Agentuuri omaniku või loovmeeskonna juhina olete tõenäoliselt juba kuulnud, et aja jälgimine suurendab agentuuri tootlikkust ja annab teie ettevõttele olulise tõuke. Ometi on mõned meeskonnad ajaseire suhtes ettevaatlikud, kuna see võib tunduda pealetükkivana. Lõppkokkuvõttes aga, kui te valite parim töötaja aja jälgimise tarkvara teie meeskonna vajadustele ja edendada aja jälgimise kultuuri, on see väga kasulik vahend. Selles blogipostituses vaatame läbi erinevad eelised, mida teie agentuur võib märgata, kui hakkate aega jälgima.
Kui palute oma töötajatel oma aega jälgida, saate suurepärase ülevaate sellest, kuidas loomingulised meeskonnad oma aega kulutavad. Te saate teada, kes on ülekoormatud ja kellel on liiga vähe ülesandeid. Samuti saate teada, milliste klientide projektid on ohus hilineda või ületada eelarvet. Need teadmised võimaldavad teil:
Kui te ei tugine oma klientide arvete esitamisel tööajatabelitele, on tõenäoline, et te võtate neilt liiga vähe tasu. Paljud töötajad unustavad registreerida, et nad kulutasid mingi projekti kallal töötades ühe või kaks lisatundi. Kahjuks kipuvad need arveta jäänud tunnid kuhjuma, kui vaatate igakuiselt või aastas. Agentuurina ei saa te endale lubada sarnaseid rahalisi lekkeid. Täpsed tööajatabelid võimaldavad teil näha, millega igaüks on tegelenud. Ükski klienditöö ei jää märkamata.
[/vc_column_text]
Agentuuri elu võib muutuda hektiliseks ja enamik töötajaid ei ole võõrad, kui nad teevad lisatunde. Siiski ei tohiks agentuurid oma töötajate töökoormust eirata, sest ülekoormuse tagajärjed võivad olla väga tõsised. Samal ajal on töötajad, kellel lihtsalt ei ole piisavalt konkreetseid ülesandeid, et oma päevi täita on samuti õnnetud. Meeskonna juhina peaksite püüdma säilitada tasakaalustatud ressursside kasutamine. Tänu tööajatabelitele saate hõlpsasti kindlaks teha, kellel on liiga palju tööd ja kes on alakasutatud.
Paljud agentuurid esitavad oma klientidele arveid aja- ja materjalimudeli alusel. Kui see on teie puhul nii, siis ei ole teil lihtsalt ühtegi vabandust, et te ei jälgi oma meeskonnaliikmete aega. Kui teil on täpsed tööajatabelid, on väga lihtne nende alusel arveid koostada. Teie finantsosakond hindab kindlasti seda, et teil on juurdepääs põhjalikele andmetele projektitööde kohta.
Ressursside prognoosimine tähendab, et tuleb ennustada, kui palju ja millal ressursse vajate. Teie meeskonna tööajatabelitest kogutud ajaloolised andmed aitavad teid siinkohal tohutult. Vaadake, kui palju aega teie meeskond erinevatel kuudel või nädalatel jälgis, ja tõenäoliselt märkate mustreid (nt rohkem tunde, kui töötatakse talviste pühade kampaaniate kallal). Selle asemel, et sel aastal kiirustada uute töötajate värbamisega või palgata kallimalt vabakutselisi, saate teada, et peate eelnevalt kindlustama rohkem inimressursse.
Agentuurid töötavad sageli töövõtjate või vabakutseliste töötajatega. Paluge neil jälgida aega koos teie meeskonnaga ja te näete, kui palju aega nad teie projektile kulutavad ja kui palju te neile maksma peaksite. Kui kasutate Teamdeck, võite paluda neil inimestel ka oma igapäevast kättesaadavust logida. Te saate täpselt teada, kui palju aega nad saavad teie projektile kulutada ja millal.
Tõsi, hinnangud on harva *tõesti* täpsed, kuid aja jälgimine aitab teil täiustada oma agentuuri hindamisprotsessi. Kõigepealt analüüsige oma varasemaid projekte, vaadates hinnanguid ja tegelikke andmeid (planeeritud tunnid ja jälgitud aeg). Püüdke tuvastada mustreid: näiteks võib selguda, et teie meeskond alahindab sageli projekti projekteerimisetappi. Kui teil on selline ülevaade, saate koostada järgmised kalkulatsioonid suurema kindlusega.
Eelmistes punktides mainisime mustreid, mis on sageli tööajatabelites nähtavad. Vaadates oma meeskonna ajakirjeid, võite märgata ka mõningaid parendusvaldkondi seoses nende tootlikkusega. Näiteks võite olla üllatunud, kui palju tunde teie töötajad istuvad koosolekud. Võimalik, et saate kohe ideid oma ettevõtte sisemiste protsesside optimeerimiseks või projektijuhtimise meetodite täiustamiseks. Veelgi kasulikum on, kui teie meeskond jälgib aega, märgistades nii mittearvutatavaid kui ka arvele võetavaid tunde. Nii näete ühe pilguga, millised tegevused teile kõige rohkem maksma lähevad.
Rääkides tasustatavatest tundidest, on need väga olulised ka teie projektide kasumlikkuse hindamisel. Võib juhtuda, et teie meeskond töötab projekti kallal väga kõvasti, suudab selle õigeaegselt valmis saada, kuid teie agentuur teenib vaevu kasumit. Kui see on nii, peaksite kindlasti otsima võimalusi hinnakujunduse optimeerimiseks või lepingutingimuste üle läbirääkimisteks. Näiteks kui käsitlete kliendi soovitud muudatuste elluviimist kui mittearvutatavat aega, kuid see moodustab siiski suurema osa teie meeskonna tööajatabelitest, peaksite ehk selle eest ikkagi tasu küsima. Aja jälgimine annab teile vahendid, millega saate neid otsuseid klientidele selgitada ja põhjendada.
Te soovite, et teie agentuuri meeskond oleks tööl õnnelik ja pühendunud. See on iseenesestmõistetav. Jälgides nende aega, olete kindel, et teil on nende töökoormus kontrolli all. Kas keegi on hiljuti alustanud tõsise ületunnid? Sa näed seda tööajatabelis ja saad reageerida või parandada praegust ületundide haldamine. Teie meeskond hindab tööd ettevõttes, kus nende pingutusi märgatakse. Samuti näevad nad tõenäoliselt, et aja jälgimisel on positiivne mõju nende isiklikule tootlikkusele.
Turul on palju projektijuhtimise vahendeid (ka loomemajandusele mõeldud) või - täpsemalt öeldes - aja jälgimise rakendusi. Alates terviklikust platvormist kuni konkreetsele ülesandele ja vastutusele pühendatud tööriistadeni. Igaüks neist veidi erinevate võimaluste ja kasutusviisidega ning mõnikord ka kõigi vajalike funktsioonidega ühes, mõistliku hinnaga.
Ühes meie hiljutises artiklis loetlesime näpunäiteid selle kohta, kuidas kuidas valida töötaja tööaja jälgimise tarkvara. Lühidalt öeldes peate te välja mõtlema, mida te soovite jälgimisrakendusega saavutada ja kuidas teie meeskond seda kasutab. Seejärel valige tööriist, mis sobib teie vajadustele kõige paremini.
Veebilehel Teamdeck, on mugav tööaja jälgimisseade osa täielikust ressursihaldustarkvarast, mis võib teid aidata ka ressursside planeerimisel või puhkuste haldamisel. Kui soovite lähemalt tutvuda meie rakendusega, saada 30-päevane TASUTA prooviperiood või planeeri konsultatsioon Anielaga, meie kliendi edu ekspert.
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...
Tarkvaramajana oleme testinud paljusid, võib-olla parimaid ajajuhtimise rakendusi. IT- ja tarkvaraäris - millel on peamiselt ärikliendid USAst ja Suurbritanniast - oleme harjunud töötama absoluutselt...