I erhvervslivet kan vi identificere flere kritiske ressourcer, som bestemmer din virksomheds vækst. En af de vigtigste er kapacitet, dvs. hvor meget man kan nå på en given tid. En så vigtig faktor kan ikke efterlades ukontrolleret, og derfor er der udviklet mange kapacitetsstyringsværktøjer. Men hvordan vælger man det bedste?

I denne artikel vil du lære det:

Kapacitetsstyring er ikke en enkel opgave, primært fordi denne ene faktor består af flere andre, der interagerer med hinanden. Antallet af medarbejdere, deres tid, tilgængelighed og kompetencer - hver af disse data påvirker din virksomheds kapacitet. Derfor er værktøjer til kapacitetsplanlægning vigtige.

Det er ikke let at forstå med bare ti medarbejdere. Og hvad med når du har 100 eller 200 mennesker i din organisation? For at undgå flaskehalse, kaos og frustration har du brug for støtte fra en dedikeret applikation - især på slagmarken fra hvert medlem af ressourceplanlægningsprocessen.

Den grundlæggende rolle for ressourcekapacitet og kapacitetsplanlægningsværktøjer

At skabe balance mellem tilgængelige ressourcer (medarbejdere) og projektets eller kundens krav - det er for mange essensen af kapacitetsplanlægning (eller kapacitetsstyring, om man vil) i projektledelse. Betydningen af kapacitetsplanlægning er et resultat af dens stærke forbindelse med andre projektledelsesområder: tid, team, arbejde og styring af projektressourcer. Men lad os begynde med et generelt spørgsmål om kapaciteten.

Kapacitet defineres som evnen til at opnå, opbevare eller producere. For en organisation vil kapacitet være et givet systems evne til at producere output inden for en bestemt tidsperiode. 

"Evne til at opnå" synes at være det væsentlige spørgsmål i kapacitetsplanlægning, især hvis vi sammenligner det med definitionerne nedenfor. Forsøget på at give et rigtig godt, begrundet svar på spørgsmålet "har vi en evne til at opnå?" giver aldrig op og inspirerer hele tiden til at foretage optimeringer, analyser og så videre. Det er derfor, kapacitetsplanlægningsværktøjer kan være nyttige.

Værktøj til kapacitetsplanlægning

Kompetencebaseret ressourcesøgning [Kilde: Teamdeck - værktøj til ressourcestyring og kapacitetsplanlægning].

For at have fuld viden om, hvorvidt din virksomhed eller en bestemt medarbejder har nok hårde og bløde kompetencer, der ikke vil svigte dig - som vil blive defineret som "evnen til at opnå" - skal du være ret tæt på ham/hende.

Tid brugt på givne opgaver, tilgængelighed eller modenhed og forventet erfaring inden for et givet område - det er nogle af de kriterier, der tages i betragtning under udvælgelsen. planlægning af ressourcekapacitet proces, hvor du prøver at finde ud af, om en ressource er en grund til at tro, at den angivne medarbejder, dit team eller din virksomhed har en "evne til at opnå", især med kapacitetsplanlægningsværktøjer.

Definition af kapacitetsplanlægning og vigtigheden af kapacitetsplanlægningsværktøjer

For at gøre det endnu sværere ved vi kun, at vi befinder os i et forretningsmiljø. Så tid er ikke den eneste indikator, der bestemmer dine beslutninger. Og ifølge vores konkurrent - leverandøren af kapacitetsplanlægningsværktøjet - som vi er enige med:

Kapacitetsplanlægning er den ledelsesproces, der sikrer, at din organisation har de færdigheder og ressourcer, den skal bruge for at gennemføre projekter til tiden, inden for budgettet og i overensstemmelse med kundernes forventninger. 

Denne definition fremhæver, at præcist kvalificerede ressourcer (medarbejdere) skal imødekomme tre udfordringer: (begrænset) tid, (begrænset) budget og kundens forventninger (med andre ord projektkrav). Eller sagt på en anden måde: Disse færdigheder skal være gode nok til at hjælpe med at løse de nævnte udfordringer. Og den ansvarlige for kapacitetsplanlægningen har til opgave at sikre det nøjagtige antal medarbejdere med de rette kompetencer. I den forbindelse er kapacitetsplanlægningsværktøjer vigtige.

Kapacitetsplanlægning og vigtigheden af kapacitetsplanlægningsværktøjer

En del af kapacitetsplanlægningsprocessen er faktisk at identificere, hvad vi har, og hvor hurtigt og hvor vi kan få nøjagtige ressourcer.

Kapacitetsplanlægning er en proces, der identificerer, om man har ressourcerne og færdighederne til at udføre arbejdet eller udbuddet til at imødekomme efterspørgslen. 

Som vi kan se, Kapacitetsstyring er ikke en enkel opgave, primært fordi denne ene faktor består af flere andre, der interagerer med hinanden. Antallet af medarbejdere, deres tid, tilgængelighed, produktivitet, udnyttelse samt hårde og bløde kompetencer - hver af disse data påvirker din virksomheds kapacitet. Det er derfor, de bedste kapacitetsplanlægningsværktøjer kan hjælpe.

Det er svært at forstå med bare 5 medarbejdere. Og hvad med når du har 15, 35 eller 50 mennesker i din organisation?

De bedste værktøjer til planlægning af ressourcekapacitet og projektledelse

Måske blev det ikke nævnt ovenfor - forfatterne til denne artikel er folk fra softwarehuset. Hvert af nedenstående værktøjer til planlægning af ressourcekapacitet er blevet tjekket af os - af administrerende direktører, projektledere, udviklere, marketingfolk osv. Nogle af dem, da vi var en del af den nuværende virksomhed, og andre på tidligere stadier i vores karrierer.

Værktøj til kapacitetsplanlægning Teamdeck.io - Software til ressourcestyring og kapacitetsplanlægning

Pris: $ 3,99 / fuldt medlem / månedligt

Værktøjer til planlægning af ressourcekapacitet hjælper med at tjekke teamets arbejdsbyrde og projektplanlægning

Oversigt over teamets tilgængelighed og brug i Teamdeck.io - Ressourcestyringsværktøj med funktioner til planlægning af ressourcekapacitet.

Fordele ved ressourcestyringsværktøjet Teamdeck.io

Ulemper ved ressourcestyringsværktøjet Teamdeck.io


Float - velkendt platform til ressourcestyring og kapacitetsplanlægningssoftware

Prisfastsættelse: $12.5 til Ressourceplanlægning + tidsregistrering pr. person

Float er en populær projektstyringssoftware med opgavestyringsfunktion

Fordele ved Float projektstyringsværktøj

Ulemper ved Float projektstyringsværktøj

Float giver dyb indsigt i hvert enkelt teammedlem i et projektteam

Float er en meget genkendelig projektstyringssoftware, som også hjælper med planlægning af ressourcekapacitet.


Kapacitetsplanlægningssoftware ProjectCOR - projektstyringssoftware styrket af AI

Prisfastsættelse: $40 pr. bruger pr. måned

Software til planlægning af projektorkapacitet drevet af kunstig intelligens

ProjectCOR - en app til styring af et teams kapacitet eller ressourcestyring.


Fordele ved ProjectCOR - projektstyringssoftware

Ulemper ved ProjectCOR - projektstyringssoftware

Tilgængelig kapacitet i PROjector

 

Funktioner, du skal overveje, når du undersøger værktøjer til planlægning af ressourcekapacitet

Let at bruge

UX'en er ofte årsagen til, at nogle af dem bliver afvist af projektlederne lige efter afprøvningen.
Alle - både privat og i erhvervslivet - bruger mange apps. I erhvervslivet bruger vi mange grænseflader, afhængigt af jobpositionen. Det skaber vaner. Og det er en af grundene til, at en planlægning af ressourcekapacitet værktøjets funktioner er kilden til irritation.
Så overvej, om kapacitetsplanlægningsværktøjet kun indeholder virkelig nyttige funktioner, om grænsefladen er forståelig for alle i en virksomhed, om det har en høj grad af automatisering, og om det er fleksibelt nok til at reagere på din virksomheds specifikke behov. Og - sidst men ikke mindst - find ud af, om værktøjet stadig vil være nyttigt, hvis din virksomheds struktur eller forretningsmål ændrer sig.

Tilpasset tilgængelighed.

I dagens erhvervsliv er det stadig sjældnere at have en standard arbejdsmodel, hvor man er på kontoret fra kl. 9 til 17. Folk arbejder på forskellige tidspunkter, på deltid, i forskellige tidszoner.

Tilpasset tilgængelighed som vigtig funktion til at styre ressourceallokering

Styring af ressourcetilgængelighed er meget nemmere med tilpassede indstillinger. [Skærm fra software til kapacitetsplanlægning].

Disse variabler og indstillinger er afgørende for en nøjagtig beregning af kapaciteten, så det ideelle værktøj skal have mulighed for at tilpasse hver enkelt medarbejders tilgængelighed, når der er behov for det. Det er også vigtigt, at brugerne af kapacitetsplanlægningsværktøjer kan redigere deres tilgængelighed og arbejdstid, når den ændres.

Rapportering

Nogle af udbyderne af kapacitetsplanlægningssoftware har mange rapporter at tilbyde, men kun nogle af dem kan tilpasses.

Virksomheder bruger forskellige metrikker (kapacitetsplanlægningsværktøjer) til at måle forretningens effektivitet afhængigt af branche eller virksomhedsstruktur. Mange systemudbydere tilbyder foruddefinerede rapporter, som - kan vi sige - er en integreret del af tilbuddet ... så integreret, at det ikke kan ændres eller, endnu værre - ikke kan justeres til projektteamets forventninger.
Så hold øje med leverandører af kapacitetsplanlægningsværktøjer, der tilbyder rapporter, som ikke kun passer til dine forventninger, men som heller ikke er åbne for ændringer, mens din organisation vokser. Er rapporterne tilpasningsdygtige nok? Kan de deles og eksporteres? Det er lettere at udvikle god praksis i en virksomhed og finde svage og stærke punkter, hvis man kan analysere dataene. Et ideelt værktøj bør have en omfattende rapporteringsfunktionalitet.

Oversigt over kapacitet

I tilfælde af en kapacitetsplan er effektiv kapacitetsplanlægning og/eller gennemsigtighed i kapacitetsplanlægningsstrategien afgørende.
Adgang til data ved hjælp af kapacitetsplanlægningsværktøjer bør gøre det muligt at fokusere på en lille periode, men også at få et perspektiv over et større datointerval. Teamledere og projektledere planlægger deres teams engagementer i forhold til de færdigheder, der kræves, men også de foreløbige eller ubekræftede projekter.
Det er også vigtigt at have overblik over nyansatte, og hvornår de kommer ind i virksomheden og er til rådighed for arbejdet. Arbejdet i forskellige afdelinger og teams er tæt forbundet, så det værktøj, du vælger, skal give indsigt i alle de vigtigste oplysninger. Især data fra salgsafdelingen.

Tags

Når man skal vurdere kapaciteten, er det ikke kun tid og antal medarbejdere, der er afgørende, men også deres kompetencer.

Tags i Teamdeck - løsningen til ressourcetilgængelighed for projektledelse.

Tags ledelse i Teamdeck.io - softwaren til kapacitetsstyring.


Hvordan kan software til kapacitetsstyring helt præcist gøre processen mere effektiv? 

Værktøjer til kapacitetsplanlægning reklamerer med, at de "optimerer din arbejdsgang", "løfter din organisation til et helt nyt niveau" og "giver dig mulighed for at opnå resultater som aldrig før". Det er alt sammen velklingende slogans, men lad os komme til sagen. Hvad vil kapacitetsplanlægningsværktøjer VIRKELIG give dig?

Udnyttelse af ressourcer visning - visning til alle i virksomheden


Takket være kapacitetsplanlægningsværktøjer kan du se, hvad hver enkelt medarbejder, team og afdeling laver i øjeblikket, og hvor meget de skal lave. Det vil hjælpe dig med at beslutte, hvem der skal have flere opgaver, så du ikke ender i en situation, hvor nogle bliver overbebyrdet med arbejde, og resten får for lidt ansvar.

Notifikationer - om alt eller kun udvalgte emner


Situationen med kapacitet er meget dynamisk. Ferie, færdiggørelse af opgaver, nye projekter, nye medarbejdere. Det er meget vigtige faktorer, der påvirker dine beslutninger om arbejdsplanlægning, og derfor vil det være meget vanskeligt for dig at gøre det effektivt uden tilstrækkelig viden.
Kapacitetsplanlægningssoftwaren sender dig løbende meddelelser om ændringer eller potentielle flaskehalse i din virksomhed. For mange kapacitetsplanlæggere er det selvfølgelig meget vigtigt, at ressourcestyringsværktøjet giver mulighed for at beslutte, hvilke meddelelser der skal slås til eller fra.

Timesheets - hvor meget tid der blev brugt på en bestemt opgave


Denne funktion i kapacitetsplanlægningsværktøjer giver dig mulighed for at overvåge, hvor meget tid dine medarbejdere bruger på bestemte opgaver, om de har plads eller tværtimod laver overarbejde. Denne viden er afgørende for, at du kan estimere teamets kapacitet og beslutte, hvilke projekter og afdelinger der har brug for mere støtte, og hvem der kan tildeles nye opgaver.

Status på projekterne - hvilke er tæt på afslutningen?


Projekter i hver virksomhed har forskellige prioriteter og deadlines. Som projektleder er du sikkert nødt til at beslutte mere end én gang, hvad der er det vigtigste i øjeblikket og kræver alle mand på dæk for at opfylde kontrakten. Med kapacitetsplanlægningsværktøjet kan du følge status for dine projekter og tildele ressourcer efter behov.

Information - kilden til optimering

Man kan ikke forbedre noget eller opretholde gode strategier ved hjælp af kapacitetsplanlægningsværktøjer, hvis man ikke ved, om de er effektive. Og ikke alt kan udledes af simpel observation. En af de vigtigste funktioner i kapacitetsplanlægningsværktøjet er at give dig data om nøgletal i forbindelse med arbejdsplanlægning. Disse omfatter:

Sammenligning af kapacitet og efterspørgsel

Dvs. din virksomheds kapacitet i forhold til dens behov.

Udnyttelse af ressourcer

Dvs. hvor meget af din organisations potentiale der udnyttes, om der mangler kompetencer eller ressourcer, eller om der endda er for mange.

Prognoser

Dvs. forudsigelser af, hvordan din kapacitet vil se ud i fremtiden baseret på de oplysninger, du introducerer (planlagte projekter, kommende begivenheder, nyrekruttering osv.).

Specifikation af teamet

Viser, hvilke personer der er tilknyttet et givet projekt, deres tilgængelighed, stilling og kompetencer.

Kapacitetsplanlægningsprocessen - trin for trin

Vi har allerede diskuteret, hvordan man vælger det bedste kapacitetsplanlægningsværktøj, og hvordan de hjælper vores virksomhed. Et godt værktøj vil gøre næsten alt det beskidte arbejde for dig, men for at få mest muligt ud af det, skal du først forstå kapacitetsplanlægningsprocessen. Vi vil nu diskutere den trin for trin.

Trin 1 - analyser den nuværende situation

Udgangspunktet for at arbejde med kapacitetsplanlægningsværktøjer på en hvilken som helst proces i en organisation er at vide, hvordan den ser ud i øjeblikket. Først da kan du vurdere styrker og svagheder og beslutte, hvad du har brug for. Tjek, hvad kapaciteten i din virksomhed er: hvor mange medarbejdere du har, hvad deres tilgængelighed er, og hvad deres færdigheder er.

Trin 2 - vurder efterspørgslen

Dernæst skal du bruge kapacitetsplanlægningsværktøjer til at vurdere din virksomheds behov for forskellige ressourcer. Ved at sammenligne denne faktor med din kapacitet kan du nemt se, hvilke ressourcer du mangler. Det vil være afgørende for planlægningen af din vækststrategi.

Trin 3 - optimer brugen af ressourcer

I denne fase skal du tjekke, om alle din virksomheds ressourcer er planlagt mest effektivt. Måske har nogle medarbejdere kompetencer, som ikke bliver brugt, eller visse processer tager mere tid, end de burde, f.eks. lange møder eller revisioner.

Trin 4 - tal med dine medarbejdere

Som leder af en stor virksomhed kan man ikke vide og lægge mærke til alt, og det er helt normalt. Men det er nyttigt at vide så meget som muligt, og ingen kan fortælle dig så meget om din virksomheds processer som de medarbejdere, der er involveret i dem. Hold regelmæssige 1:1-møder, og få dit teams feedback på, hvad der frustrerer dem, gør tingene vanskelige, spilder deres tid eller er ineffektivt. Deres perspektiv kan have stor indflydelse på din strategi ved hjælp af kapacitetsplanlægningsværktøjer.

Trin 5 - Udvikl en strategi

Nu hvor du ved, hvad din organisation har og har brug for, er det tid til at planlægge løsninger. Forbered en strategi, der beskriver, hvad der skal ske, for at virksomheden kan fungere optimalt. Det kan være nødvendigt at ansætte flere folk, uddelegere medarbejdere til at støtte andre projekter eller omstrukturere visse processer. Inkluder også vigtige mål og milepæle i din plan. Det vil gøre det lettere for dig at overvåge dine fremskridt.

Trin 6 - Optimering, hele tiden, altid!


Bedste praksis for kapacitetsplanlægning

Optimering af kapacitetsstyringsprocessen er en udfordring, som næsten alle virksomheder står over for. Nogle klarer sig bedre, andre dårligere, fordi de vælger forskellige måder at nå deres mål på, som ikke altid er relevante for deres virksomheds individuelle behov. Vi har dog nogle universelle tips til dig, så du kan blive en mester i kapacitetsplanlægning.

Kapacitetsstyring er en af de vigtigste processer i enhver organisation. Det giver dig mulighed for at øge effektiviteten, udnytte dit budget bedre, øge medarbejdertilfredsheden og produktiviteten, forhindre potentielle flaskehalse og lære din virksomheds arbejdsgange at kende ud og ind. Det er et stort arbejde, men effekten kan ikke overvurderes. Og markedet tilbyder perfekt designede værktøjer til at gøre denne proces behagelig og intuitiv.

 

Er du på udkig efter velkendt kapacitetsplanlægningssoftware til en rimelig pris? 

Tjek Teamdeck.io værktøj til planlægning af ressourcekapacitet valgt af Unit9, Human8, NTT Data

Relaterede indlæg

Tildel ressourcer og styr projektplanlægningen med værktøjer til kapacitetsplanlægning>.
Projektledelse

Planlægning af ressourcekapacitet i projektledelse

Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...