Det kan være svært at styre et projekt. At styre flere projekter er meget sværere end som så. Når der er flere projekter i gang på én gang, skal du jonglere med forskellige forretningsmæssige mål, tidsplaner og deadlines. Når dit ansvar og antallet af opgaver, du skal håndtere, vokser, er det let at begå dyre fejl. Her er nogle ideer til, hvordan man kan reagere på almindelige udfordringer, som projektledere står over for, når de leder flere projekter ad gangen.
Leder du efter et værktøj, der kan hjælpe dig med at administrere ressourcer på tværs af flere projekter? Med Teamdeck kan du få et bedre overblik over dine teams og de projekter, de arbejder på. Prøv Teamdeck's med en 30-dages GRATIS prøveperiode i dag. |
Uden en masterplan, der dækker alle dine projekter, risikerer du at fare vild eller blande tingene sammen.
Ifølge PMI's papir om vigtige drivkræfter for effektiviteten i at styre flere projekterskal du tænke på dine projekter som en portefølje, hvor komponenterne påvirker hinanden:
"Administrer alle projekter som en samling ved at justere og sammenkæde deres tidsplaner, så de passer til de tilgængelige ressourcer, og ved at fjerne unødvendig variation i arbejdsbyrden for ledere af flere projekter."
Lav dit eget skema med alle dine projekter. På den måde kan du få et overblik over din egen tid og de projekter, du skal tage dig af ad gangen.
At håndtere forandringer er uundgåeligt i projektlederjobbet. En af måderne at få succes på i denne stilling er at lære at reagere på dem, når de opstår.
Når du styrer dine projekter, skal du sørge for, at dine planer altid er opdaterede, så du ikke går glip af noget. Når der sker ændringer, skal du beslutte, hvor meget de påvirker Projektets omfang og om du er i stand til at levere projektet med de ressourcer, du har.
Hvis du vil vide mere om projektets aktuelle tilstand, kan du overvåge tidsplanen i din værktøj til ressourceplanlægning eller Tal med dit team under de daglige stand-ups. Spørg dem, om der er nogen begrænsninger eller forhindringer, så du kan fjerne dem, så snart de dukker op.
Det kan være fristende at styre så mange ting som muligt. At kontrollere leveringen af hver eneste opgave, at skulle godkende selv de mindste detaljer, at kommunikere med ledere eller kunder på vegne af dit team, selv om de kunne gøre det selv - det er alt sammen mikromanagement.
Selv om det kan give dig en følelse af kontrol, vil mikromanagement ikke kun overvælde dig med tiden, men det er faktisk dårligt for dit teams moral. Selvom det er dejligt, at du er villig til at smøge ærmerne op og gøre det ekstra arbejde, når du leder flere projekter, skal du lære at uddelegere.
Når du udpeger folk til projekterne, skal du tydeligt kommunikere roller og ansvar, så alle ved præcis, hvad de er ansvarlige for. Brug en kompetencematrix eller software til ressourceplanlægning at finde ud af, hvem der er bedst til bestemte opgaver, og lade dem gøre det.
Evnen til at prioritere opgaver er en vigtig færdighed for PM'er. Når du kører et par projekter på samme tid, bliver det endnu vigtigere for dig at excellere i det. Prioritering hjælper dig med at undgå at træffe kaotiske beslutninger under pres og med at arbejde mere strategisk.
Som forklaret af Antonio Nieto-Rodriguez, en førende ekspert i projektledelse og strategiimplementering, i hans HBR-artikel om prioritering:
Prioritering øger succesraten for strategiske projekter, øger tilpasningen og fokus i topledelsen omkring strategiske mål, fjerner al tvivl for de operationelle teams, når de står over for beslutninger, og vigtigst af alt opbygger det en udførelsestankegang og -kultur.
Så hvordan prioriterer man projekter, så de lever op til kundernes forventninger og virksomhedens mål? Ved at bruge en Den kritiske vejs metode (CPM) er en måde at gøre det på. Den blev oprindeligt udviklet af DuPont i slutningen af 50'erne og gælder stadig for mange forretningsmodeller, herunder software- og produktudvikling.
CPM bruger en algoritme til planlægning baseret på et sæt projektaktiviteter, f.eks. afhængigheder, tid og leverancer. På den måde kan du finde ud af, hvilke aktiviteter der er kritiske, og fokusere din indsats der først.
Når du har prioriteret arbejdet, skal du kommunikere det tydeligt til dine teams, så alle ved, hvad de skal fokusere på.
Hos Teamdeck tror vi på, at med den rette værktøjer til projektplanlægning og teknikker, kan du komme igennem alle projekter, levere arbejde af høj kvalitet og lede dine teams med succes.
Selv om det at styre flere projekter kan skræmme dig i starten, kan du overvinde det. Lær at køre dem som ét projekt, hold dine planer opdaterede, og uddelegér opgaver. Hvis du bliver bedre til det, vil det hjælpe dig med at få succes.
Vores software til ressourceplanlægning vælges af kendte reklame- og IT-virksomheder. Vil du vide hvorfor?
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...