Det bliver stadig sværere at navigere i software til ressourcestyring landskab. Med nye værktøjer, der lanceres regelmæssigt, og eksisterende apps, der tilbyder flere funktioner, er udvalget virkelig stort. Det betyder dog ikke, at det er nemt at vælge det *rigtige* værktøj.
Men da utilstrækkelige ressourceprognoser og ressourceafhængighed er blandt de vigtigste årsager til projektfejl (som rapporteret af Project Management Institute), har virksomheder brug for at finde software, der kan hjælpe dem med styring af projektressourcer udfordringer.
For at gøre valget lidt lettere har vi listet de vigtigste funktioner i Værktøjer til ressourceplanlægning.
Du vil se, at vi primært fokuserer på muligheder, der giver dig mulighed for at tilpasse værktøjet til dit teams proces. Det er vigtigt, fordi du ikke ønsker at ændre den måde, du og dit team arbejder på, bare for at være kompatibel med softwarekravene. Når det drejer sig om ressourcestyringssystemer, er fleksibilitet vejen frem. Det er derfor, vi lægger ud med funktioner, der giver dig mulighed for at tilpasse værktøjet.
Det er ofte sådan, at et enkelt værktøj med mange tilpasningsmuligheder er det mest kraftfulde. Hvis du kan tilføje dine egne kategorier eller oprette brugerdefinerede visninger, vil det påvirke din komfort, når du bruger værktøjet.
Tag et kig på dette eksempel: De fleste ressourcestyringssystemer giver dig mulighed for at filtrere dine ressourcer efter deres navne eller jobtitler. Hvad nu, hvis du vil bruge en anden kategori i stedet? Lad os sige, at du vil opdele dit team efter det kontor, de arbejder fra. Software, der tilbyder brugerdefinerede felter til at beskrive din arbejdsstyrke, giver dig den mulighed.
Tilpasning er også vigtig, når du ikke bruger alle de funktioner, en given app tilbyder. Kan du redigere hovedvisningen eller dine analyser, så de kun viser de oplysninger, du er interesseret i?
Elementerne i Teamdecks hovedvisning kan redigeres: Du kan skjule de funktioner, du ikke bruger, og oprette brugerdefinerede kategorier.
Når du vurderer mulighederne for projektressourcestyringssystemer, skal du være opmærksom på forskellige måder, du kan kontrollere dit teams samlede udnyttelse på.
Disse kunne omfatte:
- en kalender-/tidslinjevisning, hvor du kan se alle dine teammedlemmer og deres opgaver,
- rapporter om teamets udnyttelse,
- meddelelser om alarmerende hændelser (Sporede overtimer, planlægning over ens kapacitet).
At se det store billede vil hjælpe dig med ressourceplanlægningat forudsige rekrutteringsbehov eller foretage ændringer i projektets tidsplan.
Mens ledere (teamledere, PM'er osv.) stadig er den gruppe, der overvejende bruger et ressourcestyringssystem, kan almindelige teammedlemmer også få gavn af det. De kan f.eks. få adgang til deres arbejdsplan, registrere timesedler eller administrere deres tilgængelighed. Hvad med dine kunder? Måske skal de også kunne se planerne eller rapporterne.
Ressourcestyringssystemet, der tilbyder forskellige roller og tilladelsesniveauer, giver dig mulighed for at skabe en struktur af brugere, der giver mening for dit projekt. Det er en enorm tidsbesparelse: I stedet for at skulle sende oplysninger videre, kan teammedlemmer eller kunder selv se dem.
Et datadrevet ressourcestyringssystem har mange fordele. For det første kan analyse af historiske data hjælpe dig med at afdække mønstre, der er nyttige for f.eks. HR-prognoser. Derefter kan du også sammenligne dine planer med de faktiske resultater af dine projekter, hvilket vil give dig indsigt i nøjagtigheden af dine estimater.
Derudover er robuste rapporteringsfunktioner ekstremt nyttige for økonomi- og driftsteamet, der forsøger at overvåge virksomhedens fakturerbare og ikke-fakturerbare omkostninger.
Teamdecks rapporter kan tilpasses fuldt ud: Du kan filtrere dem eller tilføje tilpassede beregninger.
At bruge data til at træffe bedre beslutninger er værdifuldt i alle brancher. For servicebaserede virksomheder er rapporter om ressourcestyring imidlertid afgørende for at styre virksomhedens rentabilitet. Desuden kan de også reducere besværet. For eksempel vil bureauer og konsulentfirmaer sætte pris på timesedler, der kan omdannes til kunderapporter eller fakturaer med et par klik.
Selvfølgelig vil den tunge del af ressourcestyringen næsten altid blive udført på stationære enheder. Det betyder dog ikke, at mobil adgang til dit ressourcestyringssystem ikke er vigtig. Tværtimod: Det er meget nyttigt at kunne tjekke dit teams tidsplan eller tilgængelighed, mens du er på farten.
Teammedlemmer, der bliver bedt om at holde styr på deres tid, vil helt sikkert sætte pris på det mobile tidsregistratorerder er tilgængelige som ledsagende apps til nogle ressourcehåndteringsværktøjer.
Det ressourcestyringssystem, du ender med at vælge, bliver en del af dit teams samlede værktøjskasse. Software til projektressourcestyring, teamchat, HR-styringsværktøj - hvad som helst. Uanset størrelsen på dit værktøjsøkosystem vil du gerne undgå at skulle indtaste data to gange eller at mangle nogle oplysninger. Ved at integrere apps med hinanden kan du spare en masse tid og gøre dit team mere effektivt.
De fleste af de tilgængelige ressourcestyringssystemer tilbyder nogle indbyggede integrationer, der kræver minimal konfiguration. Hvis du ønsker at skabe en fuldt tilpasset løsning, bør du vælge værktøjer med offentlige API som du kan bygge dine egne apps eller automatiseringer med.
I vores arbejde med hundredvis af virksomheder har vi lært, at der ikke findes en ressourcestyringsproces, der passer til alle. Det hele afhænger af virksomhedens størrelse, branche eller projekternes karakter.
Det er derfor, det er så vigtigt at finde software, der understøtter din unikke proces i stedet for at bremse dig og dit team. Vi håber, at denne liste over must-have-funktioner vil hjælpe dig med at finde et ressourcestyringssystem, der er skræddersyet (og derefter tilpasset) til dine behov.
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...
Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med en absolut...