Timesedler har sjældent god presse blandt medarbejderne. Ganske vist lever de ofte op til deres dårlige ry: Ingen bryder sig om at underskrive en masse papirer bare for at "bevise", at de har brugt en given mængde arbejdstid. På den anden side kan timesedler være virkelig gavnlige for både ledere og deres teammedlemmer.
Hvad vil du lære af denne artikel?
Lad os starte med det aktuelle spørgsmål:
Kort sagt: timesheet management er en praksis, hvor man overvåger og analyserer medarbejdernes timesedler og tidsregistrering (registrerede arbejdstimer).. Det kan også indebære forskellige handlinger, f.eks. beregning af medarbejdernes løn eller fakturering af kunden baseret på disse timesedler.
Før i tiden blev arbejdstiden opsummeret på et stykke papir, deraf navnet timeseddel. I dag er online timesedler meget mere populære, selv om der også her er flere muligheder: fra simple regneark til AI-drevne softwareværktøjer.
Som jeg nævnte i begyndelsen af denne artikel, er timesedler berygtede for at være ret upopulære blandt medarbejderne. Lad os dykke ned i dette emne og forsøge at besvare et spørgsmål, som ofte bliver stillet:
Ikke nødvendigvis, men der er helt sikkert tilfælde, hvor timesedler er et totalt spild af tid, som i høj grad kan bidrage til folks utilfredshed med deres arbejdsplads.
Historisk set har timesedler været en måde at bevise, at folk rent faktisk har udført deres arbejde. Det er her, tingene bliver problematiske. For det første kan det nemt skabe en kultur, hvor folk føler, at deres timesedler er vigtigere end effekten af deres arbejde. Det føles ikke godt at skulle bevise, at man har arbejdet, eller at man bliver overvåget (og taget tid på) af sine chefer.
Det giver heller ikke folk incitament til at være mere effektive på arbejdet. Hvorfor lede efter en bedre løsning, hvis man bare kan logge mere tid på timesedlen (og muligvis få mere i løn)?
Det betyder ikke, at det nødvendigvis er dårligt at betale pr. time, heller ikke i projektsammenhæng. Selv om vi i denne tekst ikke går i detaljer med at bruge timesedler til at bestemme ens månedlige indtjening, forstår vi, at det er en vigtig brugssag for virksomheder, der f.eks. arbejder med freelancere. Det er derfor, vi har oprettet en separat guide til beregning af medarbejdernes løn.
Endelig er folk virkelig dårlige til at huske, hvor meget tid de rent faktisk har brugt på noget. Det er derfor, at udfyldelse af timesedler i slutningen af ugen eller, endnu værre, i slutningen af måneden er tættere på at skrive fanfiktion end på at indsamle pålidelige data.
Alt i alt kan vi sige, at timesedler kun har en lille effekt:
Sidstnævnte aspekt er værd at fremhæve, da mange teams stadig er afhængige af simple regneark til at gøre arbejdet (de fleste virksomheder er heldigvis gået væk fra egentlige papirark). Det er et skridt i den rigtige retning, da et onlinedokument nemt kan opdateres og tilgås af flere teammedlemmer, hvis det er nødvendigt, men det er stadig et ark, der skal udfyldes, hvilket ikke er det mest praktiske at gøre.
Tjek det her gratis pdf til excel-konverter hvis du stadig er til regneark.
Moderne værktøjer til tidsregistrering af medarbejdere leveres ofte med start/stop-trackere, som kan slås til og fra med et enkelt klik. Andre tilbyder beacons, der automatisk registrerer ind- og udstempling.
Fra et ledelsesmæssigt perspektiv er et andet vigtigt aspekt, at timeseddel-projektsoftware er parret med en værktøj til håndtering af orlov. Folk skal kunne registrere både deres arbejdstid og deres fritid, ellers kan du ende med at bekymre dig om tomme timesedler fra nogen, der bare er på ferie.
Ved at bruge software, der også fungerer som dit teams tidsplan, får du en ekstra værdi ved at kunne sammenligne den planlagte arbejdstid med den registrerede. Datadrevne projektledere kan bruge denne indsigt til at evaluere deres projekts tilstand, og om der er noget, der skal justeres.
Det er bare et eksempel på hvordan timesagsstyring kan støtte PM'er med at levere deres opgaver, men der er mere. Faktisk vil jeg dedikere det næste afsnit til ideer til, hvordan du kan bruge dit teams timesedler til gavn for teamet og projektet.
Et must-have for virksomheder, der arbejder med tids- og materialekontrakter. Da du fakturerer dine kunder for den arbejdskraft, dit team lægger i projektet, kan du simpelthen bruge deres timesedler som grundlag for din faktura. Mange ressourcestyringsværktøjer giver dig mulighed for at eksportere timesedeldataene eller dele dem eksternt.
At analysere dit teams timesedler er en god mulighed for at dykke dybere ned i dataene og identificere forbedringsmuligheder. Mange tidsregistreringssoftware tilbyder en mulighed for at tagge registrerede tidsposter med foruddefinerede kategorier eller tilføje kommentarer til dem. På den måde kan du analysere, hvor meget tid dit team bruger på ikke-fakturerbare aktiviteter. Indrømmet, meget af det er sikkert velbegrundet, men du kan også se bekymrende mønstre. Hvad kan det være? En overflod af møder kan være et rødt flag. Folk, der bruger meget tid på administrative opgaver, kunne være et andet. Det kan vise sig, at en investering i samarbejds- eller videndelingsværktøjer kan spare penge i det lange løb. Dit teams moral vil også nyde godt af en mere robust proces.
Historiske data, som f.eks. timesedler, kan også bruges til at forudsige rekrutteringsbehov. Ved at se på tal fra tidligere år eller måneder kan virksomheder få øje på tendenser, som sandsynligvis vil ske igen. En af Teamdecks kunder bemærket at medarbejdere med specifikke færdigheder er mere efterspurgte i bestemte måneder. Læs, hvordan du laver din egen timeseddelrapport til Forudsigelse af menneskelige ressourcer her.
Nogle gange er det ret nemt at opdage projektproblemer bare ved at se på de registrerede timesedler. For eksempel kan folk begynde at registrere en masse overarbejde for at kunne levere de næste milepæle.
Det er dog en god idé jævnligt at sammenligne teamets registrerede tidsregistreringer med den estimerede tidsplan. På den måde kan du opdage eventuelle uoverensstemmelser, før de resulterer i overskredne deadlines.
En anden vigtig ting at huske på, når det gælder timesagsstyring, er, at timesedler kan ikke erstatte regelmæssig kommunikation med dit team.
Tallene giver dig information om, at der sker noget. Men for at forstå "hvorfor" er du nødt til at diskutere tingene med projektteamet. Ikke alene vil du kunne komme til bunds i problemet, men det er også en god måde at opbygge en arbejdspladskultur på, hvor medarbejderne faktisk bliver hørt og respekteret. Dermed er der mindre sandsynlighed for, at de behandler timesedler som et nødvendigt onde, der hænger over deres hoveder.
Timelister alene vil ikke fortælle dig alt, hvad du har brug for at vide om dit teams effektivitet eller kvaliteten af arbejdet, men de kan give vigtige signaler, som projektledere kan handle ud fra. Ved at skabe en bevidst og gennemsigtig politik for håndtering af timesedler, der understøttes af åben kommunikation med dit team, kan du holde dine projekter under kontrol og samtidig opretholde en høj medarbejdertilfredshed.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...