Kun 1 ud af 5 personer (18%) har en brugbar tidsstyringsmetode. Strategier for tidsstyring og værktøjer til styring af projekttid hjælpe dig med at håndtere det arbejde, du har fået tildelt, inden for den tid, du har. Når du arbejder som projektleder, kan du få tildelt et forskelligt antal opgaver i hver iteration.
Du skal også planlægge, styre og spore dit teams arbejde. Møder, estimater, planlægning, kommunikation med kunder og dit team, og rapportere til ledelsen. Ideelt set vil du gerne nå alt det i løbet af din 9-5-arbejdsdag. Det virker som en umulighed, men en time tracker kan hjælpe med det.
Denne artikel indeholder:
Effektive strategier til styring af projekttid
Den amerikanske præsidents effekt på projektets tidsstyringsprocesser
Rollen og indflydelsen af de rigtige tidsstyringsværktøjer til at udføre opgaver
Indflydelsen fra software til ressourcestyring på Tidsregistrering
82% af mennesker har ikke en ramme for tidsforbrug. De bruger simpelthen en oversigt, deres e-mailindbakke eller slet ingenting. (Forskning fra Development Academy, 2021)
De hårdeste specialister er generelt ikke de bedste til at administrere tiden, men det betyder heller ikke, at du skal bukke under. At følge levedygtige metoder til tidsanvendelse omfatter konsolidering af strategier i dit daglige, ugentlige og månedlige skema, der fremmer de tilgængelige timer på dagen.
Så hvordan bruger man egentlig tiden effektivt til at videreudvikle udførelsen? Hovedformålet er bevidst at kontrollere, hvordan du investerer energi i vigtige opgaver og øvelser, hvad enten det er på arbejdet eller i din egen dagligdag. Nogle tidsstyringsværktøjer tilbyder funktioner som ubegrænset antal brugere, hvilket gør dem ideelle til store teams.
Med dårlige planlægnings- og tidsstyringsværktøjer kan det være svært at nå det hele inden for stramme deadlines. Derfor har jeg samlet denne liste over smarte tidsstyringsstrategier, så du bedre kan planlægge dit arbejde og endelig få tid til alt det, der kræver din opmærksomhed.
Før vi finder ud af, hvad projekttidsstyring er, og hvad vi kan sige om tidsstyringsstrategier (eller tidsstyringsplanlægning - om du vil), så lad os se på forhindringer og nogle årsager til, at en overordnet projektstyringsplan og dens afslutning nogle gange kræver en meget større indsats end antaget. Et par oplysninger om tidsregistrering og tidsstyringsværktøjer, som vil åbne dine øjne og hjælpe dig med at forstå vigtigheden af tidsstyringsplanlægning.
Kun 1 ud af 5 personer (18%) har en brugbar tidsstyringsmetode.
(Ifølge forskning fra Development Academy)
Medarbejdere bruger 44 minutter på sociale medier hver dag.
(Ifølge Techjury, 2022)
Kun 17% af mennesker registrerer deres tid.
Virksomheder bruger i gennemsnit op til 16 dage om året på at lede efter papirdokumenter.
(Kilde: DocuSign)
Mindst 23 timer om ugen bruger topledere på møder.
(Kilde: DocuSign)
46% af den stress, der rapporteres blandt medarbejdere i USA, skyldes en overvældende arbejdsbyrde.
Disse resultater og en sammenfatning af forskningen er inspiration for ledere, for hvem tidsstyring og projektstyring behandles ens. For de ledere, der er helt overbeviste om tidsaspektets rolle i alle projektaktiviteter, og som ønsker at undgå barrierer i tidsplanen.
Lad os til sidst se på de mest almindelige forhindringer for tidsstyring og tidsregistrering, som ikke er nævnt ovenfor: perfektionisme, udsættelse, dårlig prioritering, for lidt tid, multitasking, overbooking, ikke nok hvile, glemme at uddelegere, manglende organisering, lav motivation, distraherende faktorer, rigid planlægning.
Forbindelsen mellem tid og projektudvikling eller tidsstyring og projektstyring ved hjælp af tidsstyringsværktøjer er så indlysende, at mange ikke behøver nogen forklaring. Men for dem, der har brug for at blive overbevist om det, bør dette kapitel løse tvivlen. Så lad os begynde med et par fakta. Hvad er et projekt?
Med projekt kan man forstå næsten alt, hvad et menneske har lavet. Et sted at gemme sig eller sove, en musefælde, et hus, en mission om at ændre arbejdspladsen. Men fordi vi befinder os i forretningsmiljøet, bliver det hele mere komplekst, når man tager højde for et par helt afgørende ting, som du vil læse i de kommende afsnit.
Lad os se nærmere på den projektledelsesdefinition, som Association for Project Management har introduceret, og komme med et par kommentarer.
Projektledelse, også kendt som opgavestyring, er anvendelsen af processer, metoder, færdigheder, viden og erfaring til at nå specifikke projektmål i henhold til projektets acceptkriterier inden for aftalte parametre. Projektledelse har endelig leverancer der er begrænset til en begrænset tidsskala og et begrænset budget.
Ovennævnte forslag kunne deles op i fire, og hvert udtryk kunne være et bestemt kapitel eller afsnit, men vi er nødt til at fokusere på noget, der er grundlæggende for hovedpersonen i denne artikel - tid, tidsstyring, tidsstyring, tidshåndtering og tidsstyringsstrategier.
Ud fra APM-perspektivet - som kan diskuteres - er det, der gør forskellen mellem "ledelse" og "projektledelse", netop tid og budget. Mens ledelse er en løbende proces, har projektledelse begrænsninger. Det er derfor, tidsstyringsværktøjer kan være nyttige.
Fra et forretningsperspektiv er et projekt et resultat af en forretningsmæssig nødvendighed. Det er bestilt på grund af interne eller eksterne behov. Mange tidsstyringsværktøjer giver mulighed for at styre ubegrænsede projekter, hvilket er afgørende for at kunne håndtere flere opgaver og kunder. Og fordi et projekt også er en løsning på nogle udfordringer, er projektet lavet inden for en begrænset tid og et begrænset budget. Og fra dette punkt bliver berettigelsen og vigtigheden af tidsstyringsstrategier og tidsregistrering mere klar for dem, der er i tvivl om hovedemnet i denne artikel. Tid brugt på et projekt er ikke som tyggegummi og kan ikke strækkes, når behovet opstår, og derfor bliver strategisk tænkning i forhold til tid indlysende.
Projektledelse kan ikke eksistere uden effektiv planlægning af tidsstyring. Eller, på den anden side, en forudsætning for vellykket projektimplementering og forretningsudvikling er effektiv tidsstyring.Teamdeck)
Så ved at bruge software til tidsregistrering fik vi et overblik over, hvad medarbejdere nogle gange gør, og hvad sammenhængen er mellem projektledelse og tidsstyring. Nu er det tid til ... projekttidsstyring.
Generelt handler tidsstyring ved hjælp af tidsregistreringssoftware om, hvordan vi bruger den tid, vi har, til at nå vores mål eller afslutte de opgaver, vi har fået tildelt, på en effektiv måde.
Her er en kortfattet og direkte forklaring på tidsstyring fra Wikipedia:
Tidsstyring er processen med at planlægge og udøve bevidst kontrol over den tid, der bruges på specifikke aktiviteter, især for at øge effektiviteten eller produktiviteten.
Hvis vi bruger den definition, der bruges af projektledere i samfundet, vil vi finde ud af, at projekttidsstyring er:
(...)projektledelsesprocessen med at analysere arbejdet og udvikle en skabelon til tidslinje for at sikre, at du gennemfører et projekt inden for en bestemt tidsplan. (Projectmanager.com)
Begge ovennævnte definitioner siger ikke et ord om, hvordan man opnår gode resultater med hensyn til projekttidsstyring. Men for alle, der har mulighed for at implementere en projektstyringsplan, er det indlysende, at det handler om analyse med brug af software, værktøjer og teknikker. Alt det, der sikrer, at et projekt bliver gennemført til tiden. Og så udviklingen af en ressourceplanlægning med opgavejusteringer og allokering af ressourcer til færdiggørelsen af et projekt.
Når du er projektleder og bruger tidsregistreringssoftware, er det dit job effektivt at planlægge og styre din arbejdstid, men også tiden for de teams, du fører tilsyn med. Du skal respektere den tid, der bruges på jobbet.
Jo bedre du er til at jonglere med forskellige projekter og prioriteter ved hjælp af tidsregistreringssoftware, jo bedre kan du planlægge arbejdet for dit team. Og det sidste fører til bedre kørende projekter med større chance for at afslutte dem til tiden og inden for budgettet.
I sidste ende øger tidsstyringsstrategier også din produktivitet og effektivitet.
Undersøgelser viser, at det ikke altid er så indlysende. For eksempel er det kun 37% af teams i Storbritannien (The State of the Project Management, 2017), der altid eller for det meste formår at afslutte deres projekter til tiden, og dårlig ledelse er en af årsagerne til det.
Der er flere tidsstyringsstrategier, du kan bruge til at planlægge dit eget arbejde.
Planlæg møder og medarbejdere takket være populære teknikker til tidsstyring og Tips til tidsstyring
Med dårlig planlægning og tidsstyring i teamet kan det være svært at nå det hele inden for stramme deadlines. Det er derfor, du har brug for nøjagtige tidsregistreringsrapporter. Derfor har jeg samlet denne liste over smarte tidsstyringsstrategier, så du bedre kan planlægge dit arbejde og endelig få tid til alt det, der kræver din opmærksomhed.
Når man ved, hvad man vil opnå inden for en bestemt tidsramme, er man allerede godt på vej til at få succes, viser undersøgelser, og den tid, man bruger på jobbet, er rentabel. I sin artikel "The Impact of Planning on Project Success" peger Pedro Serrador fra University of Toronto på en sammenhæng mellem planlægning og projektsucces. Baseret på litteraturgennemgangen fandt Serrador, at projektsucces er tæt forbundet med både projekt- og omkostningseffektivitet. Det betyder, at kvalitetsplanlægning ikke kun kan øge chancen for, at projektet bliver gennemført med succes, men at det også vil være omkostningseffektivt.
Så hvor meget planlægning er "kvalitetsplanlægning"? Ifølge Serrador kan planlægning efter PMBOK® Guide udgøre op til 48% af alle de processer, som en projektleder udfører i løbet af et projekt.
Planlægning af dine daglige opgaver kan være så enkelt som at lave en to-do-liste med must-haves og want-to-haves - tidsregistreringsværktøjer med en brugervenlig grænseflade kan være nyttige. Når du planlægger flere projekter, er det dog en fordel at have en Projektplan på højt niveau vil forbedre synligheden af krav på tværs af forskellige opgaver, men også hjælpe med at opstille mål og krav for hvert projekt.
Nogle gange kan en liste over ting, du skal gøre, virke overvældende, så tidsregistreringsværktøjer kan hjælpe. For at gøre det overskueligt er det bedre at opdele din to-do-liste i mindre bidder. En klar prioritering hjælper dig med at sortere dine opgaver efter vigtighed, hvor meget det haster, og hvor stor en indsats der skal til for at udføre dem.
Eisenhower-matrixen er den mest succesfulde teknik til tidsstyring.
(Ifølge forskning fra Development Academy)
For at skelne mellem vigtige og presserende opgaver på din to-do-liste kan du bruge Eisenhower-matrixen. Denne populære tidsstyringsteknik (også kendt som "Urgent-Important Matrix" eller "Eisenhower Principle"). Denne idé (eller nogle siger ramme) refererer til denne amerikanske præsidents ord:
"Jeg har to slags problemer: de presserende og de vigtige. De presserende er ikke vigtige, og de vigtige er aldrig presserende."
Det hele står for en tilgang til, hvordan man organiserer arbejdsbyrde og prioriteter. Det er meget nyttigt, hvis du vil implementere en effektiv tidsstyringsstrategi ved hjælp af tidsregistreringsværktøjer. Det hjælper med at holde fokus på at organisere alle dine opgaver, især de mest udfordrende opgaver. Den er inddelt i fire kategorier:
Vigtigt og presserende - Dette er de opgaver, du bør udføre først
Vigtigt men ikke presserende - opgaver, du kan planlægge at udføre senere
Ikke vigtigt men presserende - Hvis det er muligt, kan du uddelegere disse opgaver
Ikke vigtigt og ikke presserende - du kan springe opgaver over, der falder ind under denne kategori
Det fantastiske ved Eisenhower Matrix, tidsregistreringsværktøjet, er, at du kan oprette det på farten med bare en pen og papir for hurtigt at prioritere opgaver og opgaver. Med en matrix som denne får du nemt øje på de opgaver, der virkelig har brug for din opmærksomhed, så du kan fokusere på dem først. Matrixen ser sådan ud:
Udarbejdelse af to-do-lister, prioritering af opgaver og løsning af udfordringer med tidsblokerende opgaver med Eisenhower Matrix
Mens nogle roser multitasking, ser det ud til at gøre mere skade end gavn. Ifølge artiklen om farerne ved multitasking på Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017) er det ineffektivt at udføre flere opgaver på én gang. Da den menneskelige hjerne har brug for tid til at skifte fra en opgave til en anden, skaber forsøg på at gøre for mange ting en forsinkelse, hvor vi faktisk ikke er så produktive, som vi måske gerne ville være. Det er derfor tidsregistreringsprojekt ledelsesfunktioner kan være nyttige.
Prøv i stedet at fokusere på én opgave ad gangen og fuldføre den, hvorefter du skifter til en anden. På den måde, især hvis du giver dig selv mindst et par minutters hvile mellem opgaverne, er overgangen glidende, og din hjerne er klar til at påtage sig en ny opgave.
En af de teknikker, du kan bruge, mens du bruger tid på jobbet, er Pomodoro-teknikken og tidsregistrering. Den opdeler arbejdet i kortere, 25 minutter lange sessioner med hvilepauser imellem. Det er en dokumenteret måde at øge produktiviteten på, da det er lettere at tvinge sig selv til at fokusere på en enkelt opgave. Desuden bliver du ikke udmattet og forbliver produktiv i længere tid.
Navnet, som kommer fra det italienske ord for tomat, er inspireret af køkkenuret. I dag findes der apparater, som er designet specielt til denne teknik, og som tæller præcis de 25 minutter, du skal bruge på arbejdet.
Den her kan være svær, for ifølge PMI 90% er kommunikation en del af PM'ens arbejde ("Art of communication in project management", 2010), men nogle gange udfører man opgaver, der kræver dyb fokusering og minimering af afbrydelser. Det kan være at arbejde med projektdokumentation, bruge en gratis word til pdf-konverter eller Oprettelse af en rapport eller brug også opgavestyringls.
Lad os sige, at du bruger Pomodoro-teknikken. For at bruge den effektivt skal du udelukke alle mulige distraktioner, så du kan være dybt fokuseret på en opgave i 25 minutter.
Afbrydelser, mens du bruger tid på dit job, kan komme fra e-mails, opkald, kolleger eller chatsamtaler. Det kan være fristende at tjekke sin indbakke en gang imellem, deltage i smalltalk på kontoret eller hænge ud med sit team på en chat. Men sandheden er, at det dræber din produktivitet. Tidsregistrering kan hjælpe.
Her er, hvad du kan gøre i stedet:
Hvis du er bange for at gå glip af en vigtig e-mail, så sæt dig et bestemt tidspunkt, hvor du tjekker din indbakke. Al anden tid er dedikeret til de tildelte opgaver.
Bed dine holdkammerater om ikke at forstyrre dig, når du bruger hovedtelefoner. Samtidig kan du lytte til musik, der hjælper dig med at koncentrere dig (eller til hvid støj, hvis du foretrækker det).
Sæt notifikationer på pause, og læg din telefon ude af syne for at undgå at tjekke den tvangsmæssigt.
Distraktioner er det, der driver os væk fra arbejdet. Minimér dem, og du vil se, hvor lettere det er for dig at fokusere på at udføre en opgave, og fakturerbare timer vil være mere effektive.
Har du nogensinde følt, at jo mere tid du har til en given opgave, jo større er chancen for, at du udskyder den i stedet for at bruge tiden til at få tingene gjort tidligere? Denne tendens til at lægge arbejdet til side kaldes i økonomens sociale miljø for Parkinsons lov, og den blev første gang forklaret i en artikel i The Economist tilbage i 1955.
Parkinson sagde, at "arbejdet udvides for at udfylde den tid, der er til rådighed for dets færdiggørelse". Så hvis du har mere tid til at afslutte en opgave, end du egentlig har brug for, er der stor sandsynlighed for, at du ikke gør det hurtigere.
Det, du kan gøre ved det, er faktisk at sætte dig selv kortere deadlines. Hvis du stadig har svært ved at tvinge dig selv til at afslutte en opgave hurtigere, kan du bede nogen fra dit team om at gennemgå dit arbejde på en bestemt dato, så du nu er nødt til at udføre arbejdet for at kunne vise resultaterne.
Intet menneske er en ø. Der er gode chancer for, at der er folk i din organisation, som har evnerne og tiden til at hjælpe dig med at løse nogle af de opgaver, du kæmper med eller simpelthen ikke har tid til.
Som du allerede har set, mens du udfyldte Eisenhower-matrixen, anbefales det faktisk at finde de opgaver, du kan uddelegere, så du kan fokusere på vigtigere og mere presserende opgaver og bekymre dig om fakturerbare timer for at blive mere effektiv.
For at finde tilgængelige teammedlemmer med færdigheder, der er nødvendige for en bestemt opgave, skal du bruge en værktøj til ressourcestyring eller tidsregistreringsværktøj. I Teamdeck kan du f.eks. hurtigt filtrere alle medarbejdere efter deres rolle og se deres bookinger og tilgængelighed i en simpel kalendervisning.
Når du uddelegerer arbejde, kan du faktisk vise dine medarbejdere, at du værdsætter deres input. Giv dem mulighed for at træffe beslutninger, og begræns dig selv til at supervisere dem, hvis det er nødvendigt. På den måde har du ikke kun mindre at se til, men lader også dine underordnede vokse professionelt.
Ud over at uddelegere opgaver blandt teammedlemmerne anbefales det også at outsource visse dele af opgaverne, for eksempel research, ved hjælp af noget som en service til forskningsartiklerfor at frigøre mere tid til andre vigtige aktiviteter.
Det er meget vigtigt at kende sine grænser for, hvor meget arbejde man kan nå inden for en given tidsramme, så man ikke kun leverer det, man har forpligtet sig til. Det hjælper også med at undgå arbejdsrelateret stress og i sidste ende at føle sig udbrændt. Tid på banen er også vigtig.
Det kan være skræmmende at sige nej til sin supervisor, manager eller endda chef, men der er måder at gøre det høfligt og selvsikkert på:
Giv en grund - forklar, hvilke andre vigtige opgaver du har i øjeblikket, og hvordan det vil påvirke dem, hvis du påtager dig nye opgaver.
Lad dem prioritere - hvis du allerede har meget at se til, og din leder beder dig om at påtage dig endnu en opgave, skal du præsentere dem for din prioriteringsliste. Lad dem beslutte, om den opgave, de beder dig om at udføre, har højere prioritet eller ej.
Lyv ikke - falske undskyldninger er ikke en god måde at håndtere forespørgsler på. Vær åben om, hvorfor du ikke er i stand til at gøre noget i øjeblikket.
Spørg, om opgaven kan udskydes - mange gange er den oprindelige dato, hvor nogen beder dig om at levere en opgave, ikke dens endelige forfaldsdato. Vis dem, at hvis det er muligt at planlægge en ny opgave til senere, så er det muligt for dig at påtage dig den.
Da du ikke ønsker at blive opfattet som den, der nægter at arbejde, kan det hjælpe dig med at reducere antallet af nye opgaver, hvis du viser, hvorfor du ikke kan påtage dig flere opgaver, eller hvis du forhandler om deadlines.
Daglige oversigter over dit arbejde hjælper dig med at finde ud af, hvor du har gjort det godt, og hvad der mangler at blive gjort. Det er også vigtigt at holde styr på tiden.
Ved slutningen af hver dag skal du kigge på din liste og tjekke de opgaver, du har udført. At se, hvad du har nået, er en god måde at blive motiveret til næste dag.
Hvis der stadig er uløste opgaver på din liste, så spørg dig selv, hvorfor du ikke er blevet færdig med dem, og find løsninger på dem. Måske var opgaven for omfattende, og en opdeling i mindre opgaver vil hjælpe dig med at organisere arbejdet bedre?
Det er nemmere at planlægge sit arbejde og bruge tidsregistreringssoftware med værktøjer, der giver dig hurtig adgang til de opgaver, du eller dine teammedlemmer skal udføre. At have en projektplan og software til tidsregistrering af medarbejdere hjælper også, da det er lettere at følge din præstation.
Til opgavestyring på tværs af flere projekter bruger vi Jira. Det giver os mulighed for at oprette underopgaver for hver opgave, tildele dem til folk og spore dem i arbejdsgangen, der består af opgaver, der skal udføres, dem, der er i gang, i gennemgang og afsluttet.
Teamdeck er på den anden side en software til ressourcestyring eller værktøj til projektplanlægning - hvis du vil (udviklet af os, the Softwarehusog - i begyndelsen - til vores egne formål). Vi bruger os selv til at holde styr på medarbejdernes daglige skemaer, timesedler og overordnede præstationer, som vi så kan opsummere ved hjælp af Tilpassede rapporter (f.eks. for at sammenligne bookinger med timesedler).
Timesedler i Teamdeck.io - den ressourceplanlægning og værktøj til styring af projekttid
Ikke desto mindre repræsenterer du marketing projektledelse eller styring af projektressourcerVed at bruge disse strategier for tidsstyring og tidsregistrering vil du kunne organisere din arbejdsdag bedre og få mere fra hånden. Efter bare et par dage vil du bemærke det:
Din produktivitet forbedres
Det er lettere for dig at udføre de opgaver, du er blevet tildelt med
Det føles, som om du pludselig har mere tid
Den arbejdsrelaterede stress er faldet markant
Og da disse taktikker måske virker for dig, kan du også prøve at indarbejde dem i hele det projektteam, du leder, og øge deres produktivitet. Hvis du vil grave dybere og lære mere omapps til styring af medarbejdernes tid - Bare læs vores artikler.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...