Organisationer over hele verden står over for nogle fælles udfordringer som ressourceallokering, workload management eller kapacitetsplanlægning. Tingene blev endnu mere komplicerede, da mange virksomheder på grund af coronavirus-pandemien måtte skifte til fjernarbejde.
Denne situation er en reel test af enhver virksomheds værktøjskasse: Har du de rigtige værktøjer (apps, skabeloner, procedurer) til at styre dit teams arbejde? I mange tilfælde viser det sig, at de processer, de stolede på (f.eks. lagring af data om feriedage i et Excel-regneark), ikke er robuste nok og kræver en for stor indsats at administrere.
Teamdeck er et værktøj, der hjælper virksomheder med at løse Ledelse af projektteam spørgsmål vedrørende planlægning af arbejdet, styring af portefølje af projekterog vurdere den overordnede teamets præstationer.
Vi har for nylig bedt vores kunder om at dele deres historier og fortælle os om de udfordringer, de ikke længere står over for på grund af Teamdeck. I dette blogindlæg opregner vi nogle af de typiske problemer med teamledelse, som du kan løse ved at implementere vores app i din organisation.
Virksomheder står over for forskellige typer af konflikter i projektplanlægningen. Når de er styring af flere projekter på én gang, kan deres tidsplaner kollidere. En anden almindelig kilde til konflikt er at tildele folk til projekter, selvom disse teammedlemmer har planlagt at holde fri i den pågældende periode. Endnu et problem opstår, når din projektplan ikke tager højde for de begrænsede (eller skiftende) tilgængelighed af deltidsansatte eller freelancere.
For at sikre, at du ikke skal arbejde uden om planlægningskonflikter, skal du koordinere projekter med folk og deres tilgængelighed (sædvanlig arbejdstid, planlagt ferie). Det er ikke let at jonglere med alle disse faktorer, når du planlægger arbejdet ved hjælp af regneark eller PM-software, der ikke tager højde for folks tilgængelighed.
Kernen i Teamdeck er en ressourcekalender - den eneste kilde til sandheden om dit teams arbejdsbyrde og tilgængelighed. Bare ved at kaste et blik på bookingerne kan du se, hvem der kan påtage sig flere opgaver, og hvem der allerede er overbebyrdet med opgaver. Du kan også se alles planlagte ferie og de nøjagtige timer, hvor disse teammedlemmer er tilgængelige på en given dag.
Gå til Teamdecks ressourcekalender for at se hvert teammedlems booking, timesedler, daglige tilgængelighed og planlagte ferier.
Det er meget nemmere at planlægge nye projekter og justere eksisterende tidsplaner, når man har adgang til alle de oplysninger, man har brug for.
Teamdeck har fuldstændig forandret den måde, vi planlægger arbejdet på. Vi har nu et klart overblik over alle projekter og vores kapacitet til nyt arbejde.
Sam Menter, Mace & Menter
At definere Projektets omfang og oprette et Gantt-diagram er én ting, men at tilpasse denne tidsplan til dit teams tilgængelighed og kapacitet er et skridt, der ikke kan overses, hvis du vil levere dit projekt med succes. Teamdeck er fantastisk til at finde de ledige personer, der kan deltage i dit nye projektteam: Du kan oprette en Plan på højt niveau af dit projekt og styre bestemte opgaver i din foretrukne projektstyringssoftware.
Når det gælder ressourceallokering, gør Teamdeck det nemt at vælge de rigtige mennesker til jobbet. Du kan filtrere listen over dine medarbejdere efter forskellige kategorier (færdigheder, erfaring, placering) for at finde en optimal gruppe af ressourcer.
Det er meget enkelt at identificere personer, der kan deltage i dit projektteam, med brugerdefinerede kategorier som jobtitel eller erfaringsniveau.
Det er også nemt at tildele disse personer til dit projekt: Du skal bare tilføje en booking til deres tidslinje. Er du ikke sikker på, om projektet i sidste ende får grønt lys? Du kan også tilføje foreløbige bookinger.
Den grove planlægning er virkelig nem at udføre med Teamdeck. Effektivt, enkelt og ligetil.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Lad os forestille os, at du arbejder med at udvikle software. Jo flere apps dit team bygger, jo større er profitten for virksomheden - du bør sandsynligvis finde projekter til alle i dit team. Samtidig skal du passe på arbejdsbyrden, da medarbejdernes lykke vil blive påvirket af det. Overbebyrdede teammedlemmer vil ikke være tilfredse (og heller ikke produktive), underudnyttelse er heller ikke fantastisk.
Du kan se, at ressourceplanlægning er en balancegang: Du skal tage hensyn til dit projekts behov, de kapacitet af dit team, og sørg også for, at de teamets arbejdsbyrde er fordelt retfærdigt. Måling af ressourceudnyttelse er meget nyttigt, da det giver dig et stort billede af alles arbejdsbyrde, men det er svært at beregne uden de rigtige værktøjer.
Når du opretter en konto, får du adgang til en rapporteringspakke, der giver dig mulighed for at få dybdegående teamanalyser, herunder en rapport om ressourceudnyttelse.
Teamdecks rapporter giver dig mulighed for at sammenligne folks tilgængelighed med planlagt arbejde (bookinger) og faktisk arbejdsbyrde (timesedler).
Du kan analysere udnyttelsen af alle i din virksomhed eller se nærmere på specifikke teams eller roller.
En af vores kunder sagde: Ved at bruge Teamdeck kender vi nu ikke kun ressourcernes tilgængelighed, vi kan også spore teamets udnyttelse og fakturerbare vs. ikke-fakturerbare timer.hvilket er en god overgang til en anden udfordring på vores liste: at holde styr på tiden.
Der kan være mange grunde til, at du indføre tidsregistrering i din organisation, men en vigtig motivation ville være at vurdere, hvor meget af dit teams tid der bruges på fakturerbare opgaver. Hvorfor skal du analysere det? For det første kan du måske identificere ikke-fakturerbare elementer i dit teams daglige arbejde, som kan optimeres (mange teams spilder en masse tid på uproduktive møder). For det andet kan det få dig til at redesigne dine kontrakter eller endda justere din forretningsmodel og som følge heraf forbedre din virksomheds bundlinje.
Selv om du kan bede dine medarbejdere om at udfylde en timeseddel på papir eller registrere deres timer i et Excel-regneark, er det meget mere praktisk for begge parter at bruge en dedikeret app.
Med Teamdeck er det nemt at skelne mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Hver registreret tidspost kan have et sæt tags, der angiver dens karakter (f.eks. fakturerbar, hjemmearbejde, godkendt overarbejde). Selve tidsregistreringen er ikke besværlig for medarbejderne, da de kan bruge en praktisk mobil tidsregistrering.
Teamdecks mobile tidsregistreringsapp hjælper dine medarbejdere med at holde styr på deres arbejde.
Takket være de stærke rapporteringsfunktioner i Teamdeck kan du beregne præcist, hvor mange penge dine projekter har genereret i en given periode baseret på de registrerede fakturerbare timer og dit teams lønninger.
Den er enkel, ren, nem at bruge og har en fair pris. Det er ikke overlæsset med funktioner, som ingen interesserer sig for. Det er et produkt med fokus på specifikke behov.
Gabriela, Ameeba former
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Virksomheder bruger normalt mange kræfter på ressourceallokering. Man vil gerne holde alle beskæftiget, samtidig med at man sørger for, at deres opgaver er værdifulde (hvilket ofte betyder fakturerbare) for virksomheden. Det bliver virkelig vanskeligt, når dit team...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...