Hvad nu, hvis jeg fortalte dig, at din virksomhed måske har spildt op til 37% i softwareudgifter, uden at du har lagt mærke til det?
Det behøver ikke at være det nøjagtige beløbmen du spilder sikkert mindst et par kroner på software, du ikke har brug for.
Hvis du er projektleder, CEO eller CIO med ansvar for at levere værktøjer til virksomheden, har du måske bidraget til dette problem.
Hyldevarer, også kaldet software, som ingen i din organisation bryder sig om, udgør $18 milliarder alene på CRM-markedet.
Hvorfor?
Problemet er, at kun 40% af de organisationer, der implementerer CRM-værktøjer, "opnår fuld brugeradoption", fandt CSO Insights.
CRM, styring af sociale medier, analyseværktøjer, software til projektplanlægning, værktøjer til ressourcestyringosv. Vi bruger alle nogle af dem.
Og højst sandsynligt har vi alle mindst ét værktøj, som vi betaler for, men ikke bruger.
Det er på tide at gøre noget ved det, ikke sandt?
Hyldevarer er software, der er købt, men aldrig brugt.
I dag, i en verden med et voksende marked for SaaS værktøjer, kan det også være det, vi abonnerede på og derefter gik videre og glemte det.
Den anden ting, der er værd at huske, er, at shelfware ikke betyder, at der er noget galt med selve softwaren. Faktisk kan al software blive til hyldevarer.
Der var trods alt en grund til, at du købte en licens eller abonnerede på en betalt plan. Du ville ikke have gjort det, hvis det var dårligt, eller hvis det ikke passede godt til din virksomhed.
Vi har allerede konstateret, at det ikke altid handler om softwarens dårlige kvalitet, fejlen ligger som regel på brugerens side.
En af grundene til, at shelfware bliver en del af din stak, er, at du køber flere licenser, end virksomheden rent faktisk har brug for. Især når der er rabat.
Techopedia giver et godt eksempel her:
Lad os antage, at en softwarelicens koster $100 pr. stk. At købe 50 af dem ville koste virksomheden $5000. Lad os nu forestille os en rabat på den samme software, som er $45 for en licens, men du skal købe 100 af dem. Det giver $4500, som du vil betale, fordi det stadig er billigere end tidligere.
I dette eksempel bliver de ekstra 50 licenser til hyldevarer.
En anden grund er at købe licenser "just in case" til fremtidige medarbejdere. I dette tilfælde kan du måske bruge det i sidste ende, men generelt ender det som endnu en ubrugt eller underudnyttet ressource i virksomheden.
Den tredje mulighed refererer til SaaS-værktøjer, og det er simpelthen at glemme alt om dem. Som projektleder eller CEO ved du sikkert, at du betaler månedligt for visse værktøjer. Men ved du helt præcist, om de rent faktisk bliver brugt?
Abonnementet kan være $10 eller $60 om måneden. Det sker med de billigste SaaS-værktøjer såvel som med de dyrere.
Pointen her er, at manglende kommunikation i virksomheden, og at man ikke holder øje med den faktiske ressourceallokering og udnyttelse, kan føre til tab af penge.
Spørgsmålet er:
Hvordan vælger man den rigtige software og får medarbejderne til rent faktisk at bruge den?
Som du kan se, kan problemet indsnævres til to hovedudfordringer:
Lad os starte med at vælge den rigtige software.
Når du undersøger software til din virksomhed, kan du ende med mange muligheder. Hvis du spørger venner og kolleger, får du mange muligheder, men som regel vil de anbefale forskellige værktøjer.
Hvordan beslutter man, hvilken der er den bedst? Og hvad betyder det?
Amanda Moskowitz anbefaler dette 10 trin til at vælge den bedste software for din virksomhed, men lad os fokusere på de tre første på hendes liste:
Som Moskowitz sagde, er apps bare værktøjer til at nå din virksomheds mål. Så først er det bedst at sætte selve målene: både de kortsigtede og de langsigtede. Derefter er det tid til at finde et værktøj, der kan hjælpe dig med at nå dem.
Der findes ikke "én software, der passer til alle". Fokuser i stedet på dine behov: Har du brug for at spore et projekts flow, spore dine medarbejderes tid, planlægge ressourcer, administrere dine kunder med et CRM, analysere din tilstedeværelse på de sociale medier?
Find ud af, hvad du skal bruge et værktøj til, og find så et specifikt værktøj til opgaven.
Nu hvor du ved, hvad dine forretningsmål er, og hvad du præcist skal opnå med et værktøj, så lad os finde det bedste til din virksomhed.
Patrycja Markowska, Marketing Operations Manager, delte sin indsigt i denne proces i sin "Marketing Ops: Kunsten at styre kaos". Ud fra hendes erfaring handler det at finde det perfekte værktøj mere om at gentage procesudviklingen.
Nøglen til at finde den bedste software til din virksomhed er at teste forskellige muligheder. Tilmeld dig prøveversionerne, så du kan afprøve dem gratis. Sammenlign derefter resultaterne, og vælg den, der passer dig bedst.
Hvis du er på udkig efter en software til dit team, inklusive de nuværende og fremtidige medarbejdere, kan det være en god idé at investere i en med en dynamisk prisplan.
Dette er især almindeligt med SaaS værktøjer. De giver dig ofte mulighed for at vælge mellem planer, der afhænger af, hvor mange der skal bruge værktøjet.
Buffers prisplan er et godt eksempel på dette.
En anden løsning er fleksibel prisfastsættelse, som giver dig mulighed for at indtaste det nøjagtige antal personer, der skal have adgang til softwaren, og derefter beregne betalingen ud fra det.
Teamdeck, et værktøj til ressourceplanlægning og tidsregistrering, arbejder med denne prismodel.
Før du tilmelder dig en betalt plan eller køber licenser, kan det være en god idé at besvare disse to spørgsmål:
Værktøjet skal afspejle din virksomheds modenhedsniveau og være i stand til at vokse med dig.
Den software, du vælger, skal være behagelig at bruge for alle brugere, ellers vil den hurtigt blive forladt.
Hvis svaret er ja til begge spørgsmål, er det nu det rigtige tidspunkt at introducere dit team til værktøjet.
For flere tips og tjeklister om ressourceforvaltning og valg
de rigtige værktøjer til din virksomhed, Download vores gratis e-bog på bedste praksis for ressourcestyring.
Nu er det tid til at introducere resten af dit team til den software, du har valgt.
Hvad er softwareadoption egentlig? Brandon Bruce definerede det godt i sin bog "The Shelfware Problem":
"Adoption er den konsekvente, effektive brug af en specifik teknologi eller softwareplatform, der driver forretningsmål på målbare måder."
Problemet er, at du i den virkelige verden ikke bare kan bede dit team om at bruge den software, du har valgt.
Du skal tage dig tid til at onboarde dine medarbejdere. Som Amanda Moskowitz sagde:
"Find ikke bare en ny app: Sørg for, at alle i dit team bruger den."
Hvis du synes, det lyder indlysende, så husk, at "ca. 50% af CRM-licenser ikke bliver rørt", som Brandon Bruce siger.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...