Når du har ansvaret for et projekt, ved du som regel godt, hvad dit team skal gøre for at opfylde projektets krav. Men hvad nu, hvis din kunde kommer med en ny funktion, hvor lille den end måtte være, som du skal begynde at arbejde på ud over det eksisterende projektomfang?
Hvad vil du lære takket være denne artikel:
Som projektleder kender du sikkert til dette scenarie, da projekter ofte ændrer sig på grund af brugerfeedback eller dynamiske markedsforhold. Det er naturligt, og det kan føre til meget positive resultater (f.eks. et slutprodukt af bedre kvalitet). Men sagen er, at disse uventede ændringer kan resultere i, at projektets omfang vokser til et punkt, hvor du har meget lidt kontrol over projektets fremskridt.
Lad os se nærmere på projektscope creep og diskutere, hvordan du kan håndtere det i din projektlederkarriere.
Først og fremmest, hvad er projektets omfang? Et scope i projektledelse forstås som alle opgaver, processer, aktiviteter, krav og leverancer i et projekt. Kort sagt er det alt det arbejde, der kræves for at gennemføre et projekt.
Projektets omfang er en del af projektplanlægningen. Resultatet af denne fase af projektledelsens livscyklus er Project Scope Statement. Det er en dokumentation af et projekts omfang (også kaldet "scope statement" eller "terms of reference"), der indeholder en fastlagt tjekliste over nøjagtige
Når projektomfanget er fastlagt, er det tid til en fase, der kaldes projektomfangsstyringsplan. Den skitserer alle de processer, der er involveret i gennemførelsen af projektet, og fungerer som en retningslinje for at holde projektet inden for de definerede forventninger og grænser.
Den nemmeste måde at beskrive scope creep på er at sige, at det er tilføje funktioner og krav, der ligger uden for det aftalte projektomfang. Begge dele af denne definition er vigtige, fordi ændring eller udvidelse af projektomfanget ikke nødvendigvis er det samme som scope creep.
Tværtimod er ændringer en helt normal ting i projektledelse. Omfanget kryber, når ændringer ikke er aftalt, og stigningen i projektkrav er ukontrolleret.
En definition i PMBOK® Guide (5. udgave) siger, at scope creep er den ukontrollerede udvidelse af produkt- eller projektomfanget uden justeringer af tid, omkostninger og ressourcer. Denne beskrivelse understreger en afgørende faktor, som bør hjælpe dig med at forestille dig de potentielle konsekvenser af scope creep. Jeg taler om, hvordan disse nye funktioner i projektomfanget er ikke tilpasset tidslinjen, ressourcerne eller budgetterne. Det betyder i bund og grund, at enhver (eller alle) af disse variabler kan gå helt galt og ødelægge dit projekt.
Nu hvor vi har defineret scope creep, så lad os diskutere de vigtigste årsager.
Scope creep skyldes sandsynligvis en kombination af følgende faktorer:
Dårligt projektomfang. Dette er normalt den vigtigste faktor, der bidrager til scope creep. Når dit projekts omfang er vagt eller ikke-eksisterende, hvordan kan du så kontrollere det? At have en klar scope-erklæring er dog ikke den ultimative løsning på denne udfordring. Du er nødt til at validere omfanget og godkende det sammen med alle projektets interessenter.
Endnu et problem kan opstå, hvis du ikke drøfter kravene med de rigtige personer i dit team. For eksempel kan nogle krav vise sig ikke at være teknisk gennemførlige, selv om dit scope er klart, og din kunde har givet grønt lys for det. Derfor er det vigtigt, at du:
Vil du vide mere om denne proces? Tjek vores guide til styring af projektomfang. Det vil hjælpe dig med at styre omfanget med succes.
Scope creep kan også ske, når du ikke har etableret procedurer for håndtering af ændringsanmodninger. Eller måske har du fastsat nogle regler for ændringskontrol, men interessenterne er ikke klar over dem. I næste afsnit af dette blogindlæg taler vi lidt mere om håndtering af ændringer, så de ikke afsporer dit projekt.
En af de mindre forventede årsager til scope creep er, når dine teammedlemmer bliver direkte påvirket af kunden til at tilføje en ny funktion eller udvide en eksisterende. Et sådant eksternt pres kan være svært at opdage for projektledere, især hvis teammedlemmerne ikke kommunikerer det åbent.
Endnu en mulig fare er, når interessenter udviser varierende engagement i projektet. Forestil dig en situation, hvor din kunde ikke er særlig opmærksom på projektets omfang i kravindsamlingsfasen. Måske har de travlt med andre ting eller er bare ikke rigtig engageret i projektet. Men når de ser de første resultater af dit arbejde, bliver de pludselig mere engagerede og begynder at finde på nye funktioner eller omdefinere projektmålene. Du kan forestille dig, hvordan dette let kan føre til scope creep.
Endelig er vi nødt til at nævne eksterne påvirkninger, som ofte er uden for din kontrol. Det er svært at forberede sig på uventede scenarier, men som projektleder bør du have nogle beredskabsplaner klar. De vil hjælpe dig med at håndtere ændringer, selv hvis de kommer bag på dig.
Som du kan se, er der mange mulige årsager til scope creep - vores liste er bestemt ikke udtømmende. Det, du skal huske på, er, at scope creep også vil ske på grund af en kombination af forskellige faktorer. Derfor er det nyttigt at vide, hvordan du potentielt kan undgå scope creep overhovedet.
Lad os starte med at sige, at scope-ændringer ikke er noget, du bør undgå for enhver pris. Hvis du arbejder i et agilt miljø, forventer du sikkert, at der sker ændringer. Det, du ønsker at afbøde, er resultatet af dit scopes ukontrollerede vækst. Lad os gennemgå nogle strategier til at forhindre scope creep:
Nogle projektledere vil måske mene, at det ofte er lettere sagt end gjort at "skabe et klart omfang af projektet" - og det har de ret i. I mange projekter, især innovative projekter, er man måske ikke 100% sikker på, hvordan det færdige produkt kommer til at se ud. Det er tilfældet med mange softwareudviklingsprojekter, hvor der ofte indføres ændringer på baggrund af brugerfeedback og tests. Projektteams står over for endnu en udfordring, når de beslutter sig for at bruge banebrydende teknologi eller eksperimentelle løsninger.
Det betyder dog ikke, at scope creep er uundgåeligt i disse scenarier. Du kan stadig øge dine chancer for at opbygge et rimeligt omfang ved at starte med den såkaldte projektopdagelsesfase. Det er en periode, hvor du kan teste hypoteser, udfordre antagelser eller bygge prototyper. Alt sammen for at validere dine ideer og tjekke, om de foreslåede løsninger er levedygtige.
Vi har netop diskuteret flere best practices til at undgå scope creep, men hvad nu, hvis du allerede oplever det? Måske startede det med tilsyneladende mindre ændringsanmodninger, eller måske har interessenterne forventet yderligere funktioner siden projektets start. Det er muligt at styre scope creep, og her er et par muligheder for dig.
Først og fremmest kan scope creep føles nedslående, men det er ikke tid til at blive passiv og opgivende. Projekter, der oplever scope creep, kan stadig blive gode.
Sørg for at se nærmere på alle ændringsanmodninger og analyser deres konsekvenser nøje. Evaluer, hvordan ændringerne vil påvirke projektets budget og tidslinje. Selv om dit team allerede har implementeret en given ændring, er det stadig værdifuldt at undersøge dens potentielle indvirkning på resten af dit projekt.
Det er også et godt tidspunkt at være opmærksom på ressourceprognoser. Ændringsanmodninger kan også have påvirket dette aspekt af projektet. Har du nok tilgængelige teammedlemmer til at levere dette projekt? Bliver du nødt til at ansætte/outsource nogle folk? Tag hensyn til medarbejdernes tilgængelighed og Teamets arbejdsbyrde i betragtning (læs om Styring af arbejdsbyrden). Du ønsker ikke at overudnytte dine teammedlemmer og potentielt endda brænde dem ud på grund af scope creep.
En anden strategi til at håndtere scope creep er at fjerne nogle af de oprindelige krav. Hvis din projektbacklog er prioriteret, bør du være i stand til at identificere elementer, der kan byttes ud med de nyligt tilføjede. På den måde kan du købe dig til lidt ekstra tid og omkostninger til at gennemføre projektet.
Når ændringsanmodningerne bliver ved med at strømme ind, bliver dit team måske lidt desorienteret om projektets forventninger. Det kan igen føre til gold plating og til, at man bruger endnu mere tid på visse opgaver. Du bør dobbelttjekke, at alle teammedlemmerne forstår de nye projektkrav.
Glem ikke at se på det store billede af dit projekt. Scope creep påvirker også det. Måske giver det nu mening for dig og projektets interessenter at diskutere oprettelse af et eller flere underprojekter eller lancering af en MVP? En af ulemperne ved scope creep er, at teams mister momentum, og at projekter tager længere tid end forventet. At levere en del af projektets omfang som en separat release kan hjælpe med at genvinde momentum og få dit team til at føle sig mere gennemført. Der er også forretningsmæssige fordele ved denne tilgang: Ved at udgive en MVP (minimum viable product) tidligt i forløbet kan din kunde teste produktet og få tidlig succes blandt kunderne.
Endelig bør du, selv om du oplever scope creep, stadig regelmæssigt overvåge dit projekts sundhed. Projektrapporter vil hjælpe dig med at evaluere teamets præstationer og beregne effekten af det voksende omfang.
Scope creep er ikke et sjældent fænomen. Som projektleder er du næsten sikker på at møde det på et eller andet tidspunkt i din karriere. Halvdelen af de respondenter, der blev spurgt af Project Management Institute i 2018's Undersøgelse af professionens puls har oplevet scope creep inden for de seneste 12 måneder. I 2020, den nyere udgave af denne rapport viste, at virksomheder, der er mere modne i deres evner, er mindre påvirket af scope creep end organisationer med lav modenhed (30% til 47%).
Disse indsigter er ikke overraskende, fordi scope creep, selvom det potentielt kan være ødelæggende, kan håndteres, især af velbevandrede projektledere og ledere. Vi håber, at dette blogindlæg har hjulpet dig med at finde ud af, hvordan du kan styre scope creep til gavn for dit team.
Vil du lære mere om projektledelse? Hvorfor tjekker du ikke andre ressourcer for projektledere, som vi har udgivet:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...