Når man arbejder på flere projekter ad gangen, er det normalt, at tingene bliver lidt kaotiske, ikke?
Alligevel er der masser af løsninger på markedet til at holde dine projekter på sporet og sikre, at dit teams arbejde er godt planlagt. Projektledere bruger ofte software til ressourceplanlægningmen hvad med apps til ressourcestyring? Er det nødvendigt at investere i begge typer løsninger?
I dette blogindlæg deler vi nogle indikatorer, der din virksomhed bør seriøst overveje at implementere software til ressourcestyring for bedre at kunne planlægge og styre dit teams arbejde.
For hvert af de tegn, vi diskuterer nedenfor, viser vi også, hvordan en robust app til ressourcestyring kan hjælpe dig.
Før vi diskuterer de særlige problemer, som virksomhederne står over for, skal vi kort opsummere, hvad ressourcestyringsværktøjer er.
Ressourcestyringssoftware hjælper dig med bedre at planlægge dit teams arbejde og måle resultaterne. Som navnet antyder, er fokus her på dit team:
De fleste apps til ressourcestyring indeholder funktioner til ressourceplanlægning og -allokering. Du kan også finde mere omfattende værktøjer som Teamdeck, der kombinerer ressourceplanlægning, tidsregistrering og fraværsstyring. Hvis du vil tjekke det ud, kan du Tilmeld dig en gratis prøveperiode.
Lad os nu tale om de udfordringer, du måske står over for:
Der er mange grunde til, at projekter mislykkes, men ressourcestyring kan i høj grad hjælpe dig med at gennemføre dine projekter med succes.
Først og fremmest skal du se på ressourceallokering og Sørg for, at de rigtige mennesker arbejder på de rigtige projekter.. Det er ikke let at gøre, når man har et stort team og en stor projektportefølje. For at sikre, at du vælger de bedst mulige medarbejdere til et givent projekt, er det praktisk at have en virksomhedsdækkende Ressourcekalender.
En sådan kalender gør det nemt at se, hvilke medarbejdere der er ledige til at deltage i dit projekt. Derudover vil et godt ressourceplanlægningsværktøj hjælpe dig med at filtrere teammedlemmer efter færdigheder, anciennitet eller placering. På den måde kan du allokere de rigtige folk til projektet.
Endnu en grund til mislykkede projekter er manglende evne til at overvåge deres fremskridt. Projektstyringssoftware giver dig ofte mulighed for at oprette Gantt-diagrammer for at illustrere projektets tidsplan. Men du bør også følge dit teams arbejde via timesedler. Hvorfor det? Hvis du f.eks. ser, at folk bruger meget længere tid på en given opgave end planlagt, kan det være et tegn på, at hele projektet kan blive forsinket.
Hvorfor er ressourceudnyttelse Hvad er så vigtigt for dit teams trivsel og dine projekters tilstand? På den ene side ønsker du som arbejdsgiver ikke, at dine teams skal være overbebyrdede. Ressourceplanlægningssoftware som Teamdeck giver dig mulighed for øjeblikkeligt at spotte overarbejde i dine medarbejderes timesedler og overvåge deres Arbejdsbyrde i realtid.
Afbalanceret ressourceudnyttelse er også afgørende fra et forretningsperspektiv. Du har simpelthen ikke råd til at have folk i dit team, som ikke har nok at lave. Disse teammedlemmer er også selv tilbøjelig til at blive frustreret om deres manglende opgaver. Desværre kan du nemt komme til at overse nogle mennesker, når du ikke har et centraliseret ressourceplanlægningsværktøj. Regelmæssig måling af ressourceudnyttelsen i dit team er afgørende for at holde dine medarbejdere tilfredse og din virksomhed rentabel.
Hvordan ved du, om det går godt med dine projekter? At tjekke "færdig"-sektionen i dit teams task manager er en mulighed, men vi foreslår, at du også er opmærksom på den tid, dit team bruger på et givet projekt.
Det er en god idé at sammenligne de anslåede projekttimer med den faktiske tid, dit team bruger. Ideelt set vil du se på, hvordan værdierne ændrer sig over tid. Se på dette diagram, der er oprettet i Teamdecks projektrapporteringssuite:
De mørkegrønne søjler repræsenterer dit teams bookinger - de anslåede timer. De lysegrønne søjler er de faktiske timer, der er registreret via en tidsregistreringsapp. Du kan se, at folk fra begyndelsen af projektet har registreret lidt flere timer end oprindeligt estimeret. Forskellen mellem estimater og faktiske timer var synlig, men ikke så stor. Den 17. januar registrerede teamet dog dobbelt så mange timer som estimeret. For lederne er det en indikator på, at der er noget galt i projektet. Måske var der en uventet ændringsanmodning fra kunden? Eller måske viste en af opgaverne sig at være meget sværere end forventet? Indrømmet, et par ekstra timer burde ikke være en stor ting i det store billede, men forestil dig, at denne situation varer i uger eller måneder. Hvis du ikke bruger tidsregistrering og overvåger din ressourcestyringssoftware, opdager du måske ikke, at projektet ikke er på rette spor.
De fleste virksomheder bruger en eller anden form for projektstyringsapp. Det kan være en simpel Kanban-tavle eller en omfattende løsning med ressourceplanlægningsfunktioner. Men hvis dit PM-værktøj kun fokuserer på opgaver og projektmilepæle, skal du bruge en anden app til at styre dit projekt og dit team lige så godt.
Heldigvis har ressourcestyringsværktøjer som regel indbygget integration med projektstyringsapps, en offentlig API eller Zapier apps.
Det kan der være flere grunde til. Vi har allerede nævnt ressourceallokering som en stor udfordring for projektledere. Endnu et problem er, at mange virksomheder arbejder på flere projekter på én gang. Uden et ressourceplanlægningsværktøj kan man nemt komme til at dobbeltbooke folk eller forårsage Konflikter i projektplanlægningen. Endelig er projektplanlægning ekstremt vanskelig, når man ikke har overblik over medarbejdernes tilgængelighed og planlagte fravær. Forestil dig at booke en programmør til et projekt i højt tempo og så finde ud af, at vedkommende har to ugers ferie lige midt i projektet.
Som du kan forestille dig, kan ressourcestyringsapps spare dig for alle disse problemer, så længe de tilbyder leave management-funktioner oven i ressourceplanlægningsfunktionerne.
Med Teamdeck kan du vise alles skemaer, tilgængelighed og ferier. På den måde kan du planlægge dine projekter med større sikkerhed. Hvad nu, hvis du skal lave ændringer? Teamdeck har en træk-og-slip-funktionnline kalenderplanlæggerså du nemt kan redigere skemaet og komme tilbage til at styre dit team.
Du ved allerede, at nogle ressourceplanlægningsværktøjer kombinerer planlægning med administration af afspadsering (orlovsadministrationssystem). Det er en fantastisk mulighed for at tage din virksomheds HR-processer til det næste niveau.
Desværre er mange teams stadig afhængige af regneark og ustruktureret kommunikation for at administrere ferie. Det er ikke effektivt for nogen, der er involveret i processen: Medarbejderne synes, det er tidskrævende at sende en ferieanmodning, og lederne kan let fare vild i kaosset.
Derfor kan projektledere have meget lidt overblik over ressourcetilgængelighed og planlagt fravær. Det kan selvfølgelig føre til dyre fejl i planlægningen. Effektiv ressourceforvaltning og kapacitetsplanlægning er kun mulig, når du ved, hvem i dit team der er til rådighed og hvornår.
Med Teamdeck kan medarbejderne anmode om fri med blot et par klik. Hvert accepteret fravær er synligt i ressourcekalenderen, så projektledere kan tage højde for det, når de planlægger nye projekter.
At forstå, hvor mange fakturerbare og ikke-fakturerbare timer dine teams registrerer, er afgørende for at overvågning af projektets rentabilitet. Når du ser fordelingen af timer, kan du prøve at finde optimeringer og f.eks. reducere ikke-fakturerbare timer med øge effektiviteten af dit teams møder.
Hvordan beregner jeg fakturerbare timer? I Teamdeck kan medarbejderne tildele tags som "ikke-fakturerbar" til deres tidsregistreringer, når de registrerer tid. Alt, hvad du skal gøre som leder, er at oprette en simpel rapport for at analysere udvalgte teams eller projekter. Desuden kan du bruge den samme rapport til at beregne medarbejdernes løn eller det beløb, du skal opkræve af din kunde.
Forhåbentlig kan du se, at software til ressourcestyring kan være en god tilføjelse til dit teams værktøjskasse. Nu skal du finde det rigtige værktøj til dit team. Vi foreslår, at du starter med at læse en oversigt over populære ressourceplanlægningsværktøjer. Brug den til at sammenligne funktioner og priser på forskellige cloud-baserede værktøjer, der findes på markedet.
Måske kunne du lide, hvad du så i dette blogindlæg, og vil gerne lære mere om Teamdeck i særdeleshed? Planlæg et opkald med Anielavores kundesuccesekspert. Hun vil vise dig de vigtigste funktioner i Teamdeck og forklare, hvordan du kan optimere din virksomheds processer ved at anvende ressourcestyring.
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...
Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med en absolut...