Hvis du ikke bruger fremragende software til ressourceplanlægning Det er bedre at kigge efter planlægningsteknikker. Planlægningsteknikker hjælper med at tilpasse projektets tidslinje, omfang og ressourcer. En tidsplan skal passe til en bestemt tidsramme og bruge tilgængelige ressourcer med de rigtige færdigheder.
Hvad får du med denne artikel:
Klart defineret rolle og betydning af projektplanlægning i projektledelse
Indblik i forskellige projektplanlægningsteknikker
Sådan løser du dine projektplanlægningsproblemer ved hjælp af disse planlægningsteknikker
Rollen for projektplanlægning og software til ressourcestyring i projektledelse
Som mange ved - Styring af projektplaner og projektplanlægningsteknikker tilhører samme familie. I begge - generelt set - er det at levere et projekt eller en del af det til den forventede tid det grundlæggende motiv for, at begge discipliner opstod.
I betragtning af de mange usikkerheder, variabler og muligheden for, at ressourcetilgængeligheden eller projektets omfang kan ændre sig, er det svært at lave en tidsplan, der holder. Og når alt kommer til alt, er det dig, der skal holdes ansvarlig. Her kan du se, hvordan og hvornår du skal bruge planlægningsteknikker til komplekse it-projekter, så du kan udarbejde en pålidelig dagsorden.
En projektplanlægning er en proces, hvor man opretter projektets tidsplan, der består af sekventielle aktiviteter og milepæle, som skal leveres inden for en given tidsfrist. Projektplanen oprettes på baggrund af følgende faktorer:
Krav til projektet
Projektets mål og leverancer
Opgaver og deres afhængigheder
Projektets tidslinje
Teamfærdigheder og -kompetencer
Budget
Risikoanalyse
Projektplanlægningsteknikker er simpelthen modeller af Arbejdsplaner. Fordi projektplanlægning har mange komponenter, kræver det en forskellig tilgang afhængigt af forventninger eller vanskeligheder i projektet, f.eks. ikke nok tid, ikke nok mennesker, utilstrækkelig teknologi osv.
En tidsplan er dit projekts tidsplan, der består af sekventielle aktiviteter og milepæle, som skal leveres inden for en given tidsfrist.
At have en projektplan Du ved præcis, hvad der skal leveres i hvilken rækkefølge. Tildeling af projektressourcer hjælper dig med at finde og tildele de rigtige medarbejdere. En Instagram-promovering kan være en effektiv måde at nå ud til et bredere publikum, engagere sig med potentielle kunder og opbygge brand awareness. Og så fortæller en tidsplan dig præcis, hvornår alt det skal ske.
At lede projektteamet gennem udførelsesfasen og fremme samarbejdet på tværs af hele projektteamet er afgørende for at overholde tidsplanen. Med de rigtige planlægningsteknikker kan du også justere nogle aktiviteter og opgaver, hvis et projekt bliver forsinket, eller hvis der sker ændringer i omfanget.
De to første teknikker, der bruges af projektledere, er Critical Path Method (CPM) og Program Evaluation and Review Technique (PERT). Begge er baseret på matematisk logik. Du kan bruge disse metoder til at beregne de formodede start- og slutdatoer baseret på det kendte omfang af projektet.
Lad os først se på CPM. Tænk på den kritiske vej som dit projekts trædiagram. Critical Path Method hjælper dig med at afdække den længst mulige tidslinje for projektet samt den korteste. Med CPM kan du også markere kritiske opgaver og dem, der kan flyde. Ændringer i leveringen af sidstnævnte vil ikke påvirke tidsplanen.
For at bruge CPM skal du kende projektets omfang og liste alle de opgaver, der er nødvendige for at gennemføre det. Dernæst skal du estimere, hvor lang tid hver opgave kan tage. Derefter skal du også notere alle afhængigheder mellem opgaverne. På den måde ved du, hvilke der kan udføres separat, og hvilke der kræver, at tidligere opgaver er udført. Til sidst skal du tilføje milepæle og leverancer til dit projekt.
Et projekts kritiske vej hjælper med at visualisere projektflowet og beregne dets varighed, når alle afhængigheder og leverancer er kendt. Den kritiske vej defineres som den gruppe af opgaver, der er afgørende for projektets succes, og den sættes i rækkefølge. Denne teknik er måske ikke så praktisk, hvis der er mange usikkerheder i projektet.
I lighed med en kritisk vej er PERT en måde at visualisere projektopgavernes flow i projektet og estimere tidslinjen baseret på deres formodede varighed. Denne teknik illustrerer også afhængigheder mellem opgaver.
For at planlægge et projekt ved hjælp af PERT skal du ligesom i CPM først definere opgaver og deres rækkefølge baseret på projektets milepæle. Ved hjælp af en netværksramme, der ligner CPM, og som består af disse opgaver, kan du estimere forskellige tidslinjer for et projekt afhængigt af tillidsniveauet:
Optimistisk timing
Mest sandsynlige timing
Pessimistisk timing
Selvom det ligner CPM meget, bruger PERT vægtet gennemsnitlig varighed i stedet for estimater til at beregne mulige tidsrammer.
En ulempe ved denne tilgang er også, at man er nødt til at kende alle opgaverne og deres indbyrdes afhængighed for at få fuldt udbytte af denne teknik.
Varighedskomprimering er en måde at afkorte en tidsplan på. Det kan være nyttigt, hvis projektet er forsinket, og du er nødt til at finde en måde at justere en tidsplan på uden at ændre projektets omfang. Der er to teknikker, du kan anvende: hurtig sporing og nedbrud.
Du ved allerede, hvad en kritisk vej er, men her er en anden måde at bruge den på. Fast-tracking hjælper dig med at finde opgaver, der kan udføres samtidigt eller delvist overlappende for at fremskynde projektets levering. Til det formål skal du kigge på den kritiske vej for at beslutte, hvilke aktiviteter der kan fremskyndes.
Lad os sige, at du har startet et nyt projekt og allerede har indsamlet alle krav. På dette tidspunkt kan du starte med designfasen og først begynde med softwareudvikling, når designet er klar.
Men hvis du har brug for at fremskynde begge processer, kan du starte softwareudviklingen, når de vigtigste designs er klar. Derefter kan du fortsætte med at forberede senere visninger, mens programmørerne implementerer det materiale, de allerede har modtaget.
Fast-tracking er et eksempel på en teknik til projektplanlægning. Selvom fast-tracking kan virke tiltalende, skal du også huske på risiciene. Da du skal styre flere vigtige aktiviteter på én gang, er det lettere at begå dyre fejl eller gå på kompromis med kvaliteten.
En anden komprimeringsteknik er crashing, som handler om at tilføje ekstra ressourcer for at afslutte projektet til tiden. Det er dog en vanskelig metode, da du skal have ekstra ressourcer, som du kan bruge.
Desuden er det ikke alle opgaver, der kan udføres hurtigere ved at tilføje flere teammedlemmer. Ifølge Brooks lov "bliver et sent softwareprojekt senere, hvis man tilføjer flere menneskelige ressourcer", hvilket hænger sammen med den generelle lov om aftagende udbytte. Grunden til det er den ekstra kommunikation, der er nødvendig for at introducere nye teammedlemmer til et projekt, og den begrænsede mulighed for at dele opgaverne.
En anden måde at bruge crashing-teknikken på er at tilføje tid (f.eks. betalt overarbejde), men det skal stadig passe til en deadline. Ulempen ved denne tilgang er dog, at projektets omkostninger stiger.
Nedbrydning af projektplanlægningsmetode.
I simuleringsplanlægningsteknikken bruger man et andet sæt aktiviteter til at beregne den mulige varighed af projektet. Det er især praktisk, når der er mange usikkerheder og variabler. Ved hjælp af simulering kan du lave en tidsplan baseret på antagelser, så du kan bruge den, selv om du ikke kender alle aktiviteterne, eller hvis omfanget kan ændre sig.
En af de modeller, du kan bruge, er en Monte Carlo-simulering. Den tager højde for forskellige antagelser og mulige udfald, hvilket resulterer i en forventet varighed. Fordelen ved denne tilgang er, at den tager højde for risici og usikkerheder, så selv hvis der sker ændringer i omfanget eller opstår yderligere opgaver, kan du justere din tidsplan. Arbejdsplan.
Ressourceudjævning er at justere en tidsplan og ressourcer for at reducere leveringstiden eller for at undgå under- eller overudnyttelse af ressourcer. Du kan bruge den til at justere en enkelt aktivitet i et projekt.
Juster en tidsplan ved hjælp af ressourceudjævning, opdel eller sammenlæg aktiviteter i henhold til ressourcernes tilgængelighed, så der ikke er under- eller overudnyttede teammedlemmer.
Brugen af denne teknik er meget omdiskuteret i projektledelsessamfundet, da den kan øge projektets omkostninger og tid. Hvis du vil anvende denne teknik, bør du tage dens ulemper i betragtning.
Projektet værktøj til ressourceplanlægning hjælper dig med at identificere og allokere de ønskede ressourcer inden for projektets tidsramme. Disse værktøjer kan også hjælpe dig med at forudsige tidsplanen for et nyt projekt, da du allerede har masser af indsigt fra tidligere projekter.
Det er også meget praktisk at vide, hvordan dit team har præsteret tidligere, hvilke forhindringer de har skullet overvinde, og hvordan de har gjort det. Moderne software til ressourcestyring giver digitale projektledere adgang til en masse data, herunder rapporter om præstationer og udnyttelse.
Visning af udnyttelsesbjælke [Kilde: Teamdeck - ressourceplanlægningssoftware med ressource- og projektplanlægningsfunktion]
Teamdeck er den perfekte løsning på de problemer, som projektledere står over for. Ressourceplanlægningsfunktionen er ideel til at tildele de rigtige mennesker til projekter, baseret på deres færdigheder og tilgængelighed. Med tidsregistrering kan du altid se, hvad dit team arbejder på, om de arbejder over eller for lidt.
Du kan også tjekke, hvilke projekter der er urentable, fordi de bruger for mange af dine ressourcer. Orlovsstyring er en måde at kontrollere virksomhedens ressourcer på, når medarbejderne er på orlov. Brugerdefinerede rapporter giver dig på den anden side et komplet overblik over styrker og svagheder i din ledelse, så du kan optimere dem.
Enhver ændring bør starte med en god diagnose af situationen. Du ved allerede, hvad en projektplan er, og hvilke projektplanlægningsteknikker enhver god projektleder bør kende. Vi vil nu diskutere de mest almindelige problemer, som projektledere står over for med planlægning af ressourcer og hvordan projektplanlægningsteknikker kan hjælpe med at løse dem
Det er en af projektlederens vigtigste opgaver at vurdere, hvor meget tid der er brug for til et projekt. Hvis deadlinen er for kort, vil alle arbejde under pres, kvaliteten af produktet kan falde, og kunden vil være utilfreds med forsinkelsen. Hvis deadlinen er for lang, vil din virksomhed måske afvise nye projekter, fordi den mener, at den mangler ressourcer. Kunden forlader måske også din organisation og vælger en, der kan gennemføre projektet på kortere tid. Selvfølgelig ligger idealet et sted i midten. Men hvordan finder man det?
[Kilde: Teamdeck - software til ressourcestyring med funktioner til tidsregistrering og projektplanlægning]
Brug din erfaring og vurder den nødvendige tid ud fra tidligere projekter. Program Evaluation and Review Technique, som er en af de matematiske analyser af projektplanen, vi har skrevet om, vil fungere godt her. Baseret på opgaver og milepæle skal du lave et optimistisk, et mest sandsynligt og et pessimistisk scenarie og vurdere, hvilken slags situation du står over for. På den måde er du forberedt på alt!
Overskridelse af deadlines er et stort problem for en projektleder, da kun 52% af projekterne bliver afsluttet til tiden (Project Management Institute, 2018). Overskridelse af deadlines opfattes ofte som det klareste bevis på, at projektlederen mangler organisatoriske færdigheder.
[Kilde: PMI's Pulse of the Profession, 10. globale projektledelsesundersøgelse].
Det er selvfølgelig ikke altid tilfældet. Nogle gange er det svært at få kontakt med kunden, der er ikke nok folk eller andre ressourcer, eller virksomheden er simpelthen i en presset situation, hvor projekterne vælter ind. Uanset årsagen er det et stort problem at overskride en projektdeadline, og det bør undgås for enhver pris. Især fordi der er flere effektive måder at reducere antallet af sådanne tilfælde på. Og perfekt projektplanlægning er en af dem.
Hvis du ofte overskrider deadlinen, kan du bruge varighedskomprimeringsteknikken, især fast-tracking, til at forkorte tidsplanen ved at udføre nogle opgaver samtidig eller springe over dem, der ikke er kritiske for det endelige resultat.
Det er mareridtet på dagens marked - projekter, der bliver blokeret på grund af mangel på specialister. Nogle gange skyldes det, at tempoet i virksomhedens udvikling er højere end tempoet i rekrutteringen af nye folk. Andre gange er ressourcerne tilstrækkelige i det daglige, men når der sker en ophobning af projekter, er der simpelthen ikke hænder nok til at arbejde. Det er meget svært at holde trit med aftalerne, når der ikke er nogen til at udføre arbejdet, og deadlinen uundgåeligt nærmer sig. Hvis du ofte står over for dette problem i dit arbejde, kan crashing, en af teknikkerne til varighedskomprimering, hjælpe dig.
Tilbyd dine medarbejdere betalt overarbejde eller ekstraarbejde, som de til enhver tid kan tage som fridage. Det er også en god idé at bruge en freelancer eller et outsourcingfirma, som kan give dig de nødvendige specialister til at arbejde på et krævende projekt.
Som du sikkert ved, passer et projekt ikke altid ind i det oprindelige omfang fra start til slut. Digitale produkter er dynamiske væsener, der udvikler sig med tiden. Der opstår nye behov, nye ideer, kunden ændrer forudsætningerne, og der er ikke andet at gøre end at følge med strømmen af disse ændringer og være agil.
De fleste projektplanlægningsteknikker er baseret på viden om projektet og de nødvendige opgaver, men hvis der er mange ubekendte i dit arbejde, er det værd at bruge simulering og skabe flere mulige scenarier og handlingsplaner afhængigt af de variabler, der kan opstå. Denne fleksibilitet vil sikre, at du er klar til alt.
I projektplanlægning er den automatiske reaktion på mangel på ressourcer at skaffe nye ressourcer. Nogle gange er det ikke muligt, men vi vil fortælle dig mere - nogle gange er det ikke engang nødvendigt. Ofte er indtrykket af ikke at have ressourcer nok et resultat af, at man ikke bruger dem optimalt. Se på dette med et eksempel fra det virkelige liv.
Et døgn har 24 timer. Det gælder for alle - dig, Elon Musk, Oprah Winfrey, USA's præsident og dronning Elizabeth. Alle har lige meget tid - det eneste spørgsmål er, hvordan de bruger den. Hvis du føler, at du mangler tid, vil du ikke forlænge din dag, men du kan stå tidligere op, se to afsnit af en tv-serie i stedet for fem, lade være med at scrolle gennem Instagram, arbejde intensivt i et par timer, tage en cykeltur og så hvile dig med god samvittighed efter en produktiv dag. Og det samme gælder for din virksomhed.
Hvis du mangler ressourcer, så tjek, om du bruger dem optimalt - måske får nogle medarbejdere opgaver, der ligger under deres kompetence, måske er de tidligt færdige med arbejdet, og resten har ikke noget at lave, måske er der for få folk i en afdeling og for mange i en anden. Ressourceudjævningsteknikken er ideel til at optimere din projektplan.
Ja, vi ved godt, hvad du tænker. Er perfektionisme dårligt? Hvordan kan det være det, når alle altid taler om, hvordan man opnår perfektion osv. Ja, selvfølgelig er perfektionisme et stort aktiv ... så længe man har uendelig meget tid. I projektledelse er tid desværre den ressource, der oftest er en mangelvare, og perfektionisme gør ikke tingene lettere.
Hvis du vil have, at hvert element i projektet ikke bare skal være godt, men fremragende, skal du tjekke alt dusinvis af gange og gøre hver ting metodisk, en efter en, indtil hver brik i puslespillet passer perfekt - du vil højst sandsynligt ikke nå nogen deadlines, da du er forsinket allerede før starten.
Betyder det, at man skal gøre sit arbejde dårligt og udgive et mangelfuldt produkt? Nej, absolut ikke! Men du skal forstå, at der er en gylden middelvej mellem den ene og den anden tilgang. Det er her, metoden med den kritiske vej kommer ind i billedet. Identificer de opgaver, der er kritiske for at gøre fremskridt i projektet, og dem, der kan udføres senere. Med dette trick vil din projektplanlægning give dig mulighed for at afslutte arbejdet til tiden, og du vil være i stand til at forbedre produktet i den resterende tid.
Du kan lave en projektplan hvor som helst - på et stykke papir, på et whiteboard, i Excel. Ja, det kan du. Men til hvad? Nutidens virksomheder er for avancerede til at tillade organisatorisk kaos, og derfor er software til arbejdsstyring et uundværligt element, som giver dig mulighed for at styre arbejdstid, ressourcer, ferier, tidsplaner og kalendere fra ét sted. Hvordan vælger man et sådant system, der er skræddersyet til ens behov? Dette er et emne for en separat artikel. Heldigvis har vi allerede forberedt den til dig Software til projektplanlægning - Hvad leder projektledere efter eller Styring af projektplanlægning - Rollen, udfordringerne og værktøjerne.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...