Tarkvaramajana oleme testinud paljusid, võib-olla parimaid ajajuhtimise rakendusi. IT- ja tarkvaraäris - millel on peamiselt ärikliendid USAst ja Ühendkuningriigist - oleme harjunud töötama absoluutselt suure hulga projektidega. Igaüks neist nõuab paljude spetsialistide, arendajate, disainerite ja - loomulikult - projektijuhtide koostööd. Nende aastate jooksul oleme muutnud palju ajajuhtimise rakendusi 'kuni oleme välja töötanud omaenda. Selles artiklis jagame teiega oma kogemusi, mis on seotud tarkvaraga, mida oleme - mingi aja jooksul - oma ettevõttes kasutusele võtnud.
Mida te tänu sellele artiklile saate teada:
Sellel peatükil on üks eesmärk: suurendada teie teadlikkust paljude ajajuhtimisrakenduste erinevustest.
Lihtsustame veidi, et anda teile ettekujutus sellest, milline on seda tüüpi tarkvara turg. Noh, mõned neist on justkui kombineeritud, mis sisaldavad palju funktsioone ja funktsioone, ja üks neist on aja jälgimine. Võiks öelda, et tegemist on projektijuhtimistööriistadega, millel lisaks aja jälgimisele on sellised funktsioonid nagu meeskonna planeerimine, projekti planeerimine, projekti edenemise jälgimine või eelarvestamine.
On ka neid, kelle põhitoode on aja jälgimine ja sellega seotud erinevad funktsioonid.
|
Tööjõu juhtimine |
Tööajatabelite haldamine |
Projekti planeerimine |
Tegevuste jälgimine |
|
Töötajate ja töö planeerimine |
Ülesannete aja jälgimine |
Ülesande määramine |
Arvutitegevuse jälgimine |
|
Töökoormuse ja läbilaskevõime haldamine |
Arveldatav ja mitte-arveldatav aja jälgimine |
Projekti eelarvestamine |
GPS jälgimine |
|
Tulemuslikkuse ja kasutuse jälgimine |
Kättesaadavuse haldamine |
Projekti edenemise jälgimine |
Ületundide jälgimine |
|
Meeskondlik suhtlus ja koostöö |
PTO, puudumiste jälgimine |
Projektide ja ressursside prognoosimine |
Ekraanipiltide jäädvustamine |
|
Failide jagamine |
Hinnangud vs. tegelikud andmed |
Arveldatavad määrad |
Video salvestamine |
|
Ületundide jälgimine |
Arvete esitamine |
Kulude jälgimine |
URL-i ja rakenduse jälgimine |
Siiski tasub meeles pidada, et leiate sellise tarkvara, mis on orienteeritud töötaja tootlikkuse mõõtmisele, mõõtes täidetud ülesannete aega - mõõtmist teeb tavaliselt juht, eriti neid tasulisi tunde.
Kuid on ka neid, mille eesmärk on toetada töötajat tema töö- ja eraelu puutumatuse ajal. Need, mille eesmärk on toetada teda teatud ülesannetele keskendumisel (eriti kaugtöö tingimustes, kus on palju häirivaid tegureid).
Seoses ülaltooduga esitame tabeli, kus on ära toodud (muidugi mitte kõik) funktsioonid, mis esinevad erinevates ajajuhtimisrakendustes.
Hinnakujundus: $3.99 / kuus / meeskonnaliikme kohta
Saadaval veebis ja mobiilirakendusena (Android, iOS).
See tööriist oli välja töötatud tarkvaramaja poolt Poolast, et juhtida mitme inimese tööd organisatsioonis. See sisaldab kõiki funktsioone, nagu ressursside planeerimine, aja jälgimine, a tööajatabelite haldamise vahend, puhkuste haldamine ja - mida tasub mainida - kohandatav aruandlus. Sageli integreeritud Google Calendariga.
Teamdeck võimaldab teil eraldada ressursse et teil oleks iga projekti jaoks õige arv õigete oskustega inimesi. Samuti saate hõlpsasti näha, millega teie töötajad tegelevad ja kas neil on aega, et pühenduda uuele projektile. Pikaajaliste projektide puhul, saate luua ka ajakava ja määrata projekti vahe-eesmärgid.
Teamdeck sobib suurepäraselt ka tööaja jälgimiseks. Saate alla laadida mobiilirakenduse, et jälgida oma tööaega liikvel olles. Tööajatabelid näitavad teile, millised ülesanded võtavad kõige rohkem aega, nii et saate hõlpsamini välja arvutada, kas need on teie jaoks kasumlikud või kas mõni protsess vajab optimeerimist.
Teamdeckil on ka nutikas ressurss, an online kalendriplaneerija, mille abil on teil lihtsam kohtumisi planeerida ja kontrollida oma inimeste kättesaadavust. See on eriti kasulik, kui te juhtida kaugtöötajate meeskonda. Et alati jälgida, kas teie töötajad on puhkusel, kasutage puhkusekalendrit. Nii teate alati, milline on iga inimese kättesaadavus ja kes teda asendada saab.
See on väga mugav võimalus ka rahvusvahelistele ettevõtetele, nagu te saate käivitada riigipühad mis tahes riigi jaoks kalendris ja vaata kõiki kohalikke pühi. Kui vajate andmeid oma meeskonna töö kohta, Teamdeck koostab teie jaoks kohandatud aruandeid.
Hinnakujundus: kõige populaarsem = $10 kasutajat/kuu,
DeskTime on teine hästi tuntud aja jälgimise vahend, mida peetakse samuti parimaks ajajuhtimise rakenduseks, mis on suunatud nii ärikasutajatele kui ka vabakutselistele. See on kasulik ka kohaloleku jälgimiseks, puudumiste jälgimiseks ja tõhusaks töövoo projektijuhtimine.
See rakendus kirjeldab ennast kui automaatset ajaseiret. mida see tähendab? See tööriist pakub välja, millega teie töötaja või teie töötasite, selle asemel, et te ise rakendusele ütleksite. Automaatne tööaja jälgimisseade kaotab vajaduse käsitsi andmeid sisestada, sest see registreerib kõik arvuti- ja tööülesanded.
See ajahaldusrakendus võimaldab tänu arvutikasutuse jälgimisele täielikku kontrolli töötajate töö üle. Veebisaidi, programmi ja rakenduse kontrollijana teavitab tegevusest ja liigitab selle produktiivseks ja ebaproduktiivseks.
Hind: 3 paketti; Äriplaan - $5 kasutaja kohta kuus, arve esitatakse igal aastal.
Saadaval aadressil iOS, Android ja töölauaarvuti
See rakendus esineb peaaegu igas ajahalduse rakenduste tippude nimekirjas, nii et seda on võimatu mainimata jätta. Vaatamata sellele, et esimene versioon loodi 2007. aastal, ei kasuta Todoist'i siiani mitte vähesed, vaid üle 25 miljoni kasutaja üle maailma. Aga mis see on? Todoist on rakendus, mida kasutatakse tüüpiliste To-Do Lists'ide loomiseks - sellest ka selle nimi.
Selle tööriista tugevus seisneb selle lihtsuses - minimalistlik disain, ainult tõeliselt kasulikud funktsioonid teevad kogu asja väga intuitiivseks. Todoist jälgib ka teie tootlikkust, visualiseerides seda punktide või tasemete kujul, ja see on täiendav motivatsioon.
Rakenduses saate väga lihtsalt luua temaatilisi nimekirju ja rühmitada neid kategooriatesse. Näiteks kategoorias "Isiklik" võib olla nimekiri majapidamistöödest või jõusaali plaanist. Kategoorias "töö" saate seevastu luua iga projekti jaoks ülesannete ja alamülesannete loetelu. Samuti saate anda igale ülesandele konkreetse prioriteedi, mida tähistatakse värviga.
Todoist mõistab loomulikku keelt, nii et ülesanded nagu "võta homme kell 14.00 paki kätte" lisatakse automaatselt sinu kalendrisse. Samuti saate delegeerida ülesandeid teistele kasutajatele, mis on kasulik mitte ainult tööl, kui jagate ülesandeid meeskonnaliikmete vahel, vaid ka siis, kui haldate oma kodu ja otsustate, kes aknaid puhastab, sisseoste teeb ja prügi välja viib. Rakenduses on mitu valmis malli, mis on kohandatud erinevatele vajadustele ja ettevõtetele, mistõttu on teil väga lihtne hallata korraga nii oma isiklikku kui ka tööelu.
Selle tööriista väga mugavaks omaduseks on selle integreerimine teiste süsteemidega, näiteks Google'i või Slackiga. Todoist on saadaval ka praktiliselt kõikides seadmetes ja süsteemides. Seega saate oma ülesandeid hallata nii arvutist, nutitelefonist kui ka tahvelarvutist.
Hind: Hinnakujundus algab $9.00 ühe funktsiooni kohta kuus.
Saadaval veebis, Android, iOS
Tähelepanu on kõige väärtuslikum valuuta internetimaailmas, seega pole üllatav, et iga veebileht või rakendus, mida me kasutame, teeb selle saamiseks kõik, et seda saada. Me lülitame Google'i sisse, et kontrollida "vaid ühte asja" või Instagrami, et vastata "vaid ühele sõnumile", ja me ei tea, millal oleme veetnud internetis 20, 40 või 60 minutit, tegemata isegi seda ühte asja, mille jaoks me oma telefonini jõudsime. Sageli ei ole me isegi teadlikud sellest, kui palju aega me sellisele ebaproduktiivsele sirvimisele kulutame. Ja just selleks ongi Rescue Time mõeldud.
Rakenduse eesmärk on jälgida teie veebitegevust ja luua aruandeid selle kohta, kui palju aega te kulutasite teatud veebisaitide ja rakenduste kasutamisele., kui kaua sa olid produktiivne, kas sa töötasid pärast tööaega või vastupidi, ei töötanud siis, kui pidid. RescueTime võimaldab teil olla teadlik sellest, mitu minutit ja tundi te iga päev internetis erinevatele tegevustele kulutate. Kas see on palju või vähe, on teie enda otsustada, kuid lihtsalt selle teadmine aitab teil astuda samme muutuste suunas.
Rakenduse tasuta versioonis on saadaval veebis veedetud aja jälgimine ja aruanded. Tasuline variant võimaldab tööriistal saata teile teateid. Teavitused on isikupärastatud vastavalt teie vajadustele. Näiteks saadab RescueTime teile teate, kui olete kasutanud sotsiaalmeediat üle tunni aja või suutnud olla 4 tundi produktiivne. Samuti saate määrata limiidi ja lasta rakendusel blokeerida saite, mis kulutavad liiga palju teie aega.
Hind: 4 paketti; neljas - kutsutud meeskondadele - $14.99/kuu/kasutaja
Saadaval mobiilirakendusena (iOS, Android) ja töölauaarvutina
Koosolekul, ülikoolis, projekti kallal töötades, jalutuskäigul, kui kõige huvitavamad ideed tulevad pähe - te teete kogu aeg märkmeid. Mõnikord teete faili google docsis, mõnikord kirjutate midagi üles vanale arvele, märkmikusse, nutitelefonis, messengeris, kalendris või e-kirjas. Ja kõik on hästi, kuni sa pead äkki leidma vajalikke märkmeid... kusagilt. Siinkohal tuleb Evernote appi. See rakendus on ideaalne hoidla kõigi märkmete jaoks, mida võite vajada. Sellesse saab mugavalt oma mõtteid ja ideid üles kirjutada ja isegi salvestada.
Saate hõlpsasti kataloogida ka muid formaate, näiteks fotosid, visandeid, tekstidokumente ja helifaile. Ja hoida kõik oma märkmed korrastatuna ja hõlpsasti leitavana, saate neile sildid määrata. Evernote'il on ka kalendrifunktsioon, nii et saate alati kontrollida oma lähituleviku plaane. Rakendus on saadaval kõigis teie seadmetes, nii et saate oma märkmeid luua ja kontrollida alati, kui seda vajate.
Hind: igakuine liikmelisus = 3,95 £/kuu
Saadaval aadressil: iOS, Android ja töölauaarvuti
Interneti suurim häda, kui püüad keskenduda, on kõik need huvitavad asjad, mida näed. Naljakas video, huvitav artikkel, uus album või sõbra postitus - kõik võtab teie tähelepanu. Kuna kardate, et midagi jääb vahele või unustate huvipakkuva sisu juurde tagasi pöörduda, eelistate seda kohe vaadata. Kui oleks vaid olemas vahend, mis võimaldaks kõik need huvitavad asjad lihtsalt kataloogi panna ja hiljem alles jätta...
Oodake, on olemas. Ja selle nimi on Pocket. Selle rakenduse abil saate hõlpsasti märgistada kõiki teid huvitavaid lehekülgi ja pealkirju. Nii ei katkesta te oma tööd, kuid te ei kaota ka väärtuslikku materjali, mille olete veebist leidnud.
Hind:
Saadaval iOS ja Android
Meile kõigile meeldib saada koheselt rahuldust, kui teeme midagi hästi. Me armastame koguda punkte ja saada selle eest preemiaid, me oleme sellega harjunud lapsepõlvest, kui me kogusime koolis hea käitumise eest tärne. Kui me suureks kasvame, on meie jaoks väärtuslikud teised asjad... ja ometi võib see lihtne rahuldus meid ikka veel motiveerida. Ja just seda lihtsat konditsioneerimist kasutab Forest ära. Et jääda keskendunuks, mõtle Forestile.
Forest on ilmselt üks selle edetabeli kõige lõbusamaid ajajuhtimise rakendusi.. Selle eesmärk on aidata kasutajal keskenduda pikema aja jooksul. Kuidas see toimib. Iga kord, kui teil on vaja keskenduda, käivitate rakenduse ja istutate virtuaalse puu. Seadate taimerile, kui kaua soovite keskenduda. Kui te lahkute rakendusest enne seda aega ja hakkate telefoni kasutama, sureb teie puu.
Teisest küljest, kui teil õnnestub oma eesmärki hoida, kasvab puu. Iga kord, kui teil õnnestub keskenduda ilma telefoni kasutamata, kasvatate uue puu, kuni olete loonud oma virtuaalse metsa. See lihtne mäng julgustab teid järgmisel korral veidi kauem keskenduma. Kampaania partner on Tuleviku puud, mis istutab iga virtuaalse puu kohta rakenduses päris puud. Kas see pole mitte suurepärane?
Hind: 4 kava; viimane = $17.50 USD kasutaja kohta / kuus / arve aastas
Saadaval aadressil: veeb, iOS, Android
Kui oled visuaalne õppija ja sulle meeldib näha kõiki oma ülesandeid selgelt paigas, sobib Trello sulle ideaalselt.. See on virtuaalne tahvel kuhu saate kleepida oma ülesannete kaardid, seada need tähtsuse järjekorda ja määrata neile staatuse: teha, pooleli, tehtud. Igale ülesandele saate lisada märkuse. Trello sobib ideaalselt mitme inimese töö haldamiseks, ülesannete delegeerimiseks ja projektide edenemise kontrollimiseks. Selle suureks eeliseks on väga esteetiline ja selge kujundus. Ülesannete visuaalne esitus võimaldab tööde seisu hõlpsasti ja ühe pilguga kontrollida. Nii saate kasutada ajajuhtimise nõuanded või Trello.
Trello on väga populaarne ärivahend, kuid see töötab ka suurepärase elustiilirakendusena. Selles saate hallata kõiki oma projekte: ürituse korraldamine, vabatahtlik töö teatris, majapidamistööd koos kaaslastega. Sa võid Trellot kasutada ka individuaalselt, et saada alati kiire ülevaade oma kohustuste tahvlile.
Hind: Ultimate Control paketi hind on $89/kuu, mille eest tuleb tasuda igal aastal.
Saadaval aadressil veebis ja mobiilirakendusena iOS-i ja Androidi jaoks
ProofHub kuulub parimate hinnatud meeskonnatöö ja projektijuhtimise tarkvara hulka, mis pakub tsentraliseeritud asukohas mitmeid võimsaid funktsioone, sealhulgas järgmist töötaja aja jälgimise tarkvara. ProofHubi aja jälgimise tarkvara on väga kasulik projektimeeskondadele, sest see võimaldab neil parandada oma ajajuhtimise oskusi, jälgides, kui palju aega nad kulutavad erinevatele ülesannetele.
ProofHubi sisseehitatud aja jälgimise tarkvara võimaldab kasutajatel jälgida aega kas käsitsi või automaatsete taimerite abil. Samuti saate lisada ajalehed, et salvestada ajaandmeid ja kasutada neid kliendi arveldamiseks, hindamiseks, palgaarvestuseks, jälgimiseks ja isegi aja haldamiseks. Samuti saate määrata erinevatele ülesannetele ajahinnanguid, et määratleda, kui palju aega peaks konkreetse ülesande täitmiseks kuluma.
Muud kasulikud funktsioonid, mis aitavad teil parandada ajajuhtimise strateegiad ja oskused on - projekti planeerimise kalender, failihaldustarkvara, veebipõhine tõestus, kanban-tahvlid, tabelivaade ja reaalajas uuendused. Näiteks, saate lisada oma ülesannete jaoks automaatseid meeldetuletusi, et te ei jääks neist ilma. Samamoodi saate oma dokumentide puhul teha veebipõhist koostööd, et saada tagasisidet ja ettepanekuid.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Ilmselt on paljudele inimestele, mitte ainult projektijuhtidele, kliendihalduritele ja nii edasi, selge, mida tähendab korralik juhtimine ja tõhus ajategevus. Kuid selleks, et mõelda meie teemast mõistlikult, on parem omada selget ja selgitatud nägemust selles artiklis kasutatud põhiterminite tähendusest. Oxfordi keele sõnaraamatu järgi:
võime kasutada oma aega tõhusalt või produktiivselt, eriti tööl.
Loomulikult ei ole aeg nagu närimiskumm, mida saab venitada mitmel erineval viisil. Ja teine küsimus, osa päevast, hetk päeva jooksul määrab ka seda, kuidas me töötame ja kui tõhusad me oleme. Mõne inimese jaoks realiseeruvad tööülesanded paremini/kiiremini pärast ärkamist, teiste jaoks - sama töö on parem keskpäeval. See on - nagu tundub - see, mida tahavad öelda Juhtimisõpiku autorid:
Ajajuhtimine tähendab aja tõhusat haldamist, et õige aeg oleks eraldatud õigele tegevusele. (managementstudyguide.com)
Nagu paljud asjad elus, on ka see protsess. Kogemuste kogumise protsess, mis põhineb andmetel, mis ei ole kunagi ümberlükkamatud. Protsess, mida saab paremal või halvemal viisil optimeerida - sõltub sellest, kas te mõõdate, kuidas te mõõdate ja mida te mõõdate. Siiski, parafraseerides Mindtools soovitust, kuidas mõista tajajuhtimine - see tähendab planeerimist, kuidas jagada aega erinevate tegevuste vahel.
Sellest vaatenurgast, ilma igasuguste andmete või - tuleb öelda - vigadeta ei saa te midagi muuta, ülesandeid korraldada ja planeerida. See andmete kogumise protsess on samal ajal ka reeglite ja põhimõtete väljatöötamise protsess, mis korraldavad aega ja ülesandeid. Neid reegleid tuleb ka optimeerida. Seega on see pidev protsess. Kuidas see kõik on seotud ajajuhtimise küsimusega ettevõtluses või - täpsemalt öeldes - ajajuhtimise ja töötajatega?
Meie konkurent ajajuhtimisrakenduste turul - tarkvara Clockify - mõistab ajajuhtimist kui
(...) kogum põhimõtteid ja vahendeid, mis aitavad teil oma aega tõhusamalt kasutada. Seega koosneb töötajate ajajuhtimine kõigist vajalikest oskustest, mis aitaksid teie töötajatel oma tööd produktiivsemalt teha.
Clockify autorid annavad selgelt mõista, kelle suhtes ajajuhtimise põhimõtted kehtivad. Mis muidugi ei vasta tõele, et ainult töötajad peavad tööl aja jälgimisega tegelema. Ajajuhtimine on suunatud kõigile ja igal pool, sõltumata töö või tegevuse liigist. Kuid mis on reaalne, oskused ja toetavad vahendid (näiteks meeskonna aja jälgimise tarkvara või lihtne mobiilne ajaseire) on selles pikas protsessis asendamatud.
Öelda, et ajajuhtimisrakenduste turg on tohutu, ei ole mitte ainult triviaalne, vaid ka lapsik. Praegu ei vähene selliste tarkvarade arv. Veelgi enam, aasta-aastalt kasvab. Viidates B2B uuringufirma Markets and Markets aruanne:
Ülesannete haldamise tarkvara turg kasvab eeldatavasti 1,79 miljardilt USA dollarilt 2017. aastal 4,33 miljardi USA dollarini aastaks 2023, CAGR 13,74% alates 2018. aastast kuni 2023. aastani The forgotten art of concentration.
Sellest vaatenurgast on peaaegu võimatu esitada iga kasulikku, kasulikku ja kõige asjakohasemat ajajuhtimise rakendust. Teisisõnu (tuleb öelda): keegi ei saa öelda, et on olemas "parim juhtimisrakendus", mis sobib igale ettevõttele.
Iga aja jälgimise rakendus, iga ajajuhtimise rakendus, mis tahes parim töötaja aja jälgimise tarkvara (kuidas iganes te seda nimetate) - ei ole kuulikindel; ei pea vastu igale kriitikale. Igal tarkvaral (mitte ainult veebipõhisel ajaseiresüsteemil) on mõni aspekt, mis on tüütu, ebapiisav või ei ole piisavalt arenenud, et rahuldada kõiki kasutajaid (mitte ainult projektijuhte, vaid ka ressursijuhte, personalijuhte ja - loomulikult - töötajaid, disainereid, arendajaid). Alati on midagi, mis ei sobi.
Kui kõike eelpool öeldut ühes lauses öelda: parim ajajuhtimise rakendus tähendab ainult ja alati parimat konkreetsele ettevõttele.
Seega, enne kui valite, milline rakendus aitab teil aega tõhusalt hallata, soovitame koostada mõned RFP-d, valida müüjad ja... lihtsalt proovida. Andke ka oma meeskonnaliikmetele võimalus jagada teiega oma kogemusi. Ja tehke lihtsalt otsus.
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...
Üks raskemaid ülesandeid ettevõtete omanike ja ressursijuhtide jaoks on vahetuste planeerimine. Võib osutuda üsna keeruliseks ja aeganõudvaks planeerida, kes millal ja mille kallal peaks töötama, lähtudes nende isiklikest eelistustest ja...