Ønsker du at få Slack-opdateringer om dit teams arbejde og tilgængelighed? Det kan du gøre ved at forbinder Teamdeck med Slack ved hjælp af vores indbyggede integration. I dette blogindlæg viser vi dig, hvordan du forbinder disse apps og opsætter nyttige Slack-meddelelser om ressourcestyring.
Slack-integrationen er tilgængelig for alle organisationer med mere end to Teamdeck-brugere.
Du skal have ejerrettigheder for at sætte integrationen op i Teamdeck. Du skal også kunne godkende nye apps i dit teams Slack-arbejdsområde.
Gå ind på din Teamdeck-konto, og klik på Indstillinger i den øverste menulinje. Gå derefter til Integrationer, hvor du kan se Slack blandt de mulige forbindelser.
Klik på "Start integration". Næste skridt er at tillade denne integration i din Slack-konto.
Når integrationen er godkendt, kan du gå tilbage til din Teamdeck-konto. Under "Indstillinger" -> "Integrationer" -> "Slack - administrer integration" kan du se en liste over mulige notifikationer, som du kan oprette i dit Slack-arbejdsområde. Lad os gennemgå dem en efter en i næste afsnit af dette blogindlæg.
Den første kategori af opdateringer, du kan sende til dit Slack-arbejdsområde, vedrører dit teams bookinger. Du kan f.eks. beslutte at sende en Slack-besked, hver gang der er en ny booking i dit team. Først skal du slå denne notifikation til og derefter vælge den kanal, hvor du vil modtage opdateringerne. I vores tilfælde er der en Slack-kanal for PM'er, som virker som et ideelt sted at sende sådanne opdateringer.
Fra nu af, når der sker en ændring i en persons bookinger (ny booking tilføjet, redigeret booking, fjernet booking), vil du se en note om det i den valgte Slack-kanal:
Den anden mulighed i kategorien "Bookinger" er at sende en daglig oversigt over bookinger. Du skal angive den kanal, hvor du vil modtage opdateringen. Desuden skal du vælge det tidspunkt, hvor du ønsker at modtage den.
Derudover kan du vælge op til tre brugerdefinerede felter, der indeholder ekstra oplysninger, som vi kan tilføje til Slack-oversigten. Afhængigt af de brugerdefinerede felter, din virksomhed bruger, kan det f.eks. være din medarbejders jobtitel.
Du kan også bruge Slack & Teamdeck-integrationen til at få hurtig indsigt i dit teams tilgængelighed. Når du planlægger dine medarbejderes arbejde, skal du sørge for, at folk ikke er overbebyrdede, men du skal også holde øje med underudnyttede medarbejdere.At have for lidt at lave gør folk ulykkelige også.
Heldigvis kan du oprette en ugentlig Slack-opdatering for at se en liste over personer, der opfylder bestemte kriterier, og tjekke, hvor meget kapacitet de har tilbage til næste uge.
Hvis alle dine medarbejdere har bookinger, der matcher deres kapacitet, vil du modtage en besked som denne:
Ugentlige opdateringer er bestemt nyttige, men du vil måske gerne tjekke, hvilke teammedlemmer der er tilgængelige efter behov. Det kan du gøre ved at slå genvejen "Tilgængelige ressourcer i Slack" til.
Når det er slået til, kan du gå ind på Slack, begynde at skrive "/" og derefter søge efter Teamdeck i forslagsboksen.
Vælg genvejen Tilgængelige ressourcer, og der vises en modal, hvor du kan specificere din anmodning - det datointerval, du ser på, og andre kriterier, der kan være vigtige for dig. Når du har udfyldt formularen, vil du se en Slack-besked med en liste over tilgængelige ressourcer og deres daglige kapacitet i den valgte periode.
Når man ser på denne besked, er det let at se, at vi helt sikkert kan tilføje nogle bookinger til Mikes kalender eller endda tildele ham et nyt projekt, da han ser ud til at være helt ledig i næste uge. Alice har også noget kapacitet tilbage.
De næste par muligheder, der er tilgængelige i Teamdeck + Slack-integrationen, vedrører dit teams fridage og ferier.
Den første type notifikation informerer dig om opdateringer i folks feriekalender - nye ferier, redigerede ferier, fjernede ferier. Det er især nyttigt at få øje på ferieanmodninger sendt af dine medarbejdere:
Derudover kan du beslutte ikke at modtage opdateringer om ferier, der er tilføjet af bestemte personer i dit team. For eksempel kan du have en HR-medarbejder, som har ansvaret for at tilføje ferier til folks kalendere. Hvis du ignorerer deres opdateringer, vil du kun se anmodninger fra andre medarbejdere.
På samme måde som med bookinger kan du også få en daglig oversigt over ferier. Det er en god påmindelse til dine teamledere, så de kan se, hvilke af deres direkte medarbejdere, der ikke er på kontoret. Du kan også oprette en oversigt over afventende ferieanmodninger for at sikre, at medarbejderne ikke venter for længe på en beslutning om deres ferieanmodning.
Den sidste mulighed i kategorien Ferier er en genvej. Slå den til for at lade dine medarbejdere anmode om ferie direkte fra Slack uden at skulle gå ind i Teamdeck. De skal bare skrive "/" i en hvilken som helst kanal og derefter vælge den relevante genvej - "Anmod om ferie".
Der vises en modal, som de skal udfylde:
Når en sådan ferieanmodning indsendes, vises den i Teamdeck som en afventende anmodning. Den kan også blive vist i Slack, hvis ferieopdateringer er slået til. Hvad der er vigtigt er, at når en af lederne ændrer status for denne ferieanmodning til accepteret eller afvist, vil medarbejderen også få besked via Slack:
Det er en god måde at skabe en problemfri proces til håndtering af medarbejdernes anmodninger om afspadsering.
Den sidste kategori af opdateringer, du kan sende til dit Slack-arbejdsområde via Teamdeck-integrationen, handler om timesedler. Først og fremmest kan du beslutte at sende opdateringer om nye, redigerede eller fjernede tidsposter, der vises i dit teams timesedler:
Derudover kan du også opsætte daglige notifikationer, som minder medarbejderne om at udfylde deres timesedler.
Brug af Slack til styring af ressourcer kan være en god måde at øge din produktivitet på og sikre, at ingen vigtige opdateringer går ubemærket hen. Når Teamdeck og Slack kombineres, hjælper de projektledere og teamledere med ikke bare at planlægge deres teams arbejde grundigt, men også med at overvåge det i realtid uden unødigt besvær.
Hvis du har spørgsmål til Teamdeck + Slack-integrationen, kan du skrive til os via chatten. Vi vil med glæde besvare dine spørgsmål og hjælpe dig med at sætte forbindelsen op.
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Virksomheder bruger normalt mange kræfter på ressourceallokering. Man vil gerne holde alle beskæftiget, samtidig med at man sørger for, at deres opgaver er værdifulde (hvilket ofte betyder fakturerbare) for virksomheden. Det bliver virkelig vanskeligt, når dit team...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...