Ressourcekalender (eller projektstyringskalender, eller projektplanlægningskalender, ressourceplanlægningssoftware) giver dig mulighed for at planlægge og styre og tildele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har haft en ledende rolle i din virksomhed.
Ofte en del af en værktøj til ressourcestyringEn ressourcekalender er din foretrukne oversigt, når du planlægger projekter, tildeler bookinger og styrer dine teams. Her følger en gennemgang af ressourcekalenderen for at give dig et indblik i de vigtigste funktioner, og hvorfor det er værd at bruge sådan en kalender i dit daglige arbejde som projektleder.
Hvad får du med denne artikel:
Sådan løser projektledelseskalendere udfordringer
Et par ord om ressourcekalenderen, planlægning af hold, Registrering af teamtidog Håndtering af orlov i 1 værktøj
Indflydelsen fra software til ressourceplanlægning om projektledelse
Betydningen og rollen af ressourcekalendere
Løsning af projektledelsesudfordringer: Projektstyringskalendere løser mange udfordringer ved at give en struktureret tilgang til planlægning og ressourceallokering. De letter synkroniseringen af teamets indsats og sikrer, at ressourcerne udnyttes optimalt, og at projektets milepæle nås i tide.
Omfattende oversigt over ressourcer: Ressourcekalendere giver et holistisk overblik over ressourceallokering, herunder medarbejdernes tilgængelighed, kapacitet, arbejdsbyrde og udnyttelse. Denne gennemsigtighed hjælper med at forhindre over- eller underudnyttelse af ressourcer og opretholder dermed en afbalanceret arbejdsbyrde på tværs af teamet.
Integration med andre værktøjer: Moderne ressourcekalendere integreres problemfrit med ressourcestyringssoftware og andre projektstyrings- og tidsregistreringsværktøjer, hvilket skaber en samlet platform til styring af alle aspekter af et projekt. Denne integration forbedrer effektiviteten ved at reducere behovet for manuel dataindtastning og muliggøre opdateringer i realtid.
En ressourcekalender (også kendt som projektledelseskalender og projektplanlægningskalender) overvåger de mange opgaver, hændelser og datoer, der finder sted eller vil finde sted i løbet af projektets livscyklus. Oprettelse af en ressourcekalender er afgørende for effektiv projektledelse, da den hjælper med planlægning og ressourceallokering fra starten af et projekt. Den holder øje med den enkelte medarbejders - i det mindste - tilgængelighed, kapacitet, arbejdsbyrde og udnyttelse (Teamdeck). En ressourcekalender er - som begrebet antyder - en kalender til styring, koordinering og overvågning af ressourcer, herunder både medarbejdere og udstyr. Den giver projektledere et fuldt gennemsigtigt overblik over hele teamet og alle projekter, hvilket er en fantastisk måde at hjælpe virksomheder med at skalering af deres virksomheder.
Mere præcist en oversigt over, hvordan ressourcerne (medarbejderne) udnyttes, hvilke ressourcer med bestemte kompetencer der er til rådighed, hvor lang tid de enkelte projekter tager, og hvor meget de enkelte projekter vil koste. Projekt- og ressourcekalendere spiller forskellige roller i styringen af projekttidslinjer og ressourcetilgængelighed. En projektkalender sporer fremskridt og deadlines, mens en ressourcekalender fokuserer på ressourceallokering og -tilgængelighed. Den hjælper også med at undgå udfordringer med at styre arbejdsbyrden, f.eks. over- eller underudnyttelse. En ressourcekalender viser tilgængeligheden af både menneskelige og ikke-menneskelige ressourcer, herunder arbejdstider og fridage, for at sikre en effektiv projektplanlægning.
Hvad er det, projektlederne leder efter i ressourcekalenderen?
Funktioner til styring af tilgængelighed/fravær - den tid, du kan booke en medarbejder til
Brugertilpassede, letforståelige rapporter
Planlagt arbejde - den tid, som en medarbejder er afsat til et projekt. Ideelt set bør de samlede bookinger for en person ikke overstige deres tilgængelighed.
Timelister og Registrering af medarbejdernes tid - den tid, en medarbejder har arbejdet på en given opgave/et projekt. Ideelt set bør tidsregistreringer ikke overstige bookingerne
Funktioner til analyse af medarbejderanvendelse
Styring og optimering af arbejdsbyrden
Budgettering af projekter
Projektstyring og -planlægning
Integrationens evne
Avancerede tilpasninger
Oversigt over teammedlemmers bookinger, timesedler og ferier
Fravær - medarbejdernes ferier, sygefravær og andre former for fravær bør inkluderes i medarbejdernes forskellige kalendere, så du nemt kan se, hvornår et givent teammedlem ikke er tilgængeligt.
Nationale helligdage - på samme måde som orlov skal nationale helligdage markeres i din ressourcekalender som det tidspunkt, hvor ressourcerne ikke er tilgængelige, så du ikke kan regne med dem, når du planlægger et projekt.
[Skærm fra Teamdeck - ressource- og projektstyringskalenderen].
Ressourcekalendere spiller en afgørende rolle i styringen af komplekse projekter ved at give flere fordele:
Oversigt over ressourcer på højt niveau: De giver et øjebliksbillede af de menneskelige ressourcers tilgængelighed og hjælper projektledere med at planlægge effektivt og allokere ressourcer, hvor det er nødvendigt.
Forbedret forståelse af produktionspipelinen: Ved at visualisere projektets tidslinje og projektressourcer får lederne en bedre forståelse af virksomhedens produktionskapacitet og kan planlægge i overensstemmelse hermed.
Optimeret styring af arbejdsbyrden: Ved at spore bookinger og tidsregistreringer kan ledere hurtigt identificere og løse problemer med over- eller underudnyttelse og sikre en afbalanceret fordeling af opgaver.
Projektledere kan drage fordel af at bruge en ressourcekalender på mange måder, f.eks. ved:
at have et overblik på højt niveau over ressourcetilgængelighed,
at få en bedre forståelse af virksomhedens produktionspipeline,
at kunne planlægge ressourcer mere gennemtænkt,
være i stand til at justere teamets arbejdsbyrde i tilfælde af under- eller overudnyttelse.
Effektiv styring af ressourcer er afgørende, når man håndterer flere projekter for at sikre, at arbejdsbyrden er afbalanceret, og at teammedlemmerne ikke bliver overbebyrdet.
Med en ressourcekalender kan du Planlæg dit teams arbejde mere effektivt. Ved at være opmærksom på medarbejdernes tilgængelighed, deres planlagte ferier og nationale helligdage reducerer du risikoen for at have for lidt arbejdskraft til at gennemføre projektet.
På samme måde kan du bruge en ressourcekalender til at spotte medarbejdere, du har brug for, men som i øjeblikket er booket til et andet projekt. Når du ved, hvor længe de er utilgængelige, kan du justere dit projekts tidslinje eller forhandle med en anden projektleder om de ressourcer, I begge har brug for.
En anden fordel ved en ressourcekalender er et klart overblik over medarbejdernes arbejdsbyrde. Ved at overvåge bookinger eller tidsregistreringer kan du hurtigt spotte teammedlemmer med for meget eller for lidt at lave, så du kan justere deres bookinger i overensstemmelse hermed. Det hjælper projektteamet med at holde sig orienteret om deres tidsplaner og potentielle udfordringer, hvilket i sidste ende understøtter en bedre fordeling af opgaver og opretholder teamets moral.
Lad os lave en introduktion. Teamdeck er en SaaS-ressourcestyring løsning udviklet af et softwarehus, der arbejder med NetFlix, Uber eller Universal. Tidligere var softwaren dedikeret til deres egne formål, men efter dusinvis af måneder blev produktet kommercialiseret. Sådan blev denne ressourcekalender - generelt set - en del af det enorme marked for projektstyringssoftware.
Teamdeck giver brugerne mulighed for at oprette deres egen ressourcekalender til bedre ressourcestyring, hvilket hjælper med at forhindre overbooking og øge synligheden af teamets arbejdsbyrde.
Den hjælper hver projektleder og hvert teammedlem under hele projektet med ressourceplanlægning, styring og måling af performance.
Teamdeck har du adgang til dine medarbejderes arbejdsbyrde med en simpel planlægning af ressourcer. De oplysninger, der er tilgængelige i Teamdeck, omfatter bookinger, timesedler, tilgængelighed og ferier.
Derudover har vi inkluderet yderligere to detaljer, som kan hjælpe dig med at overvåge arbejdsbyrden:
Bookinger vs. tilgængelighed
Timesheets vs. tilgængelighed
Søjlerne viser medarbejdernes bookinger eller timesedler i forhold til deres tilgængelighed. Det er en hurtig og nem måde at se, om et teammedlem er under- eller overudnyttet, hvilket gør det nemmere for dig at handle.
En af de grundlæggende funktioner i en ressourcekalender er dens evne til at spore medarbejdernes tilgængelighed og administrere orlov. Denne funktion er afgørende for at sikre, at projektledere har et nøjagtigt billede af, hvem der er til rådighed for at arbejde på et projekt på et givet tidspunkt.
I modsætning hertil bruges en projektkalender til at identificere arbejdsdage, skift og deadlines for opgaver, hvilket giver et mere statisk overblik over projektets tidslinje.
Kalenderen bør indeholde:
Planlagte ferier: Der skal tages højde for medarbejdernes planlagte fridage for at undgå konflikter i planlægningen.
Sygefravær: Uplanlagt fravær på grund af sygdom skal spores og håndteres omgående.
Nationale helligdage: Helligdage bør markeres for at sikre, at der tages højde for dem i planlægningen af projektets tidsplaner.
Ved at have et detaljeret overblik over disse faktorer kan projektledere undgå at overbooke medarbejdere og sikre, at projekterne er tilstrækkeligt bemandet.
Rapporter, der kan tilpasses, er en anden vigtig funktion i en ressourcekalender. Disse rapporter giver indsigt i forskellige aspekter af ressourcestyring, f.eks:
Tildeling af ressourcer: Forståelse af, hvordan ressourcer fordeles på forskellige projekter.
Projektets fremskridt: Spore status for igangværende projekter og identificere eventuelle forsinkelser.
Teamets præstationer: Analyse af de enkelte teammedlemmers præstationer og teamet som helhed.
Disse rapporter kan skræddersys til at opfylde projektlederens specifikke behov og giver fleksibilitet og detaljeret indsigt, der hjælper med at træffe beslutninger.
Planlagt arbejdsplanlægning sikrer, at hver medarbejders arbejdsbyrde er håndterbar og ikke overstiger deres tilgængelighed. Denne funktion hjælper med:
Balanceret fordeling af arbejdsbyrden: Forebyggelse af udbrændthed ved at sikre, at ingen enkelt medarbejder overbebyrdes med opgaver.
Effektiv ressourceudnyttelse: Sørg for, at alle teammedlemmer udnyttes tilstrækkeligt, og at ingen ressourcer står ubrugte hen.
Effektiv planlægning er afgørende for at opretholde et højt produktivitetsniveau og sikre, at projekterne gennemføres effektivt.
Nøjagtig tidsregistrering er afgørende for at forstå, hvor meget tid medarbejderne bruger på forskellige opgaver. Denne funktion omfatter:
Timelister: Medarbejderne kan logge de timer, de har arbejdet på specifikke projekter, så de får en detaljeret oversigt over tidsforbruget.
Tidsregistrering: Sporing af arbejdstid i realtid for at overvåge produktiviteten og sikre, at tidsregistreringerne er korrekte.
Ved at sammenligne timesedler med planlagte bookinger kan projektledere identificere uoverensstemmelser og foretage de nødvendige justeringer for at forbedre effektiviteten.
Analyse af medarbejderudnyttelse hjælper projektledere med at forstå, hvor effektivt deres teammedlemmer bliver brugt. Dette indebærer:
Udnyttelsesgrad: Beregning af den procentdel af tiden, som medarbejderne bruger på fakturerbare opgaver i forhold til ikke-fakturerbare aktiviteter.
Kapacitetsplanlægning: Fastlæggelse af den optimale arbejdsbyrde for hvert teammedlem for at maksimere produktiviteten uden at forårsage udbrændthed.
Denne analyse er afgørende for at kunne træffe informerede beslutninger om ressourceallokering og projektplanlægning.
Effektiv projektledelse kræver omhyggelig budgettering og omkostningskontrol. En ressourcekalender hjælper med:
Estimering af omkostninger: At give nøjagtige estimater af projektomkostninger baseret på ressourceallokering og tidsforbrug.
Budgetopfølgning: Overvågning af de faktiske udgifter i forhold til budgettet for at sikre, at projekterne holder sig på sporet økonomisk.
Finansiel rapportering: Udarbejdelse af detaljerede finansielle rapporter for at give interessenter indsigt i projektets omkostninger og rentabilitet.
Disse funktioner hjælper projektledere med at opretholde finansiel disciplin og sikre, at projekterne er rentable.
Avancerede tilpasningsmuligheder gør, at ressourcekalendere kan tilpasses forskellige organisatoriske behov. Disse omfatter:
Tilpassede visninger: Oprettelse af skræddersyede kalendervisninger, der fremhæver specifikke teams, roller eller projekter.
Filtreringsmuligheder: Filtrering af kalenderen for at vise relevante oplysninger, f.eks. tilgængeligheden af specifikke kompetencer.
Personlige indstillinger: Justering af kalenderindstillinger, så de passer til individuelle præferencer og krav til arbejdsgange.
Tilpasning forbedrer ressourcekalenderens anvendelighed og gør den til et alsidigt værktøj til forskellige projektledelsesscenarier.
Ressourcekalendere spiller en strategisk rolle i projektledelse ved at udgøre en central platform for styring af ressourcer. Denne strategiske betydning er tydelig på flere nøgleområder:
Ressourcekalendere giver et overblik på højt niveau over ressourcetilgængelighed og -allokering. Denne synlighed er afgørende for:
Proaktiv planlægning: Gør det muligt for projektledere at planlægge fremad og fordele ressourcer effektivt. Teamledere spiller en afgørende rolle i at opretholde nøjagtige ressourcekalendere og sikre effektiv ressourceallokering.
Konfliktløsning: Identificere og løse planlægningskonflikter, før de påvirker projektets tidslinjer.
Ressourceoptimering: Sikre, at alle tilgængelige ressourcer udnyttes effektivt for at maksimere produktiviteten.
En centraliseret ressourcekalender fremmer bedre samarbejde mellem teammedlemmer og afdelinger. Fordelene omfatter:
Koordineret indsats: Facilitering af koordinering af opgaver og aktiviteter på tværs af forskellige teams.
Gennemsigtig kommunikation: Det giver et klart overblik over, hvem der arbejder på hvad, forbedrer kommunikationen og reducerer misforståelser.
Fælles mål: Sikre, at alle teammedlemmer er på linje med projektets mål og tidslinjer.
Ressourcekalendere understøtter organisationers skalerbarhed ved at give værktøjer til at håndtere stigende kompleksitet. Dette inkluderer:
Skalerbar ressourcestyring: Tilpasning til organisationens voksende behov, efterhånden som den udvider sig og påtager sig flere projekter.
Effektiv onboarding: Strømlining af onboarding-processen for nye medarbejdere ved at give klar indsigt i teamets skemaer og tilgængelighed.
Tilpasningsevne: Tilpasning til skiftende projektkrav og ressourcetilgængelighed i realtid.
Effektiv ressourcestyring er en vigtig del af risikostyringen i projektledelse. Ressourcekalendere bidrager med:
Identificering af risici: Fremhæve potentielle ressourcerelaterede risici, som f.eks. overbooking eller mangel på kompetencer.
Afhjælpning af risici: Implementering af strategier til at mindske disse risici, f.eks. omfordeling af ressourcer eller justering af projektets tidslinjer.
Beredskabsplanlægning: Udvikling af beredskabsplaner til håndtering af uforudsete ressourceudfordringer.
Tilgængelighedsbjælker i Teamdecks projektplanlægningskalender
For at gøre Teamdeck mere praktisk at bruge kan du tilpasse visningen ved at vælge, hvilke rækker du vil se.
Derudover kan du filtrere visningen, så den kun viser en bestemt liste af medarbejdere, f.eks. kun frontend-udviklere eller designere. Du kan oprette dine egne visninger, så du hurtigt kan få et overblik over forskellige teams.
For at maksimere fordelene ved en ressourcekalender bør projektledere følge bedste praksis inden for ressourcestyring. Disse omfatter:
Hyppige anmeldelser: Regelmæssig gennemgang og opdatering af kalenderen for at afspejle ændringer i projektets tidslinjer, ressourcetilgængelighed og teamopgaver. Regelmæssige opdateringer af ressourcekalenderen er afgørende i projektplanlægningsfasen for at sikre nøjagtig planlægning og ressourceallokering.
Justeringer i realtid: Justering af kalenderen i realtid, når nye oplysninger bliver tilgængelige, så den forbliver et præcist og pålideligt planlægningsværktøj.
Uddannelse af medarbejdere: At give omfattende træning til medarbejderne i, hvordan man bruger ressourcekalenderen effektivt, så alle er på samme side.
Løbende støtte: Tilbyde løbende support og ressourcer til at hjælpe medarbejderne med at navigere i værktøjet og løse eventuelle problemer, der opstår.
Gennemsigtige politikker: Etablering af klare politikker og procedurer for, hvordan ressourcekalenderen skal bruges, for at sikre konsistens og ansvarlighed.
Åben dialog: Tilskyndelse til åben dialog mellem teammedlemmerne for at løse eventuelle problemer eller forslag til forbedring af værktøjets effektivitet.
Udnyttelse af indsigt: Udnyt den indsigt, som ressourcekalenderen giver, til at træffe datadrevne beslutninger om ressourceallokering, projektplanlægning og styring af arbejdsbyrden.
Kontinuerlig forbedring: Brug af data til at identificere områder, der kan forbedres, og implementer strategier til at forbedre de overordnede projektstyringsprocesser.
Konklusionen er, at en ressourcekalender er et uundværligt værktøj til moderne projektledelse. Den tilbyder en omfattende løsning til styring af ressourcer, planlægning af opgaver og optimering af arbejdsbyrden. Ved at give et klart overblik over ressourcetilgængelighed og -udnyttelse forbedrer en ressourcekalender effektivitet, samarbejde og beslutningstagning. Værktøjer som Teamdeck eksemplificerer fordelene ved avanceret software til ressourceplanlægning og tilbyder en robust platform, der understøtter en vellykket gennemførelse af komplekse projekter. Ved at følge bedste praksis og udnytte det fulde potentiale i ressourcekalendere kan projektledere forbedre deres evne til at levere projekter til tiden og inden for budgettet, hvilket i sidste ende bidrager til deres organisations vækst og succes.
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...
Hvis du ikke bruger fremragende software til ressourceplanlægning, er det bedre at kigge på planlægningsteknikker. Planlægningsteknikker hjælper med at tilpasse projektets tidslinje, omfang og ressourcer. En tidsplan skal passe til en bestemt tidsramme og...