Kaugtöö tootlikkus: Kuidas jääda produktiivseks, kui töötate kodus?

Siin aadressil Teamdeck, oleme alati omaks võtnud kontseptsiooni virtuaalsed meeskonnad, nii et selle blogipostituse eesmärk oleks tavaliselt aidata teil näha kodus töötamise eeliseid.

Tõsi, me arvame endiselt, et kaugtöö on ettevõtete jaoks suurepärane valik. Uuringud näitavad et see võib olla tõhusam kui töötajate hoidmine kontoris, lisaks eelistavad paljud töötajad tegelikult kaugtööd.

Tegelikkuses on aga nii, et kaugtöö ei ole enam selline eelis, mida mõned ettevõtted otsustavad pakkuda. COVID-19 pandeemia ajal ei ole kodus töötamine enam eelistuse küsimus, vaid pigem vajadus miljonite inimeste jaoks.

Kuidas on lood uute kaugtöötajate tootlikkusega? See ei ole alati suurepärane. Slacki aruanne näitab, et 31% inimestest, kes on alles hiljuti alustanud kaugtööd, tunnistavad, et nende tööviljakus kannatab. Sama tunne on palju vähem levinud kogenud kaugtöötajate seas: vaid 13% ütlevad, et kodus töötamine on nende tootlikkust negatiivselt mõjutanud.

Selles blogipostituses püüame jagada meie tootlikkuse nõuanded mis kehtivad kogenud ja uute kaugtöötajate suhtes. Oleme oma näpunäited jaotanud kahte rühma. Esiteks loete sellest, kuidas muuta oma töö kaugtöötajana produktiivsemaks. Selle blogipostituse lõpus jagame ka nõuandeid ettevõttele ja meeskonnajuhile.

Kaugtöö tootlikkus - näpunäited teile

Me püüdsime kõik oma nõuanded kohandada vastavalt olukorrale, millega me hetkel silmitsi seisame. Sõltuvalt sellest, kus te elate ja kuidas te töötate, võivad piirangud ja tingimused siiski erineda. Võta julgelt meie nõuandeid ja kohandage neid oma konkreetsele juhtumile. Ja ennekõike: olge enda vastu lahke, eriti nendel rasketel aegadel. 

Ehitage oma töökoht

Võimalik, et teie töö tulemuslikkus on vähem kui optimaalne, sest kaugtöö puhul tunnete end pidevalt häiritud ja paigast ära. See ei ole ebatavaline - töötamine samas kohas, kus veedate kogu ülejäänud elu, on keeruline. Tavaliselt soovitame teil vahetada oma keskkonda, töötades kohvikus või ühistöökohas. Loomulikult ei ole see tänapäeval enamiku jaoks võimalus. Kuid isegi kui peate jääma koju oma laste, lemmikloomade, pereliikmete jne juurde, võite siiski proovida oma kodukontorit paremaks muuta.

Pidage meeles, et kuigi ranged piirangud on ajutised, ei tähenda see, et teie kaugtöökoht peaks olema poolik - pingutage, et luua ruum, kus teile meeldib töötada.

Alustage tõhusaks ja tulemuslikuks tööks vajaliku varustuse kogumisest. Kui teil on võimalik seadmed (sülearvuti, ekraan, klaviatuur jne) füüsiliselt kontorist kaasa võtta, kasutage seda võimalust. Ärge unustage kõrvaklappe, mis aitavad teil "töörežiimi" lülituda.

Valige õige tööruum: ideaalis soovite, et saaksite iga päev kodukontorisse "tulla" ja sealt "lahkuda". Kui teil on võimalik eraldada oma kaugtööruumile eraldi ruum, võib see olla suurepärane lahendus. Loomulikult ei saa igaüks seda endale lubada, kuid isegi ühe toa ühe nurga kasutamine "tööpiirkonnana" aitab teil end rohkem tööl tunda.

Nüüd, kui olete valinud õige ruumi, proovige kohandada tööruum oma vajadustele. Võib-olla tunnete end kogu päeva istudes ebaproduktiivsena? Kontoritöötajatel on mitu võimalust liikuda: osalemine koosolekud ja lõunale minek - kui töötate kodus, on lihtne veeta kogu päev ühes asendis. Muidugi, te ei pruugi olla võimeline taastama tavapärast kontoriplaani, kuid võite kasutada töökõnedeks (isegi ajutist) seisvat lauda ja võtta kasutusele muid füüsilisi tegevusi. Teie keha tunneb end palju paremini.

Kui teil on probleeme häiretega, oleks lahenduseks oma tööruumi kaitsmine, paigaldades sildi "Ma olen tööl". See võib olla kirjalik märk (eriti kui teil on tegemist uudishimulike pereliikmetega) või isegi lõhnaküünal, mille te päeva alguses süüdate. See mitte ainult ei anna märku, et olete hetkel hõivatud, vaid sellest saab ka väike keskendumist soodustav rituaal teie jaoks.

Ja veel üks asi: puhastage oma tööruumi regulaarselt. Sellest võib saada tore pärastlõunane harjumus või midagi, mida teete pühapäeviti, et valmistuda nädalaks. Töötamine puhtas ja korrastatud keskkonnas võib teie tootlikkust positiivselt mõjutada.

Võtke kasutusele tootlikkust suurendavad harjumused

Kui te ei ole harjunud kodus töötama, on normaalne, et tunnete end veidi eksinud ja ebakindlalt oma töörutiini suhtes. Siin on mõned viisid, kuidas kaugtöötajad saaksid oma tööd korraldada ja asjad korda teha.

• Rakendada mõned ajajuhtimise strateegiad: kaugtöö erineb kontoritööst, seega peate võib-olla otsima uusi viise, kuidas oma aega hallata. Mina ja kaks teist Teamdeck'i töötajat oleme proovinud paari neist ja me oleme oma kogemused kokku pannud blogipostitus. Tunnistan, et ma kasutan ikka veel proovitud tehnikat, sügavat tööd, iga kord, kui mul on vaja rasket ülesannet lahendada. See aitab mul püsida õigel teel ja hoida oma tootlikkuse taset väga kõrgel, eriti kui töötan kaugtööd.
• Tee kontrollnimekirjad - selleks, et midagi ära teha, pead teadma, mida täpselt teha tuleb! Paljud ettevõtted kasutavad ülesannete jälgimiseks projektijuhtimisvahendeid, kuid kaugtöötajad võivad ka ise kontrollnimekirju koostada. Kirjuta üles, mida sa tahad antud päeval/nädalal/kuu lõpuks teha, ja kontrolli ülesanded pidevalt ära - see on imeline tunne!
• Seadke oma ülesanded tähtsuse järjekorda - ülesannete järjestamine on alati kasulik, kuid kaugtöö puhul on selgete prioriteetide seadmine veelgi olulisem. Avaldasime hiljuti blogipostituse teemal projektiülesannete prioritiseerimine, kuid seal loetletud tehnikad on kasulikud ka siis, kui te ei ole projektijuht.
• Jälgige oma aega - paljud kaugtöötajad tunnevad, et nad ei ole oma tööpäevade jooksul palju saavutanud. Aja jälgimine võiks olla teie võimalus a) tunnustada rasket tööd, mida teete b) leida parendusvaldkondi. Näiteks kui te kulutate väga vähe aega produktiivsele tööle ja selle asemel peate raiskama aega failide läbitöötamisele, et otsida olulisi visuaalseid vahendeid, on see teie märguanne, et optimeerida midagi (nt, korrastage oma meeskonna virtuaalset draivi nii et te kulutate vähem aega võtmefailide otsimisele).
• Tehke mõned pausid. Me teame, et kodus olles on lihtne neid unustada. Tegelikkuses on oluline saada vähemalt paar minutit, et akusid laadida. Tõsi, te ei pruugi olla võimeline väljas jalutama või lõunat sööma, kuid vähim, mida saate teha, on teha mõned venitusharjutused ja jalutada kodus ringi. Lõunasöögist rääkides - püüdke mitte süüa seda arvuti kõrval, kui kirjutate e-kirju. Selle asemel istuge laua taga ja lõõgastuge: see on hästi teenitud puhkepaus.
• Pöörake tähelepanu sellele, kuidas te suhtlete: teile võib tunduda, et te väljendate oma mõtteid alati väga selgelt, kuid tõhus suhtlemine kaugtöötajate meeskonnas on hoopis teine mäng. Kontrollige kaks korda, kas teie sõnumid on arusaadavad ja ärge jätke ruumi kahtlustele. See võimaldab teil ja teie kaugtöörühma liikmetel olla produktiivsem.

Hoolitse enda eest

Kui töötate kodus, on lihtne kaotada tunne, "kus lõpeb töö ja algab elu", ja selle tulemusena ohverdada oma töö- ja eraelu tasakaal. Seepärast on oluline meeles pidada, et kaugtöö ei tähenda, et töötamine on alati võimalik. Pidage kinni oma tavapärasest tööajast või planeerige perioodid, mille jooksul te töötate. Teavitage oma meeskonnakaaslasi oma tööpäeva lõpust. Seda saate teha, saates neile sõnumi või määrates oma vestlusrakenduses vastava staatuse.

Samuti on oluline hoida kontakti oma kolleegidega. Paljud kontoritöötajad tunnevad kaugtööle üleminekul kindlasti sõbraliku suhtluse puudumist. Võta aega juhuslikeks vestlusteks kolleegidega ja võta nendega ühendust, et näha, kuidas neil läheb.

Viimane, kuid mitte vähem tähtis, praktiseerige enesehooldust. On absoluutselt oluline, et te leiaksite neil rasketel aegadel mõned tegevused, mis aitavad teil end paremini tunda. Kuulake oma lemmik-podcasti, tehke näohooldus või tehke head trenni: tehke seda, mis iganes teie tuju üleval hoiab.

Mida saavad juhid teha oma kaugtöötajate tootlikkuse parandamiseks?

Üleminek kontoritöölt kaugtöö võib olla teie ja teie kontoritöötajate jaoks keeruline, kui nad on muutunud kaugtöötajateks. Õnneks on asju, mida saate teha, et hõlbustada üleminekut ja suurendada kaugtöötajate tootlikkust.

• Määratlege selgelt rollid ja eesmärgid. See on alati oluline, kuid eriti kui inimesed töötavad erinevates asukohtades. Kui teie töötajad teavad, mida neilt oodatakse ja mida nad peaksid saavutama, on ülesannete planeerimine ja tähtsuse järjekorda seadmine nende jaoks lihtsam.
• Teavitage oma kaugtöötajaid ettevõtte strateegiast. Kodus töötavatel inimestel võib olla raske keskenduda erinevatele ülesannetele, kui nad ei näe suurt eesmärki nende taga. Veenduge, et teie töötajad teavad, mida nad peaksid tegema ja miks nad peaksid seda tegema.
• hõlbustada tööga mitteseotud suhtlust. Kaugtöötajatel, kes on harjunud koos töötama, võib olla raske saada sama suurt juhuslikku inimlikku suhtlemist. Õnneks saate korraldada oma meeskonnakaaslastele veebipõhiseid kohtumisi, et nad saaksid koos aega veeta ja oma elust rääkida. Apptension, mis on tarkvaramaja Teamdeck, on alustanud virtuaalsete kohvikute korraldamist <br>eaks (me armastame oma programmeerimiskeelt). Igal neist kohtumistest on erinev elustiiliga seotud teema (nt meditatsioon või fitness) ning töötajad saavad jagada oma kogemusi ja lihtsalt omavahel vestelda.
• Kasutage vahendeid, mis toetavad kaugkoostööd ja -suhtlust. Vestlus- ja videokõnede rakendused on hädavajalikud, kuid on ka muud tüüpi tarkvara, mida peaksite vaatama. Projektijuhtimisrakendused aitavad teie töötajatel projekte hallata ja nende edenemist jälgida. Ressursihaldusvahendid seevastu aitavad hoida töökoormust tasakaalus ja planeerida teie meeskondade tööd.
  Kas soovite rohkem teada saada, kuidas ressursihaldus võib aidata teie ettevõtet kaugtööle üleminekul? Kasutage seda kutset et leppida kokku tasuta konsultatsioon Teamdeck'i kliendi eduekspertidega. Näitame teile, kuidas teie konkreetne ettevõte võib saada kasu ressursside nõuetekohasest planeerimisest, tööaja jälgimisest ja kaugtöötajate kättesaadavuse haldamisest ühes vahendis.
• Koolitage oma meeskonda - rääkige neile headest tavadest ja jagage huvitavaid ressursse. Meie blogist leiate mitmeid postitusi, mis võiksid olla kasulikud teile ja teie töötajatele: projektijuhtide juhend töö- ja eraelu tasakaalu kohta, näpunäiteid tõhus kaugside, ideid kaugtöögruppide moodustamine.

Loodame, et see blogipostitus andis teile mõned ideed kaugtöötajate tootlikkuse suurendamiseks, olenemata sellest, kas olete meeskonnajuht või kodus töötav töötaja. Kas teil on muid näpunäiteid sel teemal? Jagage neid vestluses - me tahaksime teie arvamust kuulda. Jääge terveks ja jätkake head tööd!