Ethvert vellykket projekt, uanset størrelse eller omfang, starter med en ordentlig projektplanlægning. En projektplan er en køreplan for, hvordan projektet skal udføres fra start til slut. Den beskriver aktivitetens start- og slutdatoer og den rækkefølge, der skal følges for at få en vellykket afslutning. En tidsplan skal kunne fortælle, hvor projektet er, og hvad der mangler at blive gjort.
Men for at tidsplanen kan tjene sit formål, er styring af projektplanen altafgørende. Det er den procedure, der fastlægger dokumentation og politikker for udvikling, overvågning, kontrol og styring af tidsplanen for de ressourcer og den tid, der er afsat til rettidig og vellykket færdiggørelse.
I denne artikel diskuterer vi projektplanlægningens rolle i projektafslutningen, de udfordringer, der sandsynligvis vil opstå, samt værktøjerne til effektiv planlægningsstyring.
Ideelt set kan projektplanlægning defineres som den vigtige proces, der er nødvendig for at sikre, at et projekt gennemføres inden for rammerne af tid og ressourcer. Kort sagt er det de aktiviteter, der kræves for at hjælpe projekt- og ressourceforvaltere have styr på projektplanen i hele projektets løbetid. I det følgende beskrives tidsplanens rolle i projektledelsen.
1. Udvikling af tidsplan
Styring af tidsplanen starter med at udvikle projektets tidsplan. Aktiviteter, der er vigtige i denne funktion, omfatter:
2. Godkendelse af tidsplan
Det er nødvendigt med opbakning fra projektets interessenter for at kunne implementere tidsplanen. Planlægningsledelsens rolle i dette trin er at forhandle med interessenterne om deres godkendelse. Interessenterne skal godkende tidsplanen, for at de kan stille de nødvendige ressourcer og personer til rådighed til at udføre opgaverne. Når godkendelsen er opnået, opretter projektlederen en baseline og kommunikerer tidsplanen med teamet.
3. Overvågning af tidsplanen
Den anden rolle i tidsplanlægningen er at overvåge tidsplanen, efterhånden som den skrider frem. (og det er grunden til, at du bør vide hvordan man vælger tidsregistreringssoftware). Denne rolle indebærer fokus på projektets fremskridt for at bestemme status på et givet tidspunkt. Projektlederen identificerer, hvordan tidsplanen ændrer sig under indflydelse af andre interne og eksterne faktorer, og hvilken indvirkning det har på projektplanen. Det er også vigtigt for at afgøre, hvilke tiltag der er nødvendige for at bringe projektet tilbage til tidsplanen for at undgå forsinkelser eller for at indarbejde ændringerne i tidsplanen.
4. Opdatering af projektplanen
Styring af tidsplanen indebærer også, at tidsplanen opdateres regelmæssigt under hensyntagen til de ændringer, der er sket siden projektets start. Det kræver, at projektlederne fastlægger den proces, der skal bruges til at opdatere tidsplanen, f.eks. ved at analysere, hvilken indvirkning ændringerne vil have på budgettet, Projektets omfang og kvalitet og identificerer de personer, der har myndighed til at foretage ændringerne. Derudover søger projektlederen interessenternes godkendelse og kommunikerer ændringerne til teamet.
Styring af tidsplaner er ikke nogen let sag. Processen med tidsplanlægning fra udvikling, overvågning og opdatering af tidsplaner er uden udfordringer med projektledelse. Her er nogle almindelige udfordringer, du skal holde øje med.
Det er meget vigtigt at få styr på aktiviteternes varighed for at kunne gennemføre projektet effektivt. Alligevel er det en af de sværeste ting at gøre rigtigt. I godkendelsesfasen er der desuden stor sandsynlighed for, at interessenterne undervurderer den tid, det kan tage at udføre nogle opgaver. Det skyldes, at de ikke er aktivt involveret i arbejdet, eller at de ønsker at spare på ressourcerne. Desværre kan undervurdering af tiden føre til, at projektet bliver overskredet med hensyn til tid og ressourcer. At presse teamet for hårdt reducerer effektiviteten, hvilket hæmmer deres produktivitet.
Kommunikation er afgørende i planlægningen for at sikre, at alle involverede arbejder på samme side. Utilstrækkelig kommunikation fører til tidsspilde, fordi medarbejderne forlader deres arbejde for at bede om afklaring eller selv finde information. På den anden side kan overkommunikation føre til overbelastning af beskeder og forvirring. Projektledere er nødt til at holde teamet og interessenterne opdateret om tidsplanen, de skiftende prioriteter og meget mere. Ved at huske på vigtigheden af effektiv kommunikation i forbindelse med projektafslutning kan man komme langt med at overvinde denne udfordring.
Det er ikke altid, at tidsplanen vil gå efter planen. Projektledere er nødt til at forudse risici og vurdere, hvilken indvirkning de kan have på tidsplanen, hvis de opstår. Hvis man ikke gør det, kan det resultere i en urealistisk tidsplan. Desværre kan det være en udfordring at bestemme potentielle risici.
At styre arbejdsgange, især når omfanget er stort, kan være en stor udfordring for mange mennesker. Hvis man ikke er i stand til at styre arbejdsgangene ordentligt, bliver det desværre sværere at styre ændringer, som får projektet til at afvige fra den oprindelige tidsplan.
Investering i projekt Ledelsessoftware kan hjælpe med at afbøde nogle af disse udfordringer. Men effektiv projektledelse er meget afgørende, selv når teknologien er på plads. Det kræver ekspertise fra en projektleder med viden inden for disse forskellige områder at sikre en effektiv tidsplanlægning. At engagere projektledere, der har PMP-certificeringstræning er altafgørende. Denne uddannelse giver projektledere de færdigheder, der kræves for at føre tilsyn med et projekt fra start til slut, inklusive tidsplanlægning.
Værktøjer til styring af projektplaner hjælper med at strømline processer og operationer for at spare tid og øge nøjagtigheden. De gør det lettere at udvikle, overvåge, opdatere og kommunikere projektplanen, samtidig med at teamet holdes meget engageret. Heldigvis er de fleste projektstyringssoftware integreret med værdifulde værktøjer til tidsplanlægning. Her er nogle af de værktøjer til tidsplanlægning, du skal holde øje med:
1. Gantt-diagrammer
Dette værktøj viser projektets tidslinje og afhængigheden mellem opgaverne. Det kan være nyttigt til at spore fremskridt i tidsplanen, identificere forsinkelser og holde øje med eventuelle afvigelser fra tidsplanen. Derudover er det praktisk til at identificere opgaver, der er nødvendige for at sikre rettidig færdiggørelse af projektet.
2. Arbejdsopdelingsstruktur (WBS)
Dette værktøj hjælper med at nedbryde projektmålet i små handlingsorienterede trin - opgaver og underopgaver. Med WBS på plads er det lettere at se klarheden i tidsplanens tidslinje.
3. Projektets baseline
Dette værktøj hjælper med at spore projektets fremskridt i realtid. Det hjælper med at sammenligne projektplanen med den faktiske performance.
4. Kommunikations- og samarbejdsværktøjer
De er afgørende for at sikre effektiv kommunikation og teamsamarbejde, så alle arbejder på samme side.
5. Værktøjer til tidsstyring og planlægning
Tidsstyringsværktøjer hjælper med at spore den tid, som teammedlemmerne bruger på en bestemt opgave. Planlægningsværktøjer giver overblik over, hvilke opgaver teammedlemmerne arbejder på, og om de er i stand til at påtage sig mere arbejde.
Konklusion
Styring af projektplaner er et vigtigt aspekt af projektledelse. Dens roller omfatter udvikling af tidsplaner, godkendelse af tidsplaner, overvågning af tidsplaner og opdatering af tidsplaner. Men tidsplanlægning er ikke uden udfordringer. De spænder fra unøjagtigheder i tidsestimeringen til dårlig kommunikation og meget andet. Det gode er, at der findes værktøjer til at afbøde disse udfordringer og sikre en effektiv projektplanlægning og en vellykket og rettidig afslutning af projektet.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...