Nagu allpool lugeda võib, põhineb iga otsus ja tegevus vastavalt Institute of Business Forecasting and Planning'ile - mitte tingimata teadlikult - ressursside prognoosimisel. See artikkel põhineb büroojuhi ja finantsjuhi kogemustel.
Artikkel sisaldab:
- Inimressursside prognoosimise määratluste võrdlus
- Meeskonna kasutuse prognoosi aruanne
- Trendianalüüs ja kasulik roll ressursside haldamise tarkvara ressursside prognoosimine
Koos meie külaliste, Piotri ja Iwona, tahan teile näidata, et ressursside planeerija võib anda andmeid, et süvendada seda arusaamist ja selle tulemusel teha kindlamaid prognoosivalikuid.
Iwona Marciniak - Büroojuhataja Le Polish Bureau's, tuntud tootmisettevõtte UNIT9 tehnilises osakonnas.
Piotr Bandosz - Poolas Poznańis asuva 50-liikmelise loomingulise tarkvarafirma Apptension finants- ja personalijuht.
Ajaloo kasutamine tuleviku prognoosimiseks - paar sõna enne, kui räägime personaliprognoosimisest
"(...) kas sa mõistad seda või mitte, praktiliselt iga äriotsus ja -protsess põhineb prognoosil."
(Ettevõtete prognoosimise ja planeerimise instituut)
Ilmselt on tõsi, et ilma minevikuta ei ole tulevikku - ülbelt öeldes. Kuid selgemalt öeldes põhineb igasugune ennustus - ka eraelus - andmete (mis on võetud teie enda kogemustest ja antud teile kolleegide või toetavate vahendite poolt) ja kujutlusvõime segul.
Tuleviku loomine või lihtsalt seatud eesmärkide elluviimine ning edu saavutamiseks tekkivate ülesannete ja väljakutsete ületamine põhineb alati sellistel elementidel nagu andmed ja kogemused, mis aitavad probleeme lahendada ja õiget suunda valida, ning sisaldab neid.
(...) Prognoosimine on katse ennustada tulevasi tulemusi varasemate sündmuste ja juhtkonna arusaamade põhjal.
(WoltersKluwer.com)
Prognoosimine - olenemata sellest, kas me räägime ilmastiku, inimeste või loomade käitumise, finants-, äri- või lihtsalt inimressursside kohta - on protsess, mille käigus kasutatakse andmeid, teadmisi ja kogemusi, et teha prognoose ja ettevalmistusi konkreetse vajaduse või ärivajaduse rahuldamiseks - otsesõnu öeldes.
Kuidas koguda andmeid, mis toetavad personaliprognoosi otsuseid?
Tähendusest tegudeni - arusaam personaliprognoosimisest
Olles ülaltoodud meeles, saame ennustada personali prognoosimise tähendust.
Personaliprognoosimine ehk inimressursside prognoosimine on ettevõtte personalivajaduse kindlaksmääramine või prognoosimine olemasolevate andmete põhjal.
(the-definition.com)
Selles mõttes on rõhuasetus piisava ja oodatava arvu ning sobiva kvalifikatsiooniga töötajate tagamisel - mida oodatakse ettevõtte või ettevõtte seisukohast. Ja eesmärk on tagada äritegevuse järjepidevus, saavutada ärivajadused just tänu kvalifitseeritud töötajatele.
See tähendus on piisavalt lähedane võimsuse planeerimisele - väga populaarne termin ressursi- ja projektijuhtide seas. Nende jaoks tähendab võimsuse planeerimine seda, et on vaja hoida õiget arvu (korralikult koolitatud ja kvalifitseeritud) töötajaid, kes võiksid projekti või ülesande edukalt lõpule viia.
Seega on inimressursi prognoosimine...nõudluse ja pakkumise prognoosimine. See võib viidata töötajate arvule, eeldatavatele konkreetsetele oskustele või kontoriseadmetele. Personalitöö valdkonnas tähendab prognoosimine:
töötajate arvu hindamine ning töötajate vajaduste rahuldamiseks ja ärieesmärkide saavutamiseks vajalike oskuste, seadmete ja ressursside arvutamine.
(rovva.com)
Kas see kõlab tuttavalt, kui me võrdleme ülaltoodut ressursside planeerimise või isegi ressursihalduse määratlustega?
Selle peatüki kokkuvõttes on personaliprognoosimine protsess, mille käigus prognoositakse - andmete, ettevõtte vajaduste ja praegu töötavate ettevõtte töötajate ning nende töölevõtmise ja tootlikkuse näitajate põhjal -, keda tuleks tööle võtta. Töötavad meisterlikkuse ja tööjõu mõttes. Inimressursside prognoosimise eesmärk on rahuldada tulevaste projektide nõudmisi. Oma olemuselt on see operatsioon, mis eeldab õiget arusaamist sellest, mis teie ettevõttes toimub.
Meeskonna kasutuse prognoosi aruanne
Piotr on üks OG Teamdecki kasutajaid, kes on rakendusega koos olnud selle beetaversioonist alates selle käivitamisest. Pole ime, et ta on välja töötanud paar lemmikut, kui tegemist on töö automatiseerimise ja andmetest väärtuse ammutamisega. Üks tema kasutatavatest aruannetest on 3 kuu tootmisprognoos.
See põhineb nii meeskonna tulevasel kättesaadavusel kui ka juba määratud projektibroneeringutel.
TIPP: Kasutage funktsiooni nimega Lisa kohandatud arvutusvälja et luua veeru Kasutamine.
Kuna Pjotr on finants- ja personalijuht, saab ta seda aruannet kasutada oma töö mõlemas aspektis. See annab talle kindla ülevaate Apptensioni kavandatud tootmisliinist: kui kasutusväärtused on oodatust madalamad, saab ta rääkida müügimeeskonnaga ja näha, kas lähinädalatel on potentsiaali rohkemate tehingute sõlmimiseks.
TIP: Võite märgistada erinevaid broneeringuid siltidega, nt "esialgne" broneeringute puhul, mis ei ole veel kinnitatud, kuid mille kohta on juba mõned kokkulepped tehtud.
See lihtne tabel on ka hea juhis inimressursi prognoosimiseks.
Pjotr saab analüüsida konkreetsete inimeste või osakondade kasutamist. Nii teab ta, millised rollid on lähiajal väga nõutud, ja saab vastavalt sellele planeerida värbamisprotsesse.
TIP: Kohandatud väljad toimivad Teamdeckis projektide ja inimeste siltidena. Need lihtsustavad andmete sorteerimist kategooriatesse, nt osakondadesse. Nii Iwona kui ka Piotr on lisanud oma meeskonnakaaslastele sildi "ametinimetus", et filtreerida neid oskuste järgi.
Ülaltoodud tabelit vaadates näete, et kuigi loovosakond tervikuna näib olevat eelseisvatel kuudel mõistlikult hõivatud, näitab andmete põhjalikum uurimine, et vajaksime veidi copywriting-abi, sest Luisal on palju tööd.
Kolmekuuline prognoos on kasulik ka siis, kui on vaja hinnata, kas konkreetset rolli vajatakse pikema aja jooksul või on tegemist lühiajalise tööga, mis sobib paremini vabakutselisele töötajale.
Inimressursside prognoosimine ajalooliste andmete põhjal
Iwona juhib tähelepanu sellele, et juurdepääs varasematele andmetele on äärmiselt kasulik ka siis, kui püütakse optimeerida tulevasi värbamisprotsesse. Viimaste kuude ja aastate andmete analüüs võimaldab märgata andmetes trende ja teha täpsemaid prognoose. Näiteks selgus, et teatud oskused on teatud kuudel suurema nõudlusega. Nüüd, kui meeskond suudab prognoosida eelseisvat värbamisvajadust, saab protsessi eelnevalt planeerida.
Kui teil ei ole piisavalt andmeid eelmiste aastate analüüsimiseks, võib teid aidata ka lähiajaloo vaatamine. Ajalooliste andmete aruanne põhineb inimeste tööajatabelitel ja, nagu Iwona ise tunnistab, "võttis selle koostamine umbes 5 minutit".
Iwona aruandes on kolm veergu:
- töötajate kategooriad nende ametinimetuste alusel, pärast iga kategooria laiendamist näete kuude ja seejärel inimesi (kasutage grupeerimine võimalus, et andmeid saaks sellesse järjekorda panna)
- otse Teamdeckist tõmmatud tööajatabelid - ressursside haldamise tarkvara
- teises veerus märgitud tundide arvu täitmiseks vajalike inimeste arv.
TIPP: Veerg Inimesed on nn kohandatud arvutus ja valem on järgmine:
Inimesed = Tööajatabelid / 60 / 168
Miks 168? See on keskmine töötundide arv kuus. See arv võib riigiti erineda - kasutage väärtust, mis on teie puhul kõige mõistlikum.
See aruanne on tõeliselt sisukas, kui laiendate ridu ja võrdlete töökoormust kuus tegeliku töötajate arvuga.
Pildil on kujutatud fiktiivse UX-meeskonna tööajatabelite jaotus kuus. Töötajaid on kolm ja enamiku ajast on see just õige kogus, et töö lõpule viia (väärtus Inimesed veerg ei ületa 3). Detsember tundus aga olevat UX-meeskonna jaoks väga hõivatud. Kõik meeskonnaliikmed on kirja pannud tavapärasest rohkem aega ja arvutused näitavad, et selle töö tavapärase aja jooksul lõpuleviimiseks oleks vaja rohkem kui 3 inimest (tegelikult 3,43).
Võib olla, et see konkreetne detsember oli erakordselt hõivatud, või on see hoopis kujunev muster. Igatahes on teil igati põhjust vaadata töökoormus UX-disainerite tihedat koostööd ja vajadusel uute töötajate värbamist.
TIPP: Tööajatabelite aruanded on ka suurepärane alus teie töötajate palgaarvestuse arvutamiseks.
Personaliprognoosimise väljakutsed ja kuidas neile reageerida
On mitmeid tegureid, mida tuleb arvesse võtta, kui tegemist on planeerimisvahend nõudlus asutustes. Asjad muutuvad siin kiiresti, seda nii uute tootmisprojektide kui ka nende elluviimiseks vajalike uute oskuste osas. Peate tegema otsuse, kas otsite inimesi oma meeskonda või aitate projektidele kaasa vabakutselistena. Siis on muidugi ka tegeliku värbamisprotsessi kulud.
Mis on halvasti ajastatud töölevõtmise tagajärgedega? Liiga palju töötajaid omavad agentuurid võivad kergesti kaotada oma rahalise likviidsuse, kuid ebapiisavate ressursside puudumine võib ohustada eelseisvaid projekte või kahjustada hoolikalt kujundatud kliendisuhteid. On selge, et siin on palju kaalul.
Õnneks on usaldusväärsed andmed:
- kinnitatud (või põhimõtteliselt kinnitatud ja lõplikku käiku ootavad) projektid, nende hinnanguline kestus ja nende elluviimiseks vajalikud rollid,
- teie meeskonnakaaslaste tulevane kättesaadavus,
- varasemad andmed: tööajatabelid, kasutamine, hinnangud vs tegelikud,
aitab teid tohutult. Andmepõhine personaliprognoosimine algab asjakohaste andmete kogumisega, eelistatavalt reaalajas. Käesolevas artiklis esitatud analüüsid on kogutud Teamdeck'i tarkvara abil, mis on kohandatud toetama agentuuride, tarkvarafirmade ja idufirmade tegevust. projekti ressursside juhtimine.
Kas teil on juba konto? Mine aruannete sektsiooni ja loo oma analüütika armatuurlaud.
Uus Teamdeck? Konto loomine on tasuta ja võtab vaid paar minutit.