Hvad er det mest udfordrende ved at være projektleder? At jonglere med flere opgaver? At håndtere interessenternes forventninger? At navigere gennem vanskelige situationer? Det siger sig selv, at projektledere ikke har det nemt. Når alt kommer til alt, er hvert projekt, de påtager sig, forskelligt.
Hvad får du takket være denne artikel:
Ja, nogle projektudfordringer er næsten uundgåelige, men du kan være forberedt på dem! I dag vil vi diskutere nogle almindelige projektledelsesudfordringer og vise dig, hvordan du kan undgå eller tackle dem.
Her taler vi om dine forventninger til dine teammedlemmer og interessenternes forventninger til teamets arbejde. Selv om disse to tilfælde er lidt forskellige, kan du bruge lignende strategier til at løse begge udfordringer.
Når det drejer sig om dine kunder, skal du sørge for at forstå det underliggende forretningsmæssige mål bag projektet. Hvad ønsker de at opnå? Hvordan vil dette projekt hjælpe dem med at nå det mål? Hvis du ikke har svarene, skaber det altid udfordringer for projektledelsen.
Vær ikke bange for at stille spørgsmål, og når du er klar til at validere projektets omfangDiskuter også forventningerne. Nogle gange er det endda nyttigt specifikt at skitsere, hvad der ligger uden for arbejdets omfang. For at få dit team til at forstå projektets forventninger bør du også opfordre dem til at stille spørgsmål og tydeligt forklare årsagerne til forskellige opgaver. Husk, at dine teammedlemmer også skal have en grundig forståelse af projektets forretningsmæssige mål.
Ressourcerelaterede udfordringer i projekter kan have alvorlige konsekvenser. Når alt kommer til alt, har du brug for tilstrækkeligt kompetente mennesker til at føre dit projekt ud i livet. Problemerne her kan starte så tidligt som i projektplanlægningsfasen, når du vil sammensætte teamet.
Hvis din virksomhed ikke bruger en Ressourcekalender til at styre alle medarbejdere, kan det være meget svært at finde de rette ressourcer til projektteamet. Ideelt set vil du gerne kunne lede efter f.eks. specifikke færdigheder i din virksomheds ressourcepool. Du skal selvfølgelig også sørge for, at de mennesker, du vil have med i dit team, er til rådighed for at arbejde i et bestemt tidsrum.
Igen er det her, at en ressourcekalender er meget praktisk. At have overblik over dine ressourcers kapacitet (læs mere om planlægning af ressourcekapacitet) og tilgængelighed er et vigtigt element i risikostyringen. Hvis et af dine teammedlemmer f.eks. bliver utilgængeligt på grund af uforudsete omstændigheder, kan du hurtigere finde en afløser.
En effektiv ressourceprognose er også vigtig, hvis du vil undgå ressourcemangel. Er du sikker på, at du har folk nok til at levere projektet?
Læs, hvordan du bruge historiske projektdata til prognoser for menneskelige ressourcer.
Indrømmet, estimering af projekter er et komplekst element i projekt- og ressourcestyringog estimater er sjældent ekstremt præcise. Det betyder dog ikke, at du bare skal give op og gå ud fra, at dit teams prognoser vil være helt ved siden af. Der er ting, du kan gøre for at få vægten til at falde ud til din fordel:
Når man spørger projektledere om projektledelsesudfordringer, vil scope creep sandsynligvis stå øverst på deres liste. Det er ret almindeligt, og det sker, når projektets omfang vokser ukontrolleret. Det kan skyldes et dårligt defineret projektomfang, pres fra eksterne og interne interessenter eller mangel på en defineret forandringsledelsesproces.
Heldigvis har du som projektleder flere strategier til at håndtere scope creep eller endda forhindre det i første omgang. Det hele starter med et velforberedt arbejdsområde. Effektivt styring af projektets omfang vil hjælpe dig enormt meget: Når du har defineret og valideret alle projektkrav, kan du have mere tillid til projektets omfang.
Hvad nu, hvis du føler, at dit projekts omfang er kommet ud af kontrol? Du finder nogle nyttige tips i vores guide til Scope creep i projektledelse.
Selv i - lad os sige - marketing projektledelse brancher eller bare virksomheder, der specialiserer sig i kommunikation, er det svært at undgå misforståelser svagt lederskab og dårlig kommunikation opstår.
Projektledere skal kommunikere effektivt med medlemmerne af deres projektteam, men også med kunder, andre interessenter og endda deres egne ledere. Hver af disse parter kan have brug for en anden kommunikationsstil og forskellige kanaler til at nå hinanden. Det er vigtigt, at projektlederen udarbejder en kommunikationsplan og deler den med alle involverede.
Definér kommunikationskanalerne, opstil nogle regler for projektopdateringer (f.eks. Projektets statusrapporter), og vigtigst af alt, undgå ineffektive møder! Det vil hjælpe med at opretholde det rette niveau af Projektets gennemsigtighed og undgå kommunikationsudfordringer i dine projekter.
Da mange teams skiftede til fjernarbejde på grund af den globale pandemi, kan kommunikation være blevet en udfordring, selv for virksomheder, der havde håndteret det godt indtil da. Selv hvis man har en god Kamera til zoom-møder måske ikke er nok. Er det også tilfældet for dit team? Læs vores blogindlæg for at få mere at vide om bedste praksis for fjernkommunikation.
Det er forståeligt, at den slags projektledelsesproblemer hurtigt kan afspore hele projektet. Når din virksomhed kun er ansvarlig for ét projekt ad gangen, kan det virke lettere at undgå konflikter i projektplanlægningen.
Men hvis du ikke koordinerer dine projektbookinger med dine ressourcers tilgængelighed, kan du løbe ind i problemer. Hvad nu, hvis det viser sig, at et af projektteamets nøglemedlemmer har planlagt to ugers ferie, og du ikke har taget højde for det, da du planlagde tidslinjen?
Med flere projekter på spil kan det være endnu mere udfordrende at undgå konflikter i planlægningen, men det er muligt. Det vigtigste er at give alle projektledere indsigt i hvert enkelt projekts tidsplan og de tilgængelige ressourcer.
Med den information ved hånden er det mindre sandsynligt, at der opstår problemer med planlægningen. Du kan bruge en Online kalenderplanlægger til at planlægge flere projekter uden sammenstød.
Enhver projektleder har brug for at kunne overvåge projektets status. Det har flere fordele: Du kan holde øje med budgettet, tjekke dit teams arbejdsbyrde og potentielt identificere forbedringsområder. For eksempel kan marketingprojektledere bruge en SEO-værktøj med software til ressourceplanlægning til at analysere medarbejdernes effektivitet og spotte huller i deres præstationer. Når du ved, hvor tingene er, kan du træffe datadrevne projektledelsesbeslutninger. Du kan også reagere hurtigere, når tingene ikke går efter planen.
Der er mange forskellige måder, hvorpå du kan måle dit projekts sundhedstilstand. Vi anbefaler, at du holder øje med følgende parametre:
Værktøjer til projektplanlægning er beregnet til at hjælpe dig og dit team med at levere projekter med succes. Men for at det kan ske, skal du bruge de rigtige værktøjer til din virksomhed. Ellers kan du komme til at spilde meget tid på at introducere dine medarbejdere til apps, som ikke har nogen konkret effekt på deres arbejde.
Forestil dig en situation, hvor nogle personer fra dit projektteam bruger tid på farten, f.eks. på at rejse til kunden. Hvis du beder dem om at registrere tid med en projektstyringssoftware, der ikke har en mobilversion, vil det være meget besværligt. Desuden vil deres timesedler sandsynligvis ikke være helt nøjagtige, da de vil udfylde dem med tilbagevirkende kraft.
Før du beslutter dig for at tilføje en ny app til dit teams værktøjskasse, skal du starte med at liste dine behov. Tjek derefter, om et givet værktøj opfylder dem. Kan det integreres med andre værktøjer, som dit team bruger? Kan det tilpasses, så det afspejler din virksomheds processer? Brug af værktøjer, der understøtter teamets arbejdsgang, gør livet lettere for teamet og projektlederen.
Selv hvis du har omfattende uddannelse i projektledelse eller stor professionel erfaring, kan de problemer, der er beskrevet ovenfor, nemt sætte en kæp i hjulet og påvirke dit projekt negativt. Som projektleder er det nyttigt at vide, hvordan man kan forebygge eller overvinde konsekvenserne af dem.
Dette blogindlæg er som et udgangspunkt: Vi har skitseret nogle almindelige udfordringer inden for projektledelse, men det er stadig værd at læse op på hvert enkelt emne. Vi håber, at de links, vi har listet ved siden af hver af de ovennævnte udfordringer, vil hjælpe dig med at videreudvikle din ekspertise inden for projektledelse.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...