Apptension - tarkvaramaja Poolast - säästab peaaegu $10,000 kuus ja me kasutame selleks ainult ühte vahendit.

Kuid see ei olnud alati nii lihtne.

Kuna me oleme tarkvaramaja, mis töötab mitme projektiga korraga, oleme katsetanud mitmeid tööriistu aja jälgimiseks ja ressursside planeerimiseks.

Lõppkokkuvõttes oleme siiski pisut pettunud.

Tabelite täitmisel põhinevate tööaja jälgimisseadmete kasutamine võtab rohkem aega ja on ebatäpne. Olles tüdinenud mõttetutest arvutusaruannetest, otsustasime luua omaenda tööriista ja nii Teamdeck ärkas ellu.

Me oleme seda algusest peale sisemiselt rakendanud. See aitas meil oma projektidega sammu pidada, nii ettevõttesiseste ja kaugtöötajate kui ka osalise tööajaga töötajate puhul.

"Töötajate kättesaadavuse broneerimine ulatub kaugemale kui traditsiooniline planeeritud puhkuste ja vabade päevade nimekiri. Digitaalsete nomaadide ja virtuaalsete meeskondade ajastul on keeruline hallata meeskonnaliikmeid, kes töötavad erinevates ajavööndites ja paindliku tööajaga." - Zbigniew Czarnecki, CEO at Apptension

Oleme koostanud selle juhtumiuuringu, et näidata teile reaalset näidet sellest, kuidas saate kasu, kui kasutate Teamdeck teie meeskonnas.

Milleks me kasutame Teamdecki?

Vale vahendite eraldamine ja nende kättesaadavuse mitteprognoosimine viib ebaõnnestumiseni 26% projektide kohta.

Kuna me tahtsime seda vältida, vajasime vahendit, mille abil saaksime jälgida töötajate aega, planeerida nende kättesaadavust, puhkepäevi ja isiklikke vabu päevi.

Me tahtsime seda kõike teha, et vältida seisakuid, töötaja alakasutamine või ületöötamine. Teisisõnu, me tahtsime lihtsalt oma tööd paremini planeerida ja juhtida.

Teamdeckiga saame seda kõike teha.

1. Lihtne aja jälgimine *

Teamdeckis saame määrata konkreetsetele projektidele kulutatud tunnid käsitsi või jälgida neid ühe klõpsuga töölaua taimeri abil.

Kuna siin ei ole vaja arvata, annab see meile täpsemaid aruandeid ja usaldusväärsemaid töögraafikuid. Samuti saame võrrelda hinnangulist aega projektile kulunud tegeliku ajaga ja kasutada seda tulevaste ülesannete paremaks hindamiseks.

* Sellest juhtumiuuringust on juba mõnda aega möödas...
Paar kuud tagasi käivitasime Teamdeck for Mobile. Meie mobiilirakendus võimaldab teil laiendada Teamdecki funktsioone oma nutitelefonile. Saate jälgida oma tööaega, vaadata töögraafikuid ja sirvida kalendrit, ilma et peaksite kasutama Teamdecki veebiversiooni. 

Märkus: Teamdeck for mobile on saadaval ainult Teamdecki registreeritud kasutajatele. Veenduge, et olete enne mobiilse sisselogimise proovimist registreerunud töölauale. 

2. Täiustatud ressursside planeerimine

Kasutades vaid ühte vahendit, saame jälgida töötajate vabu päevi, riiklikke pühi ja projektide broneeringuid. Me saame jälgida meeskonnaliikmete ajakava, nii et meie projektijuhtidel on lihtsam planeerida meeskonna jaotust ja hallata mitut projekti.

3. Täpsemad ajakavad ja eelarved

Samuti oleme kaasanud Teamdeck'i oma müügiprogrammi, mis andis meile võimaluse paremini prognoosida aega ja olemasolevaid töötajaid uute tehingute läbirääkimistel. Ajagraafikud ja eelarved muutusid täpsemaks.

Kuidas me oleme Teamdeckist kasu saanud

Kuna te teate, milleks te Teamdeck'i saate kasutada, siis vaatame, millised on selle rakendamise eelised teie ettevõttes.

Oleme selle osa jaotanud rahaliseks kasuks ja kasuks projektijuhi seisukohast.

Kui palju raha me iga kuu kokku hoiame?

Selleks, et arvutada töötajate juhtimise kulusid meie ettevõttes, oleme esitanud endale kolm küsimusteplokki, mida töötajad ise tavaliselt küsivad:

1. Millega ma peaksin täna tegelema? / Kui palju aega ma peaksin sellega tegelema?
2. Kas ma võin võtta vaba päeva? Mitu vaba päeva ma olen võtnud? Kas minu puhkusetaotlus kiideti heaks?
3. Kui palju aega ma olen sel kuul jälginud? Kui palju ma olen siiani kulutanud eelarvet? Milline on praegune ressursikasutus?

Kuna meil töötab praegu umbes 50 inimest, kasutasime seda arvu ja tunnitasu $30, et arvutada, kui palju raha me raiskame nende küsimustele vastamiseks kulutatud aja põhjal.

Vaja oli tabelit ja mõningaid elementaarseid arvutusi, et mõista, et ilma Teamdeckita oleme raisanud töötajate aega $11,130 eurot kuus, et tegeleda selle ühise juhtimisprobleemiga.

Teamdeck aitas meil vähendada seda raiskamist $1 249,50-ni, mis säästab meile $9 880,50 kuus.

Mis on huvitav, 40% meie töötajad kulutasid kõige rohkem aega, et küsida oma projektijuhilt igapäevaste ülesannete kohta. Hinnanguliselt viis see iga kuu 56 tunni raiskamiseni, mis teeb kokku $1 680, mida oleksime võinud paremini kulutada.

Kas meie projektijuhtidel on lihtsam projekte juhtida?

Veel üks Teamdecki kasutamise eelis on see, et projektijuhtidel on lihtsam projekte juhtida, sest nad teavad täpselt, milline töötaja on parasjagu vaba või kes lõpetab oma ülesanded peagi.

Kõigepealt saame kehtestada pikaajalised plaanid, pidades silmas erinevaid puhkepäevi ja riigipühi.

Meie projektijuhid suudavad koostada täpseid aruandeid ja jälgida eelarvet. Seejärel saavad nad neid teadmisi kasutada, et paremini jaotada töötajaid tulevaste projektide jaoks, planeerida eelarveid ja luua meie klientidele uute tehingute tegemisel paremaid hinnanguid.

Aruandeid saab alla laadida PDF-failidena ja lisada meie sprindiülevaadetele, mis muudab meeskondade vahelise suhtluse veelgi lihtsamaks.

Lõpuks saame hõlpsasti jälgida, millal meie osalise tööajaga töötajad saadaval on.

See kõik säästab meie projektijuhtide tööd, võimaldades neil meeskondi tõhusamalt juhtida.

Ressursside juhtimine tasub ära

31% ettevõtete kohta Access Groupi poolt intervjueeritud töötajad väitsid, et konkreetsete inimressursside vähene nähtavus organisatsioonis on suur probleem, millega nad võitlevad.

Ressursside planeerimise, puhkuste haldamise ja tööaja jälgimise vahendi kasutamine meie ettevõttes osutus äärmiselt kasulikuks. See ei aidanud meil mitte ainult raha kokku hoida, vaid võimaldas meil ka paremini planeerida ja juhtida käimasolevaid ja tulevasi projekte. See on oluline ka töötajate rahulolu hoidmiseks, ütleb Zbigniew Czarnecki:

"Tasub investeerida aega, et ressursside haldamise iga aspekti üle vaadata. Ühelt poolt väldime kulukate vigade tegemist, teiselt poolt säilitame töötajate mugavuse ja rahulolu."

Säästke oma ettevõtte aega ja raha - investeerige ressursihaldusvahendisse, et paremini jälgida ja jaotada töötajaid projektides.