Teams over hele verden står over for lignende udfordringer, når det gælder planlægning af deres teams tidsplan. At lave en projektplan er svært i sig selv, og det er mere kompliceret at holde den opdateret og reagere på ændringer. Situationen bliver endnu mere krævende, når mange medarbejdere arbejder eksternt.
Hvad vil du lære af denne artikel?
Hvordan en Online kalenderplanlægger hjælper med projektledelse
Hvordan Teamdeck software til ressourcestyring bruges i online-planlægningen
Forskelle mellem en online skemaplanlægger og en online kalenderplanlægger
Før du får et godt indblik i, hvordan en online kalenderplanlægger fungerer, er du nødt til at vide, hvordan markedet ser ud.
Først og fremmest en online kalenderplanlægger, kalenderplanlægningssoftware, værktøj til projektplanlægning, projektplanlægningskalender, kalender Planlægningsværktøj, online skemaplanlægger eller software til ressourceplanlægning - har den samme rolle. De skal hjælpe dig med at organisere dit og dine teammedlemmers arbejde.
Online kalenderplanlægger eller traditionel kalender?
For det andet er der altid behov for at tage hensyn til projektledelsesprocesser og de mange forskellige udfordringer og forventninger, der er forbundet med dem. Når ledere bruger en eller anden form for projektstyringsløsning eller bare en online tidsplanlægger, er de opmærksomme på funktioner som f.eks:
Fuld gennemsigtighed i team, opgaver og tid (vores branche bruger at kommunikere det takket være udtrykket A bird's-eye view)
Tilpasningsmuligheder og rapporter, der kan tilpasses
Medarbejdernes tidsregistrering og administration af timesedler, herunder understøttelse af faktureringsprocesser
Nemmere end før at planlægge team og tildele opgaver
Mulighed for at lede medarbejdere fra forskellige tidszoner
Ledighed eller fraværsstyring
Funktioner til tagging, farvekodning og prioritering
Software til håndtering af orlov - fordi enhver Projektet skal være færdigt til tiden
Den tredje, en online kalenderplanlægger, er blot en del af en stor familie af projektstyringsværktøjer. Ifølge Wrikes artikel - vores konkurrent på markedet for online kalenderplanlæggere - foreslår softwaren til projektstyring 4 typer af online kalenderplanlæggere.
En online kalenderplanlægger, online skemaproducent eller online skemaplanlægger - uanset hvad du kalder det, har de det til fælles, at de har en tavle, opgaver og personer, der er tildelt dem. Disse planlæggere har ofte træk-og-slip-funktionalitet, så brugerne nemt kan tildele opgaver og omarrangere skemaer.
[Kilde: Teamdeck -. software til ressourcestyring baseret på kalenderplanlægger online]
Et Gantt-diagram er et diagram med to akser. En vandret viser en tidslinje for et projekt. En lodret viser alle opgaver, der ser ud som søjler.
En visuel tavle inddeler opgaver/projekter i forskellige kategorier, og hver kategori illustrerer de forskellige faser af et projekt. Den mest typiske opsætning er "to do", "in progress" og "complete" suppleret med andre.
[Kilde: Trello - team management-løsning med kalendervisning].
På trods af forskellene er målet det samme. En online kalenderplanlægger eller - som vi foretrækker - online skemaplanlægger er et softwareværktøj, der giver dig mulighed for at planlægge og tilføje opgaver, projekter og begivenheder i en kalendervisning/kalendertavle.
Det lyder enkelt, indtil vi bruger et andet udtryk - bare "kalenderplanlægger". Og det bør være en impuls, der starter et nyt spørgsmål: Er der nogen forskel? Hvordan adskiller en planner sig fra en online-kalender (f.eks. Google Kalender)?
Disse to typer apps har forskellige formål:
En kalender giver dig mulighed for at planlægge begivenheder (f.eks. møder) og fungerer som en påmindelse om dem,
En online planner giver dig også mulighed for at planlægge begivenheder (f.eks. tilføje opgaver, indstille påmindelser, tilføje begivenheder, redigere begivenheder, tilføje noter), men den kommer også med stærke arbejdsplanlægningsfunktioner. Sådanne funktioner kan omfatte styring af tilgængelighed, sporing af afhængigheder mellem opgaver, tidssporing og projektanalyse.
Man kan sige, at online kalenderværktøjer også kan hjælpe dig med at planlægge dit arbejde. Og det er sandt, i hvert fald til personlig brug. Men når du skal fastsætte deadlines eller lave en tidsplan for dit team (eller flere teams), har du brug for flere funktioner, end de fleste kalendere tilbyder.
Lad os tale om fordele: Hvad er de håndgribelige gevinster ved at bruge online kalenderplanlæggere? Vi har besluttet at opdele dem i et par kategorier:
Har du nogensinde tænkt over, hvor mange timer dit team bruger på unødvendige samtaler om deres nuværende eller kommende opgaver? Apptension, et 50-personers softwareudviklingsfirma har beregnet, at de plejede at miste over $11k hver måned på spørgsmål som "hvad skal jeg arbejde på i dag?", "blev min ferieanmodning godkendt?". Med en online kalenderplanlægger er det lykkedes dem at reducere dette tal med næsten $10k!
Når du beslutter dig for at implementere en online planner i din organisation/dit team, bliver den den eneste kilde til sandheden om tidsplaner, projekter, fremskridt, ansvar osv. I mange planlæggere er der i venstre side af grænsefladen en kolonne, hvor man kan følge arbejdets fremdrift og planlægge opgaver. Det er vigtigt, især for distribuerede teams, at have et gennemsigtigt overblik over det arbejde, der foregår i et team.
Tildeling (booking) af medarbejdere baseret på kompetencer og tilgængelighed. Hver ugevisning og -tildeling vises i online-kalenderplanlæggeren. [Kilde: Teamdeck].
Vi anbefaler på det kraftigste at bruge online-planlæggere i stedet for at planlægge arbejdet i Excel eller på papir. Årsagen er, at når der sker ændringer - og det vil næsten uundgåeligt ske - kan du hurtigt reagere og nemt redigere planen ved hjælp af et interaktivt værktøj. Regneark og tekstdokumenter kan hurtigt blive forældede, hvis man ikke opdaterer dem regelmæssigt.
Forestil dig, at din virksomhed har flere projekter i gang ad gangen. Hver projektleder har brug for at samle et team og planlægge startdatoen for et projekt ud fra deres tilgængelighed. Med en kalenderplanlægger kan de også se, hvad andre PM'er planlægger og undgå Konflikter i projektplanlægningen.
Projekt og ressourceplanlægning apps er værktøjer til at opbygge et lykkeligt team. Medarbejderne vil gerne vide, hvad deres kommende opgaver er. De har det også bedre, når ledere kan se og planlægge deres tilgængelighed eller arbejdsbyrde. Chancerne for overarbejde eller underudnyttelse er meget mindre, når du bruger en robust onlineplanlægger. Læs, hvordan du måler ressourceudnyttelse og dens rolle i projektledelsesprocesser.
Nu hvor du kender de vigtigste fordele ved at planlægge arbejdet med online kalenderværktøjer, vil vi vise dig, hvordan du kan gøre det i praksis ved hjælp af Teamdeck.
Teamdeck er en online kalenderplanlægger (eller... software til ressourcestyring, hvis du vil), der kombinerer funktionerne i en online kalenderplanlægger med andre stærke funktioner som tidsregistrering, fraværsstyring og projektrapportering.
Sådan kan det blive lettere at planlægge ugen for dit team med Teamdeck:
Før du begynder at lave din ugeplan, skal du have et overblik over dit teams tilgængelighed. Det er enkelt: Alt, hvad du skal gøre, er at tjekke Ressourcekalender.
Du kan også bruge brugerdefinerede felter til at registrere og organisere yderligere oplysninger som roller, ansvarsområder og specifikke projektattributter.
Her kan du holde styr på detaljer om dit teams tilgængelighed på to forskellige niveauer:
daglig tilgængelighed/arbejdstid (det er især nyttigt, hvis du arbejder med deltidsansatte og freelancere),
planlagte ferier og forskellige typer af fridage (f.eks. barselsorlov).
Du kan også tjekke folks aktuelle opgaver og se, om de er tildelt projekter og hvor længe. Når folk allerede har mange opgaver, er det måske en god idé ikke at overvælde dem med mere arbejde.
[/vc_column_text]
Når du har identificeret de medarbejdere, der kan blive involveret i dit projekt, kan du nemt tildele det til dem. Du kan også tilføje tags og noter til din booking: Brug dem til at underrette andre ledere om, at denne opgave er foreløbig eller tværtimod meget presserende.
Som projektleder eller teamleder er du nødt til at holde fingeren på pulsen og overvåge projektets fremskridt hver dag. Hvis du kun ser på det planlagte arbejde, får du ikke alle svarene. Det er derfor, Teamdecks brugere kan registrere den tid, de har brugt på et givet projekt. Med nem adgang til disse oplysninger er det nemt at sammenligne estimaterne med de faktiske tal og få overblik over begge dele:
Brug Projektets statusrapporter som denne for at træffe bedre teamrelaterede beslutninger.
Dine medarbejdere bruger sandsynligvis mange forskellige apps til at forenkle deres arbejde: chats, kalendere, PM-værktøjer til at holde styr på deres arbejdstid og opgaver. Du kan nemt integrere Teamdeck med mange populære værktøjer og gøre planlægningen og styring af projektressourcer processer mere effektive, for eksempel:
Tror du, at Teamdeck kan være den rigtige online kalenderplanlægger for dit team? Gør som over 3500 kunder, der bruger vores app hver dag. Start din gratis 30-dages prøveperiode her. Du kan blive på den gratis plan for evigt, hvis dit team består af op til 6 personer. Vi opfordrer større teams til at deltage i vores personlige onboardingproces: Planlæg et opkald med Aniela, vores kundesuccesekspert.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...