Meeskonnajuhtidele ja juhtidele mõeldud ressursse sirvides leiate palju tõendeid mikrojuhtimise vastu. "Lõpetage oma meeskonnaliikmete mikromanööre!" "Töötajad vihkavad juhte, kes mikromanageerivad!" - kas see tähendab, et mikromanagement on alati halb? Selles postituses püüame näidata, et mikromanagement on tõepoolest potentsiaalselt kahjulik strateegia, kuid on olukordi, kus see võib olla tõhus.
Kuid kõigepealt määratleme, mis on tegelikult mikrojuhtimine projekti seadetes.
Miks on mikrojuhtimine projektijuhtimises?
Mikrojuhtimine on juhtimisstiil, mille puhul kontrollite oma meeskonda ja nende tööd väga täpselt. Veebilehel projekti- ja ressursside juhtimine, see hõlmab meeskonda, kes üritab projekti ellu viia.
Kuigi paljud projekti sidusrühmad (nii sisemised kui ka välised) võivad liigselt kontrollida projektis töötavaid inimesi, keskendume selles blogipostituses mikrojuhtivale projektijuhile.
Enne kui me tutvume projekti meeskonna juhtimisel mikrojuhtimise puuduste ja eeliste (jah, neid on ka) kohta, võiksite analüüsida oma käitumist ja tunnistada, et olete samuti mikrojuhtiv projektijuht.
Kas te olete mikromanageeriv peaministrant?
Projektijuhina peate te jälgima oma projektimeeskonna tööd. Eesmärk on viia projekt edukalt lõpule: õigeaegselt ja eelarve piires. Ei ole vaja palju, et need järelevalvekohustused muutuksid liigseks kontrolliks. Kui te tunnete oma töös mõnda neist käitumisviisidest ära, siis võib teil olla mikromanööre juhtiva PMi tunnuseid:
- Te planeerite oma meeskonna tööülesannete iga pisimatki detaili.
- Sa kipud oma meeskonna jaoks ülesandeid lõpetama, sest "see on lihtsalt kiirem/parem, kui sa seda teed".
- Teie meeskond osaleb sagedastel staatuskoosolekutel ja/või esitab korrapäraselt staatusaruandeid.
- Te teate täpselt, millega kõik teie meeskonnas praegu tegelevad, kuid te ei ole tingimata tunnete, et mõistate projekti üldist seisundit.
- Kuigi te sageli ohverdate oma töö- ja eraelu tasakaal, ei tunne, et teil oleks aega strateegia üle järele mõelda.
- Sa püüad kontrollida projekti iga aspekti: "See ei ole valmis enne, kui ma ütlen, et see on valmis."
- Enamik teie projekti elemente läbib mitmeid redigeerimisi, enne kui olete tulemusega rahul.
Nüüd saate öelda, kas mikrojuhtimine on teie projektijuhtimise ülesanded üle võtnud. Arutleme selle juhtimisstiili tagajärgede üle.[/vc_column_text]
Miks peaksite projektijuhina vältima mikrojuhtimist?
Alustame halbadest uudistest lihtsalt seetõttu, et enamasti ei ole mikrojuhtimine teie meeskonnaliikmetele ja projektile, mille kallal nad töötavad, tõesti kasulik. Siin on põhjus.
Esiteks võib see tegelikult takistada tootlikkust. A uuring mis viidi läbi Louisville'i ülikooli teadlaste poolt Kentuckys, leiti, et "surve kahjustab sooritust, kui see viib teid tähelepanu pöörama viisil, mis on konkreetse ülesande jaoks halb". Uuringus osalenud inimesed keskendusid, kui nad tundsid, et neid kontrollitakse, mitte ülesande tulemusele, vaid ülesandele endale, mis näitab, et selgesõnaline jälgimine võib negatiivselt mõjutada tulemuslikkust.
Kui teil on kalduvus oma töötajaid liigselt kontrollida, võite tõenäoliselt korraldada ka liiga palju koosolekuid, eriti staatuskoosolekuid. Meie juhendis tõhus koosolekute juhtimine, soovitame, et seisundi ajakohastusi jagatakse pigem lühikeses kirjalikus vormis kui pikemal üldkoosolekul.
Meeskonnaliikmete töö iga aspekti ülemäärane kontrollimine mõjub kohutavalt ka meeskonnamoraalile. Inimesed muutuvad pettunuks või ei ole enam huvitatud, sest nad ei tunne, et neil on oma töö tegemiseks piisavalt vabadust. Lõpuks võib see põhjustada teie projektimeeskonna suurt voolavust või konflikte teie ja teie meeskonna vahel. On ütlematagi selge, et usalduse loomine, mis on projektides nii oluline, on väga raske.
Loovus ja kirg on piiratud. Meeskonnaliikmed muutuvad otsustusvõimetumaks ja passiivsemaks: lõppude lõpuks ei olegi oluline, mida nad teevad - nende PM leiab midagi, mida parandada nii või teisiti. Mikrojuhtiv PM võib arvata, et see on tema meeskonnale õppimiskogemus, kuigi tegelikult ei õpi keegi midagi.
See ei ole skaleeritav projektijuhtimise stiil. Te kulutate tohutult palju aega ülesannete toimetamisele/viimistlemisele/kontrollitööle, mida teised inimesed on tõenäoliselt suurepäraselt võimelised täitma. Võimatu on nii oma projektijuhtimise ülesandeid täita kui ka püüda samal ajal parandada kõigi teiste ülesandeid. Aja jooksul võivad teie töötajad muutuda teiest sõltuvaks, mis aeglustab veelgi töö edenemist, mida peate ühiselt tegema.
Millal on mikrojuhtimine OK?
Oma meeskonnaliikme mikromanööre võib olla edukas lähenemisviis, kuid ainult vähestel juhtudel:
- A Kriis (tõeline kogu projekti hõlmav kriis, mitte keskpäevane arusaam, et "asjad liiguvad liiga aeglaselt"). Kui tundub, et teie projekti ajakava on ootamatu prioriteetide muutumise või ressursside nappuse tõttu ohus, peate oma meeskonda abistama ülesannete planeerimisel ja täitmisel.
- Vajadus kiiresti viia meeskonnaliikmed kurssi. Aeg-ajalt võib juhtuda, et mõned inimesed teie meeskonnas vajavad lisatuge. Võib-olla on nad meeskonnas uued ja ei mõista täielikult oma ülesandeid või projekti keerukust? Neile töötajatele võib tõepoolest olla kasulik, kui te nende tööd mõnda aega aktiivselt jälgite.
Pidage meeles, et selleks, et see oleks vähegi tõhus, peaks mikrojuhtimine olema lühiajaline lahendus.
Siin on, kuidas vältida mikrojuhtimist oma projektis
Ideaalis ei taha te oma meeskonda mikromanööre teha. Samal ajal tahate projektijuhina tagada, et ülesanded saaksid tehtud ja et projekt liiguks õiges suunas. Meie arvates saate saavutada mõlemad eesmärgid, kui pöörate tähelepanu kahele õnneliku ja produktiivse projektimeeskonna põhielemendile: projekti läbipaistvus ja töötajate nähtavus.
Meeskonna ja projekti läbipaistvus võib kaotada teie vajaduse kontrollida oma meeskonnaliikmeid. Kuidas? Kui julgustate avatud suhtlemist ja veendute, et inimesed saavad oma ülesannetest aru, ei pea te neid nii täpselt jälgima. Kui tekivad probleemid, annavad nad neist teile teada ja te saate need koos lahendada.
Siiski võib juhtuda, et teie töötajad ei näe isegi, et mõned parandusmeetmed tuleb võtta. Näiteks võivad nad töötada oma ülesannete kallal, mõistmata, et tegelik aeg, mida nad nendele ülesannetele kulutavad, erineb üha enam nende hinnangutest. See on midagi, mida on raske märgata igapäevatöös, kuid mida saab kergesti ära tunda, kui vaadata suurt pilti. Seepärast on kasulik, kui on olemas nähtavus teie meeskonna töökoormuse, tööajatabelite ja kättesaadavuse kohta. Kuidas seda saavutada ilma sagedaste staatusaruannete nõudmiseta? Üks vastus oleks võtta kasutusele ressursside haldamise tarkvara teie organisatsioonis. Teie töötajad saavad seda kasutada oma aja jälgimiseks ja neile määratud projektide kontrollimiseks ning teie kui juht saate jälgida oma meeskonna tulemuslikkus ilma oma meeskonnaliikmetele liiga suurt survet avaldamata.
Vaadake seda pilti: