At sætte projekter i gang med virtuelle teams kræver et andet sæt kommunikationsevner, taktikker og værktøjer end at starte et projekt, der involverer interne medarbejdere. Hos Apptension, softwarehuset bag Teamdeck (den software til ressourcestyring), arbejder vi også med eksterne medarbejdere. Og vi taler ikke om programmører, der befinder sig i nærliggende byer.
I denne artikel vil vi fortælle dig, hvordan du gør:
Vores teammedlemmer bor og arbejder i forskellige lande og tidszoner, bl.a. i Japan og Storbritannien. Vi kender fordelene og ulemperne ved at arbejde med mennesker, som man ikke bare kan mødes i et rum og tale med. om projektet. Eller hænge ud efter arbejde for at fejre endnu et vellykket sprint (hvilket i øvrigt er meget vigtigt for at opbygge et tæt sammenknyttet team).
Før vi går i gang med det, skal vi lige opsummere, hvad virtuelle teams er, og om det virkelig er en ny trend inden for rekruttering og ledelse af medarbejdere.
Virtuelle teams er grupper af medarbejdere, der arbejder på det samme projekt fra forskellige steder og kommunikerer med hinanden via e-mails eller messaging-apps.
Fjernarbejde bliver mere og mere almindeligt blandt virksomheder, der er afhængige af vidensarbejdere, som kan arbejde hvor som helst, ofte blot med en bærbar computer og en god Wi-Fi-forbindelse.
I henhold til officielle statistikker nævnt af BBCI 2016 arbejdede mere end fire millioner briter hjemmefra. Fjernarbejde sparer penge for folk, som så ikke behøver at pendle eller leje en lejlighed i en given by.
Leder du efter flere eksperttips om projektledelse? Tjek vores GRATIS tjekliste til sprintplanlægning Nu!
Hvad med de såkaldte "digitale nomader"? Ifølge Undersøgelse af digitale nomader52% af de adspurgte betragter sig selv som "stedsuafhængige", mens de øvrige 40% gerne ville være det. Digitale nomader arbejder gerne hjemmefra (67%), på caféer (36%) og i coworking spaces (33%) og besøger endda op til 5-10 lande om året (30% af de adspurgte).
Den generelle tendens til fleksibelt arbejde, herunder virtuelle teams, er blevet anerkendt i World Economic Forums rapport 'Jobbets fremtid'. Forfatterne peger på behovet for at "omdefinere grænsen mellem ens job og privatliv i processen". Da fjernarbejde kan hjælpe arbejdsgivere med lettere at finde og ansætte talentfulde medarbejdere og medarbejdere med at leve deres liv mere uafhængigt, er der en bekymring, der skal løses:
"Udfordringen for både arbejdsgivere, enkeltpersoner og regeringer bliver at finde måder og midler til at sikre, at arbejdets ændrede karakter kommer alle til gode."
Øget adgang til internettet, cloud-baserede løsninger som Citrix eller Alternativer til Amazon WorkSpaces For samarbejde har fremkomsten af coworking spaces gjort det endnu nemmere at arbejde i virtuelle teams. Med den rette taktik og de rette værktøjer er det ikke så svært at styre disse teams.
Læs videre for at finde ud af, hvordan du håndterer virtuelle teams, mens du leder et projekt.
Det er virkelig en udfordring at gøre en gruppe mennesker, der aldrig har mødt hinanden, til et team.
Paradoksalt nok siges det, at man bør gøre det, hvis det er muligt, Saml holdet sammen fysisk på et tidligt tidspunkt. Et møde ansigt til ansigt kan hjælpe med Ledelse af projektteamAt lære hinanden at kende og opbygge tillid og relationer.
Hvis det ikke er muligt, skal du ikke bekymre dig. Gør dit bedste for at hjælpe dine eksterne medarbejdere med at udvikle holdånd virtuelt, f.eks. ved at oprette chatgrupper, der skal formidle "vandkøler-øjeblikke". Her kan dine medarbejdere have deres uformelle samtaler og udveksle tanker, der ikke nødvendigvis er relateret til de projekter, de driver.
Da vi bruger Slack til det meste af vores daglige kommunikation, har vi oprettet kanalen #internal, hvor uformelle samtaler finder sted. Derudover opfordrer vi vores medarbejdere til at oprette deres egne kanaler, fokusere på det, der interesserer dem, og så invitere andre ligesindede kolleger. Folk kan også lære hinanden at kende gennem sjove aktiviteter. Der er spil designet specielt til fjernteams. De er gode til at bryde isen i begyndelsen af dit projekt.
Når man arbejder med fjernteams, er det meget vigtigt at fremme kammeratskabet blandt medarbejderne, så de er mere villige til at arbejde sammen, dele deres viden og hjælpe hinanden med at udvikle et projekt.
En vellykket projektlancering afhænger af to ting:
Jo bedre du er i stand til at gøre det, jo lettere bliver det for dit team at levere det, der forventes.
En af de største forskelle på at starte et projekt med et virtuelt team i forhold til at lede et internt team er, at man skal være mere opmærksom på at undgå mikroledelse.
Start med at opstille enkle mål og projektmål. Gør dem tydelige for alle, der er involveret i processen, så du undgår forvirring og spørgsmål senere. Brug fælles tavler som Jira eller Trello til at tildele opgaver, så alle medarbejdere kan se, hvem der er ansvarlig for hvad.
Når du tildeler opgaver, skal du tage hensyn til medarbejdernes tilgængelighed. Når du arbejder med virtuelle teams, skal du huske på det:
Når du har alt dette samlet, vil den delte tidsplan hjælpe dig med at opretholde det rette projektflow. Du vil også kunne undgå forsinkelser forårsaget af fravær hos nogle teammedlemmer, som ikke er blevet inkluderet i workflowet.
Det er vigtigt at etablere en klar kommunikationsproces helt fra begyndelsen, når man arbejder med fjernteams.
Da størstedelen af din kommunikation vil foregå via e-mails og messaging-apps, siger Wade Foster fra Zapier, at når du rekrutterer eksterne medarbejdere, anbefales det at Ansæt gode skribenter. Gode skriftlige kommunikationsevner hos dine medarbejdere gør det lettere at undgå misforståelser.
Når du leder projektet, skal du finde en måde at lave en fælles mødeplan med dit team. Daglige opkald, som omfatter alle, der er involveret i projektet, kan hjælpe med at forstå den aktuelle status: hvad der er gjort, hvad der skal gøres, og hvordan det skal gøres.
Det vil også gøre det lettere for dig at overvåge arbejdsgangen.
For andre opkald, som f.eks. projektplanlægningsmøder eller gennemgangsmøder, kundeopkald osv. skal du prøve at planlægge alt på forhånd og booke møder i dine medarbejderes kalendere. Brug en virtuelt telefonsystem vil hjælpe med at øge produktiviteten, mindske fejlkommunikation og reducere ubesvarede opkald. Medarbejderne kan foretage og modtage Telefonopkald til hjemmet hvor som helst og når som helst, hvilket forbedrer medarbejdertilfredsheden og gør fjernarbejde mere produktivt. Husk tidsforskellene, og giv dine holdkammerater besked i forvejen.
En af de største udfordringer i forbindelse med kommunikation med dit virtuelle team er at sætte ad hoc-opkald op. Nogle gange, når der dukker noget presserende op, vil du måske gerne hoppe på et opkald så hurtigt som muligt, men med asynkron kommunikation er det måske ikke muligt. En måde at løse det på kunne være at fastsætte et tidspunkt i løbet af dagen, hvor alle dine teammedlemmer (eller i det mindste størstedelen af dem) er tilgængelige, og foretage disse opkald i løbet af disse timer.
Beslut dig for en besked-app, som alle teammedlemmer skal bruge. Slack, Hipchat, Google Hangouts eller Skype - hvad som helst. Bare vælg en, og sørg for, at alle medarbejdere bruger den til at kommunikere med hinanden i løbet af projektet.
Den rigtige værktøjskasse er afgørende for at drive et fjernteam. Da man ikke bare kan samles fysisk i et rum og diskutere projektet, har man brug for onlineværktøjer, der gør det muligt at samarbejde om at planlægge opgaverne og kommunikere.
Lad mig hurtigt præsentere dig for de værktøjer, vi bruger, og som hjælper os med at administrere over 50 medarbejdere, herunder fjernansatte, der befinder sig på forskellige steder og i forskellige tidszoner.
1. JIRA
Vi bruger Jira til at planlægge og tildele opgaver til vores medarbejdere. Med dette ene værktøj kan vi nemt planlægge, spore og styre alle vores projekter.
Når du administrerer virtuelle teams, vil du gerne have, at alle kan se opgavernes status i workflowet, den tildelte person og den, der er ansvarlig for at rapportere den. I Jira kan du konfigurere dit workflow, hvilket gør det endnu nemmere at administrere opgaver på tavlerne. Derfor ved alle præcis, hvad der foregår.
2. Sammenhæng
Teamsamarbejde, som at arbejde på fælles dokumenter, herunder mødenotater, projektplaner, produktkrav, vidensbaser og dokumentation - til dette bruger vi Confluence.
Integrationen med Jira gør det super nemt for os at administrere projektrelaterede ressourcer. Muligheden for at oprette delte dokumenter i forbindelse med tildelte opgaver hjælper vores medarbejdere med at forstå projektet bedre.
3. Teamdeck
Sidst, men ikke mindst, bruger vi vores software til ressourceplanlægning til ressourceplanlægning, tidsregistrering og fraværsstyring. Med den kan vi tjekke medarbejdernes tilgængelighed, booke dem til projekter og spore, hvor meget tid de har brugt på dem.
Teamdeck gør det også nemmere at arbejde med virtuelle teams, deltidsansatte og freelancere. En planlægningskalender giver projektledere hurtig adgang til medarbejdernes bookinger, ferier, timetilgængelighed og meget mere. Det øger til gengæld teamets synlighed, hvilket i sidste ende fører til mere effektiv ressourceallokering i projektledelse.
4. Bitbucket
Bitbucket er et versionskontrolsystem fra Atlassian. Vores programmører bruger det til at arbejde sammen om et projekt uanset sted og tidszone. Det giver mulighed for at samarbejde om kvaliteten af koden gennem peer code reviews.
5. Slap
Til al vores daglige kommunikation bruger vi Slack. Her kan vi have en-til-en-samtaler, gruppechats og åbne eller private kanaler til alle former for diskussioner. Derudover gør det store antal add-ons og bots det endnu mere skræddersyet til vores teams behov.
Da vi f.eks. bruger Culture Amp til 360-graders undersøgelser, tilføjede vi deres bot til vores Slack. Det betyder, at vores medarbejdere får besked om kommende undersøgelser via chat.
At drive et virtuelt team er afhængigt af kommunikationsevner, taktik og værktøjer (som f.eks. system til styring af medarbejdere), du bruger.
Da I for det meste ikke kan mødes personligt for at diskutere projektet, dets mål og problemer, vil den måde, I gør det på online, være afgørende for, om det lykkes.
Hvis du bruger onlineværktøjer til samarbejde og tilpasser dem til de rigtige processer og gennemsigtighed, hjælper det dig med at nå dine mål og levere projektet som forventet. Find de bedste for dig, få dit team med, og skab store ting med mennesker spredt over hele kloden.
Har du erfaring med at arbejde med virtuelle teams? Del dem med os i kommentarfeltet.
Tjek software til projektressourcestyring, der er designet til at støtte fjernteams, udvalgt af Stormind Games, Hill-Knowlton, NTT Data.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...