Folk kræver åbenhed på arbejdspladsen. 87% af dem, altså.
87% af arbejdere undersøgt af Kelton Global i en undersøgelse fra 2018 indrømmede, at de ønsker, at deres fremtidige virksomhed skal være gennemsigtig. 80% af de adspurgte ønskede at vide mere om deres organisations beslutningstagning.
Det er derfor ikke underligt, at gennemsigtighed på arbejdspladsen er et begreb, der diskuteres meget i de fleste virksomheder. Nogle vælger radikal åbenhed, mens andre vælger andre måder at fremme åben kommunikation på.
Som projektleder eller teamleder har du måske ikke noget at skulle have sagt i forhold til virksomhedens politikker. Men du har ansvaret for et projektteam, så projektgennemsigtighed er i høj grad inden for din kontrol.
Dårlig kommunikation og uklare forventninger er blandt top 8 udfordringer med projektledelse. Gennemsigtighed i projekt- og ressourcestyring er en kultur med åben kommunikation og synlighed i et projektteam. Fra et ledelsesmæssigt perspektiv handler det ofte om at være ærlig over for teamet om projektet og teamet selv.
Der er flere måder, hvorpå projektgennemsigtighed kan opdyrkes i et team, men konsekvenserne er overvejende positive.
Sammenhængen mellem gennemsigtighed og medarbejdernes engagement/tilfredshed er blevet undersøgt i flere undersøgelser og studier. Der er data, der beviser at ærlighed faktisk er en vigtig faktor for folks arbejdsglæde.
Når det drejer sig om projektgennemsigtighed, taler vi imidlertid også om økonomisk overskud i det pågældende projekt. Det er muligt, fordi gennemsigtighed øger produktiviteten. Engagerede medarbejdere, der ved, hvad der forventes af dem (og hvorfor), præsterer bedre og arbejder mere effektivt. Som Jyoti M, it-konsulent hos Tata, sagde i sin artikel papir om projektledelse og gennemsigtighed: Gennemsigtighed med passende tilladelser i et projektstyringssystem sparer tid og penge for alle i projektet. Lyder det som en PM-drøm? Det burde det!
Manglende gennemsigtighed kan på den anden side skabe mistillid i teamet eller endda vrede. Project Management Institute's rapporter viser gang på gang, at utilstrækkelig eller dårlig kommunikation er en væsentlig årsag til, at projekter mislykkes. Der er derfor al mulig grund til at tro, at ærlighed og åben kommunikation er ekstremt vigtigt for projektledere.
Indrømmet, gennemsigtighed er ikke noget, der passer til alle, da det er forskelligt fra kunde til kunde eller fra branche til branche. Vi har lavet en liste over skridt, du kan tage for at øge projektgennemsigtigheden i dit team.
Lyder det indlysende? Det er det måske, men husk, at "opgavesynlighed" er mere end en liste over funktioner, der skal laves.
Først og fremmest skal du forklare projektet for dit team. Både med hensyn til det tekniske omfang og med hensyn til den forretningsmæssige side af sagen. Hvad er målet med projektet? Hvem vil få gavn af det? Hvad er årsagen til en given funktion? Svarene på disse spørgsmål kan spare dig for nogle forkerte opkald, når du estimerer opgaver.
At forstå "hvorfor?", ikke bare "hvad?", forbedrer dit teams engagement. Det er en god måde at udvikle en følelse af ejerskab på.
Det er et stort spørgsmål. Og en svær en på samme tid.
Du vil gerne være gennemsigtig, men der er ting, du ikke må dele. Vær forsigtig med ikke at diskutere personlige eller fortrolige oplysninger. Derudover skal du være opmærksom på, om din totale åbenhed ikke giver anledning til spekulationer eller sladder. Hvis du føler, at noget ikke bør afsløres for dit team endnu, er det sandsynligvis tilfældet. Vent, til dine oplysninger er bekræftede eller relevante, og fortæl dem så først til dit team.
Derudover skal du få dit team til at føle, at de er en del af projektet. Og det kræver, at du gør dem opmærksomme på ændringer i projektet.
En af grundene til det blev allerede forklaret i det foregående afsnit - du har brug for, at folk forstår, hvad de arbejder med. En anden er lige så vigtig: Du har at gøre med specialister her, og de ved, hvad de laver.
Hvis ændringen af kravene betyder, at der skal udvikles nye funktioner, skal du sørge for, at det planlægges på den mest effektive måde. En åben diskussion med dit teknikerteam kan give dig masser af ideer til at mindske virkningen af denne ændring og undgå de frygtede konsekvenser af scope creep. Giv dit team en chance for virkelig at deltage i projektet, og du vil opleve en større følelse af, at "vi er sammen om det her".
En sidste bemærkning her: Vær også åben om din position. Hvis du ikke kender svaret på dit teams spørgsmål (eller hvis svaret ikke kan afsløres endnu), så lad være med at opfinde den dybe tallerken. Vær i stedet åben om din manglende evne til at give svaret. Teamet vil sætte pris på din ærlighed.
Man kan ikke rigtig tale om åben tovejskommunikation uden at opfordre til feedback.
Når du er ærlig over for teamet, vil du også gerne have, at de er lige så ærlige over for dig. Det kan godt være, at du indimellem hører nogle barske ord eller endda hører om et fejltrin i projektet, men det er stadig en god mulighed for at tage fat på disse problemer tidligt, før de bliver til et stort problem.
Gå foran med et godt eksempel, og giv dit team konstruktiv feedback. Glem ikke anerkendelse: Sørg for, at gode præstationer ikke går ubemærket hen. Det vil også styrke dit teams engagement og ansvarlighed.
Da synlighed og kommunikation er de vigtigste faktorer for projektgennemsigtighed, kommer det ikke som nogen overraskelse, at vidensdeling er en praksis, der er værd at pleje. Udveksling af viden mellem teammedlemmer kan ske under standups eller særlige arrangementer.
Et aspekt af videndeling, som er værdifuldt, men som ofte ignoreres, er, at teams kan lære af andre teams. Som projektleder (eller teamleder) kan du samarbejde med dine kolleger om at organisere arrangementer, hvor teams deler erfaringer fra tidligere projekter. Sådanne møder på tværs af teams vil ikke kun give projektrelateret indsigt, men også være en god mulighed for at knytte bånd mellem teams.
Projektgennemsigtighed skal understøttes med værktøjer, der gør samarbejde og kommunikation lettere. For teams, der arbejder i et enkelt rum, kan et whiteboard være en god start. For distribuerede teams er det dog nødvendigt med onlineværktøjer.
Brug en projektstyringsapp til at skabe overblik over projektets pipeline. Hos Teamdeck bruger vi JIRA til at spore vores fremskridt. Hvert teammedlem kan se, hvad status er for forskellige opgaver, om der er opstået nye fejl osv.
Tidsregistrering, Software til registrering af fraværog Værktøjer til ressourceplanlægningsom Teamdeck, har en dobbelt effekt på projektets gennemsigtighed. For det første er teammedlemmerne opmærksomme på deres planlagte arbejdsbyrde og opgaver. Samtidig kan projektlederne se deres teams timesedlerså de forstår den faktiske arbejdsbyrde for deres medarbejdere (læs om Styring af arbejdsbyrden). Begge sider har den synlighed, de har brug for, for at føle sig bedre tilpas med deres job.
Sørg for, at dit team har adgang til et værktøj, der muliggør regelmæssig kommunikation. Slack er et godt eksempel her: Det er et chatværktøj, som også kan integreres med andre apps, du bruger.
Hvis du arbejder på et produkt, der allerede er lanceret og har rigtige brugere, har du en ekstra måde at indføre projektgennemsigtighed på. Tag vores app, Teamdeck, som et eksempel. Selv om vi har dedikerede teammedlemmer, der svarer på kundespørgsmål via Intercom (du kan selv prøve det, det er det blå ikon i hjørnet), har alle i teamet adgang til Slack-kanalen, hvor brugerfeedback bliver sendt. Det betyder, at alle teammedlemmer ved, hvad folk elsker ved appen, og hvad de efterspørger. Det giver ikke kun synlighed, men det gør også alles input meget mere meningsfulde, når vi diskuterer nye funktioner og produktkøreplan.
Projektgennemsigtighed handler lige så meget om at kommunikere åbent og være ærlig, som det handler om at gøre det muligt for folk at arbejde effektivt. Det giver dig mulighed for at øge folks engagement, men hjælper også med at eliminere produktivitetsdræbere: fra uklare krav til sladder på kontoret. Opbyg en kultur af gennemsigtighed i dit projektteam, og I vil alle høste fordelene ved det.
Den kritiske betydning af at måle teamlykke Forskere har længe undersøgt forholdet mellem medarbejdernes lykke og deres præstationer på arbejdet. Forskellige undersøgelser tyder på, at lykke faktisk gør folk mere produktive. Det direkte forhold mellem moral...
Når du tænker på, hvordan du kan forbedre din virksomheds chancer for succes, er medarbejderengagement nok ikke det første, du tænker på. I første omgang vil du hellere fokusere på aspekter som performance, motivation og kompetenceudvikling. Når alt kommer til alt...
