Siin, Teamdecki blogis, arutame me pigem äristrateegiaid, sealhulgas ajajuhtimise strateegiadprojektide ja ressursside tõhusamaks haldamiseks. Nende edu sõltub sageli sellest, kas ja kuidas oma tööaega hallata. Seepärast otsustasime teha nädalase testi: lasta kolmel inimesel proovida mõnda populaarset ajajuhtimistehnikat ja kirjeldada tulemusi. Meie eksperimendis on rohkem muutujaid, sest kõik kolm inimest töötavad erineval kujul (täistööajaga, osalise tööajaga ja vabakutselisena). Lisaks sellele on meil kõigil pisut erinevad ülesanded oma igapäevatöös, sellest kõigest loete allpool.
Selleks, et see oleks kasulik ka meile, püüdsime leida tehnikaid, mida me tegelikult uskusime, et need on tõhusad. Lõppude lõpuks tahtsime saada produktiivsemaks. valisime kolm erinevat ajajuhtimistehnikat:
Oleme kogu eksperimendi jooksul pidanud päevikut, et jäädvustada oma muljeid nende ajajuhtimistehnikate kohta. Siin on meie lood:
Ania
Sisu looja
Vabakutseline
Ajajuhtimise tehnika, mida ma olen katsetanud: Sügav töö (põhineb Cal Newporti raamat)
Peamine eeldus:
Cal Newport kirjeldab oma raamatus paari lähenemist, sealhulgas sellist, mille puhul te kõrvaldate täielikult niinimetatud pinnapealse töö. Kuna minu roll nõuab, et ma teeksin iga päev üsna palju pinnapealseid ülesandeid, olen otsustanud minna rütmilise filosoofia järgi sügavale töö planeerimisele. Põhimõtteliselt planeerin iga päev kaks katkematut blokki sügavat tööd ja töötan vahepeal pinnapealsete ülesannetega.
Minu sügavtööajad kestavad 90-120 minutit. Selle aja jooksul töötan ainult eraldatud ülesande kallal. Minu telefon ja SM-teated on välja lülitatud ja mul on värsket vett juua, et mul ei oleks kiusatus oma laua juurest lahkuda.
Ootused:
Ma tõesti ootan huviga, et proovida sügavtöö meetodit. Kas te olete kunagi näinud mingeid "häiritud kutsika" gifte (nagu see)? Ma olen see kutsikas. Minu suurim väljakutse tööalaselt on keskenduda ülesandele, püüdmata teha multitaskingut või kontrollida midagi, mida ma ei pea veel umbes nädal aega tegema.
Sügava töö tehnika autor kirjeldab seda järgmiselt. võime keskenduda häirimatult kognitiivselt nõudlikule ülesandele. See kõlab minu hajameelsele minale natuke liiga hästi, et olla tõsi, kuid samas on see suurepärane eesmärk, mille poole püüelda.
1. päev:
Minu esimene tähelepanek minu sügava töö seansside kohta oli, et need tunduvad väga lühikesed. 3 tundi super-kontsentreeritud tööd päevas ei kõla nii muljetavaldavalt. Nende 180 minuti tulemused olid aga enam kui rahuldavad: Ma saavutasin palju!
Olen väga kiiresti märganud, et sügav töö on minu jaoks kõige tõhusam siis, kui mul on üks ülesanne, mis ei nõua internetist sirvimist. Blogipostituse kirjutamine, mis oli minu peamine ülesanne ühes tänases plokis, läks suurepäraselt. Artikli uurimine seevastu tundus veidi struktureerimata. Raske on öelda, millal sa ikka uurid teemat ja millal lihtsalt loed huvitavat artiklit, mis on enam-vähem teemakohane.
2. päev:
Eelmise päeva kogemustele tuginedes otsustasin pühendada mõlemad tänased süvitsi töötunnid vanale tavalisele kirjutamisele. Ei telefoni, ei sotsiaalmeediat, ei internetti (välja arvatud minu kõige kallim sõber: sõnastik).
Vau, see läks kiiresti! Ma tegin palju rohkem kui oodatud. Vaadake, tavaliselt olen ma kirjutamise ajal väga häälestatud oma meeleolule ja väsimuse vähimatki märki nähes teen pausi. See tundub olevat hea taktika, sest ma ei taha, et mu kirjutamise kvaliteet langeks. Sügava töö puhul aga tundsin, et pean otsustavamalt seansi lõpuni vastu.
Väsimuse märkidest rääkides on minu jaoks kõige ilmsem see, kui ma hakkan fikseerima ühte lauset või pealkirja ja siis püüan seda mitu korda täiustada, ilma et näeksin mingit mõju. Ma olin teadlik, et selline vaimne loopimine võib mind tegelikult sügavast keskendumisest kõrvale juhtida. Täna, selle asemel, et proovida lahendust välja mõelda, teeksin lihtsalt märkuse "parandamist vajav" ja liiguksin edasi. See muutis kogu asja palju produktiivsemaks.
3. päev:
Esimene sessioon oli pühendatud kirjutamisele, nii et see tundus tuttavlik ja läks suurepäraselt.
Ma pidin lõuna ajal mõned asjad ära ajama, nii et ma sain oma teise sügava töö seansi alustada alles umbes kell 16:30. Ma olin natuke väsinud: äraminekud tühjendasid mind + ma sõin lõunaks burgeri, mis ei ole kõige parem mõte, kui te ei plaani pärast seda uinakut, kuid hei, vaatame!
Tänane teine sessioon oli pühendatud mõne e-raamatu kujunduse loomisele InDesignis. Ma leian, et selliste asjade ise tegemine on väga rahuldust pakkuv, nii et ma püüan õppida ja omandada rohkem oskusi Adobe'i tööriistade kasutamisel. Selgus, et mu tegija entusiasm paiskas pärastlõunase lama täiesti välja ja ma veetsin isegi rohkem aega süvitsi töörežiimis, kui ma algselt plaanisin.
Muide, ma kasutan iPhone'i sisseehitatud taimerit, et seada alarmid oma sügava töö sessioonideks.
4. päev:
Esimene seanss oli suurepärane (artiklite korrektuur, mida pean oma klientidele saatma), kuid ma lõpetasin ülesande tunduvalt enne 90-minutilist tähtaega. Ma ei tahtnud kohe täiesti teise ülesandega alustada, seega otsustasin lihtsalt teist seanssi pikendada ja teha selle asemel 105 minutit.
Nüüdseks olen ma täiesti aru saanud, kui oluline on olla sügavtööde ajal häireteta. Tänased pinnapealsed tööülesanded (e-kirjadele vastamine, mõne dokumendi sorteerimine, lihtsa bänneri loomine Facebooki grupi jaoks) võtsid mul palju kauem aega kui vaja, sest ma ei pööranud nii palju tähelepanu oma keskendumise tasemele. Võib-olla oleks hea mõte luua ka pinnapealsete tööülesannete jaoks ajaline ülempiir?
5. päev:
Jällegi võitlesin ma mõne pinnapealse tööga, mis mind kohe päeva alguses hõivas. Märkus endale: Ma pean enne postkasti kontrollimist läbima päeva esimese sügava töösessiooni.
Muidu ei tundnud ma end täna tegelikult kuidagi teisiti, kuigi täna on reede ja ma eeldasin, et olen veidi laiskem kui nädala esimesel poolel. Ei, ei juhtunud - mulle meeldib, et sügav töö nõuab, et järgiksid samu samu samu samme sõltumata päevast, ajast või kohast. See toetab tõesti tootlikkust.
Lõplikud muljed:
Ma olen väga põnevil selle ajajuhtimistehnika üle. Sügavtöö võimaldas mul teha kõike, mida olin nädalaks planeerinud, ilma et ma oma tööpäevi venitaksin. Tegelikult hoopis vastupidi - mul oli rohkem aega kui tavaliselt. Range mittehäirete reegel sundis mind lõpetama mõned nõudlikud ülesanded palju lühema ajaga kui tavaliselt.
Ma kavatsen jätkata eksperimenteerimist sügava tööga: võib-olla võiksin lisada kolmanda päevase seansi või teha need 2-tunniseks? Minu ainus nõrkus oli see, et ma läheksin täielikult tagasi oma vanade hajameelsete viiside juurde oma madalate tööde ajal. Ma peaksin kindlasti selle kallal töötama.
Ma ei ole kindel, kas seda tehnikat oleks lihtne rakendada meeskonnatööliste jaoks, kuid võin seda täielikult soovitada vabakutselistele, kes kontrollivad oma päevakava.
Joanna
Klientide edu spetsialist
Osalise tööajaga töötaja
Ajajuhtimise tehnika, mida ma olen katsetanud: Pomodoro (välja töötatud Francesco Cirillo 1980ndate lõpus)
Peamine eeldus: Töötan valitud ülesannetega 25 minutit (see on üks pomodoro) ilma katkestusteta, seejärel teen 5-minutilise pausi. Pärast 4 pomodorot võtan pikema pausi ja alustan siis uuesti.
Ootused:
Veel kolledžis õppisin 45 minutit katkematult ja tegin õppetööde vahel 5-minutilisi pausid. Ma arvan, et see on sarnane.
Ma olen põnevil, et proovida seda tehnikat. Ainus asi, mis mind muretsema paneb, on see, et mul on raske jagada oma ülesandeid 25-minutilistesse ajablokkidesse. Klientidega suhtlemine on minu kõrgeim prioriteet, nii et ma ei taha sellest loobuda Pomodoro fikseeritud ajakava tõttu.
1. päev:
Ma olen natuke segaduses - kas meetodi kohta päeviku kirjutamine loeb pausiks või mitte? See on minu pikk (25 minutit) paus ja ma otsustasin seda kasutada oma esimeste muljete kajastamiseks. Loomulikult ei ole see probleem selle meetodi enda, vaid pigem minu planeerimise probleem.
Igatahes on 25-minutilisi töösessioone raske sobitada igapäevaste koosolekute või Adriannaga peetavate kõnedega. Kumbki neist regulaarsetest kõnedest ei kesta täis 25 minutit ja mul on raske leida ülesandeid ülejäänud pomodoro jaoks.
Rakenduses, mida ma kasutan oma pomodoro seansside ajastamiseks, on tiksuv heli, mis aitab mul keskenduda. Teisest küljest on see aga liiga vaikne, et summutada kontorivestluste müra, lisaks ei sobi see hästi kokku muusikaga.
Mul on tunne, et töötan kiiremini, sest tahan jõuda 25-minutilise pomodoro lõpuni. Ma põhimõtteliselt esitan endale väljakutse.
Minu ülesannete nimekirja on mitu korda muudetud, sest ma alahindasin teatud ülesande kestust. Ma pidin lisama veel 3 pomodorot, et lõpetada midagi, mille algselt 25 minutiks hindasin.
See on natuke stressirohke, kui ma tean, et mul on vaja vaid 2 minutit, et lõpetada ülesanne, kuid mu taimer näitab, et mul on aega vaid 11 sekundit. Oh, ja ma jätsin täna ühe vaheaja vahele, sest olen ekslikult planeerinud sellele ajale ühe kliendikõne.
2. päev
Täna otsustasin kohandada Pomodoro tehnikat oma tööviisile. Lühendasin pikki pausid 15 minutile. Oma tänase "to do" nimekirja koostamisel olen võtnud arvesse nende prioriteetsust, aga ka oma kavandatud kohtumisi. Peale selle olen iga ülesande kõrvale kirja pannud kavandatud algus- ja lõpuaja:
10:00 - 10:25 - IGA PÄEV
10:30 - 10:55 - LinkedIni sõnumite saatmine meie Product Hunt kampaania kohta
Minu kasutatavas rakenduses (Focus Keeper) on pauside pikkus fikseeritud (tasuta versioonis), nii et ma kasutan seda ainult oma pomodoride, mitte pauside ajastamiseks. Ma olen loobunud ka tiksuvast helist. Ma olen palju vähem ärevuses kui eile ja töötan endiselt väga tõhusalt. Muusika kuulamine aitab mul keskenduda. Mitte kordagi ei seganud mind täna kontorivestlused!
Kokkuvõttes on rakendus minu silmapiiril ja ma kasutan seda oma pomodoride ajastamiseks, kuid teadmine, et ma peaksin seansi lõpetama täpselt, ütleme, kell 11:30, muudab kõik vähem abstraktseks. Mul on õnnestunud isegi täielik kliendidemonstratsioon ideaalselt ühe pomodoro sisse planeerida.
Ma koostan "to do" nimekirja korraga 4 pomodori jaoks. Pärast pikka pausi planeerin järgmised 4 seanssi. Nii olen paindlikum ja mu nimekiri vajab vähem redigeerimist.
Veel üks asi - aeg lendab kiiresti, kui see on jagatud 25-minutilisteks tükkideks!
3. päev:
Pomodoro ei ole nii hea, kui juhtub ootamatusi: internetikatkestus keset istungit või uued vegan snäkid kontoris, mida tuleb kohe proovida, või kui 6 inimest peavad oma koosolekut sinu laua kõrval.
4. päev:
Ei ole 4. päeva - ma olen osalise tööajaga töötaja, mäletate?
5. päev:
Täna ma tõesti ei suutnud hoida 25-5-25 töörütmi. Osaliselt seoses ärajäänud koosolekuga ja osaliselt seoses kiireloomuliste 10-minutiliste ülesannete täitmisega.
Ma arvan, et 25 minutit on minu jaoks liiga lühike tööaeg. Paus oleks pigem ärritav kui mitte. Mul on lihtne flow'sse sattuda ja kui ma seal olen ja ma pigem lõpetan ülesande. Keskmiselt töötan 5 tundi päevas ja tunnen, et ma ei vaja tegelikult sagedasi pikki pausid. Proovisin küll teha 25-minutilise pausi ja see tundus ausalt öeldes aja raiskamisena. Mul on vaja vaid ühte pikemat pausi tööpäeva jooksul, et süüa suupiste.
Aeg on Pomodoro-lobisemiseks:
Tegevusloendi koostamine on suurepärane ja aitab mul neid täita, ilma et ma liigutaksin ülesandeid järgmisele päevale.
Lõplikud muljed:
Hea:
Halb:
Üks viimane mõte: see ajajuhtimistehnika töötab kõige paremini, kui teie meeskonnakaaslased teavad, et te seda järgite. Kui nad saavad aru, et sa tahad näiteks igapäevast seisakut ühe pomodoro sisse mahutada, on nad vähem altid seda venitama. Ja kes teab, võib-olla saavad ka nemad tootlikkuse tõusu!
Adrianna
Kasvuhaldur
Täistööajaga töötaja
Ajajuhtimise tehnika, mida ma olen katsetanud: Energiamahu tipptunnid
Peamine eeldus: Püüan leida oma energia tipptunnid (ajad, mil olen kõige produktiivsem) ja kasutada neid, et teha suurem osa oma tööst.
Ootused:
Mida ma ootan? Leian üles aja, mil olen kõige produktiivsem, et oma tööd paremini planeerida. Pidevalt hommikul kell 9-17 töötamine ei anna selles valdkonnas palju võimalusi. See saab olema midagi uut, nii et ma olen väga põnevil, et seda teha!
1. päev:
Olen suutnud ärgata kell 5 hommikul, lülitanud Slacki sisse ja alustanud raporti kirjutamist. Esimesed kolm tundi olid äärmiselt produktiivsed, ei mingeid katkestusi, mulle meeldis see.
Mul oli kell 17.00 plaanitud kõne, nii et tegin keskpäeval pikema pausi (ma ei tahtnud üle 12 tunni töötada). Paus osutus suureks ebaõnnestumiseks. Kuna see kattus meeskonna tavapärase tööajaga, sain mitu sõnumit ja küsimust, lisaks pidin ma üle vaatama mõned visuaalsed vahendid. Jätsin mõned ülesanded hilisõhtustele töösessioonidele, nii et minu päeva kogusumma on üle 10 tunni.
Uuendus: olin õhtul nii väsinud, et jõudsin teha tööd vaid tund aega. Pean kontrollima, kas hilisõhtud võiksid olla minu energia tippaeg hiljem sel nädalal.
2. päev:
Ma tundsin ikka veel eelmise päeva väsimust, aga ma olen suutnud varakult ärgata ja tööd teha. Hilisõhtune sessioon jäi ära, sest ma veetsin päeva jooksul liiga palju aega töötades.
3. ja 4. päev:
Ma vahetasin asju ümber: Ma jäin oma hommikuste seansside juurde, kuid alustasin neid veidi hiljem (umbes 8). Töötasin kuni kella 13ni ja vastasin siis ainult Slacki sõnumitele. Seekord võisin proovida hilisõhtuseid seansse ja see oli tõesti produktiivne.
Kokkuvõttes arvan, et see on kommunikatsiooni küsimus. Kui teie meeskond töötab kella 8-st kuni 16-ni, peate olema vähemalt osaliselt kättesaadav. Kui teil on tõesti vaja keskenduda mingi konkreetse ülesande täitmisele, siis ma soovitan tungivalt seda meetodit, kuid andke kõigepealt oma meeskonnale teada ja valmistage neid ette, et te ei ole X-st Y-ni saadaval.
5. päev:
Viies päev oli veidi raske, pidin olema kohal ja tegelema tavalise tööaja jooksul 8-16, mul oli paar koosolekut kavas ja ma ei saanud neid vahele jätta. See näitas mulle ka seda, kui paindlik ma pean tööl olema ja kuidas ma saan oma energia tipptunnid kontoriplaaniga kohandada.
Lõplikud muljed:
Ma olen õnnelik, et ma suutsin leida oma isikliku tootlikkuse tippaja (see oli minu eesmärk alguses). Proovisin erinevaid kellaaegu: nii varahommikuti kui ka hilisõhtuti.
Minu energia tipptunnid? Koidu algus (v.a. 10-minutiline äratusjärgne eitusperiood).
Miinuseks on see, et selline lähenemine ei sobi kõige paremini meeskonnatööks. Kasvuhaldurina pean olema kättesaadav, et teha otsuseid või vastata arendusmeeskonna küsimustele.
Otsime toetust:
Üks raskemaid ülesandeid ettevõtete omanike ja ressursijuhtide jaoks on vahetuste planeerimine. Võib osutuda üsna keeruliseks ja aeganõudvaks planeerida, kes millal ja mille kallal peaks töötama, lähtudes nende isiklikest eelistustest ja...
Tarkvaramajana oleme testinud paljusid, võib-olla parimaid ajajuhtimise rakendusi. IT- ja tarkvaraäris - millel on peamiselt ärikliendid USAst ja Suurbritanniast - oleme harjunud töötama absoluutselt...
