Nogle gange godt mestret strategier for tidsstyring er ikke nok. Men hvordan sporer man medarbejdernes timer? Hvordan registrerer du medarbejdernes timer? Bruger du software til tidsregistrering af medarbejdere og analysere rapporter? Har du et Excel-ark eller en timeseddel på papir til at registrere timer? Eller måske sporer du slet ikke den tid, du bruger på forskellige projekter?
Artiklen indeholder:
Hos Teamdeck ved vi, at effektiv styring af timesedler giver fordele for virksomheden selv, men er også til gavn for medarbejderne. Begge parter er bedre stillet, når processen er gennemsigtig og effektiv. I denne artikel, du lærer, hvordan du opretter en effektiv timeseddelrapport ved hjælp af Teamdecks rapporteringsfunktioner. På baggrund af denne rapport kan du beregne lønnen, fakturere dine kunder og forstå produktivitetsmønstrene i dit team.
Men før vi viser, hvordan man opretter en timeseddelrapport, et par ord om selve timesedlerne. En timeseddel er en tabel med data, der indeholder registrerede tider, som en bestemt medarbejder har arbejdet i en bestemt tidsperiode og/eller opgave eller projekt for en bestemt kunde. Til dette formål bruges mange forskellige metoder til at registrere timesedler. Fra papir, dedikeret timeseddel-software, app til tidsregistrering af medarbejdere eller ressourceplanlægger med funktioner til tidsregistrering og timeseddel-rapporter.
For at kunne oprette en grundlæggende rapport baseret på dit teams timesedler skal du have adgang til deres loggede timer. Teamdeck tilbyder tidssporingsfunktioner (herunder en mobil tidsregistrering), så du kan oprette rapporter ved hjælp af dine medarbejderes registrerede tidsdata.
Er du ikke sikker på, hvordan du registrerer tid med Teamdeck? Vores Vidensbase burde hjælpe.
Er du klar til at begynde at lave din timeseddelrapport? Log ind på Teamdeck og gå til rapporteringsafsnittet - du finder det i topmenuen. Når du nu klikker på Opret en ny rapport, har du to muligheder:
Selvom rapporteringsskabeloner bestemt er nyttige og kan fremskynde dit arbejde, lærer du i denne artikel, hvordan du opretter timeseddelrapporter fra bunden. Gå videre og klik på Opret brugerdefineret.
Nu, hvor du har genereret en tom rapport, kan du nemt fodre den med data. Glem ikke at navngive den og vælge et passende datointerval (begge elementer kan redigeres når som helst).
Lad os begynde med at tilføje en ny tabel (klik på Tilføj tabel) med grundlæggende oplysninger om dit teams tid. Du vil bemærke, at timesedler allerede er opført i din nye tabel sammen med data om bookinger, tilgængelighed og ferie. Hvis du udelukkende vil analysere oplysninger om timesedler, kan du fjerne de andre kolonner ved at klikke på et skraldespandsikon. Du skulle gerne ende med en tabel, der er opdelt i forskellige projekter.
Vil du se loggede timer for en bestemt bruger og medarbejder i dit team? Du skal blot ændre den måde, dataene i din tabel er grupperet på:
Se på skærmen ovenfor. Afhængigt af dine behov kan du gruppere oplysninger efter personer, projekter, uger og så videre, alt sammen for at du bedre kan forstå dit teams arbejdsbyrde og teamets præstationer (mere om Styring af arbejdsbyrden).
En sådan tabel kan fungere som grundlag for beregning af medarbejdernes løn. Du kan også filtrere dataene, så de f.eks. kun omfatter bestemte projekter. En sådan rapport er en god tilføjelse til din kundefaktura, hvis du opkræver betaling pr. time.
Klik på plus-ikonet i nederste højre hjørne, hvis du vil tilføje flere elementer til din rapport. Visualiser timesedlen ved at oprette et linjediagram eller et søjlediagram. Du vil måske også gerne se, hvor stor en andel forskellige projekter udgør af dit teams samlede loggede tid. Et cirkeldiagram vil være nyttigt her:
Hvis du analyserer dataene med forskellige visualiseringsmetoder, kan det hjælpe dig med at afdække nye indsigter - f.eks. det faktum, at et projekt tager 30% af dit teams tid, selv om det næppe er lige så rentabelt som andre ting, du har i støbeskeen.
Det er helt sikkert værdifuldt at have adgang til dine medarbejderes loggede timer, men det kan vise sig at være endnu mere fordelagtigt at bore ned i disse data. Når du har læst ovenstående afsnit, ved du, hvordan du grupperer dine data i grundlæggende kategorier (personer, projekter, tidsperioder). Nu er det tid til at blive lidt mere sofistikeret og indføre brugerdefinerede kategorier, som du selv kan oprette. Disse brugerdefinerede indsigter kan genereres ved hjælp af:
Hvad er forskellen mellem disse to? Timesheet-tags kan tilføjes til hver enkelt tidspost, så de beskriver selve de loggede timer. Almindelige eksempler på timeseddel-tags er fakturerbare, ikke-fakturerbare og overarbejde men du kan tilføje dine egne tags for at give flere oplysninger til timeseddelvisningen. Brugerdefinerede felter beskriver derimod enten projekter eller personer.
De fleste af vores kunder bruger det brugerdefinerede felt "Jobtitel" til at gruppere deres arbejdsstyrke i forskellige kategorier baseret på deres kompetencer. Det kan også være en god idé at gruppere dine projekter i forskellige "Kunde"-kategorier, især hvis du arbejder på flere projekter for forskellige virksomheder.
Du kan administrere både tags og brugerdefinerede felter i indstillingerne for din organisation.
Hvorfor er det nyttigt at have brugerdefinerede kategorier, som du kan gruppere alle dine data i?
Først og fremmest giver det dig mulighed for at oprette en visning, der giver 100% mening for din virksomhed. Du kan f.eks. sammenligne timesedler fra forskellige kontorer i din virksomhed.
Tags på timesedler giver dig mulighed for at gå i dybden med dataene og overvåge en valgfri kategori: Du kan f.eks. gruppere timesedler, der er tagget som overarbejde, fakturerbart eller endda Hjemmekontor, hvis en given opdeling giver mening for din organisation.
Vil du have endnu mere indsigt i dit teams timesedler? Du kan tilføje en kolonne med navnet "Timesheet description" for at importere beskrivelsen af hver tidspost til din rapport. Beskrivelser er kommentarer fra dine teammedlemmer, når de logger ind på deres timesedler. Når du ser disse beskrivelser, kan du indse, hvad der præcist forårsagede visse tendenser i dit teams timesedler.
Book en konsultation med Teamdeck-eksperter. Vi hjælper dig med at opsætte selv de mest sofistikerede rapporter.
En af fordelene ved tidsregistrering er, at du kan holde styr på dine medarbejderes overarbejde. Vi har allerede nævnt, at en måde at gøre det på med Teamdeck ville være at bede dine medarbejdere om at bruge en timeseddel. overarbejde hver gang de arbejder ekstra.
Men du kan også beregne overarbejde uden at være afhængig af korrekt tagging. Hvordan gør man det? Det eneste, du skal bruge, er antallet af estimerede arbejdstimer (eller tilgængelige timer) og selvfølgelig antallet af faktiske/registrerede timer.
Teamdeck hjælper med Styring af overarbejde også. Det giver dig mulighed for at gemme både de tilgængelige timer (som dine medarbejderes Tilgængelighed samt anslået arbejdstid (bookinger). Når du har den slags data til rådighed, kan du oprette en nøjagtig rapport om dit teams overarbejde. Lad os oprette den trin for trin.
Inden for Tilføj brugerdefineret beregningsfelt skal du ændre dataformatet til Tid og indtast følgende formel: Timesheets: Tid - Bookinger: Tid. Klik på Gem og anvende.
Uanset om du beslutter dig for at bruge tagget Overtid på timesedlen som en markør for ekstra timer eller selv beregner kolonnen Overtid, kan du stadig gruppere dataene på forskellige måder for bedre at forstå, hvem og under hvilke omstændigheder der har været nødt til at arbejde over.
En af de potentielle anvendelser kunne være at gruppere din tabel efter jobtitler (det er et brugerdefineret felt) og så se, hvilke roller der har brugt ekstra timer på arbejde. På denne måde kan du prognose for menneskelige ressourcer og rekrutteringsbehov eller forbedre dine ressourceallokering.
Når vi ser på rapporten over overarbejdstimer ovenfor, kan vi nok sige, at denne virksomhed bør ansætte flere marketingspecialister, da de nuværende medarbejdere i denne rolle har meget overarbejde.
Når du har gemt en rapport i Teamdeck, forbliver den i dit dashboard. Gennemgå din rapport regelmæssigt for at se nye mønstre i dataene og få øje på potentielle forbedringsområder.
Vil du dele disse indsigter med dit team? Gør det direkte i appen ved at klikke på share. Du kan også eksportere data eller generere et link til din rapport, så den er tilgængelig for folk fra eksterne organisationer, f.eks. dine kunder eller lønspecialister.
Der er stort set ingen grænser for, hvad der kan gøres og analyseres med Teamdeck-rapporter. Vigtigst af alt er, at rapporteringsfunktionerne er tilgængelige for alle brugere af appen. Uanset om du har 15 eller 150 personer om bord, vil du kunne bruge robuste timeseddelrapporter til din fordel.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...