Ethvert softwarehus er som en kompleks mekanisme, hvor smidige processer afhænger af samspillet mellem individuelle elementer - arbejdsplanlægning, beslutningstagning og styring af projektressourcer. Nøglen til den mest effektive drift af din virksomhed er derfor at forstå, hvordan man håndterer udbud og efterspørgsel i et softwarehus. I denne artikel vil vi skitsere de bedste måder at gøre det på.
Vi kender begrebet udbud og efterspørgsel primært fra økonomi. Det er den mængde af en vare, som producenterne kan levere til markedet, og efterspørgslen efter den. Men i den interne kontekst i ethvert softwarehus vil det være ressourcer som antallet af medarbejdere, deres kapacitet, budget, teknologier osv. Så længe udbud og efterspørgsel er i relativ balance, går det fremad. Softwarehuset overholder deadlines og leverer nye produkter til sine kunder, budgettet giver mulighed for at realisere antagelser og udvikle virksomheden, medarbejderne er ikke trætte ... Og det er sådan, det burde se ud i en ideel verden. Desværre sker det ofte, at efterspørgslen efter ressourcer er større end udbuddet. Og så begynder problemerne.
En flaskehals er et punkt, hvor en virksomheds produktivitet hæmmes af en krise, der blokerer for arbejdets fremdrift og forårsager forsinkelser. F.eks. når der er for meget arbejde og ikke nok personale, eller når alle beslutninger afhænger af én person. Flaskehalse er normalt resultatet af mangel på de nødvendige ressourcer til at gennemføre en proces. Selv om de forekommer i alle virksomheder, resulterer de altid i et tab af produktivitet, så det er værd at undgå dem. I denne artikel, diskuterer vi, hvordan man gør det.
Det er en tilstand, hvor man gerne vil gøre eller få noget, men ikke kan. Ikke noget behageligt, vel? Især fordi frustration også kan føre til vrede, dårligt humør og aggression. Det ønsker du bestemt ikke i din virksomhed. At blive forhindret i at udføre en opgave, afslutte et projekt, hvile sig, tage på ferie eller overholde en deadline er almindelige problemer i softwarevirksomheder, uanset størrelse.
Rivalisering er godt ... i visse sammenhænge. For eksempel når du konkurrerer med dine konkurrenter i et udbud, og du gerne vil komme med det bedste tilbud, som vil slå benene væk under din potentielle kunde. Værre er det, når konkurrencen handler om ressourcer, som din virksomhed mangler. Hvis medarbejderne er nødt til at skubbe til hinanden om, hvilket projekt der er vigtigst, og hvem der skal støttes, betyder det, at du bør arbejde med din virksomheds ressourcestyring.
Dårlig ressourceplanlægning skaber mange problemer i organisationen, men det påvirker også forholdet til kunderne. Når projekter forsinkes, budgettet overskrides, og teamet mangler de nødvendige elementer til at levere det færdige produkt, bliver kunden utilfreds, og det påvirker hele virksomhedens omdømme.
I et softwarehus hænger alt sammen. Når man ikke kan afslutte en fase, fordi man mangler folk, bliver projektet forsinket. Når projektet er forsinket, bliver man ikke betalt for det, og nogle gange skal man endda betale ekstra for at overskride deadlinen. Uden tid og penge kan en virksomhed ikke fungere, så den utilstrækkelige forsyning af ressourcer i en virksomhed skaber en ond cirkel af forsinkelser og tab.
En arbejdsplan forudsætter normalt, at alt går efter planen. Man baserer disse antagelser på mange års erfaring med lignende projekter. Selvfølgelig antager man også en vis fejlmargin for uforudsete ulykker, men lad os være ærlige - normalt er arbejdsplaner ikke særlig omhyggelige, fordi man ønsker at gennemføre projektet så effektivt som muligt. I denne situation betyder enhver større krise i ressourcetilgængeligheden kaos. Planen kommer ud af kontrol, tidsplanen bliver forstyrret, man er nødt til at prioritere projekter, så nogle ikke får så meget støtte, som de burde, og det skaber yderligere forsinkelser. Og selvfølgelig kommunikationen - når mange ting skal ændres i farten, og folk har travlt, er det meget lettere at begå fejl og misforståelser.
Nu ved du, hvad ubalancen mellem udbud og efterspørgsel i et softwarehus er. Lad os nu hjælpe dig med at udvikle en strategi til at forbedre din virksomheds ressourcestyring.
Start med at identificere problemet. Tænk over, hvilke aspekter af din virksomhed, der ikke fungerer, som de skal. Måske har du for få medarbejdere? Måske tager møder for meget tid og forstyrrer tidsplanen? Måske tager godkendelsesprocessen en evighed? Nogle gange ligger problemet et andet sted, end det først ser ud til, så du er nødt til at gå grundigt til værks i din analyse. Se på din virksomheds processer, tjek dem trin for trin, og se, hvor der opstår problemer.
Regelmæssige 1:1-møder er også en god idé. Mange medarbejdere føler sig utilpas, når de skal komme til deres leder og tale om de vanskeligheder, de ser. De vil ikke overskride deres autoritet eller være dem, der klager. Det kan også være svært at tale foran hele teamet, især hvis der er kritiske kommentarer. 1:1-møder er en uvurderlig mulighed for at få feedback på forskellige aspekter af din virksomhed og for at få et perspektiv, som du ikke tidligere har været opmærksom på.
Du kan også gennemføre en anonym undersøgelse, hvor du stiller medarbejderne spørgsmål om områder, der giver anledning til bekymring, og får samlet data om, hvad der kan forbedres.
Når du har analyseret de mest kritiske punkter i dit softwarehus, er det tid til at implementere løsninger og forbedre styringen af efterspørgsel og udbud af ressourcer.
IT-branchen er nu et meget varmt område af markedet, som er forbundet med store penge, hurtig udvikling, men også hård konkurrence. Virksomhederne kæmper ikke kun om kunderne, men også (eller måske først og fremmest?) om medarbejderne. Og en af de mest lammende situationer i en virksomhed er personalemangel. En erfaren udvikler får måske endda flere jobtilbud om dagen, så sørg for, at din rekrutteringsproces er så effektiv som muligt. Lad din HR-afdeling være proaktiv. Vent ikke på, at kandidaterne finder din virksomhed - fortæl dem selv om den, f.eks. gennem direkte beskeder på Linkedin. Men sørg for ikke at sende for mange beskeder - spam er det modsatte af et godt førstehåndsindtryk.
Find også ud af, hvor udviklere er mest tilbøjelige til at søge job. Linkedin vokser fortsat som den førende platform til at komme i kontakt med kandidater, men det er også værd at se på andre mere niche-jobsites som GitHub, JustJoinIT, Stack Overflow osv. Mange rekrutteringsfolk og talentudviklingsteams udnytter også robuste software til ledersøgning når det gælder ansættelse til lederstillinger, hvor du skal ansætte toptalenter.
Markedsføring og god PR for din virksomhed er også en vigtig del af rekrutteringsprocessen. Kandidater er meget mere tilbøjelige til at arbejde et sted, de har hørt om, og som har et godt omdømme. Deltagelse i konferencer, implementering af nye teknologier, eksperter fra virksomheden, der giver interviews - alt dette bidrager til virksomhedens image, og et godt image er et stærkt forhandlingskort for HR-afdelingen.
At arbejde i et softwarehus er krævende i sig selv, men gør det ikke endnu sværere med ineffektive processer. Udvikling af effektiv praksis i en virksomhed er et emne for flere separate artikler, men vi vil her præsentere nogle nøgleelementer:
Dine medarbejderes kompetencer er en af de mest værdifulde ressourcer, du har. Hver person, du ansætter, bringer et sæt kompetencer og værdifuld erfaring med sig. Udbuddet af færdigheder skal derfor fordeles, så det opfylder efterspørgslen fra projekt til projekt. Ofte, når virksomheden ser ud til at mangle folk, er problemet faktisk ineffektiv brug af dine medarbejderes evner. Beskriv alle medarbejdere i forhold til, hvad de kan, og hvert projekt i forhold til de færdigheder, der er brug for. Det vil gøre det lettere for dig at sammensætte teams med den rette blanding af kompetencer til at skabe hvert produkt mest effektivt. Du behøver selvfølgelig ikke at gøre det selv - der findes værktøjer, som kan hjælpe dig med at oprette teams til hvert projekt.
Filtrer dine ressourcer efter færdigheder
Feriesæsonen er altid en flaskehals i forhold til din virksomheds kapacitet. Hold styr på dine medarbejderes ferie i en særlig kalender, så du, når du planlægger dit arbejde, tager højde for, at dit teams kapacitet vil være reduceret i et bestemt tidsrum. For at holde tingene kørende skal du sørge for, at en anden har fået tildelt ansvarsområder (herunder beslutningstagning om projekter) i en medarbejders fravær, at alle oplysninger er blevet videregivet, og at alle i teamet ved, hvad de skal gøre og ikke behøver at afbryde en afdelings kollegas værdifulde hvile.
Din virksomheds ressourcer er for værdifulde til at blive brugt på urentable projekter. I travlheden kan man ofte ikke se, hvilke projekter og opgaver der tager for meget af ens tid og indbringer for få penge. I sådanne tilfælde er det værd at bruge timesedler. Dedikerede værktøjer til rapportering af din virksomheds arbejdstid vil vise dig i et klart panel, hvor meget tid hver person og hvert team bruger på at arbejde for en given kunde, og hvilke opgaver der er mest engagerende eller blokerer for fremskridt. Med denne viden kan du reagere i overensstemmelse hermed, f.eks. ved at tildele teamet yderligere støtte, ændre arbejdsplanen eller genforhandle kontrakten.
I din virksomhedsbeskrivelse er det rart at kunne prale af, at du gør alt in-house. Men ... er det altid det værd? Når man står over for personalemangel, overbelastede projekter og overvældende måneder, det er værd at få hjælp fra underleverandører og partnere som f.eks. marketingbureauer, produktionshuse eller designstudier. Outsourcing af visse opgaver til en organisation er ofte en reel redningsplanke, når man står over for for meget arbejde og genererer lavere omkostninger end forsinkelser og misligholdte kontrakter.
Nogle gange er der ingen grund til at opfinde den dybe tallerken og gøre alting selv - markedet byder på masser af værktøjer, der kan hjælpe dig med at styre dine ressourcer og holde udbud og efterspørgsel i din virksomhed under kontrol. Nedenfor er et par af dem.
Dette er en omfattende software til ressourcestyring for din organisation. Med Teamdeck kan du nemt udfylde timesedler, arrangere skemaer, planlægge møder, så de ikke kolliderer med hinanden, og administrere dine medarbejderes ferie, Sæt milepæle for projektet og spore deres fremskridt. Derudover giver hver aktivitet, der overvåges i Teamdeck, dig mulighed for at generere en klar rapport, hvor du kan analysere team/ressourceudnyttelseProjektbudget, medarbejdernes løn og fravær. Hvis du vil skræddersy Teamdeck til dine individuelle behov, tilbyder værktøjet dig tilpasning og integration med andre applikationer som Slack eller Podio.
Slack er et af de mest populære kommunikationsværktøjer i teknologibranchen. Med Slack kan du nemt og hurtigt kontakte alle i din organisation. Mens e-mail fungerer godt til ekstern kommunikation og giver dokumentation for samtaler og resultater, er Slack fantastisk til løbende kommunikation, når du hurtigt skal bekræfte noget, bede om noget eller sende noget. En meget praktisk funktion i Slack er også oprettelsen af temakanaler, f.eks. efter team, projekt eller interesse. Appen kan også integreres med andre, så du kan gøre det endnu nemmere at planlægge møder, tjekke medarbejdernes tilgængelighed, administrere ferie og udfylde timesedler.
Et andet meget populært værk og software til styring af marketingprojekter er Asana. Hovedformålet med applikationen er at organisere og tildele opgaver. I et overskueligt panel i form af en liste, tabel eller tavle kan medarbejderne se, hvilke opgaver de har fået tildelt med en opdeling efter fase. De kan også nemt prioritere dem og kontrollere deres fremskridt. Asana gør det også muligt at overvåge kampagneresultater, oprette en portefølje eller indsamle inspiration.
Wrike er et værktøj til at organisere arbejdet og optimere resultaterne. De tilgængelige værktøjer (f.eks. dashboards, workflows, forespørgselsformularer m.m.) kan tilpasses til hvert enkelt team, så de opfylder deres specifikke behov. Wrike giver dig også mulighed for at dele information, dokumenter og rapporter, skabe kreative diagrammer for at vise fremskridt på hvert trin i arbejdet og få fuld gennemsigtighed i dine processer.
Jira er en af de mest almindelige software til opgavestyring i IT-branchen. Det gør det muligt at skabe klare køreplaner, tildele opgaver til relevante afdelinger og teammedlemmer og skabe opgaver for fremtiden i backloggen. Det gør det muligt at arbejde i form af sprints, og styrken ved dette program ligger i dets enkelhed - et klart panel og ingen unødvendige funktioner.
Din virksomheds ressourcer er grundlaget for hele organisationen og får alt til at fungere, som det skal, så det er nøglen til effektivitet og vækst at styre dem korrekt. Du skal kende og forstå udbuddet og efterspørgslen af ressourcer i dit softwarehus for altid at holde dem i dynamisk balance. Vi håber, at vores artikel vil hjælpe dig med dette!
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...