Det kan være stressende at starte på et nyt projektlederjob: Uanset om du er en erfaren projektleder eller en person, der lige er begyndt sin projektlederkarriere, vil du sandsynligvis støde på nogle nye udfordringer. Den gode nyhed er, at du har fået jobbet, så din nye arbejdsgiver har tillid til dine projektlederkompetencer. Det er på tide, at du forbereder dig og får en god start på dit nye job. Vi har udarbejdet en række tips til, hvordan du bliver klar til at brillere i din nye stilling.
Der er ting, du kan gøre inden din første dag på jobbet. Først og fremmest skal du ordne det nødvendige papirarbejde. Er der nogen dokumenter, du skal aflevere til din nye virksomheds HR-team? Det kan også være en god idé at dobbelttjekke dine personalegoder. Nogle gange kommer de med valgfrie pakker, så det er bedre at tænke dem igennem på forhånd.
Husk logistikken: En af de bedste ting, du kan gøre for at undgå unødig stress, er at planlægge og teste din pendling. Sørg for, at du har en klar idé om dit nye kontors dresscode, parkeringsforhold, adgang til bygningen osv. Brug et øjeblik på at analysere dit udstyr. Hvis du arbejder på et kontor, har du sikkert en arbejdsstation, der venter på dig. Men i en ekstern stilling er du måske selv ansvarlig for at skaffe den nødvendige hardware. Hvis du på noget tidspunkt i løbet af denne periode før arbejdet får spørgsmål. Tøv ikke med at kontakte din nye arbejdsgiver.
At undersøge din nye virksomhed kan være et værdifuldt skridt. Indrømmet, du har sikkert gravet lidt i forberedelserne til samtalen, så du har en god idé om, hvad de laver, og hvordan de er organiseret. Nu er det tid til at få en bedre forståelse af virksomhedskulturen. Tjek virksomhedens sociale mediekanaler, eller kig medarbejderhåndbogen igennem, hvis du allerede har modtaget den. Lad være med at tænke for meget over det! Denne opgave skal få dig til at føle dig mere sikker på det kommende karriereskift, ikke få dig til at lede efter "røde flag".
Endelig skal du sørge for at bruge tiden mellem jobbene til faktisk at leve lidt og slappe af. Du har fortjent at have fri: få det bedste ud af det! Din prioritet bør være at ankomme til din nye arbejdsplads med en masse positiv energi, ikke at miste søvn og forsøge at forberede dig på jobbet.
Onboarding af nye medarbejdere er en vigtig proces i alle organisationer. Din nye arbejdsgiver har sandsynligvis en fast procedure eller endda en særlig vej for nye projektledere, der kommer ind i teamet. Detaljer om onboarding af projekter Processen vil være forskellig fra virksomhed til virksomhed. Men ét er sikkert: Du kommer til at lære en masse nyt. For ikke at blive overvældet skal du prøve at dække disse fire aspekter, når du organiserer din nye viden og stiller opfølgende spørgsmål:
Lad os gennemgå dem en efter en.
Proces. Hvis du skal lede projekter for en organisation, skal du være opmærksom på alle etablerede projektrelaterede procedurer. Det er sandsynligt, at du allerede har diskuteret det grundlæggende under din rekrutteringsproces, og at du f.eks. kender den projektledelsesmetode, som din nye virksomhed anvender. Spørg om skabeloner, rapporteringsvaner, møder (herunder scrum-møder), kommunikationsprocedurer, projektets livscyklus osv. Dit mål er at styre projektet på en måde, der er effektiv, men også velkendt for dit team.
Det kan selvfølgelig være, at du er blevet udpeget som ansvarlig for at skabe nye processer og opbygge projektledelseskulturen i en given virksomhed. Alligevel er det nyttigt at kende til de tidligere processer for at kunne forbedre dem.
Værktøjer. De fleste projektledere kan ikke forestille sig at udføre deres arbejde uden adgang til software, der hjælper dem med at holde sig organiserede og holde teammedlemmerne orienteret. Du skal måske lære at bruge et nyt værktøj, medmindre din nye virksomhed bruger apps, du allerede er fortrolig med. Du vil højst sandsynligt komme til at arbejde med denne type onlineværktøjer:
Se også her: Produktivitetsfremmende Slack-apps til projektledere
Hvis du leder et softwareprojekt, bør du også finde ud af, hvilke værktøjer dit team bruger (f.eks. bug trackers, code repositories, wireframing-værktøjer). Det er også vigtigt at vide, hvilke apps og værktøjer der bruges af dine teammedlemmer i højt specialiserede brancher som f.eks. byggeriet. Det er ikke sikkert, at du kender en bestemt app, men du bør vide, hvad den gør, og hvem der bruger den. På den måde bliver du i stand til at kommunikere effektivt med dit team.
Projekter. Når du starter som ny projektleder i en organisation, er det som regel, fordi der er et projekt, som kræver en leder. En af dine første prioriteter bør være at finde ud af så meget om det som muligt. Omfanget, tidslinjen, kravene, budgetterne, risiciene, afhængighederne: alt det, du skal bruge for at komme i gang med arbejdet. Afhængigt af projektets stade kan det også være nødvendigt at tale med din forgænger: Det kan være, at du overtager et projekt fra en anden. Spørg ind til de hidtidige fremskridt, eventuelle problemer, der er dukket op undervejs, og forholdet til interessenterne. Prøv at opmuntre til ærlige svar: at pakke det ind vil kun gøre dit job sværere i det lange løb. Gennemgå projektdokumentationen, og vurder, om den er opdateret og komplet. Hvis ikke, så spørg ind til de elementer, som du ikke er sikker på.
Hvis det er muligt, så prøv også at indsamle oplysninger om din virksomheds andre projekter. Du kan måske se nogle mønstre og afdække forbedringsområder eller risici. Du vil også lære mere om dine teammedlemmer i processen.
Klienter. Alle projekter har interessenter. Uanset om du leder et internt projekt, eller om det er en ekstern kunde, der har hyret din virksomhed, skal du være klar over, hvem det er. En af de vigtigste dele af en projektleders rolle er at opbygge et godt forhold til interessenterne. Det betyder ikke, at du skal være en ja-siger, tværtimod: Når din kunde stoler på din dømmekraft, bør det være lettere at tale dem fra noget, som du og dit team ikke støtter. Når du lærer din kunde at kende, skal du prøve at lære mere om deres forretning. Målet med det projekt, du skal i gang med at styre, brugerbasen, eventuelle undersøgelser, de har foretaget før lanceringen: Disse indsigter vil hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger om projektet.
Når du starter i et nyt projektlederjob, er det meget vigtigt, at du præsenterer dig ordentligt. Der er tre grupper af kolleger, du skal huske:
Dit projektteam. Som du sikkert kan forestille dig, er en projektleders forhold til sit team afgørende. Først skal du finde ud af, hvem der er med i dit projektteam, og hvad deres roller er (både på virksomhedsniveau og i projektet). Lyt aktivt efter deres indsigt: De kan fortælle dig ting om projektet eller kunden, som du ikke kan få at vide af folk, der ikke har arbejdet på holdet.
Opmuntre til feedback og ærlig kommunikation. Opbygning af en kultur af Projektets gennemsigtighed vil hjælpe dig med at udvikle tillid mellem dig og dit team. Prøv helt fra begyndelsen at være meget tydelig omkring din rolle som projektleder og opstil nogle grundregler. Det vil hjælpe dig med at bevare balance mellem arbejde og privatliv og forhindre Job creep.
Dine ledere. Mødet med din chef er en uundgåelig (og vigtig) del af din onboarding-proces. Et af de mere interessante tips vedrørende dette forhold kommer fra Owen Gadeken, som skrev:
"Nu spørger du måske: "Hvad med mødet med min nye chef?" Ja, det er altid vigtigt, og du har sikkert allerede haft mindst ét møde. Men jeg anbefaler, at du bevidst udskyder eventuelle opfølgende møder, indtil du er i stand til at indsamle nok information til i det mindste at foretage en foreløbig vurdering af dit projekt; ellers kan du komme til at give løfter eller forpligtelser, som du ikke kan holde. "
Kilde: Gadeken, O. C. (2009). Så du er den nye projektleder: tips til en god start. Paper præsenteret på PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Andre kolleger. Du vil sandsynligvis have gavn af at lære så mange kolleger som muligt at kende, især hvis din organisation har færre end f.eks. 500 ansatte (denne opgave kan være umulig i store virksomheder). Måske vil du endda spørge dit team: "Hvem bør jeg kende?" Som projektleder skal du måske samarbejde med HR-teams, kontorchefer, salg, økonomi osv. At vide, hvem der er hvem, giver dig en god position. Du bør selvfølgelig også lære andre projektledere at kende, og hvis det er muligt, Find en person, der kan blive din mentor.
På et tidspunkt forventes det, at du kommer på arbejde: I mange organisationer vil det være få dage efter, at du er blevet introduceret til organisationen. Overgangen mellem onboarding og det "rigtige job" kan være svær, da du går fra at blive taget hånd om til (højst sandsynligt) at være på egen hånd. Hvordan skal du tackle denne udfordrende periode?
Sæt Målbare mål og Prioriteter: både for dit projektteam og dig selv. En sådan liste vil være din mest værdifulde ressource, når du er i tvivl.
Del forventninger med dit team. Dine direkte medarbejdere vil sætte pris på at vide, hvad deres mål og primære ansvarsområder er. På den anden side vil du kunne være mere sikker på, at din strategi bliver gennemført.
Giv udtryk for dine bekymringer og meninger, især når de har med projektledelsesprocesser at gøre. Selvfølgelig er der ingen, der kan lide den person, der kommer ind i teamet og vil vende op og ned på alting fra dag 1. Men der er noget at sige om at få et par friske øjne: Måske opdager du simpelthen flere mangler og forbedringsområder end andre. Så længe du kommunikerer roligt og sagligt, burde du ikke få problemer. Husk, at det er dig, der i sidste ende skal håndtere konsekvenserne af fejlbehæftede processer og metoder. Det er nok bedre at samarbejde med dine kolleger om at forbedre specifikke områder.
Her er et par tips, som kan hjælpe dig med at holde orden i de første udfordrende uger på et nyt job:
De første par uger i en ny stilling kan være udfordrende. Men hvis du følger vores retningslinjer, bør du være i stand til at få et godt overblik over dit kommende ansvar og dine opgaver. Hvis du er i tvivl, kan du altid ty til online-ressourcer for projektledere. Vi udgiver jævnligt nyttige vejledninger for projektledere, så sørg for at sætte bogmærke på Teamdecks blog! Og hvis du ikke har prøvet vores app endnu, kan du tilmelde dig og se, hvad andre projektledere er begejstrede for.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...