Almindelige udfordringer med ressourcestyring og hvordan man overvinder dem

Udfordringer med ressourcestyring er en del af selve arbejdet med teams. Ofte er du nødt til at planlægge arbejdet og ressourcerne styring af flere projekter på én gang. Organisering, overvågning og forbedring af processer er afgørende dele af projektressourcestyring, som kan være afgørende for dine projekter. Virker det som en hel del at håndtere? Lad os dele disse udfordringer op i håndterbare dele og se, hvordan du kan overvinde dem i dit arbejde.

Anerkendelse af de rette kompetencer til projektet

Start et nyt projektskal du finde medarbejdere med de rette kompetencer. Hvor nemt det end lyder, kan det være en udfordring, hvis du ikke har et klart overblik over dine ressourcer. Det er nyttigt at have en liste over medarbejdere, som du kan sortere efter deres færdigheder eller stilling, så du hurtigt kan finde folk, der er i stand til at levere et givet projekt.

Dernæst skal du finde ud af, om de er tilgængelige i det anslåede tidsrum. Du kan også bruge en kompetencematrix eller en RACI-diagram (også kaldet ansvarsfordelingsmatrix) for at markere, hvad de er ansvarlige for.

Tilpasning af teamets tilgængelighed og kapacitet til projektets tidsplan

Styring af medarbejdernes tilgængelighed, deres kapacitet og evne til at overholde tidsplanen er tæt forbundet. Lad os se, hvordan du kan styre risici, mens du planlægger ressourcer og tidsplan for dit projekt.

Kend dit teams tilgængelighed

Når du ved, om en person arbejder på fuld tid eller er freelancer og fakturerer på timebasis, kan du vurdere vedkommendes tilgængelighed. Det, der er den virkelige udfordring her, er, at denne tilgængelighed kan ændre sig på et passende tidspunkt for dig. 

Håndter risici, før de opstår

Planlægning af ressourcerDu skal ikke kun dobbelttjekke dit teams tilgængelighed, men også have en plan B i tilfælde af, at du mister nogle ressourcer.

Er der en anden medarbejder med lignende færdigheder, som kan overtage opgaven? Eller måske kan du outsource arbejdet til en freelancer?

Uanset hvad er det godt at kende sine alternativer på forhånd i stedet for at sidde fast uden ressourcer til en opgave midt i et projekt. Du kan også tjekke for nationale helligdage og planlagt personlig frihed, så du kan inkludere dem i din tidsplan.

Tag hensyn til dit teams kapacitet

I bedste fald, ved hjælp af bottom-up-estimering Når du taler med dine teammedlemmer, har de måske en idé om, hvor lang tid hver opgave vil tage, baseret på deres tidligere erfaringer. Hvis ikke, bør du tage hensyn til historiske data.

På den måde kan du vurdere tidsestimater baseret på dit teams tidligere resultater og reducere risikoen for at overskride deres kapacitet.

Undgå urealistiske tidsplaner

Hvis du tager højde for ressourcernes tilgængelighed og deres kapacitet, kan du undgå endnu en udfordring - at lave urealistiske tidsplaner. Når du ved, hvornår dine medarbejdere er tilgængelige, og hvor meget arbejde de kan udføre inden for en given tidsramme, kan du planlægge dit projekt mere præcist.

Håndtering af arbejdsbyrde uden at optage ressourcer

At planlægge arbejdet og derefter overvåge det for at undgå under- eller overudnyttelse er meget vigtigt for at sikre dit teams produktivitet. Ellers kan medarbejdere, der har for meget arbejde begynder at føle sig udbrændtmens At have for lidt at lave gør dem ulykkeligeogså.

Juster arbejdsbyrden, så snart du opdager, at nogen arbejder for meget, mens andre ikke har så mange opgaver. Se, om du kan fordele arbejdet, f.eks. ved at bruge ressourceudjævning. Det er en teknik til projektplanlægning hvor man opdeler eller sammenlægger aktiviteter alt efter, hvor mange ressourcer der er til rådighed. Vær dog opmærksom på, at det kan have en negativ indvirkning på projektets tidslinje og budget.

Undgå at optage ressourcer

Når man planlægger arbejdet og ressourcerne, kan det være fristende at tilføje mere arbejdskraft, end man egentlig har brug for. Dette "bare for en sikkerheds skyld" ressourceallokering er dog en fejl, som projektledere ofte begår.

Hvis man tilføjer flere ressourcer end nødvendigt, skævvrides den anslåede tid og det anslåede budget, hvilket også blokerer medarbejdere for andre PM'er. Det kan resultere i mere arbejde for dem, de har booket tidligere, eller i at de underpræsterer.

Prøv kun at udpege de teammedlemmer, du ved, du får brug for. Hvis der sker ændringer, er det altid bedre at forhandle om en medarbejder med en anden PM.

Konklusion

Prøv at indarbejde disse ideer i dit arbejde for at undgå almindelige udfordringer med ressourcestyring:

• Vær realistisk - lav planer, der passer til projektets krav, og tilføj ikke flere bookinger, end du har brug for.
• Stol mere på data end på dine antagelser - brug input og rapporter fra tidligere projekter til at planlægge nye.
• Hav et overblik over dine ressourcer - vid, hvilke ressourcer du kan bruge, hvilke færdigheder de har, og hvad deres tilgængelighed er.
• Tilpas dine projekter til virksomhedens kapacitet og pipeline - inddrag altid andre projekter og prioriteter, så du er opmærksom på potentielle sammenstød og ændringer.
• Vær der for dit team - møder med dit team vil hjælpe dig med at opdage deres problemer og udfordringer tidligt, så du har tid til at reagere og forbedre dig.