Võib-olla on kõige olulisem erinevus tavalises kontoris ja kaugtööga suhtlemise vahel see, et viimane on edukas ainult siis, kui see on teadlik. Teie teadlikud jõupingutused edukate suhtlusprotsesside loomiseks kaugtöötajate meeskonnas tasuvad end ära. Selles blogipostituses vaatame läbi kaugkommunikatsiooni suurimad väljakutsed ja selle, kuidas neid leevendada. Samuti loetleme vahendeid, mille kasutamisest teie kaugtöötajate meeskonnale on kasu. Olles seda postitust lugenud, saate tutvustada parimaid tavasid kaugtööga suhtlemiseks.

Enne üksikasjadesse süvenemist on aga hädavajalik, et te ei unustaks dokumenteerida oma ettevõtte kommunikatsiooniprotsessid. Looge oma organisatsiooni teadmistebaasis/tööruumis ruum, kuhu saate salvestada suunised selle kohta, kuidas inimesed peaksid suhtlema. Loetlege vahendid, mida nad peavad kasutama. Veenduge, et uued töötajad loeksid seda dokumenti/lehte sisseelamise ajal. sisseelamisprotsess.

Veelgi enam, ärge laske sellel ummikuks muutuda. Teie ja teie töötajad peavad neid kommunikatsiooniprotsesse regulaarselt käsitlema ja vajaduse korral kohandama. Kui olete projektijuht, võite arutada kaugjuhtimise meeskonnakommunikatsioon sprindi tagasivaadete ajal.

[/vc_column_text]

Kaugjuhtimine või kaugkommunikatsioon ja selle väljakutsed
Sujuvalt kodus töötamine ja kaugsuhtlus meeskonnaga ei ole nii haruldased takistused. Paljud, erinevad takistused.

Tõhusa kaugtöötajate suhtlemise väljakutsed

Millised on esimesed probleemid, mis teile kaugtööga seoses pähe tulevad? Võib-olla mõtlete ajavööndite ja sünkroonis hoidmise raskuste peale. Või ehk muretsete ebausaldusväärse internetiühendusega seotud probleemide pärast. Need on põhjendatud mured, kuid allpool kirjeldatud probleemid osutuvad sageli tõsisemateks, kuigi neid ei ole nii lihtne ette näha või märgata.

Nähtavuse puudumine - 1. põhjus, miks kaugtöötajate suhtluse tõhusus väheneb.

Nähtavuse puudumine, mis võib kaugtöötajate jaoks olla keeruline, on ilmne mitmel tasandil:

  • Kes on saadaval?
    Kui te ei näe oma meeskonda näost näkku, on raskem teada, kes on tööl ja kes puhkusel. Asjad on veelgi keerulisemad, kui osalise tööajaga töötajad ja vabakutselised kes kipuvad töötama kaugtööd tehes. Lisaks sellele töötavad paljud kaugtöötajad paindliku tööajaga, žongleerides tööülesannete ja isiklike tegevuste vahel.
  • Kuidas te teate, kas nad on saadaval?
    Selle probleemi lahendamiseks on kaks võimalust: esiteks võtta kasutusele puudumiste jälgimise protsess ja koht, kus teie meeskond näeb, kes on antud päeval saadaval ja kes mitte. Seejärel paluge oma meeskonnaliikmetel teatada oma praegusest kättesaadavusest, nt Slacki staatuste abil: piisab lühikestest uuendustest, nagu "koosolekul" või "lõunasöögil".
  • Kes mille kallal töötab?
    "Ma ei tea, kas te olete õige inimene, kellelt selle projekti kohta küsida, aga siin ma lähen" - ideaalis tahaksite oma arupärimisi välistada. meeskonna kommunikatsioon. Kui teil on vähem kui näiteks 25 meeskonnaliiget, on suhteliselt lihtne meeles pidada, kes mille kallal töötab. Kui teie meeskond on suurem, muutub asi palju keerulisemaks. Jällegi võiksite kasutada veebiruum kus teie meeskonnakaaslased saavad kontrollida, kes millises projektis osaleb.
Meeskonna kommunikatsiooniprobleemide lahendamine Teamdeck.io abil

Teamdeck'i ressursikalender on ühtne tõeallikas teie meeskonna kättesaadavuse ja töökoormuse kohta. Näete, kes on määratud millisele projektile, kes on puhkusel ja kes on mõned päevad tagasi. võimsus vasakule (kui otsite inimesi, kes saavad teie projektiga liituda). 

  • Kes peaks sellest teadma?
    Tõhus kommunikatsioon tähendab, et õiged inimesed saavad õiget sõnumit õigel ajal. Selleks peavad teie kaugtöötajad teadma, kes peaks olema erinevate asjadega seoses kursis. Kirjutage üles mõned lihtsad reeglid, näiteks "Jane Doe, kes haldab meie veebisaiti, peab teadma teie projektide uutest verstapostidest, et ta saaks uuendusi avaldada".

Konteksti puudumine - 2. põhjus, miks kaugtöötajate suhtluse tõhusus väheneb.

Kui te suhtlete kellegagi, kes töötab eemalt, ei ole teil konteksti, mida pakub otsesuhtlus. Sisuliselt ei näe te kehakeelt, enamasti ei tea te, mida see inimene on viimasel ajal teinud, milline on tema meeleolu jne. Mõelge järgmisele näitele: saate ühelt oma töökaaslaselt väga napisõnalise sõnumi, milles palutakse teil jagada mingit teavet. Alguses võite te mõelda: "Kas see inimene on minu peale vihane? Ärritunud? Ma ei ole midagi valesti teinud". Saate aru, kuidas see võib viia väärteomenetluseni või isegi konfliktini. Seepärast on oluline:

  • Andke konteksti, kui võtate oma meeskonnakaaslastega millegi kohta ühendust. Selle asemel, et kirjutada "Saada mulle võimalikult kiiresti viimase kampaania statistika", ütle "Mul on tunni aja pärast ootamatu kohtumine XYZ-ga. Kas saadate mulle viimase kampaania statistika, et saaksin seda kohtumisel näidata?". Rohkem konteksti = vähem arusaamatusi.
  • Kasutage videokommunikatsiooni. Kui te ei ole konteksti suhtes kindel ja muretsete, et asjade selgeks saamine võib võtta aega, öelge lihtsalt: "hüppame kiirelt helistama ja arutame seda". Tõenäoliselt saate asjad kiiremini selgeks.

Raskused ühenduse hoidmisel

Kaugtöötajate meeskonnas töötavad inimesed peavad tegema teadlikke jõupingutusi, et hoida ühendust. On üsna lihtne piirduda Slackis või e-posti teel vahetatavate lühisõnumitega, eriti kui inimeste rollid on sõltumatud või nad töötavad erinevates ajavööndites. Meeskonnajuhina saate edendada meeskonnavaimu, julgustades pidama regulaarseid videokõnesid, meeskonnatöö, või isegi vestluskanal, mis on pühendatud meemide postitamisele (saate vaadata ideid teiste kultuuri tugevdavate kanalite kohta siin). 

Vähesed võimalused 1:1 kohtumisteks

See punkt on veidi keeruline. Võiksite mõelda: miks on vähem võimalusi 1:1 kohtumisteks? Lõppude lõpuks saavad inimesed ju igal ajal privaatselt vestelda: paljud sidevahendid, mida kasutavad kaugtöötajad, võimaldavad privaatseid vestlusi.

See kehtib töötajate vaheliste vestluste puhul, kuid juhi ja otsese aruande 1:1 vestlused võivad kiiresti ununeda, kui te ei näe oma meeskonda iga päev. Teise võimalusena võib tekkida vale turvatunne, kui vestlete oma meeskonnaga regulaarselt...kõik näevad õnnelikud välja, ei ole vaja täiendavaid 1:1 kohtumisi.. Ainult seal on, sõltumata teie meeskonna tajutavast heaolust.

Tõsi, see väljakutse ei puuduta ainult kaugtöötajate meeskondi. Ka meeskonnaliikmetel, kes töötavad kontoris, võib olla vähem võimalusi oma ülemusega kohtumiseks, kui nad vajavad. Kui tegemist on kaugtöötajatega, peate siiski tagama, et nad saaksid aeg-ajalt võimaluse teiega rääkida. Võite määrata nendeks kohtumisteks kindla aja või tuletada töötajatele regulaarselt meelde, et nad valiksid 1:1 kohtumiseks aja. Nii saate oma hajutatud töötajatega paremini suhelda ja ka luua usaldus oma meeskonnaga.

Kaugmeeskonna suhtlemine on peaaegu igas tööstusharus tavaline päev
Tänane turg, eriti Covidi ajal, pakub palju vahendeid meeskonna kaugkommunikatsiooniks.

Teie vahendid kaugtöötajate suhtlemiseks

Oluline märkus tööriistade kohta: ei piisa sellest, kui lihtsalt luua kontod ja anda oma meeskonnale teada, et "see on olemas, kui soovite seda kasutada". Veenduge, et kõik teavad, millised on need platvormid, mida nad peaksid kasutama, ja kuidas neid kasutada. Jällegi peaksite need suunised dokumenteerima ja tegema need kättesaadavaks oma praegustele töötajatele ja tulevastele uutele töötajatele. Kui mõni teie kasutatavatest vahenditest ei toimi nii, nagu te lootsite, kujundage oma tööriistakast ümber. Tehnoloogiamaastik on lai, seega leiate tõenäoliselt rakendusi, mis sobivad 100% teie meeskonna vajadustele.

Me palusime Rohit Gupta'lt, kes on pärit Pixpa, platvorm, mis aitab loovisikutel luua ilusaid portfoolio veebilehti, nende lähenemisviisist kaugtöödele ja vahenditele:

Pixpa on viimased 3 kuud olnud täielikult kaugtöötajaks ja me kavatseme ka edaspidi töötada täielikult kaugtöötajana. Kuigi pandeemiline blokeering sundis meid muutusele, võtsime uue normaalsuse kiiresti omaks ja läksime sujuvalt üle kaugtööle. Kaugtööga on palju eeliseid - igapäevase pendelrändega seotud aeg ja stress on kadunud, töö- ja eraelu tasakaal on taastunud ja tootlikkuse tase on tõusnud. Kaugtöötajate meeskonnana keskendume oma töökultuuri säilitamisele ja arendamisele, meeskonnakaaslaste vahelisele seltskondlikkusele ja koostöö edendamisele.
Me kasutame Slacki, Asanat, Zoomi ja Githubi kogu oma töösuhtluseks ja koostööks. Meil on meeskonnas vaba ja struktureerimata koostöö, mis ei sobiks scrumi koosolekute määratlusse.

Kas otsite vahendit, mis aitab kaugtöötajate suhtlemisel?

Kasutage ressursside planeerimise tarkvara, mis on mõeldud mitte ainult IT- või loomemajanduse kaugtöötajate abistamiseks.

Seotud ametikohad

Kuidas jälgida meeskonna õnnelikkust?
Meeskonna õnne

Meeskonna õnn - kuidas jälgida?

Meeskonna õnnelikkuse mõõtmise kriitiline tähtsus Teadlased on juba ammu uurinud töötajate õnne ja nende töö tulemuslikkuse vahelist seost. Erinevad uuringud näitavad, et õnnelikkus muudab inimesed tõepoolest produktiivsemaks. Otsene seos moraalse...

Ania Kitowska