I erhvervslivet kan vi identificere flere kritiske ressourcer, som bestemmer din virksomheds vækst. En af de vigtigste er kapacitet, dvs. hvor meget man kan nå på en given tid. En så vigtig faktor kan ikke efterlades ukontrolleret, og derfor er der udviklet mange kapacitetsstyringsværktøjer. Men hvordan vælger man det bedste?
I denne artikel vil du lære det:
Vigtige funktioner, når du skal vælge et kapacitetsplanlægningsværktøj
Et par forslag til bedste praksis i planlægning af ressourcekapacitet proces
Hvordan gør software til ressourceplanlægning gør kapacitetsplanlægningsprocessen mere effektiv
Kapacitetsstyring er ikke en enkel opgave, primært fordi denne ene faktor består af flere andre, der interagerer med hinanden. Antallet af medarbejdere, deres tid, tilgængelighed og kompetencer - hver af disse data påvirker din virksomheds kapacitet. Derfor er værktøjer til kapacitetsplanlægning vigtige.
Det er ikke let at forstå med bare ti medarbejdere. Og hvad med når du har 100 eller 200 mennesker i din organisation? For at undgå flaskehalse, kaos og frustration har du brug for støtte fra en dedikeret applikation - især på slagmarken fra hvert medlem af ressourceplanlægningsprocessen.
At skabe balance mellem tilgængelige ressourcer (medarbejdere) og projektets eller kundens krav - det er for mange essensen af kapacitetsplanlægning (eller kapacitetsstyring, om man vil) i projektledelse. Betydningen af kapacitetsplanlægning er et resultat af dens stærke forbindelse med andre projektledelsesområder: tid, team, arbejde og styring af projektressourcer. Men lad os begynde med et generelt spørgsmål om kapaciteten.
Kapacitet defineres som evnen til at opnå, opbevare eller producere. For en organisation vil kapacitet være et givet systems evne til at producere output inden for en bestemt tidsperiode.
"Evne til at opnå" synes at være det væsentlige spørgsmål i kapacitetsplanlægning, især hvis vi sammenligner det med definitionerne nedenfor. Forsøget på at give et rigtig godt, begrundet svar på spørgsmålet "har vi en evne til at opnå?" giver aldrig op og inspirerer hele tiden til at foretage optimeringer, analyser og så videre. Det er derfor, kapacitetsplanlægningsværktøjer kan være nyttige.
Kompetencebaseret ressourcesøgning [Kilde: Teamdeck - værktøj til ressourcestyring og kapacitetsplanlægning].
For at have fuld viden om, hvorvidt din virksomhed eller en bestemt medarbejder har nok hårde og bløde kompetencer, der ikke vil svigte dig - som vil blive defineret som "evnen til at opnå" - skal du være ret tæt på ham/hende.
Tid brugt på givne opgaver, tilgængelighed eller modenhed og forventet erfaring inden for et givet område - det er nogle af de kriterier, der tages i betragtning under udvælgelsen. planlægning af ressourcekapacitet proces, hvor du prøver at finde ud af, om en ressource er en grund til at tro, at den angivne medarbejder, dit team eller din virksomhed har en "evne til at opnå", især med kapacitetsplanlægningsværktøjer.
For at gøre det endnu sværere ved vi kun, at vi befinder os i et forretningsmiljø. Så tid er ikke den eneste indikator, der bestemmer dine beslutninger. Og ifølge vores konkurrent - leverandøren af kapacitetsplanlægningsværktøjet - som vi er enige med:
Kapacitetsplanlægning er den ledelsesproces, der sikrer, at din organisation har de færdigheder og ressourcer, den skal bruge for at gennemføre projekter til tiden, inden for budgettet og i overensstemmelse med kundernes forventninger.
Denne definition fremhæver, at præcist kvalificerede ressourcer (medarbejdere) skal imødekomme tre udfordringer: (begrænset) tid, (begrænset) budget og kundens forventninger (med andre ord projektkrav). Eller sagt på en anden måde: Disse færdigheder skal være gode nok til at hjælpe med at løse de nævnte udfordringer. Og den ansvarlige for kapacitetsplanlægningen har til opgave at sikre det nøjagtige antal medarbejdere med de rette kompetencer. I den forbindelse er kapacitetsplanlægningsværktøjer vigtige.
En del af kapacitetsplanlægningsprocessen er faktisk at identificere, hvad vi har, og hvor hurtigt og hvor vi kan få nøjagtige ressourcer.
Kapacitetsplanlægning er en proces, der identificerer, om man har ressourcerne og færdighederne til at udføre arbejdet eller udbuddet til at imødekomme efterspørgslen.
Som vi kan se, Kapacitetsstyring er ikke en enkel opgave, primært fordi denne ene faktor består af flere andre, der interagerer med hinanden. Antallet af medarbejdere, deres tid, tilgængelighed, produktivitet, udnyttelse samt hårde og bløde kompetencer - hver af disse data påvirker din virksomheds kapacitet. Det er derfor, de bedste kapacitetsplanlægningsværktøjer kan hjælpe.
Det er svært at forstå med bare 5 medarbejdere. Og hvad med når du har 15, 35 eller 50 mennesker i din organisation?
Måske blev det ikke nævnt ovenfor - forfatterne til denne artikel er folk fra softwarehuset. Hvert af nedenstående værktøjer til planlægning af ressourcekapacitet er blevet tjekket af os - af administrerende direktører, projektledere, udviklere, marketingfolk osv. Nogle af dem, da vi var en del af den nuværende virksomhed, og andre på tidligere stadier i vores karrierer.
Pris: $ 3,99 / fuldt medlem / månedligt
Oversigt over teamets tilgængelighed og brug i Teamdeck.io - Ressourcestyringsværktøj med funktioner til planlægning af ressourcekapacitet.
Værktøj til registrering af teamtid og timesedler
Ressource- og projektplanlægning
Håndtering af arbejdsbyrde
Projektplanlægning
Tilpasset organisering af arbejdstid og tilgængelighed
Mulighed for at tildele brugerdefinerede felter til personer og projekter, dvs. jobtitler, færdigheder, teknologier osv.
Gennemsigtig visning af arbejdsplan og tilgængelighed for forskellige afdelinger og stillinger ved hjælp af kalendervisningen
Brugerdefinerede tags
Acceptproces for orlovsledelse
Automatiske helligdage for flere lokaliseringer
Tilgængelig i mobilversion
Integration med andre systemer som Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier og REST API
Gratis prøveperiode
Ingen funktion til at tjekke rekrutteringsprocesser
Ingen funktioner til planlægning af arbejdsgange
Mobilappen til at spore timer giver ikke mulighed for kun at se de aktive projekter
Prisfastsættelse: $12.5 til Ressourceplanlægning + tidsregistrering pr. person
Brugervenligt træk og slip-panel
Planlægning af flere projekter
Planlægning af fremtidige projekter
Mulighed for at tildele roller, afdelinger, kompetencer og status
Tilpasset tilgængelighed
Prognoser og rapportering
Tilgængelig i mobilversion
Yderligere funktioner: planlægning af ressourcer, orlovsadministrationssystem
Integration med andre systemer som Jira, Teamwork, Asana, Trello
Gratis prøveperiode
Ulemper ved Float projektstyringsværktøj
Pris - $6 - $10 pr. person
Manglende funktionalitet til at kontrollere rekrutteringsprocesser.
Float er en meget genkendelig projektstyringssoftware, som også hjælper med planlægning af ressourcekapacitet.
Prisfastsættelse: $40 pr. bruger pr. måned
ProjectCOR - en app til styring af et teams kapacitet eller ressourcestyring.
AI-baseret
Synlighed i realtid af tilgængelighed pr. team og medlem
Værktøj til projektplanlægning funktioner
Estimering af nødvendige kompetencer og tid
Mulighed for at tildele roller og færdigheder
Gennemsigtig oversigt over projektstatus og -kapacitet
Centraliserer information, kommunikation og filer på ét sted
Andre funktioner som automatiseret tidsregistrering, business intelligence-panelet
Gratis prøveperiode
Ingen rapportering
Ingen styring af ferie
Ingen integrationer
UX'en er ofte årsagen til, at nogle af dem bliver afvist af projektlederne lige efter afprøvningen.
Alle - både privat og i erhvervslivet - bruger mange apps. I erhvervslivet bruger vi mange grænseflader, afhængigt af jobpositionen. Det skaber vaner. Og det er en af grundene til, at en planlægning af ressourcekapacitet værktøjets funktioner er kilden til irritation.
Så overvej, om kapacitetsplanlægningsværktøjet kun indeholder virkelig nyttige funktioner, om grænsefladen er forståelig for alle i en virksomhed, om det har en høj grad af automatisering, og om det er fleksibelt nok til at reagere på din virksomheds specifikke behov. Og - sidst men ikke mindst - find ud af, om værktøjet stadig vil være nyttigt, hvis din virksomheds struktur eller forretningsmål ændrer sig.
I dagens erhvervsliv er det stadig sjældnere at have en standard arbejdsmodel, hvor man er på kontoret fra kl. 9 til 17. Folk arbejder på forskellige tidspunkter, på deltid, i forskellige tidszoner.
Styring af ressourcetilgængelighed er meget nemmere med tilpassede indstillinger. [Skærm fra software til kapacitetsplanlægning].
Disse variabler og indstillinger er afgørende for en nøjagtig beregning af kapaciteten, så det ideelle værktøj skal have mulighed for at tilpasse hver enkelt medarbejders tilgængelighed, når der er behov for det. Det er også vigtigt, at brugerne af kapacitetsplanlægningsværktøjer kan redigere deres tilgængelighed og arbejdstid, når den ændres.
Nogle af udbyderne af kapacitetsplanlægningssoftware har mange rapporter at tilbyde, men kun nogle af dem kan tilpasses.
Virksomheder bruger forskellige metrikker (kapacitetsplanlægningsværktøjer) til at måle forretningens effektivitet afhængigt af branche eller virksomhedsstruktur. Mange systemudbydere tilbyder foruddefinerede rapporter, som - kan vi sige - er en integreret del af tilbuddet ... så integreret, at det ikke kan ændres eller, endnu værre - ikke kan justeres til projektteamets forventninger.
Så hold øje med leverandører af kapacitetsplanlægningsværktøjer, der tilbyder rapporter, som ikke kun passer til dine forventninger, men som heller ikke er åbne for ændringer, mens din organisation vokser. Er rapporterne tilpasningsdygtige nok? Kan de deles og eksporteres? Det er lettere at udvikle god praksis i en virksomhed og finde svage og stærke punkter, hvis man kan analysere dataene. Et ideelt værktøj bør have en omfattende rapporteringsfunktionalitet.
I tilfælde af en kapacitetsplan er effektiv kapacitetsplanlægning og/eller gennemsigtighed i kapacitetsplanlægningsstrategien afgørende.
Adgang til data ved hjælp af kapacitetsplanlægningsværktøjer bør gøre det muligt at fokusere på en lille periode, men også at få et perspektiv over et større datointerval. Teamledere og projektledere planlægger deres teams engagementer i forhold til de færdigheder, der kræves, men også de foreløbige eller ubekræftede projekter.
Det er også vigtigt at have overblik over nyansatte, og hvornår de kommer ind i virksomheden og er til rådighed for arbejdet. Arbejdet i forskellige afdelinger og teams er tæt forbundet, så det værktøj, du vælger, skal give indsigt i alle de vigtigste oplysninger. Især data fra salgsafdelingen.
Når man skal vurdere kapaciteten, er det ikke kun tid og antal medarbejdere, der er afgørende, men også deres kompetencer.
Tags ledelse i Teamdeck.io - softwaren til kapacitetsstyring.
8 timer for en senior og 8 timer for en praktikant har en helt anden værdi i forhold til det udførte arbejde. Det samme gælder, når det drejer sig om at udføre specifikke opgaver - hvis du har brug for grafisk design, hjælper det ikke, at din HR-specialist tilfældigvis har lidt tid på bænken.
For at kunne planlægge kapaciteten optimalt og tildele de rigtige personer til projekterne har du brug for de bedste kapacitetsplanlægningsværktøjer og yderligere oplysninger som f.eks. færdigheder, jobtitler, afdelinger og andre tags til at angive alles rolle i et projekt. Det er også vigtigt at kunne tagge hver enkelt oplysning, f.eks. for at skelne mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare projekter eller spore den tid, der bruges på møder, for bedre at kunne beregne satserne ved hjælp af rapporteringsfunktioner.
Leave management-funktion ved hjælp af de bedste kapacitetsplanlægningsværktøjer. En af de mest almindelige fejl, når man estimerer kapacitet, er ikke at beregne ferie og fridage. I en veldrevet organisation er alle medarbejdere vigtige og har ikke kun indflydelse på den daglige arbejdsgang, men generelt på projekt- og ressourcearbejdsgange.
For at planlægge din teamets arbejdsbyrde og projektarbejdsgang Optimalt set har du brug for et system, der tager højde for forskellige typer ferie: ferie, sygeorlov, barselsorlov og helligdage (som kan være forskellige for hver lokalisering i en international institution).
Løbende rekrutteringsprocesser. Alle virksomheder oplever udskiftning af medarbejdere.
Det er helt normalt i dagens virkelighed, men du må ikke lade det lamme din virksomhed. Værktøjer til kapacitetsplanlægning bør tage højde for igangværende rekrutteringsprocesser og opsigelsesperioder. På den måde kan du hurtigt se, hvor mange mennesker du har om bord, som er klar til at arbejde, inklusive den korrekte onboardingproces.
Integrationer. Tag ikke kun hensyn til logoer, men også til potentialet i en API og evnen til hurtig integration.
Lad dig ikke narre af antallet af logoer, der skinner på hjemmesider. Antallet af nye værktøjer vokser stadig, så antallet af logoer vil også vokse. Så det er ikke vigtigt, hvor mange logoer du ser, men hvor hurtigt leverandøren af kapacitetsplanlægningssoftware er i stand til at integrere med den nye teknologiske løsning.
Så hvis du er på udkig efter integrationer og efter et værktøj, der skal være åbent for nye - lad os sige - forbindelser, skal du ikke kun tage hensyn til logoer, men også til API'ens fleksibilitet.
Værktøjer til kapacitetsplanlægning reklamerer med, at de "optimerer din arbejdsgang", "løfter din organisation til et helt nyt niveau" og "giver dig mulighed for at opnå resultater som aldrig før". Det er alt sammen velklingende slogans, men lad os komme til sagen. Hvad vil kapacitetsplanlægningsværktøjer VIRKELIG give dig?
Takket være kapacitetsplanlægningsværktøjer kan du se, hvad hver enkelt medarbejder, team og afdeling laver i øjeblikket, og hvor meget de skal lave. Det vil hjælpe dig med at beslutte, hvem der skal have flere opgaver, så du ikke ender i en situation, hvor nogle bliver overbebyrdet med arbejde, og resten får for lidt ansvar.
Situationen med kapacitet er meget dynamisk. Ferie, færdiggørelse af opgaver, nye projekter, nye medarbejdere. Det er meget vigtige faktorer, der påvirker dine beslutninger om arbejdsplanlægning, og derfor vil det være meget vanskeligt for dig at gøre det effektivt uden tilstrækkelig viden.
Kapacitetsplanlægningssoftwaren sender dig løbende meddelelser om ændringer eller potentielle flaskehalse i din virksomhed. For mange kapacitetsplanlæggere er det selvfølgelig meget vigtigt, at ressourcestyringsværktøjet giver mulighed for at beslutte, hvilke meddelelser der skal slås til eller fra.
Denne funktion i kapacitetsplanlægningsværktøjer giver dig mulighed for at overvåge, hvor meget tid dine medarbejdere bruger på bestemte opgaver, om de har plads eller tværtimod laver overarbejde. Denne viden er afgørende for, at du kan estimere teamets kapacitet og beslutte, hvilke projekter og afdelinger der har brug for mere støtte, og hvem der kan tildeles nye opgaver.
Projekter i hver virksomhed har forskellige prioriteter og deadlines. Som projektleder er du sikkert nødt til at beslutte mere end én gang, hvad der er det vigtigste i øjeblikket og kræver alle mand på dæk for at opfylde kontrakten. Med kapacitetsplanlægningsværktøjet kan du følge status for dine projekter og tildele ressourcer efter behov.
Man kan ikke forbedre noget eller opretholde gode strategier ved hjælp af kapacitetsplanlægningsværktøjer, hvis man ikke ved, om de er effektive. Og ikke alt kan udledes af simpel observation. En af de vigtigste funktioner i kapacitetsplanlægningsværktøjet er at give dig data om nøgletal i forbindelse med arbejdsplanlægning. Disse omfatter:
Dvs. din virksomheds kapacitet i forhold til dens behov.
Dvs. hvor meget af din organisations potentiale der udnyttes, om der mangler kompetencer eller ressourcer, eller om der endda er for mange.
Dvs. forudsigelser af, hvordan din kapacitet vil se ud i fremtiden baseret på de oplysninger, du introducerer (planlagte projekter, kommende begivenheder, nyrekruttering osv.).
Viser, hvilke personer der er tilknyttet et givet projekt, deres tilgængelighed, stilling og kompetencer.
Vi har allerede diskuteret, hvordan man vælger det bedste kapacitetsplanlægningsværktøj, og hvordan de hjælper vores virksomhed. Et godt værktøj vil gøre næsten alt det beskidte arbejde for dig, men for at få mest muligt ud af det, skal du først forstå kapacitetsplanlægningsprocessen. Vi vil nu diskutere den trin for trin.
Udgangspunktet for at arbejde med kapacitetsplanlægningsværktøjer på en hvilken som helst proces i en organisation er at vide, hvordan den ser ud i øjeblikket. Først da kan du vurdere styrker og svagheder og beslutte, hvad du har brug for. Tjek, hvad kapaciteten i din virksomhed er: hvor mange medarbejdere du har, hvad deres tilgængelighed er, og hvad deres færdigheder er.
Dernæst skal du bruge kapacitetsplanlægningsværktøjer til at vurdere din virksomheds behov for forskellige ressourcer. Ved at sammenligne denne faktor med din kapacitet kan du nemt se, hvilke ressourcer du mangler. Det vil være afgørende for planlægningen af din vækststrategi.
I denne fase skal du tjekke, om alle din virksomheds ressourcer er planlagt mest effektivt. Måske har nogle medarbejdere kompetencer, som ikke bliver brugt, eller visse processer tager mere tid, end de burde, f.eks. lange møder eller revisioner.
Som leder af en stor virksomhed kan man ikke vide og lægge mærke til alt, og det er helt normalt. Men det er nyttigt at vide så meget som muligt, og ingen kan fortælle dig så meget om din virksomheds processer som de medarbejdere, der er involveret i dem. Hold regelmæssige 1:1-møder, og få dit teams feedback på, hvad der frustrerer dem, gør tingene vanskelige, spilder deres tid eller er ineffektivt. Deres perspektiv kan have stor indflydelse på din strategi ved hjælp af kapacitetsplanlægningsværktøjer.
Nu hvor du ved, hvad din organisation har og har brug for, er det tid til at planlægge løsninger. Forbered en strategi, der beskriver, hvad der skal ske, for at virksomheden kan fungere optimalt. Det kan være nødvendigt at ansætte flere folk, uddelegere medarbejdere til at støtte andre projekter eller omstrukturere visse processer. Inkluder også vigtige mål og milepæle i din plan. Det vil gøre det lettere for dig at overvåge dine fremskridt.
Optimering af kapacitetsstyringsprocessen er en udfordring, som næsten alle virksomheder står over for. Nogle klarer sig bedre, andre dårligere, fordi de vælger forskellige måder at nå deres mål på, som ikke altid er relevante for deres virksomheds individuelle behov. Vi har dog nogle universelle tips til dig, så du kan blive en mester i kapacitetsplanlægning.
Brug et godt kapacitetsplanlægningsværktøj til konstant at kontrollere tilgængelige ressourcer og efterspørgsel og samle alle vigtige oplysninger om virksomheden på ét sted.
Planlæg en gennemtænkt strategi i stedet for at foretage ad hoc-ændringer
Forudsig din fremtidige kapacitet og efterspørgsel for at optimere udnyttelsen
Indsaml feedback fra medarbejderne om processer, du kan forbedre
Undgå at spilde tid på ineffektive procedurer, og reducer bænketiden
Udnyt dine medarbejderes potentiale fuldt ud, og vær opmærksom på deres kompetencer
Planlæg rekrutteringsprocesser baseret på hver afdelings kapacitet
Kapacitetsstyring er en af de vigtigste processer i enhver organisation. Det giver dig mulighed for at øge effektiviteten, udnytte dit budget bedre, øge medarbejdertilfredsheden og produktiviteten, forhindre potentielle flaskehalse og lære din virksomheds arbejdsgange at kende ud og ind. Det er et stort arbejde, men effekten kan ikke overvurderes. Og markedet tilbyder perfekt designede værktøjer til at gøre denne proces behagelig og intuitiv.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...