Ifølge Ad Agehar 2019 vist sig at være det "svageste år for bureauvækst siden den store recession". Og så tog tingene en drejning til det værre. 2020 har overrasket de digitale bureauer med mange udfordringer og usikkerheder. Med det i tankerne kommer det måske ikke som nogen overraskelse, at virksomhederne har sat sig for at øge deres rentabilitet og glæde kunderne med vellykkede projekter.
Hvad vil du lære af denne artikel?
Et af skridtene til at øge dit digitale bureaus performance er at evaluere den måde, du planlægger og styrer kreative projekter på. Kæmper dit team med at estimere deres indsats nøjagtigt? Overskrider de notorisk budgettet eller leverer projekterne for sent? Giver dine medarbejdere udtryk for deres utilfredshed? Alle disse signaler kan pege på problemer med dit bureaus projektstyringsprocesser og -værktøjer.
At forbedre dit teams projektledelsesevner kan kræve, at du ansætter dygtige projektledere og redesigner forskellige processer. Men du kan også se nogle hurtige gevinster ved at implementere værktøjer, der understøtter planlægning og styring af kreative projekter.
Alle bureauer, især dem med en spredt arbejdsstyrke, bør have en stærk projektstyringsstack - et sæt apps, der hjælper dem med at samarbejde om og lancere projekter med succes.
I dette blogindlæg skitserer vi forskellige kategorier af værktøjer, som du måske gerne vil have med i dit teams projektstyringsstack. Når du ved, hvilke områder der har brug for hjælp, bliver det nemmere at finde software, der passer til dine behov. Men hvis du har brug for værktøjer til styring af agenturprojekterhar vi også dækket dig ind.
Allerførst: Vi har forsøgt at finde projektstyringsområder, som er velkendte for de fleste digitale bureauer. Afhængigt af rollerne i dit team og den type projekter, du normalt arbejder på, kan du selvfølgelig finde ud af, at kun nogle få af disse kategorier af apps er nyttige for dit bureau.
Det er helt i orden! Vælg dem, der kan gøre dit teams arbejde mere effektivt, og nyd fordelene ved en projektstyringsstack, der er skræddersyet til netop dine behov.
Uanset arten af de projekter, dit team leverer, har du brug for nogle værktøjer til at foretage de nødvendige forberedelser, før du overhovedet sætter projektet i gang.
Et projektplanlægningsværktøj hjælper dig med at organisere projektkrav, definere projektets omfangog planlægge arbejdsplanen. Mange PM-apps giver dig mulighed for at visualisere planen for dit projekt, f.eks. i form af et Gantt-diagram.
Apps, du måske vil tjekke ud: gå til et blogindlæg, hvor vi evalueret værktøjer til projektplanlægning
Styring af markedsføringsressourcer har sin egen kategori blandt software til marketing projektledelse. Har du brug for en ressourceplanlægger, når du allerede har et projektplanlægningsværktøj? Ja, det har du! Én ting er at planlægge projektets omfang og tidsplan, men du skal også planlægge dine teammedlemmers arbejde...effektiv ressourceallokering er afgørende i projektledelse.
Apps, du måske vil tjekke ud: Teamdeck - vores egen ressourceplanlægningsløsning til kreative teams.
[/vc_column_text]
Med en Ressourcekalender som den, der er tilgængelig i Teamdeck, kan du planlægge en afbalanceret arbejdsbyrde for dine medarbejdere
Hvilke værktøjer kan du få brug for efter projektets kick-off? I bund og grund skal du lede efter apps, der hjælper dig med at styre projektteamets daglige arbejde og bringe projektet videre.
Håndtering af opgaver
Det er et værktøj, hvor dit team kan styre deres opgaver (f.eks. ved hjælp af en Kanban-tavle). Det er en vigtig projektstyringsapp, da du nemt kan spore projektets fremskridt og få øje på potentielle flaskehalse.
Apps, du måske vil tjekke ud: JIRA, Asana - de er begge meget mere end bare opgaveadministratorer, men de har funktioner, der gør det muligt for teams at opdatere status for deres opgaver.
Med Asana kan du visualisere dit projekts tidsplan og få et overblik over, hvad dit team skal gøre.
Denne app vil især være nyttig, hvis dit bureau fakturerer kunder baseret på de timer, der er brugt på projektet. Tidsregistratorer hjælper dig med at beregne, hvor meget fakturerbar og ikke-fakturerbar tid dine medarbejdere logger.
Apps, du måske vil tjekke ud: Teamdeck, Toggl
Håndtering af orlov
Det er meget nemmere at holde styr på dit teams fravær og tilgængelighed, når du har en dedikeret app til ferieadministration. Du får mere kontrol over dit teams feriepenge og sparer en masse tid med digitale ferieanmodninger.
Apps, du måske vil tjekke ud: Teamdeck, Sage HR
Intern kommunikation for bedre teamsamarbejde
Uanset om dit team arbejder eksternt eller på et kontor, har de brug for et værktøj, der giver dem mulighed for at kommunikere effektivt. Virksomheder bruger ofte både chatbaserede apps og apps til videokommunikation.
Apps, du måske vil tjekke ud: Slap af, Google Meet
Kom i kontakt med kunden
Du og dine projektledere har brug for en måde at komme i kontakt med kunden på. Nogle marketingprojektstyringssoftware tilbyder funktioner, der giver dig mulighed for at gennemføre og gemme kundesamtaler i appen.
Apps, du måske vil tjekke ud: Basecamp, Slack
Basecamp giver dig mulighed for at bestemme, hvilke beskeder dine kunder kan se, og hvilke der kun er synlige for projektteamet.
Filhåndtering/fildeling
Fra kontrakt og Arbejdsbeskrivelse til kreative aktiver, har dit team brug for et system til at organisere og dele projektfiler.
Apps, du måske vil tjekke ud: Dropbox, Google Drev
Denne kategori er dedikeret til de værktøjer, dine teammedlemmer bruger til at arbejde effektivt i hele projektets livscyklus. De følgende værktøjer er måske ikke det første, du tænker på, når du tænker på "projektledelsesstakke", men de hjælper dit projektteam med at styre deres opgaver og levere vellykkede projekter.
Brainstorming til kreativt arbejde
I projektets idéfase og også i senere faser vil dit team sætte pris på et værktøj, som de kan bruge til problemfrit at dele deres idéer med eksterne teammedlemmer, kunder eller andre samarbejdspartnere.
Apps, du måske vil tjekke ud: Miro, Conceptboard
Miro fungerer som dit teams virtuelle whiteboard, så de nemt kan samarbejde på afstand.
Kreativt teamsamarbejde
Der er masser af apps, som gør det muligt for dit team at arbejde med kreative aktiver på en mere produktiv måde: De forenkler feedbackprocessen, udvikleroverdragelser og hurtig prototyping.
Apps, du måske vil tjekke ud: InVision, Figma
Håndtering af koder
Denne type apps vil være nyttige for digitale bureauer med deres egne IT-teams. Forestil dig, at dine ingeniører arbejder på hver deres del af koden, men at de alle skal arbejde sammen for at skabe en fejlfri app til kunden. Kodehåndteringsværktøjer gør det muligt for programmører at gennemgå hinandens kode og planlægge gnidningsløse udrulninger.
Apps, du måske vil tjekke ud: Bitbucket, GitHub
Der er stor sandsynlighed for, at du, mens du læste de foregående afsnit, gjorde mentale notater som "Jeg har brug for den og den type værktøj". Det er godt, men du må indse, at en effektiv bureauværktøjskasse skal indeholde apps, der fungerer godt sammen. Det er vigtigt at overveje, hvordan du kan forbinde de værktøjer, dine teammedlemmer bruger.
Du kan f.eks. integrere din task manager med dit teams kommunikationsapp og modtage meddelelser om nyligt afsluttede opgaver direkte til f.eks. en valgt Slack-kanal. En anden idé kunne være automatisk at trække projektnavne fra den primære PM-app og bruge dem i ressourceplanlæggeren eller tidsregistreringsværktøjet.
Der er et par muligheder for at forbinde apps:
Vælg Teamdeck.io. - den ressource- og projektstyring software udvalgt af Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, Circus Maximus.
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...
Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med en absolut...