Bedre skridt i projektporteføljestyring (PPM)

Når du leder et projekt, er dit mål at levere det med succes: til tiden, inden for budgettet og samtidig opretholde en høj tilfredshed hos kunden og teamet. Hvad sker der, når din virksomhed er i stand til at arbejde på flere projekter på samme tid? På et enkelt projektniveau er målet det samme, men på et højere niveau vil du gerne være sikker på, at dit team arbejder på de rigtige projekter på det rigtige tidspunkt og i de rigtige projektteams. Det virker som en kompleks ting at opnå, men heldigvis er projektporteføljestyring (PPM) her for at hjælpe.

Takket være denne artikel får vores læser:

• PPM - projektporteføljestyringens betydning i en forretningsanalyse
• Skridt til at opnå strategiske mål med en organisations projektporteføljestyring
• Årsager til, at dedikeret software til projektporteføljestyring er så nyttig for virksomhedsledelse

Hvad er projektporteføljestyring, og hvad er de primære fordele?

Projektporteføljestyring kan beskrives som centraliseret styring og forretningsstrategi for din virksomheds projektportefølje. En portefølje er en samling af grupperede projekter, som ikke behøver at være relateret til hinanden. Det er vigtigt, en portefølje af projekter er designet til at tjene et strategisk forretningsmål og give din virksomhed en eller anden form for værdi.

Naturligvis er den nævnte forretningsværdi en af de største fordele ved projektporteføljestyring. Bortset fra det er denne strategi også en fremragende foranstaltning til at styre den risiko, der er forbundet med at levere flere projekter. Hvis du følger de trin, der er skitseret nedenfor, får du mulighed for nøje at undersøge din virksomheds potentielle projekter, selv før du forpligter dig til at levere dem. Som følge heraf vil dine estimater sandsynligvis være mere nøjagtige, og der vil blive taget højde for mulige udfordringer på forhånd.

PPM-tilgangen resulterer også i, at virksomhedens ledere får et klarere helhedsbillede af projekterne, og hvordan de klarer sig. Derudover fremmer denne strategi samarbejde mellem forskellige projektteams i stedet for konkurrence.

Proces og trin for projektporteføljestyring

Dette er de faser, du skal overveje, når du vil indføre projektporteføljestyring i din virksomhed.

1. Udarbejd din organisations strategiske mål

PPM-processen starter med en udstillet forretningsstrategi eller strategiske mål. Strategiske mål er dine ledestjerner i processen med at udvælge projekter til din virksomheds portefølje. Det er vigtigt, at du ved, hvad de er. Dine forretningsmål kan være relateret til at øge omsætningen, opretholde rentabiliteten eller diversificere indtægtsstrømmene. Men på den anden side kan der være et helt andet mål, som din virksomhed er sat til at nå. Tro ikke, at du er nødt til at komme med en enkelt altomfattende målsætning - det er helt fint at nævne et par stykker.

2. Identificer potentielle projekter og analyser dem

Før du begynder at indsnævre de projekter, der kan ende i din virksomheds portefølje, skal du vide, hvor stor din projektpulje er. Saml alle projektanmodninger, find ud af, hvilke salgsmuligheder der er, og lav en liste over alle de potentielle projekter. Se nu nærmere på hvert eneste af dem. Du skal vide, hvilke ressourcer (menneskelige eller andre) de kræver, hvad er deres tidslinje, hvad er risiciene og de potentielle udfordringer etc.) Evaluer den mulige fortjeneste fra disse projekter.

Når du har en god forståelse af de potentielle projekter, der kan blive en del af dit teams portefølje, skal du udføre en tilpasningsanalyse: Tjek, om disse projekter er i overensstemmelse med din overordnede strategi.

Prøv at bedømme projekterne på din liste i forhold til din virksomheds forretningsmål: Støtter de disse mål, eller bringer de dem måske i fare? Hvad er chancerne for, at dit team vil være i stand til at gennemføre et givet projekt og skabe den ønskede forretningsværdi? Porteføljeforvaltere skal vælge projekter, der fungerer godt sammen med hensyn til at nå forretningsmålene, men også med hensyn til Teamets arbejdsbyrde og ressourceallokering. Ved du, hvilke projekter der matcher dine kriterier? Det er tid til at planlægge mere, før du sætter dem i gang!

3. Prioriter organisationens udvalgte projekter

På dette tidspunkt bør du have en liste over projekter, som lige så godt kan blive en del af hele din virksomheds portefølje. Det er et godt tidspunkt at prioritere dem og om nødvendigt indføre nogle ændringer. Den gode nyhed er, at du har fundet de rigtige projekter til din virksomhed. Udfordringen er, at du måske er nødt til at justere deres tidslinjer eller budgetter for at kunne lancere disse projekter sammen.

Tænk over Ressourcestyring Du skal også beslutte, hvilke teammedlemmer der skal være involveret i hvert projekt og hvor længe. Som projektporteføljeleder vil du sandsynligvis få brug for at samarbejde med ressourcer eller projektledere i denne fase. Brug lidt tid på at analysere tidsplanerne for dine nye projekter - måske bliver du nødt til at flytte rundt på et par ting for at undgå konflikter i planlægningen.

Nu hvor du ved, hvilke projekter der skal indgå i din portefølje, og hvordan de skal leveres tidsmæssigt og ressourcemæssigt, kan du planlægge deres kick-off. Hvad sker der, når projektgrupperne begynder at arbejde på deres respektive projekter?

4. Administrer projekter

Opstarten af dine porteføljeprojekter er ikke afslutningen på projektporteføljestyringsprocessen. Selvfølgelig er der nu fokus på projektledelse, men efterhånden som projektlederne gør fremskridt med deres projekter, er det godt at se på projektporteføljen fra et højere niveau - gå til næste afsnit for at lære, hvordan du kan overvåge dine projekter.

Det er også et godt tidspunkt at gentage, at alle konflikter (ressourcebaserede eller ej) og anmodninger om ændringer skal løses med porteføljen og dens strategiske mål for øje.

5. Overvåge igangværende projekter og rapportere deres forbedringer

Projektledere bør regelmæssigt overvåge deres projekts KPI'er og holde styr på deres teammedlemmers arbejdsbyrde/tidsskemaer, det siger sig selv. Men projektrapportering er også en vigtig del af projektporteføljestyring, simpelthen fordi det giver dig mulighed for at afgøre, om et givet projekt går som planlagt, og om den forventede værdi vil blive opnået.

Hvad skal du måle, når det gælder din projektportefølje?

• Udnyttelse af ressourcer (inden for projekter og overordnet)
• Tid registreret af folk, der arbejder i projektteams
• Estimater vs. faktiske tal (planlagte timer vs. registrerede timer)
• Projekter med burndown eller burnup,

Har du brug for software til projektporteføljestyring?

Du vil sandsynligvis støde på flere apps, der er stolte af deres funktioner til projektporteføljestyring. Disse funktioner omfatter normalt:

• Projektstyringsfunktioner (opgaveplanlægning, Gantt-diagrammer)
• Ressourcestyringsfunktioner (ressourceplanlægning, tidsregistrering, fraværsregistrering)
• Rapporteringsfunktioner
• Projektets arkiv

Selv om alle disse værktøjer er yderst praktiske til effektiv projektporteføljestyring, kan du sikkert se, at lignende muligheder findes i projektstyringsapps, som du sikkert allerede bruger. Det er muligt at styre din projektportefølje med værktøjer, der ikke er dedikeret til PPM i sig selv. Sørg for, at du er i stand til det:

• visualisere dine projekters fremskridt - det kan være gennem et Gantt-diagram, en Kanban-tavle eller ved hjælp af en Ressourcekalender visning med planlagte timer pr. projekt eller endda statusrapporter. Det er vigtigt at vide, hvor langt man er kommet med sine projekter, og hvor meget arbejde der er tilbage.
• følg udvalgte KPI'er - Uanset om det er ressourceudnyttelse eller tidsforbrug pr. projekt, vil du gerne kunne sige, at projekterne i din portefølje går godt, eller at nogle områder bør forbedres.
• samarbejde med projektledere, kunder og andre teammedlemmer med et givet værktøj: Det er fantastisk, når en projektfokuseret app kan tilgås af flere personer end en projektleder (eller en projektporteføljemanager). Det strømliner kommunikationen og fremmer gennemsigtigheden.
• Integrer din software med andre værktøjer, du bruger til daglig - vi kan ikke overdrive: Integrationer er afgørende, hvis du vil skabe en effektiv porteføljestyringsproces (eller projektstyringsproces for den sags skyld). Hvilken slags integrationer tænker vi på? Først og fremmest - din foretrukne kommunikationsapp (Slack, Skype eller *suk* e-mail), så du kan modtage vigtige meddelelser og opdateringer der. Du bør også overveje at forbinde dit porteføljestyringsværktøj med det CRM, din virksomhed bruger - på den måde får du overblik over salgspipelinen og ved, hvilke projekter der sandsynligvis snart vil blive en del af din projektpulje. Endelig, hvis du arbejder med softwareudviklingsprojekter, vil du måske gerne integrere med udviklerværktøjer som BitBucket eller GitHub: Du vil ikke gå glip af vigtige repository-problemer. Integration af apps lyder som en skræmmende opgave, der er forbeholdt folk med programmeringsevner, men du kan gøre det på egen hånd ved at bruge en af opgaveautomatiseringsapps som Zapier.
• Tilpas softwaren, så den passer til dine behov - selvfølgelig kan din porteføljestyringsproces være ens for alle projekter, men du vil måske stadig gerne bruge et værktøj, der kan redigeres og tilpasses til din arbejdsgang. Heldigvis kommer mange apps med tilpasningsmuligheder: tilføjelse af brugerdefinerede felter, oprettelse af dine egne kategorier og tags, opbygning af brugerdefinerede rapporter eller projektvisninger. Kun når dine værktøjer er godt tilpasset din proces, kan det hele blive virkelig effektivt.

Vi håber, at denne guide til projektporteføljestyring har hjulpet dig til bedre at forstå denne strategi og gjort det lettere at indføre den i din organisation. Hvis du har spørgsmål om effektiv projekt- og ressourcestyring, kan du kontakte os via chat: Vi giver dig gerne nogle tips og guider dig gennem vores produkt.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]