Som bureauejer eller leder af et kreativt team har du sikkert allerede hørt, at tidsregistrering øger et bureaus produktivitet og giver din virksomhed et betydeligt løft. Alligevel er nogle teams skeptiske over for tidsregistrering, da det kan føles påtrængende. Men når alt kommer til alt, hvis du vælger den bedste software til registrering af medarbejdertid til dit teams behov og fremmer en kultur med tidsregistrering, er det et meget nyttigt værktøj. I dette blogindlæg gennemgår vi forskellige fordele, som dit bureau kan mærke, når du begynder at registrere tid.
Hvis du beder dine medarbejdere om at registrere deres tid, får du et godt overblik over, hvordan de kreative teams bruger deres tid. Du ved, hvem der er overbebyrdet, og hvem der har for få opgaver. Du vil også vide, hvilke kunders projekter der er i fare for at blive forsinkede eller overskride budgettet. Denne indsigt giver dig mulighed for at:
Hvis du ikke bruger timesedler til at fakturere dine kunder, er der stor sandsynlighed for, at du fakturerer dem for lidt. Mange medarbejdere glemmer at registrere, at de har brugt en ekstra time eller to på et givent projekt. Desværre har disse ikke-fakturerede timer en tendens til at hobe sig op, hvis du ser på et månedligt eller årligt perspektiv. Som bureau har du ikke råd til at have lignende pengelækager. Præcise timesedler giver dig mulighed for at se, hvad alle har lavet. Intet kundearbejde vil gå ubemærket hen.
[/vc_column_text]
Livet på et bureau kan være hektisk, og de fleste medarbejdere er ikke fremmede for at lægge nogle ekstra timer. Alligevel bør bureauer ikke ignorere deres medarbejderes arbejdsbyrde, da konsekvenserne af overudnyttelse kan være meget alvorlige. Samtidig kan medarbejdere, der simpelthen ikke har nok særlige opgaver til at fylde deres dage er også ulykkelige. Som teamleder skal du forsøge at holde balancen. ressourceudnyttelse. Takket være timesedler kan du nemt se, hvem der har for meget at se til, og hvem der er underudnyttet.
Mange bureauer fakturerer deres kunder efter en tids- og materialemodel. Hvis det er tilfældet for dig, har du simpelthen ingen undskyldning for ikke at spore dine teammedlemmers tid. Når du har nøjagtige timesedler, er det meget nemt at udstede en faktura baseret på dem. Din økonomiafdeling vil helt sikkert sætte pris på at have adgang til omfattende data om projektarbejde.
Forudsigelse af ressourcer betyder at forudsige, hvor mange ressourcer du får brug for og hvornår. Historiske data indsamlet fra dit teams timesedler vil hjælpe dig gevaldigt her. Se på, hvor meget tid dine teams har brugt i forskellige måneder eller uger, og du vil sandsynligvis få øje på mønstre (f.eks. flere timer, når de arbejder på vinterferiekampagner). I stedet for at skynde dig at rekruttere nye medarbejdere eller ansætte freelancere til en højere pris, vil du i år vide, at du skal sikre dig flere menneskelige ressourcer på forhånd.
Bureauer arbejder ofte med entreprenører eller freelancere. Bed dem om at registrere tid sammen med dit team, så kan du se, hvor meget tid de bruger på dit projekt, og hvor meget du skal betale dem. Hvis du bruger TeamdeckDu kan også bede disse mennesker om at logge deres daglige tilgængelighed. Så ved du præcis, hvor meget tid de kan bruge på dit projekt og hvornår.
Indrømmet, estimater er sjældent *virkelig* nøjagtige, men tidsregistrering vil hjælpe dig med at forfine dit bureaus estimeringsproces. Først skal du analysere dine tidligere projekter ved at se på estimater og faktiske tal (planlagte timer og sporet tid). Prøv at identificere mønstre: Det kan f.eks. vise sig, at dit team ofte undervurderer projektets designfase. Med denne indsigt kan du udarbejde de næste estimater med større selvtillid.
I de foregående afsnit nævnte vi mønstre, der ofte er synlige i timesedler. Når du ser på dit teams tidsregistreringer, kan du også få øje på nogle forbedringsområder i forhold til deres produktivitet. For eksempel kan du blive overrasket over, hvor mange timer dine medarbejdere bruger på at sidde i møder. Der er gode chancer for, at du straks får ideer til at optimere din virksomheds interne processer eller forfine dine projektstyringsteknikker. Det er endnu mere nyttigt, når dit team sporer tid og tagger både ikke-fakturerbare og fakturerbare timer. På den måde kan du hurtigt se, hvilke aktiviteter der koster dig mest.
Når vi taler om fakturerbare timer, er de også meget vigtige, når det gælder om at vurdere rentabiliteten af dine projekter. Det kan være, at dit team arbejder meget hårdt på et projekt, formår at levere det til tiden, og alligevel tjener dit bureau næsten ikke noget. Hvis det er tilfældet, bør du helt sikkert se efter muligheder for at optimere din prissætning eller forhandle dine kontraktvilkår. Hvis du f.eks. behandler implementering af ændringer, som kunden har bedt om, som ikke-fakturerbar tid, og det alligevel udgør en stor del af dit teams timesedler, bør du måske alligevel opkræve betaling for det. Tidsregistrering giver dig værktøjer til at forklare og begrunde disse beslutninger over for dine kunder.
Du ønsker, at dit bureauteam skal være glade og engagerede på arbejdet. Det siger sig selv. Når du sporer deres tid, er du sikker på, at du har styr på deres arbejdsbyrde. Er nogen for nylig begyndt at logge nogle seriøse overarbejde? Du kan se det i timesedlen og vil kunne reagere eller forbedre den aktuelle situation. Styring af overarbejde. Dit team vil sætte pris på at arbejde i en virksomhed, hvor der bliver lagt mærke til deres indsats. Det er også sandsynligt, at de vil se, at tidsregistrering har en positiv effekt på deres personlige produktivitet.
På markedet findes der mange projektstyringsværktøjer (også til den kreative branche) eller - mere specifikt - tidsregistreringsapps. Fra end-to-end-platforme til værktøjer, der er dedikeret til specifikke opgaver og ansvarsområder. Hver med lidt forskellige funktioner og anvendelsesmuligheder, og nogle gange med alle de nødvendige funktioner til en rimelig pris.
I en af vores seneste artikler gav vi tips til Sådan vælger du software til tidsregistrering af medarbejdere. Kort sagt skal du finde ud af, hvad du vil opnå med en sporingsapp, og hvordan dit team vil bruge den. Vælg derefter det værktøj, der passer bedst til dine behov.
I TeamdeckEn praktisk tidsregistrering er en del af en komplet ressourcestyringssoftware, der også kan hjælpe dig med ressourceplanlægning og fraværsstyring. Hvis du vil se nærmere på vores app, få en 30-dages GRATIS prøveperiode eller Planlæg en konsultation med Aniela, vores ekspert i kundesucces.
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...
Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med en absolut...