Projektets budgetsporing med Teamdeck.io Resource Planning Software

Der ligger meget planlægning bag et solidt projektbudget, men ofte er det ikke nok. Ifølge Project Management Institutes undersøgelsemindre end 60% af projekterne gennemføres inden for deres oprindelige budget. For at se, hvor dit projekt er på vej hen, er du nødt til at holde øje med dets fremskridt og kontrollere, om dine estimater stemmer overens med de faktiske data.

Teamdeck giver dig mulighed for at holde styr på dit projekts aktuelle budget, din virksomheds overskud og potentielle risici. Du kan også dele denne indsigt med dit team eller dine kunder.

Er du klar til at blive en mere datadrevet projektleder?

For det første har du ikke oprettet din teamdeck-konto endnu, Tilmeld dig nu. De funktioner, der beskrives i denne artikel, er tilgængelige i rapporter afsnit.

Du kan oprette en ny rapport fra bunden (ved at klikke på Opret brugerdefineret), men jeg foreslår, at du bruger en skabelon, der hedder "Projektbudget". Navngiv din rapport, og vælg et passende datointerval.

Sammenlign dine estimater med de faktiske forhold

Når man ser på det første diagram, kaldet Bookinger vs. timesedlerkan du se, hvordan dine estimater (bookinger) står i forhold til den faktiske tid, du har brugt på et givet projekt. Klik på Indstillinger -> gruppe af og skifte mellem projekter og mennesker at se den samme sammenligning fra forskellige perspektiver.

Et sådant diagram kan hjælpe dig med at identificere risici og forbedringsområder, hvis du vil tilbage på sporet med dit projekt.

Overvåg dit projekts aktuelle budget og det samlede overskud

Hvis du bruger vores skabelonrapport "Projektbudget", kan du se en tabel, der hedder Budgetter. Det er her, du kan beregne din virksomheds overskud og se, hvad hvert projekt koster.

Hvis du opretter din rapport fra bunden, skal du læse videre. Du skal bruge de samme målinger og formler som beskrevet nedenfor, men du skal definere dem først eller importere dem fra andre rapporter. Sådan opretter du brugerdefinerede målinger til dine rapporter.

Denne tabel er som standard oprettet til projekter med et fast budget. Hvis du har en tids- og materialekontrakt, finder du en passende instruktion i afsnittet nedenfor.

Det første, du skal gøre med din Budgetter tabel er at udfylde den. Der er to kolonner, der har brug for dit input: Projektets budget og Intern rente USD. Den første repræsenterer dit projekts budget: det beløb, din kunde vil betale dig for det udførte arbejde. Den anden er den gennemsnitlige timepris, du betaler dine medarbejdere. Sørg for at indtaste interne satser separat for hver person, der arbejder på projektet.

Derefter beregnes to brugerdefinerede metrikker for dine projekter: Overskud og Omkostninger. Dine omkostninger består af de penge, du bruger på at aflønne dine medarbejdere, der arbejder på et givet projekt. Overskuddet er det beløb, du har tilbage, når du trækker de førnævnte omkostninger fra projektets budget.

Beregn dit projekts budget ud fra dit teams timesedler

Fakturerer du dine kunder baseret på en time- og materialekontrakt? I så fald kan du ikke angive et fast budget for dit projekt, men du kan beregne det ud fra dit teams timesedler.

Brug den Budgetter tabel (du kan fjerne Projektets budget kolonne fra den) og tilføj en brugerdefineret værdikolonne, der f.eks. hedder "Ekstern sats".

Når kolonnen er i din tabel, skal du udfylde den i henhold til, hvor meget du opkræver din kunde pr. time.

Lad os oprette en anden kolonne, der angiver, hvor meget din kunde skal betale dig for en given periode. Klik på Metrikker i menuen øverst til højre på din tabel, og vælg Tilføj brugerdefineret -> Tilføj brugerdefineret beregningsfelt.

Opret en beregning, der hedder "omsætning" eller "indkomst" med valuta som dataformat. Skriv nu formlen ind:

(Timesheets: Tid / 60) * Brugerdefinerede værdier: Ekstern sats

Bemærk, at hvis du angiver forskellige satser for forskellige personer, vil dine omkostninger og indtægter blive beregnet separat for hver række, der udfyldes:

Nu hvor du har din indtægter beregnet, skal du også redigere formlen for Overskud. Skift det fra:

Brugerdefinerede værdier: Projektbudget - sum(indlejret(Gruppe:Personer, Brugerdefinerede formler: Omkostninger USD))

til

sum(nested(Group: People, Brugerdefinerede formler: Indtægter)) - sum(nested(Group:People, Brugerdefinerede formler: Omkostninger USD))

Sådan, ja! Din samlede fortjeneste er klar.

Få mere indsigt i dit teams timeseddel-data

Med Teamdecks rapporter kan du se en liste over dit teams registrerede tid, men også grave dybere ned i timesedlerne. Hver tidspost, der logges af dine medarbejdere, kan ledsages af en "beskrivelse" - teammedlemmets kommentar til en given post. Du kan importere disse beskrivelser til din projektbudgetrapport. Du skal blot tilføje en kolonne med "timeseddelbeskrivelse" til en af tabellerne i din rapport:

Du kan også se dit teams bookingbeskrivelser og sammenligne dem med kommentarer på timesedlen:

En sådan analyse kan hjælpe dig med at identificere forskelle mellem planlagt og faktisk arbejde og bedre forstå, hvordan projektbudgettet bliver brugt.

Visualiser forbrændingshastigheden

Du kan tilføje et linjediagram til din rapport for at analysere dit projekts burn rate.

Vælg Bookinger: Tidspunkt og Timesheets: Tid som de målinger, du vil visualisere og bruge filter for at vælge de relevante projekter.

Et sådant diagram vil hjælpe dig med at forstå, hvor dit projekt er på vej hen. Har de faktiske tal oversteget estimaterne? Er projektets budget i fare på grund af det? Identificer de alarmerende mønstre, så snart de viser sig.

Lad andre vide, hvordan dit projekt skrider frem

Teamdeck giver dig mulighed for at dele rapporter med dine teammedlemmer eller eksterne interessenter. Alt, hvad du skal gøre, er at klikke på andel og beslutte, hvem du vil dele din rapport med. Personer, der har teamdeck-konti, kan få redigeringsrettigheder til din rapport, mens andre kan se den.

Lav din egen rapport

Er du en datadrevet projektleder? At analysere indsigterne kan hjælpe dig med at træffe bedre forretningsbeslutninger, så du kan styre projekter mere effektivt. Hvis du bruger Teamdeck, har du information i realtid om dit teams præstationer lige ved hånden: Kom i gang nu![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]