Projektide kasumlikkuse jälgimine on oluline agentuuride, tarkvarafirmade või mis tahes liiki konsultatsioonifirmade jaoks. Kui te töötate mitme kliendiga mitme projekti elluviimisel, peate lihtsalt tagama, et teie jõupingutused tooksid kasumit. Lisaks sellele aitab projektide kasumlikkuse analüüsimine teil parandada oma hinnakujundusstrateegiat ja tulevasi rahavoogusid. Näiteks võib selguda, et te küsite liiga vähe või panete liiga palju mittearvestatavaid tunde.
Mida õpite sellest artiklist:
Asi on selles, et soovite jälgida kasumlikkust ka siis, kui projekt toimub, mitte siis, kui see on juba lõpetatud. Miks? Sest mida varem märkate parendusvaldkondi, näiteks seda, et teie töötajad kulutavad kliendikohtumistele palju arveldamata aega, seda kiiremini saate neid probleeme lahendada.
Kas teil on vaja spetsiaalseid raamatupidamistööriistu, et jälgida oma projektide kasumit? Mitte tingimata. Selles blogipostituses näitame teile, kuidas ressursside planeerimise ja töötaja aja jälgimise tarkvara, Teamdeck, võib olla mugav vahend, et hoida silma peal projekti kuludel ja kasumil.
Enne projekti tasuvusaruande koostamise alustamist peate te tegema järgmist registreeru Teamdeck'ile (saate seda 7 päeva tasuta proovida, krediitkaarti ei ole vaja). Sa oled suurepärases seltskonnas: üle 3500 kliendi interaktiivsetest agentuuridest, tarkvarafirmadest ja idufirmadest. kasutada Teamdecki planeerida ja juhtida oma meeskondade tööd iga päev.
Nüüd jõuame teie projekti tasuvusaruande juurde. Käsitleme kahte tüüpilist projekti eelarvetüüpi: fikseeritud hinnaga ning aeg ja materjal. 
Kui töötate fikseeritud eelarve alusel, peate vaid jälgima oma projekti kulusid ja lahutama need üldhinnast. Kulude, näiteks tarkvaralitsentside või reisikulude jälgimine on tavaliselt suhteliselt lihtne, sest raamatupidamisosakond kontrollib neid. Suurem osa teie projekti kuludest on aga teie meeskonna tööjõud. Kuidas neid kulusid jälgida?
Kõige lihtsam on seda teha nii, et võtta oma ettevõttes kasutusele tööaja jälgimine. Sellel on palju kasu, millest üks on see, et te jälgite projekti kulusid täpselt. Loomulikult, et teie tööajatabelid oleksid usaldusväärsed, peaks teie meeskond jälgima oma aega regulaarselt, ideaalis reaalajas. Tugevad ajaseirevahendid, nagu Teamdeck, pakuvad mugavat meeskonna aja jälgimisseadmed veebi ja mobiilne seadmed.
Kui teie meeskonnad jälgivad oma erinevatele projektidele kulutatud aega, saate hõlpsasti luua projekti kulude aruanne in Teamdeck:
1. Minge ülemises menüüribal asuvasse aruandlussuumi ja klõpsake plussikoonil "luua uus". Valige valik "create custom", sest me tahame luua aruande nullist ilma malli kasutamata.
2. Lisage uus tabel. Vaikimisi kuvatakse selles kõik teie ettevõtte projektid koos andmetega tööajatabelite, broneeringute ja puhkuste kohta. Selleks, et jälgida oma meeskonna tööjõukulusid, on teil vaja ainult töögraafikuid, seega võite teised veerud eemaldada. Teie tabel peaks välja nägema selline (ainult teie projektid on loetletud vasakus veerus):
[/vc_column_text]
3. Kuna soovite jälgida ainult ühe projekti kulusid, saate teised projektid välja filtreerida. Klõpsake "Filtrid", seejärel lisage uus, mis peaks filtreerima teavet projektide nimede järgi. Sisestage selle projekti nimi, mida soovite analüüsida, ja klõpsake nuppu "kohaldada".
4. Järgmine samm on arvutada iga selle projekti raames töötava töötaja poolt tekitatud kulud. Nende töögraafikuid näete, kui klõpsate tabelis projekti nime kõrval oleval väikesel noolel:
5. Eeldame, et igaühel neist on erinev tunnitasu. Lisame uue veeru, kuhu saame selle väärtuse sisestada. Mine metrikatesse -> Lisa kohandatud -> Lisa kohandatud väärtuste veerg. Seejärel sisesta oma uue veeru nimi (näiteks: "Internal hourly rate") ja vali valuuta andmetüüp. Näete, et teie tabelisse ilmub uus veerg koos tühjade lahtritega.
6. Kohandatud väärtuste veerg töötab nagu tabeli veerg. Saate klõpsata lahtril ja lisada sinna käsitsi numbri. Täitame selle veeru oma meeskonna määradega. Esimese rea võite jätta tühjaks, sest meil ei ole kogu meeskonna jaoks standardset tunnitasu.
7. Nüüd lisame veeru, mis arvutab iga selle projektiga töötava töötaja poolt tekitatud kulud. Lisame uue veeru, kuid seekord valime "kohandatud väärtuste veeru" asemel "lisa kohandatud arvutusväli", sest meil on siin vaja teha matemaatilisi arvutusi.
Nimetage oma veerg (nt "Kulud"), valige valuuta andmetüüp ja sisestage valem:
(Tööajatabelid: aeg / 60) * Kohandatud väärtused: Sisemine tunnitasu
Kui hakkate sisestama oma veergude nimesid, soovitab Teamdeck teile õiget välja, mida valemisse sisestada. Pidage meeles, et kui soovite opereerida tundide ajaga, siis jagage tööajatabelid 60-ga - aeg on meie süsteemis salvestatud minutite kujul.
See ongi uus veerg, kus igale töötajale on määratud kulud.
8. Viimane asi, mida me tahame teha, on kõigi üksikute kulude väärtuste summeerimine reas "Kokku". Klõpsake sellel ja sisestage järgmine valem:
= sum(nested(Group: People, Custom formulas: Costs))
Jällegi, kui sisestate väärtusi, pakub Teamdeck välja sobivad veeru nimed.
See on kõik! Teil on täpne projekti kulude aruanne, mida saate võrrelda oma fikseeritud eelarvega, et näha projekti kasumlikkust.
Kas te saaksite sellise tabeli luua oma Exceli tabelis? Jah, kuid see nõuaks regulaarset ajakohastamist, kuna inimesed jälgivad oma aega. Teamdeckiga saate alati täpsed tööajaarvestuse andmed, nii et saate kulusid jälgida peaaegu reaalajas. See on lihtsalt palju mugavam ja kiirem kui tabelipõhise aruande haldamine.
Kui te võtate oma klientidelt tasu aja- ja materjalimudeli alusel, jälgite tõenäoliselt juba oma meeskonna aega. Klientidele täpse arve esitamiseks on oluline, et teil oleks täpsed tööaja andmed.
Teamdecki abil saavad teie meeskonnaliikmed oma aega hõlpsasti jälgida ja te saate oma projekti kasumit väga täpselt jälgida. Niipea, kui keegi sisestab oma tööajatabelisse uue ajakande, on teie projekti kasumlikkuse aruandes ajakohane teave.
Projekti kasumit arvutava aruande koostamiseks tuleb korrata käesoleva blogipostituse esimeses osas kirjeldatud fikseeritud hinna aruande samme 1-6.
Selleks ajaks on teil olemas tabel, mis näitab teie meeskonna tööajatabelid ja nende sisemised tunnitasud (st raha, mida te neile iga töötunni eest maksate). Nüüd on aeg lisada veerg nende väliste tunnitasude jaoks (st raha, mida te küsite kliendilt konkreetse töötaja töötunni eest). Seda saate teha, lisades uue kohandatud väärtuste veeru ja sisestades lahtritesse väärtused.
Teie ettevõtte kasum on väliskursi ja sisekursi vahe. Loome veeru, mis arvutab kasumi ja korrutame selle tundidega, mida teie töötajad selle projekti raames töötasid. Lisage uus "kohandatud arvutusväli". Nimetage see (nt "Kasum"), valige valuuta tüüp ja sisestage järgmine valem:
(Kohandatud väärtused: väline tunnitasu - Kohandatud väärtused: sisemine tunnitasu) * (Timesheets:Time/60)
Viimane asi, mida tuleb teha, on summeerida oma töötaja kasumid kokku reas. Klõpsake sellel ja sisestage:
Teie lõplik tabel peaks välja nägema selline:
Loomulikult saate edasine kohandamine seda teabe filtreerimise või uute veergude lisamisega. Teamdecki aruanded on väga võimsad, seega peaksite suutma neid kohandada vastavalt oma organisatsiooni vajadustele.
Kas soovite vestelda Teamdeck'i lisamisest teie ettevõtte projektijuhtimise korstnasse? Plaani kõne Anielaga, meie kliendi edu ekspert. Ta juhatab teid läbi rakenduse ja aitab teil seda oma meeskonna jaoks seadistada.
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Ettevõtted teevad tavaliselt palju jõupingutusi ressursside eraldamiseks. Te soovite, et kõik oleksid hõivatud, tagades samal ajal, et nende ülesanded on ettevõtte jaoks väärtuslikud (mis sageli tähendab, et need on tasulised). See muutub tõeliselt keeruliseks, kui teie meeskond...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...