskendunud töösessiooni alguses - näiteks rohelise tee keetmine. Kas oskate tuvastada asju ja asjaolusid, mis toetavad teie keskendumist? Teadmine, mis paneb sind voolus olekusse, aitab tohutult kaasa ajajuhtimisele, kui järgid ka järgmist nõuannet.
Kui saate aru, mis toetab teie tootlikkust, kasutage seda ära. Kui olete kõige produktiivsem enne keskpäeva, määrake sügavale tööle pühendatud ajaplokk. Kui teil on raskusi loominguliste ülesannetega tööpäeva teisel poolel, planeerige need varajastele tundidele. Oma tootlikkuse mustrite tundmine ja nende maksimaalne ärakasutamine on suurepärase ajajuhtimise alus.
Me oleme palju rääkinud oma tööharjumuste ja tootlikkuse mustrite analüüsist. Kas teate, mis aitab teil neid märgata? Aja jälgimine. Muidugi, me ei räägi tööajatabelitest, mille te nädala või kuu lõpus allkirjastate, lihtsalt selleks, et järgida oma organisatsiooni suuniseid. Need on tihtipeale millegi mõõtmiseks kasutud. Aga kui täidate oma töögraafikut reaalajas, kasutades jõulist aja jälgimise rakendus, võite nendest andmetest palju õppida. Näete, kuidas te oma aega tööl kulutate: kui palju aega kulub jooksvatele ülesannetele, meeskonnajuhtimisele või võimalikele häiringutele. Nende teadmistega saate teha optimeerimisi: võtta omaks tõhus koosolekute juhtimine, proovige erinevaid ajajuhtimise tehnikaidja liigutage asju oma kalendris.
Boonus eelis: kui kasutate kogu meeskonna tööaja jälgimist, saate ka rohkem teavet oma töötajate tootlikkuse kohta ja saate jälgida nende projektide edenemist. Loe lähemalt tööajatabelite haldamine.
Kui otsite oma ajakava optimeerimist, ei tohiks unustada oma meeskonda. Loomulikult on teil ikkagi vaja aega, et nendega rääkida, anda neile tagasisidet ja aidata neil professionaalselt areneda. Hea mõte on määrata oma individuaalsete kohtumiste aeg ette, et mitte unustada neid või planeerida neid mitte optimaalsesse ajaperioodi. Sidumine ja suhtlemine oma meeskonnaga on oluline mitmel põhjusel, kuid üks neist on otseselt seotud ajajuhtimisega. Teades paremini oma meeskonnakaaslaste tugevusi ja nõrkusi, teate paremini, kellele peaksite delegeerima mingi ülesande.
Mis juhtub teie kalendriga, kui teil on "tühi" päev? Tõenäoliselt hakatakse planeerima koosolekuid, ajurünnakuid, tööintervjuusid potentsiaalsete töötajatega jne. Muidugi, mõnikord peate lihtsalt osalema koosolekul, kuid te saate seda teha oma tingimustel. Kasutage oma veebikalendrit, et blokeerida aeg, mille te juba teate, et pühendate teatud tegevusele, näiteks oma keskendunud töövõttudele. See ei tähenda, et peaksite blokeerima kogu oma päeva ainult seetõttu, et te ei taha, et teid häiriksid koosolekud või muud nõudmised. Nagu öeldud, te ei suuda neid lõplikult vältida. Mida te aga kindlasti saate teha, on see, et panete oma kõige olulisemad tegevused kalendrisse ja jätate teistele aega, mida broneerida.
Eesmärgid visandatud? Ülesanded tähtsuse järjekorras? Suurepärane! Nüüd on aeg veenduda, et teil ja teie meeskonnakaaslastel oleks päeva jooksul just piisavalt tööd. Optimaalse taseme säilitamine ressursside kasutamine on kriitilise tähtsusega: te ei taha oma töötajaid (ega ka ennast) üle koormata, kuid samas peate vältima ka alakoormust.
Kuidas see mõjutab teie ajajuhtimist? Juhina peaksite olema valmis delegeerima mõned ülesanded oma meeskonnakaaslastele. Kui te ei ole kindel nende töökoormuses, võite tahtmatult panna lisakoormuse kellelegi, kellel on niigi palju tööd.
Nüüd võite küsida: kuidas ma peaksin jälgima oma töötajate töökoormust ja kasutust? Küsimus ei ole selles, et vaadake oma töötajatele sügavalt silma ja otsige väsimuse märke. A ressursside planeerija nagu Teamdeck annab teile kindla võimaluse jälgida inimeste ajakava ja optimeerida seda parema tootlikkuse saavutamiseks. Samuti saate jälgida omaenda ajakava ja kui näete, et see hakkab kitsaks muutuma, saate oma meeskonnale ette delegeerida ülesandeid.
Sellised ressursside planeerimise vahendid nagu Teamdeck annavad teile suurepärase ülevaate oma meeskonna töökoormusest, tööajatabelitest ja puhkustest. Kõlab nagu hea lahendus teie meeskonnale? Kirjutage meile ja planeeri toote demo koos Joannaga.
Ületöötamine on teie heaolule kohutav ja see võib mõjutada ka teie isiklikku elu. Kiirete juhtide töö on ka kehvem: meeskondade juhtimine. Teadusuuringud ("Uuringud: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) näitab, et "raskema (vs. kergema) töökoormusega ülemused seadsid prioriteetsemaks põhilised tehnilised ülesanded, kui et nad kohtlesid töötajaid õiglasemalt, ja selle tulemusena teatasid töötajad vähem tõenäoliselt, et nad käituvad õiglaselt."
Kindlasti ei taha te olla selline juht. Kasutage meie ajajuhtimise nõuandeid ja valige välja paar punkti, mis teid kõige rohkem kõnetavad. Seejärel töötage nende rakendamise kallal järgmise paari nädala jooksul. Tõenäoliselt näed peagi tõelist erinevust. Palju õnne!
Üks raskemaid ülesandeid ettevõtete omanike ja ressursijuhtide jaoks on vahetuste planeerimine. Võib osutuda üsna keeruliseks ja aeganõudvaks planeerida, kes millal ja mille kallal peaks töötama, lähtudes nende isiklikest eelistustest ja...
Tarkvaramajana oleme testinud paljusid, võib-olla parimaid ajajuhtimise rakendusi. IT- ja tarkvaraäris - millel on peamiselt ärikliendid USAst ja Suurbritanniast - oleme harjunud töötama absoluutselt...