Seoses piiranguteta puhkusepoliitika ja paindliku tööaja kasvava populaarsusega tundub, et vähemalt mõnes tööstusharus on varsti möödas töötajate kohaloleku jälgimise aeg.
Ometi väidan, et puudumiste jälgimine on oluline protsess ettevõtetele, kes soovivad säilitada läbipaistvat meeskonna ajakava ja tasakaalustatud meeskonna töökoormus. Lihtsalt keskendutakse vähem üksikisikute kontrollimisele ja rohkem sellele, et tööd oleks võimalik optimaalselt planeerida.
Mida saate selle artikliga:
- 4 lahendust, kuidas ressursside planeerimise tarkvara aitab puudumiste jälgimisel
- kuidas valida asjakohaselt ja töötajate puhkuse haldamise süsteem
- kuidas hallata töötajate kohalolekut
- miks Teamdeck - ressursihaldustarkvara - on valitud peamiseks puudumiste jälgimise tarkvaraks
Selles tekstis kirjeldatakse peamisi samme, mida on vaja teha, et luua lihtsasti hooldatav puudumiste jälgimise protsess. See lähenemisviis eeldab, et kasutate ära digitaalseid vahendeid, et teie meeskond saaks teiega koostööd teha. Tabelarvutus on võimalik valik, kuid sellel on vähem võimalusi kui spetsiaalsel ressursside haldamise tarkvara: puudumiste haldamiseks mõeldud rakendused on sageli varustatud aruandlusfunktsioonidega või puhkuse taotlemise töövoogudega.
Käime läbi olulised sammud, mis on vajalikud, et tutvustada puhkuse haldamine teie ettevõttes. Iga punktiga kaasneb kiire juhend, kuidas Teamdeck saab siin kasu tuua.
Puhkusepoliitika kehtestamine
See on vajalik samm mis tahes protsesside loomisel, mis on seotud vaba ajaga. Võib-olla olete juba loonud reeglistiku, mis teie meeskonna jaoks hästi toimib. Sellisel juhul võite liikuda järgmise punkti juurde.
Kui teie puhkusepoliitika on veel koostamata või on alles väljatöötamisel, siis katke kindlasti ka need aspektid:
- Töötajate puudumiste liigid (haiguspuhkus, akadeemiline puhkus, rasedus- ja sünnituspuhkus jne),
- Hüvitised puhkuse liikide kaupa (milliseid puudumisi kompenseeritakse?),
- Tasustatud puhkusepäevade arv töötaja kohta (kas see muutub aja jooksul?),
- Puhkuste taotlemisel tuleb ette teatada minimaalne etteteatamine.
Kui olete reeglite koostamise lõpetanud, küsige endalt järgmised küsimused:
- Kas teie poliitika on asjakohane osalise tööajaga töötajate ja/või vabakutseliste puhul?
- Kas see on töötajate jaoks suur kultuuriline muutus? Kas peaksite korraldama meeskonnakonsultatsiooni?
- Kas teie poliis katab vähem levinud juhtumeid? Näiteks, mis juhtub, kui keegi ei kasuta kõiki talle aasta jooksul eraldatud puhkusepäevi?
Teie puhkusepoliitikat tuleb selgelt edastada olemasolevatele töötajatele ja see peab olema osa uute töötajate sisseelamisest.
Kuidas saab Teamdeck aidata puudumiste jälgimisel?
Organisatsiooni administraatorina saate valida erinevate üleslaetud puudumistüüpide vahel või lisada omaenda puudumistüübid. Puudumistüübid on kohandatavad: saate muuta nende nimesid, määrata värvikoode ja määrata, kas need on tasulised või mitte. Nüüd, kui teie töötajad peavad taotlema puhkust, peavad nad lihtsalt valima tüübi nimekirjast.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Lihtsustage vaba aja taotlemise töövoogu, et suurendada puudumiste jälgimist.
Tõstke käsi, kui olete kunagi olnud osa pikast e-posti ahelast, kui olete lihtsalt püüdnud kindlustada endale vaba päeva. Olen kindel, et enamik teist on seda teinud. See ei ole tõhus ja pettumust tekitav nii töötajatele kui ka juhtidele.
Seepärast tuleb planeerida ja rakendada vaba aja taotlemise töökorraldus. Ideaaljuhul soovite kaotada vajaduse edasi-tagasi-tagasi käimise järele. Seda saate teha, kasutades puhkuse taotlemise vorme, mis sisaldavad kõiki otsuse tegemiseks vajalikke üksikasju. Sama kehtib ka juhi vastuse kohta: olenemata sellest, kas taotlus kiideti heaks või lükati tagasi, tuleb töötajat võimalikult kiiresti teavitada.
Kuidas saab Teamdeck aidata puudumiste jälgimisel?
Puhkuse taotlemise ja heakskiitmise protsess toimub rakenduses, seega säästab teid potentsiaalsest suhtluskaosest. Töötajad saavad taotleda puhkust, klõpsates valitud kuupäeval ja täites lühivormi.
Juhid saavad taotluse kohe kätte ja saavad sellele kohe vastata. Kui uus puhkusetaotlus on heaks kiidetud, uuendatakse meeskonna kalendrit vastavalt.
Tehke meeskonna võtmetähtsusega liikmete puudumised nähtavaks
Selle punkti pealkiri võiks olla ka "muuta puudumised kõigile meeskonnaliikmetele nähtavaks", kuid see sõltub teie töökoha läbipaistvuspoliitikast. Kuigi on täiesti arusaadav, et kõik meeskonnaliikmed ei pea pääsema ligi kõigi teiste puudumiskalendritele, ei saa sama öelda projektijuhtide, meeskonnajuhatajate või uute äriarendajate kohta. Igaüks, kelle ülesandeks on projektide planeerimine (või uute projektide kindlustamine - seega müügimeeskond), peaks olema võimeline nägema, kes on tööks saadaval. Vastasel juhul on meeskonna tegelik võimekus teadmata, mis võib viia suurte planeerimisvigade tegemiseni.
Läbipaistev meeskonnakalender suurendab ka igapäevast tõhusust: inimesed ei pea küsima, kas keegi nende meeskonnast töötab sel päeval või mitte.
Kuidas saab Teamdeck aidata puudumiste jälgimisel?
Teamdeck'i põhifunktsioon on võimas meeskonnakalender, kus näete kõigi töötajate kättesaadavust, ülesandeid ja töögraafikuid. Puhkusel olevaid inimesi saab kiiresti märgata.
Samuti ei pea te muretsema, kui annate oma meeskonnaliikmetele pikemaid tööülesandeid. Vabad päevad jäetakse automaatselt vahele (kui te ei määra teisiti) ja ka pangapäevad.
Andmete kokkuvõte
Kui te ei järgi piiramatut puhkusepoliitikat, on teil vaja viisi, kuidas koguda jälgitud puudumisi ja võrrelda neid igaühe puhkusetasuga. Selleks võib olla lihtne tabel või võite teha kokkuvõtteid otse valitud ressursihaldusvahendis. Tehke kindlasti vahet erinevatel puudumistüüpidel, sest tõenäoliselt ei lähe kõik neist arvesse aastase hüvitise puhul.
Puudumistega seotud andmete kogumine aitab teil paremini planeerida oma meeskonna tööd tulevikus. Püüdke tuvastada korduvaid mustreid. Võib-olla on perioode, mil haiguspuhkused on märkimisväärselt sagedasemad. Millal inimesed kipuvad taotlema kõige pikemaid puhkusi? Sellised teadmised on kasulikud eelseisvate kuude tootmiskalendri koostamisel.
Kuidas saab Teamdeck aidata puudumiste jälgimisel?
Teamdeck jälgib igaühe vaba aega. Avage aruande sektsioon ja valige Aruanne vaba aja kohta malli, et luua aruanne, mis vastab teile järgmistele küsimustele:
- kui palju puhkusepäevi võtsid teie töötajad?
- milliseid puudumisi tegid konkreetsed inimesed?
- kui palju on igaühel puhkusepäevaraha jäänud? (Vajaduse korral võite sisestada igale isikule erineva puhkusepäevaraha).
Kas olete valmis parandama oma meeskonna puudumiste jälgimise töökorraldust?
Puudumiste jälgimisel ei ole tõesti põhjust jääda aeganõudvate menetluste juurde ja tugineda vananenud vormidele. Tugev protsess aitab teil puhkusi tõhusalt ja korrektselt hallata. Täiendavate volituste saamiseks kaaluge sellise tarkvara kasutamist, mis on loodud selle protsessi lihtsustamiseks. Plaani kõne Anielaga et arutada teie meeskonna jaoks kõige tõhusamaid töötajate puudumiste jälgimise protsesse. Aga neile, kes ei ole ikka veel veendunud õiges puhkuse haldamise süsteem - loe meie artiklit.