Den måske mest markante forskel mellem den måde, du kommunikerer på i almindelige kontormiljøer og på afstand, er, at hvis sidstnævnte skal lykkes, skal det være bevidst. Din bevidste indsats for at etablere vellykkede kommunikationsprocesser i dit fjernteam vil betale sig. I dette blogindlæg gennemgår vi de største udfordringer ved fjernkommunikation, og hvordan du kan afhjælpe dem. Vi lister også værktøjer, som dit fjernteam vil have gavn af at bruge. Når du har læst dette indlæg, vil du være i stand til at introducere de bedste metoder til fjernkommunikation.
Men før vi dykker ned i detaljerne, er det vigtigt, at du husker at dokumentere din virksomheds kommunikationsprocesser. Opret et område i din organisations vidensbase/arbejdsområde, hvor du kan gemme retningslinjer for, hvordan folk skal kommunikere. Lav en liste over de værktøjer, de skal bruge. Sørg for, at nyansatte læser dette dokument/denne side under introduktionen. onboarding-proces.
Desuden må det ikke blive forældet. Du og dine medarbejdere skal regelmæssigt tage fat på disse kommunikationsprocesser og foretage justeringer, hvis det er nødvendigt. Hvis du er projektleder, kan du diskutere fjernkommunikation teamkommunikation under sprint-retrospektiver.
[/vc_column_text]
Hvad er de første udfordringer ved fjernkommunikation, der falder dig ind? Måske tænker du på tidszoner og vanskeligheden ved at være synkroniseret. Eller måske er du bekymret for problemer med en upålidelig internetforbindelse. Det er velbegrundede bekymringer, men de udfordringer, der er beskrevet nedenfor, viser sig ofte at være mere alvorlige, selv om de ikke er så lette at forudse eller bemærke.
Den manglende synlighed, som kan være vanskelig for fjernteams, er tydelig på flere niveauer:
Teamdecks ressourcekalender er en enkelt kilde til sandheden om dit teams tilgængelighed og arbejdsbyrde. Du kan se, hvem der er tildelt hvilket projekt, hvem der er på ferie, og hvem der er lidt... kapacitet til venstre (hvis du leder efter folk, der kan deltage i dit projekt).
Når man kommunikerer med en person, der arbejder på afstand, har man ikke den kontekst, som direkte kommunikation giver. Man ser ikke kropssproget, og for det meste ved man ikke, hvad personen har lavet for nylig, hvilket humør han eller hun er i osv. Tænk på dette eksempel: Du modtager en meget kortfattet besked fra en af dine kolleger, som beder dig om at dele nogle oplysninger. Først tænker du måske: "Er denne person vred på mig? Er han irriteret? Jeg har jo ikke gjort noget forkert". Du kan se, hvordan det kan føre til fejlkommunikation eller endda konflikt. Det er derfor, det er vigtigt at:
Folk, der arbejder i fjernteams, skal gøre en bevidst indsats for at holde forbindelsen. Det er ret nemt at begrænse kommunikationen til korte beskeder på Slack eller via e-mail, især hvis folks roller er uafhængige, eller de arbejder i forskellige tidszoner. Som teamleder kan du fremme teamånden ved at opfordre til regelmæssige videoopkald, teambuilding-aktivitetereller endda en chatkanal, der er dedikeret til at sende memes (du kan se ideer til andre kulturstyrkende kanaler her).
Dette punkt er lidt vanskeligt. Du tænker måske: Hvordan kan det være, at der er færre muligheder for 1:1-møder? Folk kan jo chatte privat, når de vil: Mange kommunikationsværktøjer, der bruges af fjernteams, giver mulighed for private samtaler.
Det gælder for samtaler mellem medarbejdere, men 1:1-samtaler mellem leder og medarbejder kan hurtigt blive glemt, når du ikke ser dit team hver dag. Alternativt kan du få en falsk følelse af sikkerhed, når du chatter med dit team regelmæssigt.Alle ser glade ud, der er ingen grund til yderligere 1:1-møder.. Det er der kun, uanset hvor godt dit team har det.
Indrømmet, denne udfordring er ikke eksklusiv for fjernteams. Teammedlemmer på kontoret får måske også færre chancer for at mødes med deres chef, end de har brug for. Men når det drejer sig om fjernarbejdere, skal du sørge for, at de får mulighed for at tale med dig en gang imellem. Du kan planlægge et fast tidspunkt for disse møder eller regelmæssigt minde medarbejderne om at vælge et tidspunkt for et 1:1-møde. På den måde får du bedre kontakt med dine eksterne medarbejdere, og du kan også Opbyg tillid til dit team.
En vigtig bemærkning om værktøjer: Det er ikke nok bare at oprette konti og lade dit team vide, at "det er der, hvis I vil bruge det". Sørg for, at alle ved, hvilke platforme de skal bruge, og hvordan de skal bruge dem. Igen bør du dokumentere disse retningslinjer og gøre dem tilgængelige for dine nuværende medarbejdere og fremtidige nyansatte. Hvis nogle af de værktøjer, du bruger, ikke fungerer, som du havde håbet, skal du redesigne din værktøjskasse. Teknologilandskabet er stort, så du vil sandsynligvis finde apps, der passer 100% til dit teams behov.
Vi har spurgt Rohit Gupta fra Pixpaen platform, der hjælper kreative med at opbygge smukke porteføljehjemmesider, om deres tilgang til fjernarbejde og værktøjer:
Hos Pixpa har vi arbejdet fuldt ud eksternt i de sidste 3 måneder, og vi har til hensigt at fortsætte med at arbejde som en fuldt ud ekstern virksomhed fra nu af. Selv om skiftet blev påtvunget os af nedlukningerne i forbindelse med pandemien, omfavnede vi hurtigt den nye normalitet og skiftede problemfrit til fjernarbejde. Der er mange fordele ved at arbejde eksternt - tiden og stressen ved at pendle hver dag er forsvundet, balancen mellem arbejde og privatliv er genoprettet, og produktivitetsniveauet er steget. Som fjernteam er vores fokus på at opretholde og opbygge vores kultur, kammeratskabet mellem holdkammeraterne og fremme samarbejdet.
Vi bruger Slack, Asana, Zoom og Github til al vores arbejdskommunikation og samarbejde. Vi har et fritflydende, ustruktureret samarbejde i teamet, som ikke ville passe ind i definitionen af scrum-møder.
Brug software til ressourceplanlægning, der er designet til at hjælpe fjernteams, ikke kun fra it- eller kreative brancher.
Få en 30-dages GRATIS prøveperiode
Den kritiske betydning af at måle teamlykke Forskere har længe undersøgt forholdet mellem medarbejdernes lykke og deres præstationer på arbejdet. Forskellige undersøgelser tyder på, at lykke faktisk gør folk mere produktive. Det direkte forhold mellem moral...
Når du tænker på, hvordan du kan forbedre din virksomheds chancer for succes, er medarbejderengagement nok ikke det første, du tænker på. I første omgang vil du hellere fokusere på aspekter som performance, motivation og kompetenceudvikling. Når alt kommer til alt...
