Põhjaliku projektiplaani koostamine hõlmab enamat kui lihtsalt ülesannete loetlemist. See nõuab tõhusat ressursside planeerimist, et teha kindlaks vajalikud ressursid ja nende kättesaadavus. Ressursside planeerimine on projektijuhtide jaoks ülioluline, et hinnata täpselt projekti ajakava ja eelarvet. Kui projekti algfaasis määratakse kindlaks projekti ulatus, väljundid ja sõltuvused, saavad juhid paremini hallata ressursside mahtu. Selline lähenemisviis mitte ainult ei taga ressursside tõhusat jaotamist, vaid võimaldab ka optimeerida ressursimahtu praeguste ja tulevaste projektide jaoks.
Mida te selles artiklis saate teada:
3 tõhusa ressursihaldusprotsessi koostisosa
Rollid online kalendriplaneerija ja ressursside planeerimise tarkvara
Kuidas vältida ressursside jaotamise probleeme
Ressursside planeerimise tähendus projektijuhtimises
Ressursside planeerimine ei erine sellest, aidates projektijuhtidel viia projektide tulemused vastavusse olemasolevate ressurssidega. Ilma selleta ei ole võimalik projekti elluviimist, selle ajakava ja eelarvet tegelikult kontrollida. Selles postituses tutvustan teile ressursside planeerimise protsessi, et saaksite leida ja määrata oma projekti jaoks ainult õiged ja kättesaadavad ressursid.
Mis on ressursside planeerimine projektijuhtimises?
Projektijuhtimise ressursside planeerimine ja kogu protsess? Mis eristab juhtimist projektijuhtimisest?
Parafraseerides Projektijuhtimise Instituudi (PMI) projektijuhtimise iseloomustust, tuleb öelda, et tegemist on pädevuste, oskuste, teadmiste, seadmete, vahendite, tarkvara, meetodite, protsesside ja kõige muu kasutamisega, mis on vajalik "väärtuse loomiseks inimestele". (The PMP sertifitseerimiskursus, mida pakub PMI, annab teile ka hea ettekujutuse sellest, mis on ressursside planeerimine projektijuhtimise raames).
Väljendi "väärtus inimestele" mitmetähenduslikkus paneb meid arvama, et projektijuhtimise tulemus võib olla ükskõik mis. Mida iganes, mis on mõnele inimesele kasulik. Ja jätkates seda mõtet, on õigustatud öelda, et PMI jaoks on projektijuhtimine ressursside (nii intellektuaalsete kui ka materiaalsete) kasutamine, et luua ja rakendada midagi kasulikku (kellegi jaoks). Lihtsustatult öeldes, kasutada seda, mida meil on, et luua seda, mida me vajame.
Ressursside planeerimine projektijuhtimises tähendab asjakohaste oskustega ressursside/töötajate valimist ja nende sobitamist ülesannetega, et tagada projekti õnnestumine. [Allikas: Ülaltoodud on vaade Teamdeckist - ressursside planeerimise vahendist].
Nagu te järgmistes punktides saate teada, ei ütle ülaltoodud määratlus midagi projektijuhtimise (ja ka ressursside planeerimise) jaoks absoluutselt fundamentaalsest. Ja mitte midagi selle kohta, millised on projektijuhtimise ja juhtimise põhialused.
Projektijuhtimise assotsiatsioon (Association for Project Management, APM) tutvustas projektijuhtimise mõistmist, mis valgustab projektijuhtimise olulisi aspekte.
Projektijuhtimine on protsesside, meetodite, oskuste, teadmiste ja kogemuste rakendamine konkreetsete projekti eesmärkide saavutamiseks vastavalt projekti vastuvõtukriteeriumidele kokkulepitud parameetrite piires. Projektijuhtimisel on lõpptulemused, mis on piiratud ajaliste ja eelarveliste piirangutega.
PMI ja AMP ettepanekute puhul on ühine see osa, mis käsitleb protsesside rakendamist, oskuste ja meetodite kasutamist projekti arendamiseks või rakendamiseks. Kuid täiesti tähelepanuväärsed on kolm aspekti, mida PMI ettepanekus ei esine. "Projekti vastuvõtukriteeriumid", aeg ja kolmas - eelarve.
Nagu me teame, antakse projektid ettevõttesiseselt või -väliselt - kellegi teie ettevõtte või kliendi poolt. Ettevõtte nõudlus eeldab (kliendi) ootusi seoses projektiga. Ärinõudlus sisaldab ka aega, mille jooksul projekt tuleb tarnida (äri ei oota), ja eelarvet, mille sisse peate mahtuma. Projekti ajal areng või selle protsessi lõpus, kui projekt antakse kliendile üle, peavad vastuvõtukriteeriumid vastama kliendi ootustele.
Ja siit algab peamine erinevus projektijuhtimise ja lihtsalt juhtimise vahel. APMi kohaselt on nende kahe mõiste erinevus ajas. Aeg, mil projekt on valmis teostamiseks või juba teostatud. Kui juhtimine on pidev tegevus, siis projektijuhtimise lõpptulemus on ette nähtud piiratud aja jooksul.
Kuidas on see seotud ressursside planeerimisega?
Projekti ressursside planeerimise roll
Nagu eespool öeldud, on projektijuhtimine protsess, mis koosneb sellistest osadest nagu ülesanded, protseduurid, meetodid jne. Seda protsessi nimetatakse projektijuhtimise elutsükliks ja see eeldab mõnikord 3, 4, 5 või isegi 6 või 7 etappi. Etapid illustreerivad samm-sammult kõige mõistlikumate tavade raamistikku, mida kasutatakse projekti juhtimiseks selle algusest kuni lõpuni. See annab juhtidele struktureeritud viisi projekti loomiseks, teostamiseks ja lõpetamiseks.
Projektijuhtimise elutsükli osa etapid. Ressursside planeerimine käivitamise ja teostamise etapis.
Ülaltoodud pilt illustreerib, et ressursside planeerimine on projektijuhtimise protsessi üks osa. Selle roll on - veidi enne APMi poolt antud ressursside planeerimise määratlust - inimeste töö organiseerimine, planeerimine, ajakava koostamine ja mõõtmine.
Tänu APM-i teadmistekogule oleme teadlikud, et ressursse mõistetakse laialdaselt. Inimeste (ja nende oskuste) all, aga ka raha, masinate, materjalide, tehnoloogia ja kõige muu all, mida on vaja oodatava tulemuse saavutamiseks. Samuti võib öelda, et ressurss on kõik, mida on vaja ülesande või projekti täitmiseks. Loomulikult on paljude ettevõtete, eriti teenuseid pakkuvate ettevõtete seisukohast ressursside haldamine ja planeerimine seotud inimestega. Inimesed ja nende oskused.
APMi jaoks on projekti ressursside planeerimine või - nagu neile meeldib - ressursside juhtimine:
(...) tagab, et sisemisi ja väliseid ressursse kasutatakse tõhusalt, õigeaegselt ja eelarve piires.
Kuna ressursside planeerimine on osa projektijuhtimisest, siis on sellised aspektid nagu aeg ja eelarve samuti vältimatud. Hea ressursside planeerimine (ressursside haldamine) tulemuseks on, et õiged ressursid on õigel ajal kättesaadavad õigeks tööks.
Ja roll ressursihaldur on määrata projekti planeerimise käigus kindlaks tööde teostamiseks vajalikud ressursid (asjakohaste oskuste ja kogemustega töötajad) ning määrata ajakava abil kindlaks, millal neid ressursse vajatakse.
Sarnaselt ettevõtte Planview - meie konkurendi projekti ressursside planeerimise süsteemide turul - ettepanekule arvame, et ressursside planeerimine (või kui soovite, siis ressursside juhtimine) on lähenemisviis, mille eesmärk on tagada ressursside võimalikult tõhus kasutamine. Sõltumata sellest, et me räägime ühest projektist või projektide portfell, kui seda rakendatakse õigesti, saavutavad ettevõtted maksimaalse tõhususe oma ressursside kasutamisel, ilma ühegi ressursi (töötaja) ala- või ületäitmise korral.
Selle protsessi käigus, mille käigus jaotatakse ülesandeid meeskonnaliikmete vahel, põhineb nende võimekus ja kättesaadavus ning - mis on ilmselge - nende oskused, mis sobivad kõige paremini projekti või ülesande nõuetega.
Enamiku loov- ja teenindusettevõtete jaoks on ressursid inimesed, seega on ressursside planeerimine protsess, mille abil saate kindlaks teha, milliseid meeskonnaliikmeid peate oma projekti jaoks eraldama ja millal te neid vajate.
Oluline on see, et ressursiplaanid võivad muutuda ja neid tuleks regulaarselt kohandada, et kajastada muudatusi mahus, töötajate kättesaadavuses jne, nii et teie ajakava projekt oleks alati ajakohane.
Õige ressursside planeerimine
Selleks, et paremini selgitada, kuidas oma organisatsioonis ressursse hallata, räägime järgmisest eeldused peate ette valmistama, tehnikad projekti ressursside planeerimiseks ja projekti planeerimise vahendid mis teeb selle palju lihtsamaks.
Ressursside planeerimise tingimused
Enne kui saate luua kindla ressursiplaani, on teil vaja mõningaid andmeid. Esimene neist eeldustest on esimene. tööde jaotusstruktuur (WBS), mis on teie projekti ulatusele orienteeritud struktuur. See aitab illustreerida projekti juhitavate osadega, nii et teil on juba lihtsam välja mõelda, milliseid meeskondi te vajate.
Projekti lõpuleviimiseks vajalike ressursside/töörühma liikmete määramine ja planeerimine, võttes samal ajal arvesse ressursside kättesaadavust.
Näiteks tarkvaraarenduses vajate tõenäoliselt kõigepealt UI/UX-disainereid, kes loovad kõigepealt trajektoorid ja seejärel kujundavad teie toote. Seejärel, sõltuvalt projekti spetsifikatsioonist, võite vajada arendajaid ja kvaliteedi tagamise spetsialiste.
Nüüd vajate te eeldatav kestus projekti ja ülesannete kohta, et saaksite projekti jaoks ressursse planeerida. Üks ressursside ajastusmeetodid kasutada kriitilise tee meetodit (CPM), mis illustreerib projekti struktuuri, kuid sisaldab ka projekti ülesannete sõltuvusi, vahe-eesmärke ja kestust. CPMi abil saate arvutada projekti hinnangulise koguaja.
Viimasena, kui te tunnete reguleerimisala, on aeg leida oskustega töötajaid mis vastavad neile määratud ülesannetele. Oluline on veenduda, et need töötajad on iga ülesande jaoks ettenähtud aja jooksul kättesaadavad.
Et muuta oma plaanid usaldusväärsemaks, kasutada ajaloolisi andmeid varasematest projektidest. See võib tuleneda ajakavadest, hinnangutest või meeskonnaliikmete tulemuslikkusest, mida te arvestate (nt nende ajalehed). Andmed juba teostatud projektide kohta annavad teile uue projekti koostamisel lähtepunkti, vähendades "hinnanguid".
Sisemine tunnitasu aruanne sisaldab projektiressursse - meeskonnaliikmeid ja projekte, millele nad on määratud. See aitab võrrelda broneeringuid tööajatabelitega ja muidugi projekti kulusid.
Tehnikad - projektijuhtide jaoks projekti- ja ressursside planeerimise mittekohustuslik element
Kuna teil on nüüd kõik ressursside planeerimiseks vajalikud sisendid olemas, siis nüüd saate asuda asja juurde. Eksperdi hinnang tuleneb teie töökogemusest ja väärtuslikest arusaamadest, mis võivad pärineda teie vanemate kolleegide või teie organisatsiooni poolt palgatud konsultantide poolt. Kuigi see võib kõlada ilmselgelt, on see teie projekti õnnestumiseks tõesti oluline.
Järgmisena tuleb määratleda alternatiiv. Kuna projektid võivad oma eluea jooksul muutuda, tuleb arvesse võtta erinevaid stsenaariume. Nii saate välja töötada lahendused, mida kasutada muutuste toimumisel. Kaks meetodit, mida võite kasutada, on järgmised:
Mudeli mõtlemine - see meetod hõlmab mustrite äratundmist, mis on kasulik varasemate kogemuste põhjal täiustamisel või parandamisel.
Külgmine mõtlemine - see lähenemine nõuab loomingulist mõtlemist ja probleemide lahendamist koos ideed mis ei pruugi esialgu olla ilmne.
Bottom-up hindamine, mis on järgmine meetod, mida saate kasutada ressursside planeerimisel, on lihtne kontseptsioon, mis põhineb projekti hindamisse kaasamisel inimeste, kes hakkavad projektis töötama. Selle lähenemisviisi puhul hindab teie meeskond ülesandeid oma teadmiste ja kogemuste põhjal, mille tulemuseks on üksikasjalikum projekti ajakava, kuid see on ka aeganõudvam.
Ressursside planeerimisele pühendatud vahendid
Spetsiaalsed projektijuhtimisvahendid, ressursside planeerimine või ajajuhtimise tarkvara ei pruugi olla vajalik ressursside planeerimiseks, sest selleks võite endiselt kasutada tabelit ja teha suurepärast tööd. (Isegi IT-ressursside planeerimiseks).
Kuid palju mugavam on kasutada ressursside planeerimise tarkvara, eriti kuna see annab teile kohese juurdepääsu kõigile seni kogutud andmetele, sealhulgas töötajate nimekirja, nende kättesaadavust, olemasolevaid broneeringuid ja varem täidetud tööajatabelid.
Märkus: See osa artiklist põhineb häbematult ressursside planeerija funktsioonidel, sest me usume, et see aitab igal projektijuhil oma tööd tõhusamalt planeerida.
Võtame näiteks töötajate kättesaadavuse kontrollimise. Kui teil on ressursside haldamise kalender, saate lihtsalt filtreerida kõiki oma töötajaid ja meeskonnaliikmeid nende ametinimetuste järgi ning näha, millal nad on saadaval ja milliste projektidega nad on hetkel seotud.
Tänu ressursside kasutamise aruannetele visualiseerivad projektijuhid tulevasi samme, näiteks meeskonna töökoormuse planeerimist
Võttes ressursside haldamise tarkvara abi ka varasemate projektide andmete kasutamisel. Näiteks kasutamisaruanded annavad teile juurdepääsu teabele selle kohta, kuidas teatav meeskonnaliige on varem töötanud, või tema mõju kogu projektimeeskonnale võib olla aluseks uue projekti eeldustele.
Projekti ajakava ja ressursside planeerimise konfliktide lahendamine
Planeerimiskonfliktid võivad tekkida, kui üks töötaja on samaaegselt mitme projekti jaoks ette nähtud. Sellist olukorda saab vältida, kuid see eeldab, et teil oleks parem ülevaade töötajate kättesaadavusest ja ettevõtte projektikonkursi kulgemisest.
Ressursside planeerimine eeldab töötajate kättesaadavuse kontrollimist, et vältida ajakonflikte. Kättesaadavuse haldamine kui funktsioon ei esine üheski projektijuhtimise vahendis.
Konfliktide tekkimisel konsulteerige oma plaanidega PMiga, kes on samuti teinud plaane samade ressursside jaoks, ja püüdke läbi rääkida. Näiteks võite mõlemad leida viisi, kuidas planeerida sama töötaja jaoks, võrreldes oma projektide kriitilisi radu. Nii saate välja selgitada, kas mõni ülesanne võib liikuda, mis võimaldab mõnda tööd ümber paigutada. Seejärel kohandage oma projektiplaani vastavalt nendele muudatustele.
Et vältida planeerimiskonflikte, pidage meeles:
Kontrollige veel kord, kas ressursid, mille jaoks te plaanite, on kättesaadavad.
Konsulteerige oma organisatsiooni teiste projektijuhtidega, kui nad ei vaja teie projekti kestel samu ressursse.
Meeskonna töökoormuse juhtimine ja ettevõtte torujuhtme projekti ajal, et veenduda, et teie plaan vastab jooksvatele tellimustele ja projekti arengule.
Ressursside planeerimine ja kulude juhtimine
Kui te teate, kuidas oma ressursse korralikult planeerida, ei ole teil mitte ainult lihtsam leida ja määrata projekti jaoks parimaid ressursse. See aitab teil ka kulusid hallata.
Nagu PMBOK® ütleb, on ressursside planeerimine - lisaks kulude hindamisele, eelarvestamisele ja kontrollile - osa projekti kulude juhtimisest. Kuidas? Pidage meeles, et projekti tasuvus põhineb lihtsal võrrandil:
projekti kasumlikkus = projekti eelarve - (projektile kulutatud tunnid * tunnitasu).
teie töötajatest)
Kui te jälgite oma ressursse ja kasutate neid vastavalt projektiplaanile, ei paranda see mitte ainult projekti elluviimist, vaid tagab ka teie ettevõttele kasumimarginaali.
Kokkuvõte
Strateegilise ressursiplaneerimise uurimise kokkuvõttes projektijuhtimise raames selgub, et mitmed põhipunktid on projekti eduka elluviimise seisukohalt otsustava tähtsusega. Ressursside planeerimine on selle protsessi keskmes, mis nõuab strateegilist lähenemist ressursside kindlaksmääramisele, jaotamisele ja juhtimisele, et viia need vastavusse projekti tulemuste ja tähtaegadega. See hõlmab järgmist:
Strateegiline ressursside planeerimine identifitseerimiseks ja eraldamiseks: Tõhusa projektijuhtimise nurgakivi on strateegiline ressursside planeerimine, mis hõlmab vajalike ressursside kindlaksmääramist ning nende optimaalse jaotamise ja kättesaadavuse tagamist kogu projekti elutsükli jooksul.
Ressursside planeerimise tarkvara kasutamine: Ressursside planeerimise tarkvara kasutamine kaks korda projekti elutsükli jooksul lihtsustab protsessi, võimaldades projektijuhtidel vältida tavalisi jaotamisprobleeme ja tõhustada oma ressursside planeerimise jõupingutusi.
Ressursside planeerimise rolli mõistmine: Tunnistades, et ressursside planeerimine, mida mainiti käesoleva arutelu käigus neli korda, on oluline projekti elluviimise, tähtaegade ja eelarvete kontrollimiseks. See hõlbustab projekti tulemuste ja olemasolevate ressursside kooskõlastamist, rõhutades selle kriitilist rolli.
Ressursside planeerimise põhimõtete rakendamine: Pädevuste, oskuste, teadmiste ja vahendite - sealhulgas ressursside planeerimise tarkvara - rakendamine, et toota väärtust tõhusa ressursside juhtimise kaudu, nagu on kirjeldatud juhtivate projektijuhtimisasutuste poolt.
Strateegilise ressursiplaneerimise dünaamika eristamine: Projektijuhtimise ja üldjuhtimise eristamine, keskendudes aja-, ulatuse- ja eelarvepiirangutele, toob esile, kuidas strateegiline ressursiplaneerimine sobib sellesse laiemasse konteksti.
Tehnikate rakendamine ressursside planeerimise raames: Selliste meetodite nagu tööde jaotusstruktuuri (WBS) ja kriitilise tee meetodi (CPM) kasutamine tagab ressursside tõhusa planeerimise, kavandamise ja kasutamise, mis kajastab ressursside planeerimise tähtsust.
Pidev kohandamine ressursside planeerimisel: Ressursiplaanide korrapärane kohandamine, et võtta arvesse projekti ulatuse, töötajate kättesaadavuse ja muude tegurite muutusi, tagab projekti jätkumise, mis näitab ressursside planeerimise kohanemisvõimet.
Ressursside planeerimise ja strateegilise ressursside planeerimise tavade rakendamise, sealhulgas ressursside planeerimise tarkvara tõhusa kasutamise abil saavad projektid saavutada oma eesmärgid ettenähtud aja- ja eelarvepiirangute piires. See ei taga mitte ainult ressursside tõhusat kasutamist, vaid toetab ka organisatsiooni üldisi strateegilisi eesmärke, sest ressursside planeerimine on väga hoolikas.
Sõnastik
Projekti ulatus Projekti eesmärkide, tulemuste, funktsioonide, funktsioonide, ülesannete, tähtaegade ja kulude üksikasjalik kirjeldus projektijuhtidele.
Tulemused Mis tahes ainulaadne ja kontrollitav toode, tulemus või võime osutada teenust, mis tuleb toota protsessi, et viia lõpule protsess, etapp või projekt.
Sõltuvused: Ülesannete vahelised seosed, mis määravad tegevuste teostamise järjekorra.
Ressursside planeerimine: Projekti elluviimiseks vajalike ressursside (inimesed, seadmed, materjalid) kindlaksmääramise protsess.
Projektijuhtimise Instituut (PMI): Projektijuhtimise kutseorganisatsioon, mis on spetsialiseerunud standardite, uuringute, hariduse, väljaannete ja kutsetunnistuse programmide väljatöötamisele.
PMP sertifitseerimine: PMI poolt pakutav ülemaailmselt tunnustatud kutsetunnistus, mis kinnitab projektijuhtide kogemust ja haridust projektijuhtimise valdkonnas.
Projektijuhtimise assotsiatsioon (APM): Projektijuhtimise valdkonna kutseorganisatsioon, mis pakub projektiprofessionaalidele liikmelisust, kvalifikatsiooni, üritusi ja väljaandeid.
Projekti vastuvõtukriteeriumid: Tingimuste kogum, mis peab olema täidetud enne projekti tulemuste vastuvõtmist.
Tööde liigendusstruktuur (WBS): Projektimeeskonna poolt projekti eesmärkide saavutamiseks ja nõutavate väljundite loomiseks tehtava kogu töö mahu hierarhiline lahutamine.
Kriitilise teekonna meetod (CPM): Projekti modelleerimise meetod, mida kasutatakse projekti kestuse hindamiseks, tuvastades sõltuvate ülesannete pikima järjestuse ja mõõtes nende täitmiseks kuluvat aega.
Ressursside haldamise tarkvara: Projektijuhtide kasutatavad vahendid, mis on mõeldud ressursside tõhusaks planeerimiseks, jaotamiseks ja haldamiseks, sealhulgas ajakava, eelarve koostamiseks ja töökoormuse haldamiseks.
Ressursside kasutamise aruanded: Dokumendid, mis annavad ülevaate sellest, kui tõhusalt on ressursse projektis kasutatud, aidates kaasa tulevaste projektide planeerimisele ja kulude juhtimisele.
Kulude juhtimine: Projekti või ettevõtte eelarve planeerimise ja kontrollimise protsess. See hõlmab selliseid tegevusi nagu kulude hindamine, jaotamine ja kontroll.
Projekti elutsükkel: Etappide seeria, mille projekt läbib selle algatamisest kuni lõpetamiseni.
Ressursside eraldamine: Varade määramise ja haldamise protsess, mis toetab organisatsiooni strateegilisi eesmärke.
Ajaplaneerimine: Tegevus, mille käigus planeeritakse, millal ja kuidas kasutada ressursse projekti kestuse jooksul, tagades, et ressursse kasutatakse optimaalselt.
Eelarve koostamine: Projekti jaoks vajalike rahaliste vahendite prognoosimise protsess, sealhulgas rahaliste vahendite hindamine ja eraldamine.
Ülesande sõltuvused: Ülesannete vaheline seos, mis määrab nende täitmise järjekorra.
Milestone: Projekti oluline punkt või sündmus, mida kasutatakse eesmärgi saavutamise jälgimiseks.
Riskijuhtimine: Organisatsiooni kapitali ja tulusid ähvardavate ohtude tuvastamise, hindamise ja kontrollimise protsess.
Sidusrühmade kaasamine: Protsess, mille käigus kaasatakse üksikisikuid, rühmi või organisatsioone, keda projekt võib mõjutada või kes on huvitatud selle tulemustest.
Tulemuslikkuse näitajad: Mõõtmisstandardid, mille alusel saab hinnata projekti, protsessi või toote tõhusust, tulemuslikkust, edusamme või kvaliteeti.
Muudatuste juhtimine: Lähenemisviis üksikisikute, meeskondade ja organisatsioonide üleminekuks soovitud tulevasse seisundisse, et saavutada ja realiseerida projekti tulemusi ja kasu.
